Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaKażdy wyciąg porównany z księgą, więc do ludzi trafiają tylko różnice
Wyciągi dostawców uzgadniane w dniu otrzymania
Każdy wyciąg dostawcy jest odczytany niezależnie od układu, porównany linia po linii z księgą dostawców w SAP, a do pracownika trafiają tylko różnice, razem z dowodami.
Streszczenie dla zarządu
Dostawcy co miesiąc piszą, ile ich zdaniem im się należy. Większości tych pism nikt nie czyta.
Każdy wyciąg, który trafia do skrzynki, zostaje pobrany i zamieniony na pozycje.
Korekty wystawione przez dostawcę i nigdy niezaksięgowane stają się zadaniem w dniu wpływu wyciągu, a nie odkryciem przy przyszłorocznym sporze.
konta dostawców w SAP S/4HANA; zapis uzgodnienia na SharePoint; raport pokrycia w Power BI
Problem biznesowy
Zobowiązania
Wyciąg dostawcy to darmowy audyt zobowiązań i większość z niego trafia do kosza. Wyciągi przychodzą mailem jako PDF-y i arkusze, w takim układzie, jaki produkuje system dostawcy, co miesiąc, często zbiorczo dla całej grupy. Uzgodnienie jednego oznacza wyeksportowanie księgi dostawcy za okres, ustawienie obok siebie dwóch list o różnych schematach referencji i dojście do tego, dlaczego czterdzieści pozycji się nie zgadza.
Zespoły robią to dla największych dostawców, gdy wymusi to spór, i przed końcem roku, bo pytają audytorzy. Nigdy nie robią tego dla długiego ogona, a to właśnie tam giną noty kredytowe. Skutki są ciche: korekty wystawione i nigdy nieodebrane, faktury zgubione między obiektem a zobowiązaniami, wracające jako wezwania do zapłaty, duplikaty, które wyciąg by pokazał. Do tego spory ciągnące się miesiącami, bo każda strona pracuje na własnej liście.
Ta praca trwa nietknięta, bo jest żmudna, bo korzyść z pojedynczego wyciągu jest niewidoczna i bo nikt nie jest z niej rozliczany. Sto małych niewiadomych miesięcznie staje się w końcu saldem zobowiązań, którego nikt w finansach nie obroni bez zastrzeżeń.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekDostawca wysyła miesięczny wyciąg na skrzynkę zobowiązań, a ten trafia do folderu
- CzłowiekDla największych dostawców pracownik eksportuje z SAP księgę dostawcy za okres
- CzłowiekPracownik dopasowuje pozycje wyciągu do pozycji księgi po numerze dokumentu, potem po kwocie, wzrokiem
- OczekiwanieNiedopasowane pozycje wyjaśnia się pojedynczo w czterdziestu obiektach, przez kilka dni
- CzłowiekBrakujące faktury zamawia się u dostawcy albo w obiekcie, a znalezione korekty się księguje
- Ryzyko błęduPozostałe wyciągi zostają nieotwarte, a to, co zawierają, pozostaje niepoliczone
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Korekty, które dostawca już wystawił, leżą w jego księgach do czasu wygaśnięcia, a pieniądze, po które nikt się nie zgłasza, nigdy nie pojawiają się w żadnym raporcie jako strata.
- Faktury brakujące po naszej stronie stają się ręcznie szacowaną rezerwą na koniec miesiąca, potem wezwaniem do zapłaty, potem pospiesznym storno i przeprosinami.
- Pozycje, które są w naszej księdze, a nie ma ich na wyciągu, to zwykle duplikaty albo źle skierowane płatności, więc jedyna kontrola, która by je znalazła, to ta, która nigdy nie działa.
- Spory zjadają czas kierownika zobowiązań i cierpliwość dostawcy tak samo, a dostawca pościeli albo warzyw, który przestaje dowozić, zamienia problem papierkowy w taki, który widzą goście.
- Audytorzy uzgadniają największe salda po swoich stawkach i odnotowują te, których nikt nie uzgodnił, czyli faktura i ustalenie przychodzą w jednym liście.
