Start · Rozwiązania agentyczne · Onboarding klienta B2B / KYC

Case study · Sprzedaż i klienci · Finanse

Z 21 dni do 24 godzin

Onboarding klienta B2B / KYC

Nowy klient nie przestaje być „gorący” dlatego, że Wasz proces ma dziewięć kroków. Agenci czytają dokumenty, weryfikują rejestry i zakładają dane w systemach, a ludzie decydują tylko tam, gdzie decyzja jest potrzebna.

Zmapujmy Wasz onboarding Wszystkie case studies

21 dnitrwa onboarding klienta w tej przykładowej firmie leasingowej. Z tego 19 dni to czekanie, aż ktoś przepisze dane dalej.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Onboarding i KYC rozciągnięte na tygodnie; przychód i klient czekają na formalności.

Co się zmienia

Agenci czytają dokumenty (IXP), weryfikują rejestry i zakładają dane; Maestro™ prowadzi sprawę end-to-end.

Wartość biznesowa

Time-to-revenue z tygodni do dni; zero zgubionych wniosków; pełna zgodność.

Systemy i zakres

CRM, rejestry (KRS/VIES), SAP/core, archiwum; agenci UiPath + IXP + Action Center.

Scenariusz ilustracyjny

Leasing, 400 wniosków miesięcznie

Handlowiec wysyła komplet dokumentów. Operacje przepisują dane do CRM, ktoś inny sprawdza rejestry, trzecia osoba zakłada klienta w systemie core. Każde przekazanie to kolejka.

W tym czasie klient dostaje ofertę konkurencji. Najdroższy koszt tego procesu nie figuruje w żadnym raporcie: to umowy, które wystygły.

Stan obecny

CzłowiekHandlowiec zbiera dokumenty i wysyła mailem
OczekiwanieWniosek czeka w skrzynce operacji
CzłowiekDane przepisywane ręcznie do CRM
CzłowiekRęczna weryfikacja KRS, VIES, list sankcyjnych
Ryzyko błęduLiterówka w NIP wykryta dopiero przy fakturze
OczekiwanieCzekanie na podpisy i uzupełnienia
CzłowiekZałożenie klienta w systemie core i archiwizacja

CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Ukryte koszty obecnego procesu

Proces, w którym 90% czasu to czekanie

300 godzin miesięcznie przepisywania i sprawdzania – praca, której klient nie widzi i nie ceni.
Każdy dzień zwłoki to dzień bez przychodu z podpisanej de facto umowy.
Ręczne KYC znaczy tyle, że jakość zależy od dnia tygodnia i obciążenia zespołu.

Koszt zaniechania

Rok pracy ręcznej przy wnioskach≈ 100 800 €

3 lata tego samego procesu≈ 302 400 €

Umowy wystygłe przez 21 dni oczekiwanianajwiększy koszt – poza raportem

Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacisz co miesiąc od nowa.

Proces po automatyzacji

AutomatyzacjaAgent czyta wniosek i dokumenty w minutę (IXP)
AutomatyzacjaAutomatyczna weryfikacja rejestrów i list
AutomatyzacjaDane założone w CRM i core bez przepisywania
CzłowiekAnalityk decyduje tylko w przypadkach podwyższonego ryzyka
AutomatyzacjaKlient aktywny; komplet dokumentów w archiwum ze śladem

CzłowiekAutomatyzacja

Co przejmuje automatyzacja

Czytanie i walidacja dokumentów rejestrowych
Weryfikacje w rejestrach i na listach sankcyjnych
Założenie spójnych danych we wszystkich systemach

Kiedy decyduje człowiek

Decyzje KYC przy podwyższonym ryzyku
Odstępstwa od standardowych warunków
Relacja z klientem: rozmowa zamiast formularzy

Przed

Czas onboardingu~21 dni

Przepisywanie danych3 systemy

Praca ręczna / wniosek~45 min

Kompletność dokumentacjiwykrywana późno

Po

Czas onboardingu~24 h

Przepisywanie danych0

Praca ręczna / wniosektylko ryzyka

Kompletność dokumentacjisprawdzana w minucie 1

Model wartości – przykładowe założenia

Model ilustracyjny

400 wniosków × 45 min pracy ręcznej= 300 h / mies.

300 h × 28 € kosztu godziny= 8 400 € / mies.

12 miesięcy× 12

Roczna uwolniona przepustowość≈ 100 800 €

Efekty biznesowe

Klient aktywny w 24 h – sprzedaż domyka, póki decyzja jest świeża
Zero wniosków zgubionych między skrzynkami
KYC o stałej, audytowalnej jakości, niezależnie od obciążenia
Zespół operacji rośnie w kompetencje, nie w przepisywanie

Wpływ na KPI zarządu

Time-to-revenueCost per onboardingDrop-off rateCompliance findings

Co zyskuje kadra zarządzająca

Lejek onboardingu na żywo: gdzie utknął który wniosek
Twarde SLA wobec sprzedaży zamiast obietnic
Ślad zgodności gotowy na każdy audyt

Policz dla swojej organizacji

Wolumen miesięcznie

Minut pracy ręcznej na sprawę

Pełny koszt godziny pracy (€)

godzin do odzyskania miesięcznie

rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Systemy w tym scenariuszu

Wejście

CRM / formularz wniosku
Dokumenty PDF i skany (IXP)
Rejestry: KRS, VIES, sankcje

Warstwa agentowa Mienthy

UiPath Agent Builder
Roboty UiPath
Maestro™ · Action Center

Systemy docelowe

System core / SAP
CRM
Archiwum dokumentów

Akceptacja człowieka: Teams / Action Center

Co dostarczamy

Mapa procesu onboardingu z pomiarem czasów przejść
Agent dokumentowy (IXP) czytający komplet wniosku
Automatyczne weryfikacje rejestrowe i sankcyjne
Zakładanie danych w CRM i core przez roboty
Ścieżka ryzyka z decyzją człowieka w Action Center
Pulpit SLA i raport zgodności

Czego potrzebujemy na start

20 przykładowych wniosków z dokumentami
Lista pól wymaganych w CRM i core
Kryteria ryzyka KYC (choćby robocze)
Dostępy testowe do CRM i core

Harmonogram wdrożenia

Discovery

Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.

Projekt

Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.

Budowa

Agenci, roboty i integracje w Twoim środowisku.

Walidacja

Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.

Go-live

Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.

Optymalizacja

Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.

Typowy czas zależy od liczby systemów i reguł; pojedynczy proces to zwykle tygodnie, nie kwartały.

Ryzyko i kontrola

Autonomia pod kontrolą

Przypadki podwyższonego ryzyka zawsze do analityka
Każda weryfikacja z zapisem źródła i czasu
Dane osobowe przetwarzane wyłącznie w Waszym środowisku
Cztery oczy dla zmian reguł ryzyka

Dlaczego teraz

Każdy tydzień skrócenia onboardingu to tydzień przychodu więcej z każdej umowy
Wymogi KYC rosną, a ręczny proces będzie tylko wolniejszy
Klienci porównują Was z fintechami, nie z branżowym standardem

Dlaczego to ważne dla:

CEO

Wzrost sprzedaży bez proporcjonalnego wzrostu back-office.

CFO

Szybszy przychód i KYC, które przechodzi audyty bez nerwów.

Dyr. sprzedaży

Klient aktywny, zanim konkurencja odpowie na maila.

Pytania, które zwykle słyszymy

„Compliance nie zgodzi się na automat w KYC.”

Automatyzujemy zbieranie i weryfikację faktów; decyzje ryzyka zostają po stronie ludzi. Compliance dostaje więcej śladu, nie mniej kontroli.

„Nasze wnioski przychodzą w dziesiątkach formatów.”

IXP czyta formaty, których nie da się ustandaryzować, a pilot na 20 prawdziwych wnioskach pokaże dokładny odsetek automatycznych przejść.

„Mamy już portal, klienci sami wpisują dane.”

Portal przenosi przepisywanie na klienta; weryfikacje, spójność systemów i wyjątki dalej są Wasze. To właśnie ta część znika.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Kilkanaście onboardingów miesięcznie o wysokiej marży – ludzie wystarczą
Proces nie jest ustabilizowany: co miesiąc inne wymagane dokumenty
Core system w trakcie wymiany: najpierw fundament

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Gdyby onboarding trwał dobę, ile umów z ostatniego kwartału zamknęlibyście więcej?

Ilu klientów rozmyśliło się między dniem 1 a dniem 21?

Godzinny warsztat z właścicielem procesu wystarczy, żeby wskazać, które z dziewięciu kroków znikają.

Zmapujmy Wasz onboarding

Powiązane automatyzacje