Start · Global Business Services
Dla centrów GBS i SSCRozwiązania dla Global Business Services
Centrum usług wspólnych mierzy się z czymś innym niż pojedyncza spółka. Jedenaście podmiotów prowadzi ten sam proces na sześć sposobów, wolumen rośnie z każdą falą migracji, a biznes pyta o status mailem, bo nie ma gdzie sprawdzić. Poniżej to, co robimy dla centrów GBS: od pomiaru procesu, zanim trafi do centrum, po utrzymanie automatyzacji w reżimie SLA.
Punkt wyjścia
Centrum to nie jedna firma. To kilkanaście firm w jednym procesie.
W centrum każdy proces istnieje w kilku wariantach naraz, bo tak prowadziła go spółka, z której został przejęty. Global process owner opisał jeden standard, rzeczywistość ma jedenaście wersji, a automatyzacja rusza dopiero wtedy, gdy ktoś tę różnicę policzy i zamknie. Dlatego zaczynamy od pomiaru, a nie od narzędzia.
- Ten sam proces w kilku wariantach, po jednym na każdą przejętą spółkę
- Wolumen rośnie z każdą falą migracji, obsada rośnie wolniej albo wcale
- Rotacja zabiera wiedzę, która nigdy nie została zapisana
- SLA raportowane z arkusza, którego nikt nie audytuje
- Retained organisation pyta o status mailem, bo nie ma gdzie sprawdzić
- Pilot RPA zrobiony dwa lata temu, ósma automatyzacja nigdy nie powstała
01 · Zanim cokolwiek zautomatyzujecie
Najpierw pomiar i standard
Pomiar procesu, zanim trafi do centrum
Task mining na stanowiskach wieży, logi zdarzeń z ERP i rozmowy z liderami zespołów. Powstaje mapa wariantów w każdej spółce, rozkład godzin na poszczególne kroki i policzony udział pracy powtarzalnej. Dostajecie uszeregowany backlog z liczbami, a nie listę życzeń.
Najpierw standard, potem automatyzacja
Opisujemy stan faktyczny w każdej spółce, uzgadniamy z global process ownerem jeden standard i dopiero jego automatyzujemy. Migracja przenosi wtedy proces, a nie jego lokalne odmiany, a kolejna fala wchodzi na gotowe.
Automatyzacja jako powtarzalny proces, nie jednorazowy projekt
UiPath Automation Hub jako lejek zgłoszeń z wyceną, osobne foldery Orchestratora dla każdej wieży, biblioteka komponentów wielokrotnego użytku i stały rytm wdrożeń. Rozliczamy się z tego, co widzi zarząd: liczby automatyzacji uruchomionych w kwartale, zwróconych godzin i udziału ponownie użytych komponentów.
02 · Kiedy to już działa
Utrzymanie i pojemność
Utrzymanie robotów i agentów w reżimie SLA
Monitoring kolejek, reakcja na incydenty, zmiany w regułach biznesowych, UiPath Healing Agent wobec zmian w interfejsach oraz miesięczny raport dostępności i wyjątków. Usługa ma parametry i terminy, zamiast obietnicy, że ktoś z IT zajrzy w wolnej chwili.
Specjaliści pracujący wewnątrz Waszych zespołów
Developerzy RPA, analitycy biznesowi, konsultanci SAP i eksperci procesowi jako część centrum. Język pracy polski i angielski, strefa czasowa UE, rozliczenie godzinowe i możliwość zejścia z obsady albo jej zwiększenia między falami migracji.
Przejęcie wieży albo jej części
Tam, gdzie centrum potrzebuje elastycznej mocy przerobowej: zakupy operacyjne, dane podstawowe, wsparcie O2C. Nasi ludzie pracują w Waszych systemach, z naszą automatyzacją pod spodem, a rozliczenie idzie od transakcji, nie od etatów.
03 · Co z tego widzi zarząd
Dowód, że centrum działa
Samoobsługa dla organizacji biznesowej
Agent w Microsoft Teams odpowiada na pytania „gdzie jest moja faktura”, „jaka jest polityka” i „na jakim etapie jest mój wniosek”, czytając dane z ERP i podając źródło odpowiedzi. Do centrum trafia mniej maili, a dotrzymanie SLA przestaje zależeć od tego, kto akurat czyta skrzynkę.
Raport SLA i kosztu obsługi zamiast arkusza
Power BI zasilany z Waszych systemów: wolumeny w podziale na wieże i spółki, czasy realizacji, udział spraw załatwionych za pierwszym razem, koszt transakcji, pokrycie automatyzacją i wiek backlogu. Dziś ten sam obraz powstaje w trzecim tygodniu miesiąca i kosztuje pracę dwóch analityków.
Dowody dla audytu zbierane na bieżąco
Rozdzielenie obowiązków i uprawnienia w ERP sprawdzane co tydzień, przeglądy dostępów z gotową dokumentacją, ślad audytowy z UiPath Orchestrator i Microsoft Purview. Audytor zastaje komplet dowodów zamiast tygodnia kopiowania załączników.
Pierwsze dziewięćdziesiąt dni w jednej wieży
Tak wygląda start w centrum obsługującym pięć wież i jedenaście spółek. Liczby poniżej to model przygotowany na potrzeby rozmowy, a nie wynik osiągnięty u klienta.
Pomiar (tygodnie 1–3)
Task mining na stanowiskach wieży zobowiązań, logi zdarzeń z ERP i rozmowy z liderami zespołów. Powstaje mapa wariantów w poszczególnych spółkach oraz policzony udział pracy powtarzalnej.
Standard i backlog (tygodnie 4–6)
Jeden standard uzgodniony z global process ownerem, reguły tolerancji i progi akceptacji zapisane, backlog uszeregowany po godzinach i ryzyku.
Pierwsze automatyzacje produkcyjnie (tygodnie 7–12)
Dwa najbardziej czasochłonne kroki przechodzą do robotów, wyjątki trafiają do UiPath Action Center, akceptacje do Microsoft Teams. Raport działa od pierwszego dnia, a nie od trzeciego miesiąca.
Stały rytm (od czwartego miesiąca)
Kolejne pozycje z backlogu, standard przenoszony na następne spółki, utrzymanie przejęte przez zespół AMS.
Wasze wolumeny, minuty i koszt godziny zmienią każdą pozycję w tej tabeli. Dlatego zaczynamy od statystyk jednej wieży, a nie od prezentacji. Model nie obejmuje licencji, wdrożenia ani utrzymania.
Modele współpracy
Cztery sposoby, żeby to kupić
Projekt z zamkniętym zakresem
Jedna wieża, jeden proces, ustalony zakres i odbiór. Dobry sposób na start i na policzenie opłacalności na własnych danych.
Usługa zarządzana (AMS)
Utrzymanie i rozwój automatyzacji w reżimie SLA, stała opłata miesięczna, raport dostępności. Rozwiązanie dla centrów, które nie chcą budować własnego zespołu utrzymania.
Zespół pracujący u Was
Nasi specjaliści w Waszych zespołach, rozliczani godzinowo, z obsadą dopasowywaną do harmonogramu migracji.
BPO rozliczane od transakcji
Przejmujemy wieżę albo jej część i odpowiadamy za wynik procesu, a nie za obsadzenie etatów.
Biblioteka rozwiązań
Sześćdziesiąt trzy rozwiązania opisane dla centrów usług wspólnych
Każde opisane procesem przed i po zmianie, modelem wartości do przeliczenia na Waszych danych, architekturą i planem wdrożenia. Sześć, od których centra zaczynają najczęściej:
Zobacz wszystkie 63Faktury dostawców są przepisywane z PDF-ów do ERP, a dopasowania i akceptacje krążą mailem.
Zobacz rozwiązanie ZobowiązaniaRozbieżności faktura – zamówienie – dostawaRóżnice ceny i ilości są wyjaśniane mailem między zakupami, magazynem i księgowością.
Zobacz rozwiązanie ZamknięcieUzgodnienia kont i księgowania na zamknięciuSalda schodzą z ERP do Excela, uzgodnienia i storna powstają ręcznie w tygodniu zamknięcia.
Zobacz rozwiązanie ZobowiązaniaSkrzynka AP posortowana co godzinęFaktury, pytania o płatność i zmiany kont trafiają do jednej skrzynki i czekają na człowieka.
Zobacz rozwiązanie IT i dostępyWnioski o dostęp i przeglądy uprawnieńUprawnienia nadaje się mailem, a kwartalny przegląd kończy się arkuszem, którego nikt nie domyka.
Zobacz rozwiązanie HR i płaceKażde pytanie HR i płacowe jako sprawa z właścicielemPytania kadrowe i płacowe giną w skrzynce zespołu, bez terminu i bez statusu dla pracownika.
Zobacz rozwiązanieDlaczego my
Partner wdrożeniowy, a nie dostawca licencji
Pracujemy w Waszym tenancie Microsoft 365 i w europejskim regionie UiPath Automation Cloud, na kontach serwisowych o najmniejszych potrzebnych uprawnieniach, z poświadczeniami w magazynie Orchestratora lub w Azure Key Vault i z pełnym śladem audytowym każdej operacji robota. Rozdzielenie obowiązków, zasady retencji i klasyfikację danych ustalamy z Waszym działem compliance przed pierwszym wdrożeniem, a nie po nim.
Wystarczy miesiąc wolumenów i lista systemów. Odsyłamy oszacowanie udziału, który da się zautomatyzować, oraz wstępny backlog.