Koszt zaniechania
Nikt nie liczy tego, po co nigdy się nie zgłosił, i dlatego to przetrwa każdy przegląd kosztów. Nota kredytowa wystawiona w próżnię nie tworzy dokumentu po naszej stronie, nie pojawia się w żadnej księdze i w końcu znika, gdy dostawca czyści stare salda. To samo dotyczy faktury, która nigdy nie dotarła: nie produkuje niczego, dopóki nie wyprodukuje wezwania do zapłaty.
Wzrost pogarsza tę arytmetykę. Każdy dołożony obiekt przynosi swoich dostawców i ich wyciągi, a zespół otwierający sto miesięcznie zostaje tej samej wielkości, więc pokrycie dryfuje z jednej trzeciej ku jednej czwartej, bez podejmowania jakiejkolwiek decyzji. Po dwunastu miesiącach saldo zobowiązań jest nieco mniej pewne, dobra wola dostawców nieco cieńsza, a gotówka zostawiona u nich nieco większa.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa hotelowa z czterdziestoma obiektami w Hiszpanii i Portugalii, kupująca u około 4 000 dostawców: żywność i napoje, pościel i pralnie, energia, wykonawcy utrzymania i agencje. Zobowiązania są scentralizowane na SAP S/4HANA, każdy hotel jest centrum zysku, a faktury docierają do zespołu przez obiekty.
Około 350 wyciągów dostawców miesięcznie, jako PDF-y i arkusze. Zespół uzgadnia mniej więcej jedną trzecią, największych dostawców i tych już w sporze, po około trzy kwadranse na wyciąg.
Eksport księgi, ustawienie obok siebie dwóch list o różnych referencjach, ściganie tego, co się nie zgadza. Korekty odkrywane przy sporach sugerują, że więcej leży na wyciągach, których nikt nie otworzył.
Samo dopasowanie. Dwie listy, dwa schematy referencji, dostawy z czterdziestu obiektów i jedna osoba dopasowująca wzrokiem, dlatego pokrycie zatrzymuje się na jednej trzeciej.
Każdy wyciąg jest odczytywany przy wpływie przez UiPath Document Understanding niezależnie od układu. Potem trafia linia po linii do porównania z księgą dostawców w SAP po numerze, kwocie, dacie i tolerancji, a gdy się zgadza, zamyka się automatycznie. Różnice stają się zadaniem pracownika w Microsoft Teams, z obydwoma dokumentami obok siebie i przygotowanym pismem do dostawcy.
W modelowanym przypadku pokrycie rośnie z jednej trzeciej wyciągów do wszystkich, a poświęcone godziny spadają. Niezaksięgowane korekty stają się zadaniem tego samego dnia, a uzgodnienia na koniec roku istnieją dla każdego dostawcy, nie tylko dla dziesięciu największych. To liczby modelowane, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Każdy wyciąg, który trafia do skrzynki, zostaje pobrany i zamieniony na pozycje. UiPath Document Understanding, z Generative Extraction dla układów, których nikt wcześniej nie widział, tworzy dla każdego wiersza typ dokumentu, numer, datę, kwotę, walutę i referencję. Do człowieka kieruje tylko te wiersze, co do których nie ma pewności. Nie ma szablonu na dostawcę do zbudowania ani szablonu na dostawcę do utrzymania, gdy na wiosnę zmieni system.
Następnie robot pobiera z SAP księgę dostawcy za ten sam okres i porównuje obie listy: po numerze dokumentu, po kwocie i dacie, po tolerancji. Obsługuje przy tym płatności częściowe, prefiksy i przelewy, które zapisują referencje inaczej niż system dostawcy. Każda pozycja kończy w jednym z kilku stanów: dopasowana, tylko na wyciągu, tylko w księdze, różnica kwoty, nota kredytowa niezaksięgowana, płatność nierozliczona. Wyciąg, którego wszystkie pozycje się zgadzają, zamyka się sam z zapisem, i to jest główny powód, dla którego pokrycie może objąć wszystko.
To, co zostaje, jest kolejką decyzji, a nie kolejką dokumentów. Wyciąg z różnicami tworzy zadanie w UiPath Action Center, zamykane w Microsoft Teams, z obydwoma dokumentami obok siebie i sklasyfikowanymi różnicami. W komplecie jest też przygotowane pismo wymieniające dokładnie to, czego brakuje po każdej stronie. Noty kredytowe z wyciągu, których SAP nie ma, uruchamiają prośbę i wpis prowizoryczny w rejestrze. Pokrycie, otwarte różnice według typu i wieku oraz odzyskane korekty raportuje Power BI, a zapis dla każdego dostawcy leży na SharePoint jako dowód, o który zapyta audytor.
UiPath Document Understanding z Generative Extraction dla zmiennych układów i Validation Station dla niepewnych pozycji; zadania UiPath Action Center z załącznikami, zamykane w Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; listy SharePoint z wersjonowaniem
Silnik dopasowania pozycji z normalizacją referencji, płatnościami częściowymi i tolerancjami; klasyfikację każdego typu różnicy; zadanie pracownika z dowodami obok siebie; szablony pism do dostawców; raport pokrycia i odzysków
Pobieranie wyciągów i wysyłka pism przez konektor Microsoft Outlook 365; pozycje dostawcy, płatności i księgowanie not kredytowych przez konektory SAP BAPI i OData; lista statusów przez konektor Microsoft OneDrive & SharePoint
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyciąg, który trafia do skrzynki zobowiązań, zostaje pobrany, wstawiony do kolejki i rozpoznany po dostawcy i okresie
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje go na pozycje niezależnie od układu, a niepewne wiersze oznacza zamiast zgadywać
- CzłowiekOznaczone wiersze trafiają do Validation Station na krótkie sprawdzenie, zanim ruszy dopasowanie
- SystemRobot pobiera z SAP księgę dostawcy za ten okres i dopasowuje po numerze, kwocie, dacie i tolerancji
- AutomatyzacjaWyciągi w pełni dopasowane zamykają się same, a zapis uzgodnienia trafia na SharePoint
- CzłowiekWyciągi z różnicami stają się zadaniem Action Center w Teams: oba dokumenty obok siebie, różnice sklasyfikowane, pismo do dostawcy gotowe do wysłania
Model współpracy człowieka z automatem
Automat obsługuje
- Pobieranie wyciągów ze skrzynki i odczyt dowolnego układu na ustrukturyzowane pozycje
- Pobranie z SAP księgi właściwego dostawcy za właściwy okres
- Dopasowanie pozycja po pozycji i sklasyfikowanie każdej różnicy do nazwanego typu
- Zamknięcie dopasowanych wyciągów z zapisem i przygotowanie pisma zwrotnego do dostawcy
Ludzie decydują
- Co oznacza każda różnica: ścigać, zaksięgować, zakwestionować czy przyjąć
- O każdym zaksięgowaniu noty kredytowej i każdej korekcie, bo uzgadniający nigdy nie księguje
- Która powtarzająca się różnica zasługuje na rozmowę z obiektem albo z dostawcą
- O tolerancjach, kategoriach różnic i o tym, co dla tej księgi znaczy „wystarczająco blisko”
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- wyciągi dostawców jako PDF-y i arkusze w skrzynce zobowiązań
- księga dostawcy w SAP za dany okres
- zapisy faktur z poziomu obiektów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service
Systemy docelowe
- konta dostawców w SAP S/4HANA
- zapis uzgodnienia na SharePoint
- raport pokrycia w Power BI
Punkty styku z ludźmi: Validation Station dla niepewnych pozycji; zadania różnicowe w Microsoft Teams; pismo do dostawcy wysyłane ze skrzynki zobowiązań
Wykorzystane technologie
odczytuje wyciągi w dowolnym układzie przez Generative Extraction; Validation Station dla niepewnych pozycji
Apobierają księgę, prowadzą dopasowanie i kolejkę, trzymają poświadczenia w magazynie i logują każdy krok
Azadanie różnicowe z obydwoma dokumentami i przygotowanym pismem do dostawcy
Apozycje dostawcy, płatności i księgowanie not kredytowych
Apobieranie wyciągów, pisma do dostawców, lista statusów uzgodnień
Apokrycie, otwarte różnice według typu i wieku, odzyskane korekty w ujęciu miesięcznym
APrzykładowy model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Zmienną, która tu decyduje, jest pokrycie, więc kalkulator wycenia przejście od jednej trzeciej wyciągów do wszystkich, a nie pracę nad pojedynczym. Dziś 105 wyciągów uzgadnia się po 44 minuty, czyli 77 godzin miesięcznie. W stanie docelowym odczytane są wszystkie 350, przy czym 140 z nich daje różnice kosztujące pracownika 12 minut, czyli 28 godzin. Te 49 godzin różnicy, rozłożone na wszystkie 350 wyciągów, to 8,4 zwolnionej minuty poniżej. 30 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy. Pula korekt świadomie leży poza kalkulatorem, bo odzyskana gotówka i zwolnione minuty to dwa różne argumenty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Korekty wystawione przez dostawcę i nigdy niezaksięgowane stają się zadaniem w dniu wpływu wyciągu, a nie odkryciem przy przyszłorocznym sporze
- Brakujące faktury zamawia się przed wezwaniem do zapłaty, więc rezerwy opierają się na liście dostawcy, a nie na szacunku
- Spory się skracają, bo dostawca dostaje jedno pismo mówiące dokładnie, co różni się po każdej stronie, zamiast prośby o ponowne przesłanie listy
- Duplikaty i źle skierowane płatności wychodzą jako pozycje „tylko w księdze”, co zamienia rutynowy dokument w kontrolę wykrywającą bez dodatkowego kosztu
- Uzgodnienia na koniec roku już istnieją, dla każdego dostawcy i z dowodami, więc rozmowa z audytorem zaczyna się od pliku, a nie od obietnicy
Perspektywa zarządu
- Pokrycie staje się liczbą, którą kierownik zobowiązań może podać: wyciągi otrzymane, uzgodnione, otwarte różnice według typu i wieku, odzyskane korekty miesięcznie
- Powtarzające się różnice wskazują przyczyny, a nie ludzi: obiekt, który nie przekazuje faktur, dostawca fakturujący niewłaściwą spółkę, przelewy opisujące dokumenty po swojemu
- Nowe osoby w zespole są produktywne w kilka dni, bo kolejka zawiera decyzje z dowodami, a nie dokumenty, które trzeba najpierw zrozumieć
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Uzgadniający i księgujący nigdy nie są tym samym aktorem: robot czyta księgę dostawców kontem tylko do odczytu, a każdą notę kredytową i korektę księguje pracownik albo dzieje się to na jego zapisaną decyzję
- Dostęp do skrzynki jest nadawany przez uprawnienia aplikacyjne Microsoft Graph zawężone do samej skrzynki zobowiązań, a poświadczenia robota leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator, a nie w przepływie
- Wyciągi niosą dane bankowe dostawców, a czasem nazwiska, więc odczyt działa pod UiPath AI Trust Layer z modelem z listy dozwolonych i maskowaniem w każdym kroku generatywnym
- Zapisy uzgodnień są przechowywane na SharePoint pod etykietami Microsoft Purview jako dowód audytowy dla sald dostawców. Przetwarzanie pozostaje w regionie UE UiPath Automation Cloud i w granicy EU Data Boundary Państwa tenanta Microsoft 365
Dlaczego teraz
Wyciągi były dla maszyn nieczytelne z prostego powodu: układ każdego dostawcy jest inny i nikt nie zbudowałby czterech tysięcy szablonów. Odczyt, który radzi sobie z nieznanym dokumentem wielostronicowym bez szablonu, usunął tę przeszkodę i działa dziś na gotowym modelu
Dwa pozostałe elementy były na miejscu od zawsze. Księga dostawców cały czas jest w SAP, a segregacja skrzynki potrafi rozpoznać wyciąg przy wpływie, zamiast czekać, aż ktoś zauważy go w folderze
Ponieważ wszystkie trzy elementy są dziś zwyczajne, to jedna z niewielu kontroli finansowych, które da się doprowadzić od zera do pełnego pokrycia w tygodniach, a nie w kwartałach
Role zarządcze, których to dotyczy
Saldo zobowiązań jest potwierdzone wobec własnego obrazu każdego dostawcy, a gotówka zostawiona u dostawców wraca, zamiast wygasać w ich księgach
Pokrycie rośnie z jednej trzeciej do wszystkich wyciągów, a zespół pracuje wyłącznie na różnicach, z dowodami już dołączonymi
Kontrola uzgodnieniowa działająca na każdym dostawcy zastępuje próbkowanie na koniec roku, a jej zapis jest dowodem
Częste pytania i zastrzeżenia
Właśnie dlatego projekt opiera się na odczycie, a nie na szablonach. Model czyta układ, który dostaje, oznacza pozycje, co do których nie ma pewności, i nie wymaga przebudowy, gdy dostawca zmieni system.
Korekty i brakujące faktury siedzą w długim ogonie, którego nikt nie uzgadnia. Model zakłada tu tylko sześć wyciągów na sto z niezaksięgowaną korektą i samo to założenie przewyższa oszczędzony czas.
Większość i tak wysyła jeden miesięcznie. Dla reszty robot potrafi o niego poprosić, a każdy otrzymany wyciąg czyni saldo nieco bardziej możliwym do obrony.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Niewielka baza dostawców, gdzie każdy wyciąg uzgadnia już osoba znająca konto i jego historię
- Dostawcy, którzy nie wystawiają wyciągów i nie zaczną, bo nie ma czego czytać
- Księga dostawców z referencjami płatności tak niespójnymi, że dopasowanie zawodziłoby częściej, niż działało; najpierw trzeba naprawić opisywanie przelewów
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdzieś w nieotwartych wyciągach z zeszłego miesiąca leży korekta, na którą ta firma już zapracowała i której nigdy nie odebrała: kto w finansach ją znajdzie i do kiedy?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Uzgodnienie miesiąca Państwa historycznych wyciągów w fazie analizy, wraz ze znalezionymi korektami, brakującymi dokumentami i dokładnością odczytu według układu
- Reguły dopasowania, tolerancje i kategorie różnic, uzgodnione z osobami, które będą pracować na kolejce
- Konfigurację Document Understanding dla wyciągów oraz integracje z księgą SAP i z Outlookiem
- Zadanie pracownika z dowodami obok siebie, szablony pism do dostawców i zapis uzgodnienia na SharePoint
- Raport pokrycia i odzysków, szkolenie, kontrolowany start od największych dostawców i wsparcie w fazie eksploatacji
Potrzebujemy od Państwa
- Miesiąca wyciągów wraz z odpowiadającymi pozycjami dostawcy w SAP, żeby pierwsze uzgodnienie było na Państwa danych
- Dostępu do skrzynki zobowiązań dla konta serwisowego i uprawnienia odczytu pozycji dostawcy w SAP
- Wskazanego właściciela po stronie zobowiązań dla tolerancji, kategorii różnic i treści pism do dostawców
Etapy
Analiza
Miesiąc wyciągów uzgodniony na Państwa danych; wyniki i dokładność według układu przekazane z powrotem
Projekt
Reguły dopasowania, normalizacja referencji, tolerancje, typy różnic, szablony zadania i pisma
Budowa
Odczyt, silnik dopasowania, integracje z SAP i Outlookiem, zadanie w Teams i raport statusów
Pilot i skalowanie
Najpierw najwięksi dostawcy z przeglądem każdej różnicy, potem wszyscy dostawcy i automatyzacja pism
Szybki efekt. Nakład zależy od tego, jak spójnie opisywane są referencje płatności po obu stronach, od rozrzutu układów wyciągów i od tego, ile tolerancji potrzebuje księga, zanim różnica będzie warta czasu człowieka.
Dwie trzecie zeszłomiesięcznych wyciągów nigdy nie zostało otwartych.
Prosimy o dziesięć wyciągów dostawców z zeszłego miesiąca wraz z odpowiadającymi pozycjami dostawcy w SAP. Uzgadniamy je i wracamy ze sklasyfikowanymi różnicami, znalezionymi korektami i dokładnością odczytu według układu.
Uzgodnijmy dziesięć wyciągówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z zamykaniem miesiąca przez zgrywanie sald do Excela i dopraszanie się akceptacji e‑mailem.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPieniądze odzyskane od dostawców zamiast odpisu w kosztyPrzeróbki, złom i fracht spowodowane wadą dostawcy zostają w kosztach własnych, bo zbudowanie roszczenia kosztuje zbyt wiele.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaSkrzynka AP posortowana co godzinę, odpowiedzi z SAPDostawcy zadają pytanie, na które SAP już zna odpowiedź, a człowiek przepisuje ją przez dziesięć minut.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama faktura mailem, portalem i pocztą, zapłacona razMyślnik, ponowny skan albo nowy numer wystarczą, by ta sama faktura została zapłacona dwa razy.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych