Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaRejestry, listy sankcyjne i jeden telefon dzielą wniosek od przelewu
Żadnej płatności dla dostawcy, którego nikt nie sprawdził
Każde założenie dostawcy i każda zmiana rachunku są sprawdzane w rejestrach i na listach sankcyjnych, potwierdzane telefonem na numer z kartoteki i opłacane dopiero po zamknięciu weryfikacji.
Streszczenie dla zarządu
Rachunek zmieniony, bo poprosił o to e‑mail, to najtańszy sposób na utratę sześciocyfrowej płatności.
Budujemy jeden przepływ weryfikacji między wnioskiem a ERP, z którego korzysta każda spółka.
Żaden rachunek nie trafia do SAP bez telefonu na numer, którego wnioskujący nie podał, co usuwa jedyny krok, na którym opiera się wyłudzenie płatności.
partner biznesowy i przelewy w SAP S/4HANA; biblioteka dowodów na SharePoint; raport screeningu w Power BI
Problem biznesowy
Ryzyko dostawców
Utrzymanie danych podstawowych dostawców jest obsadzone i rozliczane jak wprowadzanie danych, choć pole z numerem rachunku jest ostatnią kontrolą przed wyjściem pieniędzy z firmy. Poprawka adresu, nowa osoba kontaktowa i nowy IBAN idą tą samą skrzynką, wpisuje je ta sama osoba i akceptuje się je z tym samym wzruszeniem ramion.
Pętla potwierdzania to część, która powinna niepokoić skarbnika. Wniosek przychodzi e‑mailem, pracownica prosi nadawcę o potwierdzenie, nadawca potwierdza, więc cała weryfikacja biegnie kanałem, który atakujący już kontroluje. Nie ma w tym niedbalstwa; tak robi zajęta osoba, gdy alternatywą jest szukanie numeru telefonu w systemie, którego od lat nikt nie porządkował.
Screening ma ten sam kształt: ręczne wyszukanie przy zakładaniu, rzadko powtarzane. Dostawca, który trafi na listę sankcyjną, zostanie wykreślony albo straci rejestrację VAT, pozostaje w pełni płatny, bo nic już nie patrzy. W dziewięciu spółkach z dziewięcioma listami kontrolnymi ekspozycja grupy jest tam, gdzie sprawdza się najmniej. Presja, która to podtrzymuje, jest zwyczajna: kolejki na koniec kwartału, dostawcy grożący wstrzymaniem dostaw i zespół rozliczany z czasu obsługi, a nie z tego, co odrzucił.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekZakupy wysyłają formularz nowego dostawcy i skan papieru firmowego na skrzynkę danych podstawowych
- CzłowiekPracownica sprawdza numer VAT w VIES, jeśli ma czas, i zakłada partnera biznesowego w SAP na podstawie PDF
- Ryzyko błęduSprawdzenie sankcji i rejestru to jedno ręczne wyszukanie przy zakładaniu, którego nikt nie powtarza
- OczekiwaniePo miesiącach przychodzi e‑mailem wniosek o zmianę rachunku i trafia do kolejki czterdziestu spraw
- CzłowiekPracownica prosi nadawcę o potwierdzenie, nadawca potwierdza z tego samego adresu, a rachunek zostaje podmieniony w SAP
- Ryzyko błęduPrawdziwy dostawca upomina się o zapłatę po tygodniach; potem jest wycofanie przelewu, zgłoszenie do ubezpieczyciela i ustalenie audytu
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Jedna wyłudzona płatność potrafi przekroczyć roczny koszt wynagrodzeń zespołu, a pieniądze leżące na zagranicznym rachunku dłużej niż kilka dni rzadko wracają.
- Screening zrobiony raz, przy zakładaniu, zostawia bazę bez nadzoru: firma objęta sankcjami albo wykreślona po onboardingu pozostaje płatna, dopóki ktoś przypadkiem tego nie zauważy, a nikt nie ma tego w obowiązkach.
- Nieważne numery VAT wychodzą przy przeglądzie podatkowym, a nie przy pierwszej fakturze, a odmówione odliczenie to koszt gotówkowy, którego nikt nie przypisuje procesowi stojącemu za nim.
- Dziewięć list kontrolnych daje dziewięć standardów, a wyszukiwań w dziewięciu rejestrach krajowych trzy osoby pod presją końca kwartału nie zrobią spójnie, więc odpuszczana jest niezmiennie ta kontrola, która trwa najdłużej.
Koszt zaniechania
Podszywanie się tanieje z kwartału na kwartał. Przekonujący papier firmowy, sklonowana domena i poprawny językowo wniosek w języku dostawcy nie kosztują atakującego prawie nic, a cel wybiera się po długości kolejki. Wniosków o zmianę przybywa razem z bazą dostawców, kontrole nadal zależą od tego, kto ma dyżur, a każda próba to kolejne losowanie z tego samego worka.
Nic z tego nie psuje się głośno. Prześwietlenie, którego nikt nie uruchamia, zamienia się w przelew do podmiotu świeżo wpisanego na listę, wychwycony przez bank, a nie przez firmę. Ustalenie audytu o kontrolach danych dostawców wraca co roku w ostrzejszym brzmieniu. Nie kosztuje to nic widocznego aż do dnia, w którym kosztuje płatność, zgłoszenie do regulatora i rozmowę zarządu o tym, dlaczego kontrolą była skrzynka mailowa.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa logistyczna z centralą w Holandii, dziewięć spółek w Europie, około 6 800 aktywnych dostawców: przewoźnicy, magazyny, dostawcy paliwa i sprzętu, w większości małe firmy. Dane podstawowe wszystkich spółek są w SAP S/4HANA i utrzymuje je trzyosobowy zespół.
Około 90 założeń dostawców i 150 zmian danych miesięcznie, z czego mniej więcej 40 to zmiany rachunku bankowego, w większości zgłaszane e‑mailem. Dwie spółki w ciągu ostatnich dwóch lat miały próby wyłudzenia płatności, jedna skuteczną.
Wnioski trafiają do skrzynki współdzielonej, a numery VAT sprawdza się ręcznie, gdy pozwala na to kolejka. Screening sankcyjny to jedno wyszukanie przy zakładaniu, każda spółka stosuje własną listę kontrolną, a zmiany rachunku potwierdza się odpowiedzią na wniosek.
Pięćdziesiąt minut na założenie i trzydzieści na zmianę, nic z tego wielokrotnego użytku, do tego potwierdzenie idące tą samą skrzynką co wniosek. Zespół jest rozliczany z czasu obsługi, więc najdłuższa kontrola odpada pierwsza.
Jeden przepływ weryfikacji dla każdego założenia i każdej zmiany, niezależnie od spółki: automatyczne sprawdzenia VAT, rejestru i sankcji, odczyt i porównanie zaświadczeń, ocena sygnałów ryzyka we wniosku. Przy każdej zmianie rachunku dochodzi obowiązkowe zadanie potwierdzenia telefonicznego w Microsoft Teams i blokada płatności do jego zamknięcia.
W modelowanym przypadku praca kontrolna na wniosek spada do około dziesięciu minut, a screening staje się miesięcznym przeglądem plus przejściem po każdej propozycji płatności. Żaden zmieniony rachunek nie zostaje opłacony, zanim ktoś nie zadzwoni na numer z SAP. Każda liczba na tej stronie to model oparty na poniższych założeniach, a nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy jeden przepływ weryfikacji między wnioskiem a ERP, z którego korzysta każda spółka. Przy nowym dostawcy robot sprawdza numer VAT w VIES, pobiera wpis z krajowego rejestru gospodarczego i prześwietla firmę, jej właścicieli oraz członków zarządu wobec skonsolidowanej listy UE i list OFAC oraz brytyjskiej. Porównuje też kraj i posiadacza proponowanego rachunku z rejestracją. UiPath Document Understanding odczytuje załączone zaświadczenia, więc pracownica dostaje rozbieżności, a nie plik PDF do przeczytania.
Zmiany rachunku mają własną ścieżkę, bo to tam mieszka strata. UiPath Communications Mining klasyfikuje każdy wniosek i ocenia sygnały towarzyszące wyłudzeniom: pilność, domenę nadawcy widzianą pierwszy raz w zeszłym tygodniu, adres zwrotny inny niż nadawca. Do tego prośba o pominięcie zwykłej ścieżki i bank w kraju, w którym dostawca nie działa. Niezależnie od oceny każda zmiana rachunku tworzy zadanie w UiPath Action Center, które pracownica zamyka w Microsoft Teams, a zadanie wymaga telefonu na numer już zapisany w SAP. Numer z e‑maila nigdy nie jest wybierany ani podpowiadany.
Dwie kontrole chodzą według zegara, a nie według wniosku. Baza jest prześwietlana co miesiąc, więc dostawca objęty sankcjami po onboardingu wychodzi na jaw w ciągu tygodni, a nie nigdy. Propozycja płatności jest prześwietlana przed każdym uruchomieniem, z blokadą każdego dostawcy, którego weryfikacja jest otwarta. Stos celowo pozostaje mały: jeden silnik dokumentowy, jeden klasyfikator, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce, w którym działają ludzie, i nic nie zapisuje się do SAP, zanim wskazana osoba nie zamknie stojącego przed tym zadania.
Intencje i pola wyodrębniane przez UiPath Communications Mining; UiPath Document Understanding z gotowym modelem Certificates of Incorporation i Generative Extraction dla pozostałych dokumentów; zadania UiPath Action Center z SLA, zamykane w Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator
Jeden przepływ weryfikacji dla dziewięciu spółek; reguły rozbieżności dla kraju banku, posiadacza rachunku i adresu rejestrowego; progi sygnałów ryzyka; zadanie potwierdzenia telefonicznego ze scenariuszem rozmowy; logikę blokady płatności i prześwietlania propozycji; dziennik screeningu i jego raport w Power BI
API VIES, rejestrów krajowych i list sankcyjnych przez UiPath Integration Service Connector Builder; odczyt, aktualizacja i blokady płatności partnera biznesowego SAP S/4HANA przez konektory SAP BAPI i OData; skrzynka danych podstawowych przez konektor Microsoft Outlook 365
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWiadomość w skrzynce danych podstawowych uruchamia przyjęcie; Communications Mining klasyfikuje ją jako założenie, zmianę albo co innego i ocenia sygnały ryzyka w treści
- AutomatyzacjaRobot sprawdza numer VAT, pobiera wpis z rejestru, prześwietla firmę, właścicieli i zarząd wobec list sankcyjnych i porównuje kraj banku oraz posiadacza rachunku z rejestracją
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje załączone zaświadczenia rejestrowe i podatkowe i porównuje je pole po polu z treścią wniosku
- CzłowiekKażda zmiana rachunku i każde założenie z rozbieżnością staje się zadaniem Action Center w Teams: pracownica dzwoni na numer z SAP i zapisuje, co zostało potwierdzone
- SystemZweryfikowane zmiany trafiają do SAP; odrzucone zamykają się kodem przyczyny i idą do compliance, a każdy dostawca z otwartą weryfikacją ma blokadę płatności
- AutomatyzacjaCała baza jest prześwietlana co miesiąc, a dziennik screeningu zasila raport Power BI według spółki, dostawcy i daty
Model współpracy człowieka z automatem
Automat obsługuje
- Sprawdzenia VAT, rejestru i sankcji przy każdym założeniu oraz miesięczne prześwietlenie całej bazy
- Odczyt zaświadczeń i porównanie ich pole po polu z wnioskiem
- Ocenę przychodzących wiadomości pod kątem sygnałów towarzyszących wyłudzeniom
- Ustawienie blokady płatności, zapis zweryfikowanych zmian do SAP i prześwietlenie każdej propozycji płatności
Ludzie decydują
- O samym telefonie, wykonywanym na numer z kartoteki, nigdy z wniosku
- Co oznacza rozbieżność między rejestrem, zaświadczeniem i formularzem
- O trafieniach sankcyjnych, odmowach i rozmowie z dostawcą, która po nich następuje
- O progach: które sygnały tworzą zadanie, która spółka może co odstąpić, przegląd kwartalny
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- skrzynka danych podstawowych w Outlook
- formularz wniosku dostawcy w Microsoft Forms
- zaświadczenia rejestrowe i podatkowe jako załączniki
- VIES i krajowe rejestry gospodarcze
- skonsolidowana lista UE oraz listy OFAC i brytyjska
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Communications Mining
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- partner biznesowy i przelewy w SAP S/4HANA
- biblioteka dowodów na SharePoint
- raport screeningu w Power BI
Punkty styku z ludźmi: zadania potwierdzenia telefonicznego Action Center w Microsoft Teams; ścieżka odmowy i eskalacji do compliance; kwartalny przegląd progów z właścicielami kontroli
Wykorzystane technologie
klasyfikuje wnioski dostawców i wyodrębnia sygnały ryzyka zawarte w wiadomości
Aodczytuje zaświadczenia rejestrowe i podatkowe, w tym gotowym modelem Certificates of Incorporation
Awykonują sprawdzenia i miesięczny przegląd, prowadzą kolejkę, trzymają poświadczenia w magazynie i logują każdy krok
AAPI rejestrów, VAT i sankcji; skrzynka danych podstawowych jako wyzwalacz
Azadanie potwierdzenia telefonicznego, jego SLA i zapisane potwierdzenie
Aodczyt i aktualizacja partnera biznesowego, blokady płatności, propozycja płatności
Adziennik screeningu i raport wyjątków według spółki, dostawcy i daty
APrzykładowy model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Założenia i zmiany kosztują różną ilość czasu, więc kalkulator liczy różnicę między dziś a stanem docelowym, a nie żadną z tych prac osobno. 90 założeń po 50 minut plus 150 zmian po 30 minut to 9 000 minut miesięcznie, a te same 240 wniosków po około 10 minut to 2 400. Pozostałe 6 600 minut różnicy daje średnio 27,5 zwolnionej minuty na wniosek. 39 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy w danych podstawowych. Udaremniona płatność zostaje poza kalkulatorem: prawdopodobieństwo i liczba minut nie należą do jednego pudełka.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Żaden rachunek nie trafia do SAP bez telefonu na numer, którego wnioskujący nie podał, co usuwa jedyny krok, na którym opiera się wyłudzenie płatności
- Ekspozycja sankcyjna staje się ciągła zamiast być momentem przy onboardingu: baza jest prześwietlana co miesiąc, a każda propozycja płatności przed wysyłką
- Onboarding przestaje zależeć od tego, która spółka pyta, a nieważny numer VAT wychodzi przed pierwszą fakturą, a nie przy przeglądzie podatkowym
- Zespół danych podstawowych przechodzi od wyszukiwania do weryfikacji, czyli do tej części kontroli, która wymaga człowieka
- Testowanie audytowe sprowadza się do próbkowania dziennika: każda zmiana niesie swoje dowody, ocenę, kto do kogo dzwonił i co potwierdził
Perspektywa zarządu
- Skarbnik podpisuje przelewy już prześwietlone, z każdym zmienionym rachunkiem zweryfikowanym albo zablokowanym
- Compliance odpowiada regulatorowi z dziennika screeningu według dostawcy, spółki i daty, a nie z rekonstrukcji
- Zakupy widzą czas obsługi onboardingu i powód każdej odmowy, a ekspozycja grupy przestaje być najsłabszą lokalną listą kontrolną, bo jest jeden przepływ, a jego wyjątki widać w podziale na spółki
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Rozdzielenie kanałów jest istotą kontroli, więc projekt to wymusza: numer, na który dzwoni pracownica, pochodzi z SAP, a żadna zmiana rachunku nie zostaje zapisana, dopóki wskazana osoba nie zamknie stojącego przed nią zadania
- Konto robota w SAP odczytuje i aktualizuje partnerów biznesowych oraz ustawia blokady płatności i nic poza tym; jego poświadczenia leżą w Azure Key Vault poprzez magazyn poświadczeń Orchestrator, a nie w przepływie
- Dostęp do skrzynki danych podstawowych jest nadawany dla pojedynczej skrzynki przez uprawnienia aplikacyjne Microsoft Graph, a nie na całą organizację. Wyniki screeningu, zapisy rozmów i decyzje są przechowywane na SharePoint pod etykietami retencji Microsoft Purview
- Dane osobowe członków zarządu i właścicieli są przetwarzane wyłącznie do screeningu, maskowane w każdym kroku generatywnym przez UiPath AI Trust Layer z modelem z listy dozwolonych. Przetwarzanie pozostaje w regionie UE UiPath Automation Cloud i w Państwa własnym tenancie Microsoft 365
Dlaczego teraz
Wyłudzanie płatności działa jak biznes, a nie jak eksperyment: papier firmowy, sklonowane domeny i poprawna korespondencja dostawcy raczej się kupuje, niż tworzy, a celem jest kolejka na koniec kwartału
Obowiązki sankcyjne sięgają przez nazwę do struktury właścicielskiej, a listy zmieniają się co tydzień, czemu żadne ręczne wyszukiwanie w dziewięciu spółkach nie nadąży. Dostęp przez API do VIES i większości europejskich rejestrów zamienia sprawdzenie, które usprawiedliwiało jego pomijanie, w kilka sekund
Argument o zdolności jest mniejszy i nadal się broni: modelowane 4 290 € miesięcznie biegnie tak długo, jak proces, i nie kupuje przy tym żadnej kontroli
Role zarządcze, których to dotyczy
Wyłudzona płatność to strata nieubezpieczona i temat na zarząd; to zamienia nawyk w krok, którego nie da się pominąć
Każde przelewy wychodzą wobec prześwietlonej propozycji, z każdym zmienionym rachunkiem zweryfikowanym albo zablokowanym przed zapłatą
Ciągły screening z dziennikiem odpowiada regulatorowi bez projektu rekonstrukcyjnego
Onboarding staje się szybki i identyczny w dziewięciu spółkach, a każda odmowa przychodzi ze swoim uzasadnieniem
Częste pytania i zastrzeżenia
W spokojne dni i zwykle na numer podany w wiadomości, która pytała. Tutaj telefon jest obowiązkowy i idzie na numer już zapisany w SAP, a zmiana nie może zaistnieć w ERP, dopóki zadanie ją opisujące nie zostanie zamknięte.
Prześwietla plik płatności w drodze na zewnątrz. Tutaj prześwietlany jest dostawca przy zakładaniu, co miesiąc i jeszcze raz wobec propozycji płatności, a wynik jest wiązany z rekordem danych podstawowych, w którym powstaje ekspozycja.
Sprawdzenia, które trwały dzień, trwają minuty, więc większość wniosków idzie szybciej niż dziś. Czeka tylko telefon, a blokada płatności dotyczy wyłącznie zmienionego rachunku, nie reszty tego, co dostawca zafakturował.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkuset wieloletnich dostawców, u których zmiany rachunku uzgadnia się osobiście; przepływ dołożyłby ceremoniału do czegoś, co już działa
- Platforma zakupowa, która już wymusza zweryfikowany onboarding i zmiany rachunku we wszystkich spółkach, gdzie luką jest pokrycie, a nie narzędzie
- Brak gotowości do wstrzymania płatności na czas otwartej weryfikacji; bez tej dźwigni kontrola jest tylko poradą
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jeśli następny wniosek o zmianę rachunku przyjdzie na koniec kwartału i będzie wyglądał całkiem wiarygodnie, który krok naszego procesu go zatrzyma i czy ktokolwiek na tej sali potrafiłby dziś ten krok nazwać?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Przegląd roku wniosków o zmianę rachunku i dziewięciu list kontrolnych onboardingu, zakończony jednym spisanym standardem kontroli
- Przepływ weryfikacji: sprawdzenia VAT, rejestru i sankcji z regułami rozbieżności dla kraju banku, posiadacza i adresu
- Model Communications Mining do klasyfikacji i sygnałów ryzyka, uczony na Państwa korespondencji, wraz z integracjami rejestrów, sankcji, SAP i Outlook, zadaniem telefonicznym w Teams i logiką blokady płatności
- Miesięczne prześwietlanie, screening propozycji płatności, dziennik screeningu i raport Power BI, a potem kontrolowany start od samych zmian rachunku, szkolenie i opieka powdrożeniowa
Potrzebujemy od Państwa
- Dwunastu miesięcy wniosków dostawców wraz z korespondencją, żeby klasyfikator miał się na czym uczyć
- Konta serwisowego w SAP z prawem odczytu i aktualizacji partnerów biznesowych oraz ustawiania blokad płatności, w środowisku testowym i produkcyjnym
- Dostępu do rejestrów i źródeł sankcyjnych wymaganych przez Państwa politykę
- Numerów telefonów dostawców w kartotece i wskazanego właściciela po stronie compliance dla trafień sankcyjnych
Etapy
Analiza
Rok wniosków o zmianę i dziewięć list kontrolnych, przejrzane ze skarbem, compliance i zakupami
Projekt
Jeden standard kontroli: reguły, sygnały ryzyka, progi, scenariusz rozmowy, polityka blokad
Budowa
Sprawdzenia, klasyfikacja, odczyt zaświadczeń, aktualizacje SAP i zadanie w Teams w Państwa środowisku
Pilot i skalowanie
Najpierw zmiany rachunku we wszystkich spółkach, potem założenia, miesięczne prześwietlanie i screening przed przelewami
Działowe. Nakład zależy od liczby rejestrów i źródeł sankcyjnych w zakresie, od tego, jak daleko dziewięć list kontrolnych musi się przesunąć do jednego standardu, i od stanu numerów telefonów w kartotece dostawców.
Następny wniosek przyjdzie na koniec kwartału i będzie wyglądał całkiem wiarygodnie.
Prosimy o trzy ostatnie wnioski o zmianę rachunku z zamaskowanymi danymi. Wracamy z sygnałami ryzyka, które klasyfikator podniósłby przy każdym z nich, i z momentem, w którym płatność zostałaby wstrzymana.
Sprawdźmy trzy Państwa wnioskiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Jeden przekonujący e‑mail wystarczy, by sześciocyfrowa płatność trafiła na konto oszusta.
Zobacz rozwiązanie ZakupyOnboarding dostawcy i weryfikacja w dni, nie tygodnieKoniec z traceniem trzech tygodni i dowodów weryfikacji przy każdym nowym dostawcy.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama faktura mailem, portalem i pocztą, zapłacona razMyślnik, ponowny skan albo nowy numer wystarczą, by ta sama faktura została zapłacona dwa razy.
Zobacz rozwiązanie Case studyOnboarding klienta B2B w 24 godzinyNowy klient nie przestaje być „gorący” dlatego, że Wasz proces ma dziewięć kroków.
Zobacz case study Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych