Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaOdczyt, dekretacja i skierowanie dzieją się bez człowieka; decyzje nadal go wymagają
Faktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznie
Każda faktura jest odczytywana w trzech językach, sprawdzana w SAP, dekretowana z historii dostawcy i kierowana do dysponenta budżetu w Teams; AP pracuje na wyjątkach.
Streszczenie dla zarządu
Ktoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Proces zaczyna się tam, gdzie faktury wpływają, a nie tam, gdzie ktoś by sobie tego życzył.
Koszt jednej faktury spada, bo dla dopasowanej większości znika wpisywanie, a zespół pracuje wyłącznie na klasach wyjątków, które podsuwają reguły.
SAP S/4HANA (księgowanie MIRO przez BAPI); archiwum SharePoint z etykietami retencji
Problem biznesowy
Faktury kosztowe
Obsługa faktur pęka w trzech miejscach, a każde z nich należy do kogoś innego. Rejestracja pęka, bo o formacie decyduje dostawca: załącznik PDF, papier przez kancelarię, pobranie z portalu, czasem zdjęcie zrobione telefonem. Dekretacja pęka, bo faktura bez zamówienia wymaga decyzji o koncie, centrum kosztów i kodzie podatkowym, a osoba zdolna ją podjąć prawie nigdy nie pracuje w zespole zobowiązań. Skierowanie pęka, bo reguła akceptacji żyje w głowach: marketing idzie do Anny, chyba że powyżej dziesięciu tysięcy, wtedy do dyrektora marketingu.
Powstaje kolejka, której nikt nie widzi w całości. Dostawcy dzwonią, kontrolerzy tworzą rezerwy na faktury, których nie potrafią wymienić, a audytorzy pytają, dlaczego jedno konto księgowe obsłużyło w zeszłym roku pięć różnych usług. Wszystko w tym procesie jest widoczne dla kogoś i dla nikogo w szczególności.
Trwa to, bo każde dotychczasowe usprawnienie było człowiekiem. Osoba na zastępstwo w szczycie, która potem zostaje. Reguła w skrzynce. Arkusz Excela prowadzony przez najbardziej sumienną osobę w zespole, która w sierpniu jedzie na urlop i zabiera ze sobą reguły kierowania.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy schemat spotykamy w centrach usług wspólnych przed automatyzacją, niezależnie od systemu ERP.
- CzłowiekPracownik zapisuje załącznik ze skrzynki współdzielonej albo odbiera skan z kancelarii
- SystemSprawdza dostawcę i ewentualny numer zamówienia w SAP, po czym wprowadza nagłówek i pozycje do MIRO
- CzłowiekPrzy fakturze bez zamówienia zgaduje konto i centrum kosztów albo pyta kogoś, kto wie
- OczekiwaniePytanie leży na czacie w Teams lub w skrzynce, aż kontroler znajdzie czas, zwykle od dwóch do czterech dni
- CzłowiekWysyła maila do domniemanego akceptanta, ten przekazuje dalej, a ponaglenie idzie po monicie dostawcy
- Ryzyko błęduAkceptacja jest przeklejana z czatu do arkusza; faktura zostaje zaksięgowana albo zaparkowana zależnie od dnia
- OczekiwanieNa koniec miesiąca rezerwa odtwarzana jest z arkusza i skrzynki, a liczby są spóźnione
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż się wydaje
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Koszt jednej faktury w raportach finansowych obejmuje wpisywanie i nic więcej. Otaczające go dochodzenie, kto to zamówił, czy dostarczono, które centrum kosztów płaci, to praca nigdzie nierejestrowana i rozłożona na trzy działy.
- Kontrolerzy tworzą rezerwy na faktury, których nie potrafią wymienić, więc wynik na koniec miesiąca jest szacunkiem bronionym, a nie liczbą wyprodukowaną, a korekta ląduje w kolejnym okresie.
- Akceptacja udzielona z telefonu, bez zamówienia przed oczami, jest formalnością, a nie kontrolą, i właśnie do tego wraca audyt co roku.
- Skonta wygasają w skrzynce, a żaden raport nie pokazuje ich wartości, bo nikt nie mierzy dni między wpływem a gotowością do zapłaty.
- Nowy zakład dokłada język i zestaw formatów, a jedyną dostępną dźwignią jest kolejny etat, więc koszt jednostkowy nigdy nie spada wraz z wolumenem.
Koszt braku działania
Formaty przybywają szybciej, niż da się zatrudniać ludzi. Każdy nowy dostawca wnosi układ dokumentu, każdy nowy podmiot wnosi język, a kolejka rośnie wraz z przychodem, podczas gdy zespół rośnie wraz z rundami budżetowymi. W ciągu roku szczyt zostaje obsadzony osobą na zastępstwo, która jest tam jeszcze w kolejnym grudniu. Czas cyklu utrzymuje się blisko dwóch tygodni, a dostawcy wliczają opóźnienie w kolejną ofertę.
Zależnością, której nie widać w żadnym budżecie, jest wiedza. Jedna osoba wie, który dostawca stosuje złą stawkę podatku, który kontroler odpowiada szybko i który portal wymaga ręcznego pobrania pierwszego dnia roboczego. Jej urlop jest ryzykiem, jej wypowiedzenie incydentem, a nic z tej wiedzy nie jest zapisane tam, gdzie firma może to przeczytać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Producent przemysłowy z czterema zakładami w Polsce, Czechach i Niemczech. Zobowiązania prowadzi siedmioosobowe centrum usług wspólnych na SAP S/4HANA, a miejscem pracy jest Microsoft 365.
Około 3 200 faktur kosztowych miesięcznie po niemiecku, polsku i angielsku. Około 60% powołuje się na zamówienie; reszta to usługi, media, czynsze i marketing. Wpływają jako załączniki, skany z kancelarii i pobrania z portali.
Załączniki są zapisywane i wprowadzane do MIRO; dekretację faktur bez zamówienia ustala się, pytając kontrolera; akceptacje odbywają się mailem i na czatach w Teams, a kontroler prowadzi arkusz na potrzeby rezerwy. Od wpływu do gotowości do zapłaty mija średnio dwanaście dni roboczych.
Około piętnastu minut pracy na fakturę, w większości nie na wpisywaniu: pytanie o dekret, poszukiwanie właściwego akceptanta i ponaglenia, które po nim następują.
Robot zbiera każdy dokument ze skrzynki, biblioteki skanów i portali, a UiPath Document Understanding odczytuje go we wszystkich trzech językach. Reguły sprawdzają dostawcę i kwestie podatkowe w SAP oraz proponują dekret na podstawie historii dostawcy i rejestru umów. Dysponent budżetu akceptuje w Microsoft Teams, a robot księguje przez interfejsy SAP.
W modelowanym przypadku około sześć faktur na dziesięć trafia do księgowania bez dotknięcia przez człowieka. Reszta zajmuje około sześciu minut zamiast piętnastu, a dwanaście dni roboczych do gotowości do zapłaty schodzi do kilku dni. To liczby modelowe, nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Proces zaczyna się tam, gdzie faktury wpływają, a nie tam, gdzie ktoś by sobie tego życzył. Robot zbiera załączniki ze skrzynki współdzielonej, pliki z biblioteki skanów na SharePoincie i pobrania z portali dostawców, rozdziela pliki wielodokumentowe i umieszcza każdą fakturę w kolejce Orchestratora. UiPath Document Understanding z wytrenowanym modelem faktur odczytuje nagłówek i pozycje po niemiecku, polsku i angielsku. Wszystko poniżej progu pewności trafia do zadania Validation Station, w którym pracownik poprawia wyłącznie wątpliwe pola, a każda poprawka wraca do modelu.
Największa wartość leży w warstwie reguł, bo zastępuje ona pytania, a nie wpisywanie. Reguły sprawdzają dostawcę w danych podstawowych SAP i odnajdują zamówienie po referencjach dostawy i dostawcy, gdy faktura go nie podaje. Weryfikują też traktowanie podatkowe właściwe dla kraju zakładu i wychwytują dokument już zarejestrowany. Dla faktur bez zamówienia proponują konto księgowe i centrum kosztów z historii księgowań tego dostawcy oraz z rejestru umów, wraz z poziomem pewności i uzasadnieniem, nigdy nie stosując ich po cichu.
Akceptacja dociera do dysponenta budżetu jako zadanie Action Center w Microsoft Teams, z obrazem dokumentu, proponowanym dekretem i obowiązującym limitem pełnomocnictwa. Zaakceptowane faktury księgują się w SAP przez wywołania BAPI na koncie serwisowym; obraz, ekstrakcja, zastosowane reguły i decyzja trafiają do archiwum na SharePoincie pod etykietą retencji. Czego reguły nie rozstrzygną, staje się wyjątkiem z nazwaną klasą, więc kierownik zespołu zarządza kolejką, a nie skrzynką. UiPath Insights raportuje wolumen, udział faktur bezdotykowych i wiekowanie według dostawcy i typu faktury.
Wytrenowany model faktur UiPath Document Understanding i Validation Station; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i ślad audytowy UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center jako powiadomienia z akcją w Microsoft Teams; UiPath Insights; wersjonowanie SharePoint z etykietami retencji Microsoft Purview
Przepływy zbierania i rozdziału ze skrzynki, biblioteki skanów i portali; warstwę reguł dla dostawcy, odnalezienia zamówienia, kwestii podatkowych i dokumentów powtórzonych; logikę propozycji dekretu wraz z obsługą pewności; macierz akceptacji z pełnomocnictwami i ponagleniami; klasy wyjątków i raportowanie
Odczyty i księgowanie w SAP S/4HANA przez UiPath SAP automation (BAPI i OData); pobrania z portali dostawców tam, gdzie portal nie udostępnia interfejsu
Jak działa proces zautomatyzowany
- AutomatyzacjaNowa wiadomość w skrzynce współdzielonej, nowy plik w bibliotece skanów lub zaplanowane pobranie z portalu uruchamia rejestrację; dokumenty są rozdzielane i kolejkowane
- AutomatyzacjaDocument Understanding klasyfikuje dokument i wyciąga nagłówek oraz pozycje w trzech językach, z poziomem pewności dla każdego pola
- CzłowiekPola poniżej progu trafiają do zadania Validation Station, gdzie pracownik poprawia wyłącznie to, co niepewne
- SystemReguły sprawdzają dostawcę, zamówienie, kwestie podatkowe i wcześniejszy wpływ w SAP oraz proponują konto i centrum kosztów dla faktur bez zamówienia
- CzłowiekDysponent budżetu akceptuje lub zwraca fakturę w Microsoft Teams, widząc obraz, proponowany dekret i obowiązujący limit
- AutomatyzacjaZaakceptowane faktury księgują się w SAP i trafiają do archiwum wraz z ekstrakcją, śladem reguł i decyzją; ponaglenia eskalują po ustalonym poziomie usługi
- AutomatyzacjaZwrócone faktury wracają do dostawcy z kodem przyczyny, a Insights raportuje udział bezdotykowych, wiekowanie i wyjątki według klas
Model współpracy człowieka z automatem
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie ze skrzynki, biblioteki skanów i portali, z rozdziałem i kolejkowaniem
- Odczyt nagłówka i pozycji po niemiecku, polsku i angielsku
- Kontrolę dostawcy, zamówienia, podatków i wcześniejszego wpływu w SAP oraz propozycję dekretu
- Kierowanie, ponaglenia, księgowanie, archiwizację i dzienny obraz statusu
Ludzie decydują
- O niepewnych polach w walidacji, poprawianych raz i zapamiętywanych przez model
- O dekrecie, którego reguły nie rozstrzygnęły, albo o propozycji, którą kontroler chce zmienić
- O samej akceptacji, w ramach limitu pełnomocnictwa należącego do finansów
- O sporach, korektach i wszystkim, co reguły oznaczą jako nietypowe
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- skrzynka współdzielona w Outlooku
- biblioteka skanów na SharePoincie
- portale dostawców
- rejestr umów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Insights
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA (księgowanie MIRO przez BAPI)
- archiwum SharePoint z etykietami retencji
Punkty kontaktu z ludźmi: zadania Validation Station w Teams; akceptacje dysponentów budżetu w Teams; kolejka wyjątków dla kierownika zespołu
Wykorzystane technologie
odczytuje nagłówek i pozycje z PDF-ów, skanów i zdjęć w trzech językach; Validation Station dla pól niepewnych
Akolejkuje każdą fakturę, wykonuje reguły, księguje w SAP, ponawia, loguje i audytuje
Aobserwuje skrzynkę współdzieloną i bibliotekę skanów oraz zapisuje archiwum
Azadania walidacji, dekretacji i akceptacji wykonywane bez opuszczania Teams
Aodczyty dostawcy, zamówienia i podatków; księgowanie na koncie serwisowym
Aarchiwum obrazu, ekstrakcji, reguł i decyzji
Audział faktur bezdotykowych, wiekowanie i klasy wyjątków dla kierownika zespołu
Akonto i centrum kosztów wywiedzione z historii dostawcy i rejestru umów
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Zaczynamy od odjęcia. 3 200 faktur po piętnaście minut to dziś 800 godzin miesięcznie. Stan docelowy zostawia z tego 160: sześć minut na każdej z 1 280 faktur wyjątkowych i minuta kontroli wyrywkowej na każdej z 1 920 bezdotykowych. Uwolnione zostaje 640 godzin, dlatego kalkulator przyjmuje wolumen 2 560, a nie 3 200. Stawka 36 € za godzinę to ilustracyjny pełny koszt pracownika centrum usług wspólnych w Europie Środkowej, a udział bezdotykowych na poziomie 0,6 to założenie, które pilot zastępuje pomiarem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Koszt jednej faktury spada, bo dla dopasowanej większości znika wpisywanie, a zespół pracuje wyłącznie na klasach wyjątków, które podsuwają reguły
- Czas cyklu się skraca, bo akceptacja przychodzi z kompletem informacji na karcie, a ponaglenie idzie bez udziału człowieka
- Jakość dekretacji rośnie, bo propozycja pochodzi z historii księgowań dostawcy, a nie ze zgadywania pod presją czasu
- Rezerwa staje się raportem z kolejki, a nie rekonstrukcją z arkusza i skrzynki
- Nowy zakład, język lub podmiot obsługuje model i reguły, a nie rekrutacja
- Dowód akceptacji istnieje dla każdej faktury, z użytkownikiem, znacznikiem czasu i wersją dokumentu, którą widział
Perspektywa zarządu
- Obciążenie planuje się, zamiast je odkrywać: kolejka pokazuje, ile faktur jest w każdym stanie, jak długo czekają i kto je trzyma
- Poziomy usługi w akceptacji stają się mierzalne dla każdego akceptanta, co kończy spór, czy wolne są finanse, czy biznes
- Udział faktur bezdotykowych według dostawcy i typu mówi kierownikowi, którzy dostawcy i które reguły produkują wyjątki
- Proces przestaje zależeć od osoby, która pamięta, który dostawca zawsze stosuje niewłaściwą stawkę VAT
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Robot księguje na nazwanym koncie serwisowym SAP ograniczonym do transakcji, których proces potrzebuje, a jego sekret leży w magazynie poświadczeń Orchestratora, nie w przepływie
- Osoba wprowadzająca fakturę nigdy nie może być osobą, która ją akceptuje: akceptacja pozostaje przy dysponencie budżetu i jest zapisywana z użytkownikiem, czasem i wersją dokumentu
- Skrzynka współdzielona jest odczytywana z uprawnieniami aplikacyjnymi ograniczonymi wyłącznie do tej skrzynki, nie z konta osobistego
- Dokumenty i dane wyekstrahowane pozostają w UE: Państwa dzierżawa Microsoft 365 wewnątrz EU Data Boundary, roboty w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Ekstrakcja działa pod UiPath AI Trust Layer z listą dozwolonych modeli i logowaniem każdego wywołania, a archiwum SharePoint nosi etykiety retencji odpowiadające okresowi ustawowemu
Dlaczego teraz
Europejskie obowiązki e‑fakturowania wprowadzają faktury ustrukturyzowane wprost do ERP. Proces zbudowany teraz przeprowadza XML przez tę samą walidację, dekretację i akceptację co PDF, czyli przez to, czego same przepisy nie rozwiązują
Wytrenowane modele faktur czytają dokumenty wielojęzyczne i wieloformatowe wystarczająco dobrze, by prowadzić proces z walidacją przez człowieka bez miesięcy zbierania danych treningowych, więc odczyt przestał być głównym ryzykiem projektu
Akceptacja może żyć w Teams z dokumentem na karcie, co usuwa portal, którego nikt nie otwierał, i maila, na którego nikt nie odpowiadał. Właśnie tam znika większość z dwunastu dni
Istotne role kierownicze
Koszt faktury, dni do gotowości do zapłaty i dowód akceptacji stają się trzema liczbami na jednej stronie zamiast trzema odrębnymi sporami
Rezerwa odczytywana jest z kolejki, a nie odtwarzana, więc zamknięcie przestaje czekać na teczkę niezaksięgowanych dokumentów
Wzrost i nowe podmioty absorbuje tych samych siedmioro ludzi, których praca przenosi się z wpisywania na wyjątki
Zablokowane faktury przestają zamieniać się w zablokowane dostawy i zirytowanych dostawców pod bramą zakładu
Częste pytania i zastrzeżenia
Wytrenowane modele radzą sobie z typowymi układami od pierwszego dnia, a pola niepewne trafiają do człowieka. Pilot mierzy rzeczywisty wskaźnik na Państwa dokumentach, zanim ktokolwiek zobowiąże się do liczby.
OCR daje znaki. Wartość jest we wszystkim, co po nim: walidacji w SAP, odnalezieniu zamówienia, propozycji dekretu z historii, akceptacji i śladzie audytowym.
Faktury ustrukturyzowane usuwają odczyt, a nie walidację, dekretację i akceptację. Ten sam proces przyjmuje XML na wejściu i stosuje te same reguły.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż kilkaset faktur miesięcznie, gdzie dobra rutyna w skrzynce kosztuje mniej niż zbudowany proces
- Dojrzały moduł obsługi faktur już używany w ERP, gdzie luką jest dyscyplina, a nie narzędzie
- Dane podstawowe dostawców na tyle złe, że dopasowanie dostawcy i zamówienia zawiodłoby na większości dokumentów; wtedy pierwsze są dane podstawowe
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Od wpływu do gotowości do zapłaty mija dwanaście dni roboczych: w ilu z nich ktokolwiek faktycznie pracuje nad fakturą i co centrum zrobiłoby z resztą?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Miesiąc faktur sklasyfikowanych według kanału, języka, obecności zamówienia, akceptanta i klasy wyjątku, wraz z wolumenami
- Konfigurację i dostrojenie modelu faktur Document Understanding na dokumentach Państwa dostawców we wszystkich trzech językach
- Warstwę reguł: walidacja dostawcy, odnalezienie zamówienia, kwestie podatkowe, wcześniejszy wpływ oraz propozycja dekretu wraz z obsługą pewności
- Macierz akceptacji z limitami pełnomocnictw, ponagleniami i eskalacją, dostarczoną jako zadania Action Center w Teams
- Księgowanie w SAP z obsługą błędów, archiwum SharePoint z etykietami retencji oraz raportowanie w Insights dla kierownika zespołu
- Pracę równoległą dla jednego zakładu, a następnie wdrożenie podmiot po podmiocie z opieką powdrożeniową i instrukcją dla zespołu
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii faktur wraz z odpowiadającymi im księgowaniami w SAP
- Macierzy akceptacji, limitów pełnomocnictw i obecnych zasad dekretacji
- Kont serwisowych do SAP testowego i produkcyjnego oraz dostępu do skrzynki współdzielonej i biblioteki skanów
- Właściciela procesu po stronie zobowiązań i kontrolera odpowiadającego za reguły dekretacji
Etapy
Rozpoznanie
Kanały, języki, udział zamówień, klasy wyjątków i wolumeny zmapowane z właścicielami procesu
Projekt
Docelowy przepływ, zestaw reguł, logika dekretacji, progi akceptacji i model bezpieczeństwa
Budowa
Model dokumentów, roboty, integracja z SAP, punkty styku w Teams i Action Center w Państwa środowisku
Walidacja
Praca równoległa na rzeczywistych fakturach jednego zakładu, aż udział bezdotykowych będzie zmierzony, a nie oszacowany
Uruchomienie
Kontrolowany start dla kolejnych podmiotów pod nadzorem, potem opieka powdrożeniowa
Optymalizacja
Strojenie reguł i modelu, nowi dostawcy, kolejne podmioty i języki
Działowe. Nakład wynika z liczby podmiotów prawnych i formatów dokumentów, udziału faktur bez zamówienia oraz stanu danych podstawowych dostawców.
Trzy języki, trzy kanały i jedna osoba, która zna przyzwyczajenia każdego dostawcy.
Prosimy o miesiąc faktur dokładnie w takiej postaci, w jakiej wpłynęły: PDF-y, skany i eksporty z portali. Odsyłamy wskaźnik bezdotykowości, od którego wystartowałby pilot, oraz stojące za nim klasy wyjątków.
Zmierz bezdotykowość na jednym miesiącuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury z KSeF na właściwej klasyfikacji budżetowejFaktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaRozbieżności ceny i ilości rozwiązane tego samego dniaOdblokowanie pod presją przelewów staje się ceną kolejnego kwartału, choć nikt jej nie negocjował.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama faktura mailem, portalem i pocztą, zapłacona razMyślnik, ponowny skan albo nowy numer wystarczą, by ta sama faktura została zapłacona dwa razy.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych