Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaERP wyłapuje identyczne numery; kopie, które kosztują, mają myślnik
Ta sama faktura mailem, portalem i pocztą, zapłacona raz
Każda przychodząca faktura jest porównywana z osiemnastoma miesiącami dokumentów otrzymanych, zaksięgowanych i zapłaconych, więc bliskie duplikaty zatrzymują się przed płatnością.
Streszczenie dla zarządu
Myślnik, ponowny skan albo nowy numer wystarczą, by ta sama faktura została zapłacona dwa razy.
Dokładamy sito na początku procesu i porównanie za nim.
Podwójne płatności są blokowane na wejściu, a nie odzyskiwane z zestawienia rok później.
Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (blokada i dowody); raport kontrolny w Power BI
Problem biznesowy
Faktury kosztowe
Zduplikowane faktury są najpierw problemem kanałów, a dopiero potem problemem kontroli. Dostawca wysyła PDF, dla pewności wgrywa ten sam dokument do portalu i wysyła oryginał pocztą, bo tak każe jego własna procedura. Biura budów przekazują papierowe kopie do zobowiązań na wszelki wypadek. Odrzucona faktura wraca poprawiona pod nowym numerem z identyczną treścią. W ruchliwy dzień zeskanowana strona zostaje przetworzona dwukrotnie.
System ERP porównuje dostawcę i numer faktury, dokładnie, i nic więcej. Wszystko, co ma myślnik, wiodące zero albo przepisaną cyfrę, przechodzi jako nowe. Pracownicy wychwytują to, co pamiętają, i działa to do momentu, w którym wolumen, rotacja albo nowy podmiot rozbijają tę pamięć, a pamięć nie jest kontrolą, którą da się opisać audytorowi.
Odzyskiwanie jest gorsze niż zapobieganie. Duplikat znaleziony po płatności oznacza telefon do dostawcy, korektę potrącaną z przyszłych faktur, które mogą nigdy nie przyjść, i w końcu odpis, którego nikt nie chce podpisać. Problem trwa, bo strata na pojedynczym przypadku jest niewielka, w skali niewidoczna i przypisywana dostawcy, a nie procesowi, który ją przepuścił.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższa sekwencja pokazuje, jak z jednej faktury robią się dwie płatności, i nikt nie musi zrobić niczego źle.
- CzłowiekDostawca wysyła fakturę mailem i tego samego dnia wgrywa ten sam dokument do portalu
- CzłowiekBiuro budowy przekazuje swoją papierową kopię do zobowiązań z adnotacją do wiadomości
- SystemDwie osoby wprowadzają kopie w ciągu dwóch tygodni; ERP sprawdza identycznego dostawcę i identyczny numer
- Ryzyko błęduKopia z myślnikiem w numerze przechodzi jako nowy dokument, bo nic nie porównuje treści
- CzłowiekObie faktury akceptuje kierownik projektu, który widzi każdą osobno, w odstępie tygodni
- SystemObie zostają zapłacone w osobnych przebiegach płatności, a plik płatności nie pokazuje niczego niezwykłego
- OczekiwanieMiesiące później zestawienie dostawcy albo korekta ujawnia duplikat i zaczyna się odzyskiwanie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż się wydaje
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Widoczny koszt to podwójna płatność. Wokół niej stoi dochodzenie przy każdym podejrzanym przypadku: wyciągnąć oba obrazy, porównać pozycje, sprawdzić, który przebieg płatności je poniósł, i zadzwonić do dostawcy.
- Odzyskanie jest negocjacją, a nie prawem. Dostawcy z problemami płynnościowymi je odwlekają, korekty potrącane są z faktur, które nigdy nie przychodzą, a saldo staje się odpisem na koniec roku.
- Duplikaty kryją się w innych błędach: faktura i jej korekta wprowadzone jako dwie faktury, zapłacona proforma i po niej ponownie faktura końcowa, paragon rozliczony na delegacji i zapłacony też jako faktura dostawcy.
- Odpisany duplikat to ustalenie audytu o konstrukcji kontroli, a nie o jednym pracowniku, a ustalenia o konstrukcji powracają, dopóki konstrukcja się nie zmieni.
- W budownictwie kwoty nie są małe. Faktury podwykonawców są duże, biur budów jest wiele, a jeden duplikat potrafi odpowiadać miesięcznym wynagrodzeniom zespołu zobowiązań.
Koszt braku działania
Kanałów tylko przybywa. Każda nowa budowa, portal i przejęcie dokładają kolejny sposób, w jaki ten sam dokument może wpłynąć, a kontrola dokładnego dopasowania pozostaje dokładnie tak samo ślepa jak dziś. Zmienia się zespół, który to nadrabia: pamięć wyłapująca duplikaty odchodzi razem z ludźmi, którzy ją mieli, a pamięci nikt nie przekaże w instrukcji.
W ciągu dwunastu miesięcy zapłaconych duplikatów przybywa wraz z wolumenem, a udział odzyskanych spada wraz z rotacją dostawców. Odpis pojawia się na koniec roku jako jedna pozycja, której nie da się wyjaśnić przyczyną. Audyt wewnętrzny powtarza ustalenie z wyższą oceną. Tymczasem dwie faktury na sto badane są ręcznie, co jest stałym półetatem niewidocznym w żadnym schemacie organizacyjnym.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa budowlana i inżynieryjna działająca w Szwecji, Norwegii i Finlandii, prowadząca około czterdziestu budów, na Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management z kontrolą duplikatów opartą na dokładnym dopasowaniu.
Około 5 500 faktur dostawców i podwykonawców miesięcznie, wpływających przez centralną skrzynkę zobowiązań, portal dostawcy i pocztę obsługiwaną przez biura budów, które rutynowo przekazują papierowe kopie.
Kierownik zobowiązań szacuje, że dwie faktury na sto to podejrzane duplikaty wymagające dochodzenia. Szacuje też, że niewielka część prawdziwych duplikatów zostaje zapłacona: z tego część odzyskuje się po roku z zestawień dostawców, a część spisuje.
Nic w tym łańcuchu nie porównuje treści, wyłącznie identyfikatory, a każdy z trzech kanałów ma innego właściciela, który nie widzi dwóch pozostałych.
Każda faktura jest rejestrowana w chwili wpływu, niezależnie od kanału. Skany i zdjęcia przechodzą przez UiPath Document Understanding po dostawcę, numer, datę, kwotę i treść pozycji. Usługa dopasowania ocenia każdy nowy dokument względem osiemnastu miesięcy faktur otrzymanych, zaksięgowanych i zapłaconych, a przypadki jednoznaczne zatrzymuje, zanim cokolwiek zostanie wprowadzone.
W modelowanym przypadku dochodzenia kurczą się do decyzji podejmowanej na dwóch obrazach obok siebie, a duplikaty dziś płacone są zatrzymywane na wejściu. Audyt wewnętrzny zyskuje kontrolę z progiem, dziennikiem i mierzalnym odsetkiem fałszywych alarmów. Ilustracja, nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Dokładamy sito na początku procesu i porównanie za nim. Robot rejestruje każdą fakturę w chwili wpływu: załączniki ze skrzynki zobowiązań, pobrania z portalu dostawcy i zeskanowaną pocztę z bibliotek budów. Skany i zdjęcia przechodzą przez UiPath Document Understanding, które zwraca dostawcę, numer, datę, kwotę, walutę i treść pozycji wraz z poziomem pewności. Wszystko niepewne trafia do zadania walidacji, zamiast wchodzić do porównania ze zgadniętą wartością.
Usługa dopasowania jest tym, czego ERP nie ma. Porównuje każdy nowy dokument ze wszystkim, co wpłynęło w ciągu ostatnich osiemnastu miesięcy, w pięciu wymiarach: numer po normalizacji, dzięki czemu 2023-1147, 20231147 i 0020231147 są tym samym ciągiem; dostawca, wraz ze znanymi aliasami i scalonymi kartotekami; kwota, dokładnie i w wąskim przedziale; data, w konfigurowalnym oknie. Piątym wymiarem jest treść pozycji, która wyłapuje poprawioną refakturę z nowym numerem i identyczną treścią. Każda para kandydacka dostaje wynik i powód opisany po ludzku, bo pracownik zaufa tylko takiemu zatrzymaniu, które rozumie.
Powyżej progu zatrzymania faktura zostaje wstrzymana przed wprowadzeniem, a dostawca informowany z zatwierdzonego szablonu. W strefie granicznej zadanie Action Center w Microsoft Teams pokazuje oba obrazy obok siebie z podświetlonymi dopasowanymi polami, a pracownik potwierdza lub zwalnia jedną decyzją. Potwierdzone duplikaty są oznaczane w ERP wraz z dowodami; wszystko inne płynie dalej nietknięte. Power BI raportuje zatrzymane duplikaty miesięcznie według kanału, dostawcy i etapu, wraz z odsetkiem fałszywych alarmów przy bieżącym progu. To liczba, której audyt wewnętrzny potrzebuje, aby kontrolę przetestować, a nie w nią wierzyć.
Wytrenowany model faktur UiPath Document Understanding z Validation Station; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i ślad audytowy UiPath Orchestrator; zadania przeglądu UiPath Action Center jako powiadomienia z akcją w Microsoft Teams z załącznikami obok siebie; blokada faktury i dane dostawców w systemie ERP
Usługę dopasowania z normalizacją numerów, aliasami dostawców, oknami kwot i dat oraz podobieństwem pozycji; progi wyników i ich kody przyczyn; zadanie przeglądu; rozszerzenie tego samego porównania na paragony z delegacji; model raportowy i pomiar fałszywych alarmów
Historia faktur i blokady przez interfejs OData systemu ERP; wpływ do skrzynki i powiadomienia dla dostawców przez konektor Microsoft Outlook 365; pobrania z portalu przez automatyzację interfejsu tam, gdzie portal nie udostępnia API
Jak działa proces zautomatyzowany
- AutomatyzacjaKażda faktura jest rejestrowana w chwili wpływu, ze skrzynki, portalu lub bibliotek skanów z budów, zanim ktokolwiek cokolwiek wprowadzi
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje dostawcę, numer, datę, kwotę, walutę i pozycje ze skanów i zdjęć, z poziomem pewności dla każdego pola
- AutomatyzacjaUsługa dopasowania ocenia dokument względem osiemnastu miesięcy faktur otrzymanych, zaksięgowanych i zapłaconych i dołącza powód do każdej pary kandydackiej
- SystemPowyżej progu zatrzymania faktura zostaje wstrzymana, a dostawca poinformowany z zatwierdzonego szablonu
- CzłowiekW strefie granicznej pracownik porównuje oba obrazy obok siebie w zadaniu w Teams i potwierdza lub zwalnia dopasowanie
- AutomatyzacjaPotwierdzone duplikaty są oznaczane w ERP wraz z dowodami; zwolnione dokumenty idą dalej bez opóźnienia
- AutomatyzacjaPower BI raportuje zatrzymane duplikaty według kanału, dostawcy i etapu oraz odsetek fałszywych alarmów przy bieżącym progu
Model współpracy człowieka z automatem
Automatyzacja obsługuje
- Rejestrowanie każdej faktury ze skrzynki, portalu i zeskanowanej poczty w chwili wpływu
- Odczyt papieru i zdjęć na pola i pozycje
- Ocenę bliskich duplikatów po numerze, dostawcy, kwocie, dacie i treści pozycji
- Zatrzymanie przypadków jednoznacznych, poinformowanie dostawcy z szablonu i raportowanie wyniku
Ludzie decydują
- O przypadkach granicznych, z obydwoma obrazami i dopasowanymi polami na ekranie
- Czy dokument jest poprawioną refakturą lub korektą, a nie duplikatem
- O rozmowie z dostawcą, który co miesiąc przesyła dokumenty trzema kanałami
- Gdzie ustawić progi, w przeglądzie z audytem wewnętrznym
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- skrzynka zobowiązań
- pobrania z portalu dostawcy
- zeskanowana poczta z bibliotek budów
- eksport z systemu delegacji do porównania paragonów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- magazyn dopasowań w Azure SQL
Systemy docelowe
- Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (blokada i dowody)
- raport kontrolny w Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: zadania przeglądu strefy granicznej w Microsoft Teams; kwartalny przegląd progów z audytem; rozmowy z dostawcami z nazwanej skrzynki
Wykorzystane technologie
odczytuje dostawcę, numer, datę, kwotę i pozycje ze skanów i zdjęć; Validation Station dla pól niepewnych
Arejestruje każdą fakturę z każdego kanału, uruchamia ocenę, zakłada blokady, ponawia i audytuje
Awpływ do skrzynki, zeskanowana poczta z bibliotek budów, powiadomienia dla dostawców
Azadanie przeglądu strefy granicznej z obydwoma obrazami obok siebie
Ahistoria faktur, kartoteki dostawców, historia płatności i blokada faktury
Amagazyn dopasowań z osiemnastoma miesiącami kluczy fakturowych w regionie UE
Azatrzymane duplikaty według kanału, dostawcy i etapu wraz z odsetkiem fałszywych alarmów dla progu
Anormalizacja, aliasy, okna kwot i dat oraz podobieństwo pozycji, z wynikiem i powodem
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Dwie faktury na sto stają się dochodzeniem i ta proporcja jest całym kalkulatorem: 110 spraw miesięcznie po dwadzieścia cztery minuty, przy 33 € pełnego kosztu godzinowego pracownika zobowiązań w krajach nordyckich. Pole nie odejmuje pozostających przeglądów strefy granicznej, które podajemy osobno: około jednej czwartej dzisiejszych spraw nadal trafia do człowieka, z obydwoma obrazami już na ekranie i dołączonym powodem. Większa liczba stoi pod tabelą, bo gotówka, która wychodzi i nie wraca, nie jest tym samym rodzajem liczby co godzina pracy etatowej.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Podwójne płatności są blokowane na wejściu, a nie odzyskiwane z zestawienia rok później, bo sito działa przed wprowadzeniem i ponownie przed płatnością
- Czas dochodzeń spada, bo pracownik widzi dwóch kandydatów wraz z powodem dopasowania, zamiast przeszukiwać archiwum
- Powtarzalni nadawcy stają się widoczni z nazwy, więc dostawcę wysyłającego co miesiąc trzema kanałami można o to poprosić
- Audyt wewnętrzny zyskuje kontrolę prewencyjną z progiem, dziennikiem i testowalnym odsetkiem fałszywych alarmów zamiast takiej, która opiera się na uczciwości dostawcy
- Ten sam silnik obejmuje paragony z delegacji i korekty, gdzie zwykle siedzą błędy chowające się za duplikatami
- Roczny odpis kurczy się do tego, co wymknęło się przed powstaniem kontroli, i daje się wyjaśnić przyczyną
Perspektywa zarządu
- Pojawia się liczba, której wcześniej nie było: duplikaty zatrzymane miesięcznie, według kanału i dostawcy, wraz z zatrzymaną wartością
- Pytanie audytora o kontrole podwójnych płatności ma odpowiedź w postaci raportu, a nie deklaracji zamiaru
- Wolumen strefy granicznej pokazuje, czy progi są właściwe i które budowy albo którzy dostawcy generują szum
- Duplikaty przestają być odkrywane przy przebiegu płatności, bo sito stoi na początku procesu
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- To kontrola prewencyjna, więc liczą się jej dowody: każdy wynik, zatrzymanie, przegląd i zwolnienie są logowane z użytkownikiem, czasem i powodem, a dziennik da się wyeksportować dla audytu
- Robot czyta historię faktur na koncie serwisowym z prawem odczytu i zakłada blokady jedną udokumentowaną transakcją; zwolnienie blokady pozostaje przy nazwanym pracowniku
- Powiadomienia dla dostawców wychodzą ze skrzynki zobowiązań na zatwierdzonych szablonach, więc nic nie dociera do dostawcy w imieniu robota
- Dane i obrazy faktur pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365 wewnątrz EU Data Boundary oraz w regionie UE UiPath Automation Cloud; magazyn dopasowań to Azure SQL w regionie UE, ograniczony do tego procesu
- Ekstrakcja działa pod UiPath AI Trust Layer z audytem każdego wywołania modelu, a dane osobowe przechowywane do porównania ograniczone są do tego, czego dopasowanie potrzebuje
Dlaczego teraz
Faktury docierają dziś do firm większą liczbą kanałów niż pięć lat temu, a europejskie obowiązki e‑fakturowania dokładają kanał ustrukturyzowany obok nieustrukturyzowanych, zamiast je zastępować
Odczyt wystarczająco dobry, by przeczytać zeskanowaną fakturę podwykonawcy, dostępny jest jako model wytrenowany, więc kanał papierowy przestał być powodem, dla którego porównanie nie obejmuje wszystkiego
Samo porównanie jest tanie: usługa oceniająca osiemnaście miesięcy kluczy fakturowych działa w kilka minut. Różnica między tym, co sprawdza ERP, a tym, co dałoby się sprawdzić, nigdy nie była większa
Istotne role kierownicze
Gotówka zapłacona dwa razy to wyciek bez pozycji w rachunku wyników, a pytanie audytora o kontrole duplikatów wreszcie ma za odpowiedź raport
Kontrola prewencyjna z progami, dziennikami i testowalnym odsetkiem fałszywych alarmów zastępuje kontrolę detekcyjną opartą na tym, że dostawca sam się przyzna
Dochodzenia kurczą się do jednej decyzji na dwóch obrazach, a powtarzalni nadawcy w końcu mają nazwiska
Częste pytania i zastrzeżenia
Blokuje identyczne pary dostawcy i numeru. Duplikaty, które kosztują, mają myślnik, ponowny skan albo nowy numer z identyczną treścią, a żaden z nich nie jest identyczną parą.
Progi kalibrujemy na Państwa własnej historii podczas rozpoznania, strefę graniczną przegląda człowiek, a odsetek fałszywych alarmów to liczba, którą raportujemy co miesiąc, a nie nadzieja.
Niektórzy mówią, po jedenastu miesiącach. Model zakłada, że jedna trzecia nigdy tego nie robi, i to jest założenie, które Państwa własna historia płatności zastępuje jako pierwsze.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Faktury wpływają jednym ustrukturyzowanym kanałem z wymuszonymi unikalnymi identyfikatorami, więc porównanie nie ma czego dodać
- Wolumen jest na tyle mały, że jedna osoba widzi każdą fakturę i rzeczywiście je pamięta
- Organizacja zmienia właśnie system ERP, a wtedy sito należy do projektu nowego wejścia, a nie do doklejenia do starego
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Nasze założenie to jedenaście duplikatów płaconych co miesiąc; przegląd osiemnastu miesięcy płatności zastąpiłby je liczbą rzeczywistą, więc czy jest powód, żeby nie sprawdzić?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Przegląd osiemnastu miesięcy zapłaconych faktur, dający dwie listy: duplikaty już zapłacone, które można od razu dochodzić, oraz odsetek fałszywych alarmów przy każdym rozważanym progu
- Usługę dopasowania z normalizacją numerów, aliasami dostawców, oknami kwot i dat oraz podobieństwem pozycji, z kodami przyczyn uzgodnionymi z zobowiązaniami i audytem wewnętrznym
- Rejestrację wpływu ze skrzynki, portalu i bibliotek skanów z budów, z odczytem papieru i zdjęć
- Blokadę w systemie ERP, zadanie przeglądu strefy granicznej w Teams i powiadomienie dla dostawcy z zatwierdzonego szablonu
- Raport kontrolny w Power BI wraz z pomiarem fałszywych alarmów, na którym audyt będzie testował kontrolę
- Kalibrację progów w pierwszych tygodniach pracy na żywo, gdy każde zatrzymanie przegląda człowiek
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu osiemnastu miesięcy historii faktur i płatności
- Dostępu do skrzynki zobowiązań, portalu dostawcy i bibliotek skanów z budów
- Właściciela decyzji granicznych po stronie zobowiązań i kontaktu w audycie do progów
- Kartoteki dostawców wraz ze znanymi aliasami i historią scaleń
Etapy
Rozpoznanie
Logika dopasowania puszczona po historycznych płatnościach, z duplikatami już zapłaconymi i krzywą fałszywych alarmów
Projekt
Progi, kody przyczyn, reguły zatrzymania i zwolnienia oraz zadanie przeglądu z audytem wewnętrznym
Pilot
Sito na żywo w jednym kanale, zwykle w skrzynce, z każdym zatrzymaniem przeglądanym przez człowieka
Skalowanie
Portal, zeskanowana poczta, a następnie porównanie z paragonami z delegacji
Utrzymanie
Kwartalny przegląd progów z audytem wewnętrznym i monitoring odsetka fałszywych alarmów
Szybki efekt. Nakład wynika z liczby kanałów wpływu i stanu kartoteki dostawców, zwłaszcza tego, czy ten sam dostawca istnieje pod kilkoma rekordami.
Po jedenastu miesiącach znalazł to audytor dostawcy. Nasz nie.
Prosimy o osiemnaście miesięcy zapłaconych faktur z dostawcą, numerem, datą i kwotą. Odsyłamy bliskie duplikaty, które znajduje zestaw reguł, stojącą za nimi wartość oraz odsetek fałszywych alarmów przy każdym progu.
Prześwietl osiemnaście miesięcy płatnościTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPieniądze odzyskane od dostawców zamiast odpisu w kosztyPrzeróbki, złom i fracht spowodowane wadą dostawcy zostają w kosztach własnych, bo zbudowanie roszczenia kosztuje zbyt wiele.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaSkrzynka AP posortowana co godzinę, odpowiedzi z SAPDostawcy zadają pytanie, na które SAP już zna odpowiedź, a człowiek przepisuje ją przez dziesięć minut.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych