Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaFaktury do księgowania, wyciągi do uzgodnień, pytania o płatność z odpowiedzią z SAP
Skrzynka AP posortowana co godzinę, odpowiedzi z SAP
Każda wiadomość w skrzynce zobowiązań jest klasyfikowana w ciągu godziny, kierowana do procesu, który za nią odpowiada, a pytania o płatność są odpowiadane z SAP w języku dostawcy.
Streszczenie dla zarządu
Dostawcy zadają pytanie, na które SAP już zna odpowiedź, a człowiek przepisuje ją przez dziesięć minut.
Zamieniamy skrzynkę w kolejkę z intencjami.
Faktury docierają do księgowania w dniu przyjścia, a nie w dniu, w którym ktoś je otworzył, co zwraca trzy dni w każdym cyklu.
SAP S/4HANA dla statusu i historii; ścieżka księgowania faktur, uzgadnianie wyciągów i weryfikacja dostawcy; Power BI
Problem biznesowy
Zobowiązania
Skrzynka zobowiązań jest naraz wejściem, help deskiem i archiwum, a nie została zaprojektowana pod żadną z tych ról. Faktury trzeba najpierw znaleźć wśród wszystkiego innego, zanim w ogóle zacznie się księgowanie. Pytania o płatność wymagają sprawdzenia i pisemnej odpowiedzi po angielsku albo po polsku, a każde zajmuje człowiekowi dziesięć minut na podanie statusu, który cały czas był w SAP.
Ponieważ segregacja jest ręczna, pierwszeństwo ma ten, kto mocniej naciska. Wiadomości o jednej fakturze rozsypują się po tygodniach i wątkach, więc nikt nie powie, co dostawcy obiecano, bez przeszukiwania Outlooka. Wyciągi przychodzą i trafiają do folderu nieprzeczytane, a właśnie tam chowają się nieotrzymane korekty. Wnioski o zmianę rachunku płyną tym samym strumieniem i bywają traktowane jak zwykłe pytania, co jest dokładnie tym wejściem, którego szuka każda próba wyłudzenia płatności.
Problem trwa, bo wygląda na problem kadrowy. Czwarta osoba zbija licznik nieprzeczytanych na kwartał, następny kontrakt dokłada podwykonawców i licznik wraca. Prawdziwy koszt ląduje tymczasem gdzie indziej: faktura znaleziona trzy dni później traci trzy dni cyklu, a podwykonawcy, którzy nie mogą uzyskać daty płatności, przestają się pojawiać na obiektach.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPracownik otwiera wiadomość i rozstrzyga, czym jest: faktura, pytanie, wyciąg, zmiana rachunku czy szum
- CzłowiekFaktury lądują w folderze do księgowania, pytania zostają na później
- OczekiwanieDostawca wysyła ponaglenie i dla tej samej faktury istnieją już dwa wątki
- CzłowiekPracownik szuka w SAP po numerze faktury, potem po kwocie, i pisze odpowiedź w języku dostawcy
- Ryzyko błęduWniosek o zmianę rachunku dostaje odpowiedź jak zwykłe pytanie, a wyciąg trafia do folderu bez przeczytania
- CzłowiekKierownik obiektu zadaje to samo pytanie w Teams i inny pracownik szuka w SAP jeszcze raz
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Każdą wiadomość dotyka się co najmniej dwa razy, raz żeby ją posortować, raz żeby coś z nią zrobić, i tylko to drugie dotknięcie wygląda na pracę wartą odnotowania.
- Opóźnienie kumuluje się po cichu: faktura znaleziona trzeciego dnia straciła już trzy dni cyklu razem ze skontem, które do niej przypisano.
- Nieodpowiedziane pytania zamieniają się w telefony, a telefony w eskalacje, aż dostawcy uczą się, że najszybszą drogą do daty płatności jest asystentka dyrektora finansowego.
- Wiedza siedzi u tej osoby, która wie, który dostawca pisze po polsku, a który po dwóch ponagleniach grozi sądem, co czyni ją równie niezastępowalną, co nieawansowalną.
Koszt zaniechania
Czwarty pracownik rozwiązuje to na dwa kwartały. Potem następny kontrakt dokłada podwykonawców, licznik nieprzeczytanych wraca, a skrzynkę znów obrabia się wieczorami. Dostawcy uczą się, która droga daje odpowiedź, i z niej korzystają, więc eskalacje docierają na piętro zarządu zamiast do kolejki, w której się zaczęły.
Cichsze ryzyko siedzi w wiadomościach, których nikt nie sklasyfikował. Wyciąg odłożony bez przeczytania ukrywa korektę, która pozostaje niezaksięgowana. Wniosek o zmianę rachunku potraktowany jak zwykłe pytanie tak właśnie zaczyna roczny incydent. A faktury zakopane w stosie tracą dni, które później pojawiają się jako opóźnione płatności gdzie indziej w finansach, gdzie nikt nie wiąże ich ze skrzynką.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa facility management świadcząca sprzątanie, ochronę i utrzymanie w Wielkiej Brytanii, Irlandii i Polsce, współpracująca z około 1 400 podwykonawcami i dostawcami. Zobowiązania prowadzi centrum usług wspólnych w Polsce na SAP S/4HANA.
Około 6 000 wiadomości miesięcznie po angielsku i po polsku. Nieco ponad połowa to faktury, jedna piąta to pytania o płatność, a reszta to wyciągi, zmiany rachunków, pytania wewnętrzne kierowników obiektów i szum. Skrzynkę dzielą trzy osoby, obok pracy księgowej.
Każdą wiadomość otwiera się i klasyfikuje ręcznie, faktury trafiają do folderu, pytania sprawdza się w SAP pojedynczo, a najstarsze pytanie bez odpowiedzi ma zwykle dwa tygodnie.
Trzy minuty sortowania na wiadomość i dwanaście minut na pytanie o płatność, jedno i drugie powtarzane przy każdym ponagleniu i przy każdym pytaniu kierownika obiektu w Teams.
UiPath Communications Mining klasyfikuje każdą wiadomość i załącznik według intencji oraz kieruje faktury, wyciągi i zmiany rachunków do procesów, które za nie odpowiadają. Na pytania o płatność robot przygotowuje z danych SAP projekt pisma w języku zapytania, zatwierdzany przez pracownika.
W modelowanym przypadku w skrzynce nie leży żadna nierozstrzygnięta wiadomość dłużej niż godzinę, a pytania o płatność dostają odpowiedź tego samego dnia. Mniej więcej czas dwóch osób miesięcznie wraca do księgowania i pracy z dostawcami. To liczby modelowane, a nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Zamieniamy skrzynkę w kolejkę z intencjami. UiPath Communications Mining czyta każdą wiadomość i jej załączniki i umieszcza ją w taksonomii zdefiniowanej przez Państwa zespół: faktura, korekta, wyciąg, pytanie o płatność, wniosek o zmianę rachunku, pytanie wewnętrzne, szum. Wyciąga też, czego wiadomość dotyczy: dostawcy, numerów faktur, kwot. Faktury idą do ścieżki księgowania, wyciągi do uzgodnień, a wnioski o zmianę rachunku do kontroli weryfikacji dostawcy, każde otagowane, odłożone i potwierdzone nadawcy.
Na pytania o płatność się odpowiada, a nie tylko je kieruje. Robot sprawdza faktury w SAP i zwraca ich stan: przyjęta, w akceptacji, zablokowana z powodem, zaplanowana na datę albo opłacona z referencją przelewu. UiPath GenAI Activities składają odpowiedź z tych danych i zatwierdzonego szablonu, w języku zapytania, a projekt trafia do pracownika jako zadanie w UiPath Action Center. Nic nie wychodzi automatycznie od pierwszego dnia. Dopiero gdy dokładność jest mierzona na tyle długo, by dało się o niej dyskutować, rutynowe odpowiedzi statusowe mogą wychodzić w spisanych granicach, z dzienną próbką do przeglądu.
Pytania wewnętrzne przestają być pocztą. Agent konwersacyjny UiPath opublikowany w Microsoft Teams podaje kierownikom obiektów ten sam status z SAP, razem z wcześniejszymi fakturami i sumami dostawcy, bez udziału kogokolwiek z zobowiązań. Każda wiadomość o jednej fakturze jest wiązana w rekord sprawy w UiPath Data Fabric, a pulpit Power BI raportuje skrzynkę według intencji, czasu odpowiedzi i wieku zaległości.
Intencje, pola i sentyment z UiPath Communications Mining; UiPath GenAI Activities do redagowania i tłumaczenia; zadania UiPath Action Center zamykane w Microsoft Teams i Outlook; encje UiPath Data Fabric dla rekordu sprawy; agent konwersacyjny UiPath opublikowany jako aplikacja Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze i magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator
Taksonomię intencji i reguły kierowania; sprawdzenie statusu w SAP wraz z obsługą dopasowań częściowych; szablony odpowiedzi i spisane granice zwolnienia; model sprawy wiążący wiadomości z fakturami; narzędzia i bariery agenta w Teams; pulpit Power BI
Skrzynka współdzielona przez konektor Microsoft Outlook 365 dla wyzwalaczy, folderów i wysyłki; status faktur i płatności w SAP S/4HANA przez konektory SAP BAPI i OData; powiadomienia przez konektor Microsoft Teams
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNowa wiadomość w skrzynce współdzielonej uruchamia przyjęcie; Communications Mining klasyfikuje ją i wyciąga dostawcę, numery faktur i kwoty
- AutomatyzacjaFaktury, wyciągi i wnioski o zmianę rachunku trafiają do własnych procesów, zostają odłożone i potwierdzone nadawcy
- SystemPrzy pytaniu o płatność robot pobiera z SAP status, historię i sumy dla wskazanych faktur
- AutomatyzacjaGenAI Activities redagują odpowiedź w języku zapytania, na podstawie pobranych danych i zatwierdzonego szablonu
- CzłowiekPracownik przegląda projekt w Action Center i wysyła; spory, groźby prawne i wszystko niesklasyfikowane zostają w krótkiej kolejce ludzkiej
- AutomatyzacjaWiadomości są wiązane w rekord sprawy, a kierownicy obiektów dostają ten sam status od agenta w Teams, bez pisania do skrzynki
Model współpracy człowieka z automatem
Automat obsługuje
- Klasyfikację każdej wiadomości i załącznika według intencji oraz wyciąganie zawartych w nich odwołań
- Kierowanie faktur, wyciągów i zmian rachunków do procesów, które za nie odpowiadają, wraz z potwierdzeniem
- Pobieranie z SAP statusu płatności, historii i sum dla wskazanego dostawcy albo faktury
- Redagowanie odpowiedzi i wiązanie wszystkich wiadomości o jednej fakturze w jedną sprawę
Ludzie decydują
- Czy każdy projekt odpowiedzi wychodzi, dopóki zmierzona dokładność nie pozwoli zwalniać rutynowych w spisanych granicach
- O sporach, groźbach prawnych i wszystkim, czego klasyfikator nie umieścił z przekonaniem
- Który dostawca potrzebuje telefonu zamiast pisma i co na nim padnie
- O taksonomii i szablonach, przeglądanych co miesiąc, gdy zmieniają się dostawcy i sformułowania
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- skrzynka współdzielona zobowiązań w Outlook
- załączniki w każdym formacie
- pytania kierowników obiektów w Microsoft Teams
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Communications Mining
- UiPath GenAI Activities
- UiPath Action Center
- UiPath Data Fabric
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA dla statusu i historii
- ścieżka księgowania faktur, uzgadnianie wyciągów i weryfikacja dostawcy
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: zatwierdzanie projektów w Action Center; krótka kolejka na spory i wiadomości niesklasyfikowane; agent w Teams dla pytań wewnętrznych
Wykorzystane technologie
klasyfikuje każdą wiadomość i załącznik według intencji i wyciąga odwołania do dostawcy, faktury i kwoty
Aredaguje odpowiedź z danych SAP i zatwierdzonego szablonu, w języku zapytania
Apobierają status z SAP, prowadzą kolejkę, trzymają poświadczenia w magazynie i logują każdy krok
Azatwierdzanie projektów, zadania wyjątkowe i krótka kolejka ludzka
Aodpowiada kierownikom obiektów na pytanie „czy to zapłacone?” z tych samych danych SAP
Astatus faktur, daty i referencje płatności, historia i sumy dostawcy
Apulpit skrzynki: wolumen według intencji, czas odpowiedzi, wiek zaległości, poprawiane projekty
APrzykładowy model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Każda wiadomość niesie w tym modelu 3,95 zwolnionej minuty, co jest średnią, a nie odczytem stopera. Sortowanie 6 000 wiadomości po trzy minuty to 300 godzin miesięcznie, a odpowiadanie na 1 200 pytań o płatność po dwanaście minut to kolejne 240. Stan docelowy zostawia z tego 45 godzin sortowania dla 900 wiadomości otwieranych jeszcze przez człowieka i 100 godzin przeglądania projektów odpowiedzi. Te 395 godzin różnicy, rozłożone na wszystkie 6 000 wiadomości, dają liczbę poniżej. 31 € za godzinę to przyjęty pełny koszt pracownika zobowiązań w środkowoeuropejskim centrum usług wspólnych, a żadnej z tych liczb nie zmierzono u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Faktury docierają do księgowania w dniu przyjścia, a nie w dniu, w którym ktoś je otworzył, co zwraca trzy dni w każdym cyklu
- Pytania o płatność dostają odpowiedź w ciągu godziny z systemu źródłowego, więc ponaglenia przestają się mnożyć, a telefony do asystentki dyrektora finansowego przestają przychodzić
- Wnioski o zmianę rachunku nigdy nie dostają odpowiedzi jak zwykłe pytania, bo klasyfikator przekazuje je do kontroli weryfikacyjnej z wpisem do dziennika
- Kierownicy obiektów dostają odpowiedź w Teams bez udziału zobowiązań, co usuwa całą kategorię poczty wewnętrznej
- Każda rozmowa o fakturze jest jedną sprawą z historią, więc to, co powiedziano dostawcy, jest zapisem, a nie wynikiem szukania w trzech skrzynkach
Perspektywa zarządu
- Obciążenie staje się mierzalne według intencji, a nie licznika nieprzeczytanych, więc zespół skaluje się z wygranymi kontraktami, a nie z zaległościami
- Jakość odpowiedzi wynika z szablonów i statystyk zatwierdzeń, a nie ze stylu i nastroju poszczególnych osób
- Widać, którzy dostawcy pytają najczęściej, a ta lista to zwykle lista faktur zablokowanych z powodu wartego naprawienia
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Do skrzynki sięga konto serwisowe przez uprawnienia aplikacyjne Microsoft Graph zawężone do tej jednej skrzynki, a nie do całej organizacji, a robot czyta SAP kontem, które nie może zmienić danych płatniczych
- Odpowiedzi wychodzą ze skrzynki zobowiązań na szablonach należących do kierownika zobowiązań; automatyczne zwolnienie dotyczy wyłącznie intencji i granic spisanych wcześniej, z dzienną próbką przeglądaną przez człowieka
- Wnioski o zmianę rachunku są kierowane i zapisywane, nigdy odpowiadane przez automat, bo ta decyzja należy do kontroli weryfikacyjnej i do rozmowy telefonicznej
- Wiadomości dostawców niosą dane osobowe i bankowe, więc krok generatywny działa pod UiPath AI Trust Layer z maskowaniem danych osobowych i modelem z listy dozwolonych. Klasyfikator uczy się na Państwa wiadomościach w regionie UE UiPath Automation Cloud, dane Microsoft 365 pozostają w granicy EU Data Boundary, a rekordy spraw są przechowywane pod etykietami Microsoft Purview
Dlaczego teraz
Obowiązki e‑fakturowania przenoszą dokumenty z poczty do kanałów ustrukturyzowanych, więc w skrzynce zostaną pytania, a nie faktury, a pytania to dokładnie to, z czym reguła folderowa nigdy sobie nie poradziła
Klasyfikacja wyszła poza reguły słów kluczowych i czyta intencję w załącznikach oraz w wątkach wielojęzycznych. Odpowiedź zawsze była w SAP, a zmieniło się to, że robot potrafi ją pobrać i ułożyć wokół niej zdanie, które człowiek nadal podpisuje
Koszt czekania widać w modelu: około 12 245 € miesięcznie czasu zespołu, z czego większa część to nie odpowiadanie dostawcom, tylko rozstrzyganie, czym jest każda wiadomość
Role zarządcze, których to dotyczy
Eskalacje dostawców przestają docierać na piętro zarządu, a skrzynka przestaje być drzwiami, przez które wchodzi wyłudzenie zmianą rachunku
Obciążenie staje się mierzalne według intencji, więc zespół skaluje się z wygranymi kontraktami, a nie z licznikiem nieprzeczytanych
Ludzie księgują, zamiast sortować, a każda rozmowa z dostawcą ma historię sprawy, którą przeczyta ktoś inny
Częste pytania i zastrzeżenia
Reguły sortują po nadawcy i temacie. Nie odróżnią pytania o płatność od wniosku o zmianę rachunku napisanego tym samym uprzejmym tonem ani nie przeczytają załącznika, który o tym rozstrzyga.
Ona redaguje, a wysyła człowiek. Rutynowe odpowiedzi statusowe wychodzą same dopiero po zmierzeniu odsetka poprawek, wyłącznie w spisanych przez Państwa granicach i z dzienną próbką na czyimś biurku.
Klasyfikator uczy się na Państwa wiadomościach w każdym z tych języków, a nie na ogólnym korpusie. Projekt powstaje w języku, którego użył dostawca, i przechodzi przegląd przez człowieka.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Skrzynka z kilkuset wiadomościami miesięcznie, gdzie reguły folderowe, wspólny rejestr i jasny grafik są tańsze niż model
- Portal dostawcy, który już przyjmuje pytania o status i z którego dostawcy faktycznie korzystają
- Brak gotowości do ujednolicenia szablonów odpowiedzi; bez nich nie ma czym kontrolować redagowania
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Nasi dostawcy i tak wiedzą, że odpowiedź jest w SAP, więc ile kosztuje tę firmę to, że człowiek musi ją znaleźć i przepisać, dwa razy, zanim oni ją usłyszą?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Analizę miesiąca Państwa skrzynki: intencje, języki, wolumeny i czasy odpowiedzi, opisane wspólnie z zespołem
- Taksonomię intencji, reguły kierowania i szablony odpowiedzi, uzgodnione z osobą, która będzie ich właścicielem
- Wytrenowany i zwalidowany model Communications Mining oraz sprawdzenie statusu w SAP z obsługą dopasowań częściowych
- Redagowanie odpowiedzi ze ścieżką zatwierdzania w Action Center, model sprawy i agenta konwersacyjnego w Teams
- Pulpit Power BI, szkolenie zespołu, kontrolowany start i wsparcie w fazie eksploatacji
Potrzebujemy od Państwa
- Miesiąca skrzynki w formie eksportu, ze zgodą na opisanie próbki
- Konta serwisowego z dostępem do tej skrzynki i uprawnieniem odczytu danych o fakturach i płatnościach w SAP
- Wskazanego właściciela po stronie zobowiązań dla taksonomii, szablonów i granic zwolnienia
- Państwa reguł eskalacji, żeby krótka kolejka ludzka je przejęła, zamiast tworzyć nowe
Etapy
Analiza
Miesiąc wiadomości wyeksportowany i opisany; taksonomia i szablony uzgodnione
Projekt
Reguły kierowania, sprawdzenia w SAP, szablony odpowiedzi, granice zwolnienia, model sprawy
Budowa
Trening modelu, roboty, ścieżka zatwierdzania, agent w Teams i pulpit w Państwa środowisku
Pilot i skalowanie
Klasyfikacja na żywo z każdą odpowiedzią zatwierdzaną i dokładnością mierzoną co tydzień, potem wyciągi, rekord sprawy i ograniczone zwalnianie automatyczne
Działowe. Nakład zależy od liczby języków, rozrzutu intencji, czystości danych statusowych w SAP przy dopasowaniach częściowych i od tego, na ile zespół zgodzi się ujednolicić szablony.
1 146 nieprzeczytanych, a SAP zna już odpowiedź na większość z nich.
Prosimy o eksport tygodnia skrzynki zobowiązań i zgodę na opisanie go razem z Państwa zespołem. Wracamy z rozkładem intencji, udziałem, który dałoby się kierować bez człowieka, i udziałem pytań, na które odpowiadają dziś Państwa własne dane.
Opiszmy tydzień Państwa skrzynkiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Najlepsi konsultanci spędzają poranek na sortowaniu poczty zamiast na odpowiadaniu.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaStatus zamówienia, zanim klient zapytaCo trzeci kontakt klienta to pytanie, gdzie jest zamówienie; odpowiedź jest już w SAP i na portalu przewoźnika.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaWyciągi dostawców uzgadniane w dniu otrzymaniaDostawcy co miesiąc piszą, ile ich zdaniem im się należy. Większości tych pism nikt nie czyta.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych