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Lösung · Weitere LösungenJeder Auszug gegen das Kreditorenkonto geprüft, sodass nur Differenzen zu Menschen kommen
Lieferantenauszüge am Tag ihres Eingangs abgestimmt
Jeder Lieferantenauszug wird unabhängig vom Layout gelesen, Zeile für Zeile gegen das SAP-Kreditorenkonto abgeglichen, und nur die Differenzen erreichen eine Sachbearbeiterin, mit den Nachweisen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre Lieferanten schreiben monatlich, was sie zu bekommen glauben. Die meisten dieser Briefe liest niemand.
Jeder Auszug, der das Postfach erreicht, wird abgeholt und in Zeilen verwandelt.
Vom Lieferanten ausgestellte und nie gebuchte Gutschriften werden am Eingangstag des Auszugs zur Aufgabe statt zur Entdeckung im nächstjährigen…
SAP S/4HANA Kreditorenkonten; der SharePoint Abstimmungsnachweis; der Power BI Abdeckungsbericht
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Ein Lieferantenauszug ist eine kostenlose Prüfung Ihrer Verbindlichkeiten, und das meiste davon wird weggeworfen. Auszüge kommen per E-Mail als PDF und Tabelle, in dem Layout, das das System des Lieferanten erzeugt, monatlich und oft für die ganze Gruppe zugleich. Einen abzustimmen heißt, das Kreditorenkonto für den Zeitraum zu exportieren, zwei Listen mit unterschiedlichen Referenzschemata nebeneinanderzulegen und herauszufinden, warum vierzig Zeilen nicht übereinstimmen.
Teams tun das für die größten Lieferanten, wenn ein Streitfall es erzwingt, und vor dem Jahresabschluss, weil die Prüfer fragen. Für den langen Schwanz tun sie es nie, und genau dort gehen Gutschriften verloren. Die Folgen sind leise: ausgestellte und nie gezogene Gutschriften, zwischen einem Haus und der Buchhaltung verlorene Rechnungen, die als Mahnungen zurückkehren, Doppelzahlungen, die ein Auszug gezeigt hätte, und Streitfälle über Monate, weil jede Seite ihre eigene Liste führt.
Diese Arbeit bleibt unangetastet, weil sie mühsam ist, weil der Nutzen je Auszug unsichtbar bleibt und weil niemand daran gemessen wird. Hundert kleine Unbekannte im Monat ergeben irgendwann einen Kreditorensaldo, den in der Finanzabteilung niemand ohne Einschränkung verteidigen möchte.
Wie es heute läuft
- MenschEin Lieferant schickt den Monatsauszug an das Kreditorenpostfach, und er wird in einem Ordner abgelegt
- MenschFür die größten Lieferanten exportiert eine Sachbearbeiterin das Kreditorenkonto für den Zeitraum aus SAP
- MenschSie ordnet Auszugszeilen und Kontozeilen nach Belegnummer, dann nach Betrag zu, mit dem Auge
- WartezeitNicht zugeordnete Zeilen werden einzeln über vierzig Häuser hinweg geklärt, über Tage
- MenschFehlende Rechnungen werden beim Lieferanten oder im Haus angefordert, gefundene Gutschriften gebucht
- FehlerrisikoDie übrigen Auszüge bleiben ungeöffnet, und was in ihnen steht, bleibt ungezählt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Gutschriften, die der Lieferant längst ausgestellt hat, liegen in seinen Büchern, bis sie dort verfallen, und Geld, das niemand einfordert, erscheint in keinem Bericht als Verlust.
- Auf Ihrer Seite fehlende Rechnungen werden zur handgeschätzten Abgrenzung zum Monatsende, dann zur Mahnung, dann zu einer hastigen Stornierung und einer Entschuldigung.
- Zeilen, die in Ihrem Konto stehen und nicht auf dem Auszug, sind meist Doppelzahlungen oder fehlgeleitete Zahlungen, sodass die einzige Kontrolle, die sie fände, jene ist, die nie läuft.
- Streitfälle verbrauchen die Zeit der Leitung und die Geduld des Lieferanten gleichermaßen, und ein Wäsche- oder Frischelieferant, der nicht mehr liefert, macht aus einem Papierproblem eines, das Gäste bemerken.
- Prüfer stimmen die größten Salden zu ihren Sätzen ab und vermerken die, die niemand abgestimmt hat, also kommen Rechnung und Feststellung im selben Brief.
Kosten des Nichthandelns
Niemand zählt, was nie eingefordert wurde, und deshalb übersteht das jede Kostenprüfung. Eine ins Leere ausgestellte Gutschrift erzeugt auf Ihrer Seite kein Dokument, erscheint in keinem Konto und verschwindet, sobald der Lieferant alte Salden bereinigt. Dasselbe gilt für die Rechnung, die nie ankam: Sie erzeugt gar nichts, bis sie eine Mahnung erzeugt.
Wachstum verschlechtert diese Rechnung. Jedes zusätzliche Haus bringt seine Lieferanten und deren Auszüge, während das Team, das hundert im Monat öffnet, gleich groß bleibt, sodass die Abdeckung ohne jede Entscheidung von einem Drittel Richtung einem Viertel abdriftet. Zwölf Monate später ist der Kreditorensaldo etwas unsicherer, die Kulanz der Lieferanten etwas dünner und das bei ihnen liegende Geld etwas mehr.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Hotelgruppe mit vierzig Häusern in Spanien und Portugal, die bei rund 4.000 Lieferanten einkauft: Lebensmittel und Getränke, Wäsche und Wäscherei, Energie, Instandhaltungsfirmen und Agenturen. Die Kreditorenbuchhaltung ist auf SAP S/4HANA zentralisiert, jedes Hotel ist ein Profitcenter, und Rechnungen erreichen das Team über die Häuser.
Rund 350 Lieferantenauszüge im Monat als PDF und Tabelle. Das Team stimmt etwa ein Drittel ab, die größten Lieferanten und die bereits strittigen, mit etwa drei Viertelstunden je Auszug.
Konto exportieren, zwei Listen mit unterschiedlichen Referenzen nebeneinanderlegen, dem nachgehen, was nicht passt. Die bei Streitfällen entdeckten Gutschriften lassen vermuten, dass weitere auf Auszügen liegen, die niemand geöffnet hat.
Die Zuordnung selbst. Zwei Listen, zwei Referenzschemata, Lieferungen aus vierzig Häusern und eine Person, die mit dem Auge zuordnet, weshalb die Abdeckung bei einem Drittel stehen bleibt.
Jeder Auszug wird bei Eingang von UiPath Document Understanding gelesen, unabhängig vom Layout, Zeile für Zeile gegen das SAP-Kreditorenkonto nach Nummer, Betrag, Datum und Toleranz abgeglichen und automatisch geschlossen, wenn er stimmt. Differenzen werden zur Aufgabe in Microsoft Teams, mit beiden Dokumenten nebeneinander und einem vorbereiteten Schreiben an den Lieferanten.
Im modellierten Fall steigt die Abdeckung von einem Drittel auf alle Auszüge, während die aufgewendeten Stunden sinken, nicht gebuchte Gutschriften werden am selben Tag zur Aufgabe, und Abstimmungen zum Jahresende existieren für jeden Lieferanten statt für die zehn größten. Die Zahlen sind ein Modell und keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Jeder Auszug, der das Postfach erreicht, wird abgeholt und in Zeilen verwandelt. UiPath Document Understanding erzeugt mit Generative Extraction für Layouts, die vorher niemand gesehen hat, je Zeile Belegart, Nummer, Datum, Betrag, Währung und Referenz und schickt nur die Zeilen an einen Menschen, bei denen es unsicher ist. Es gibt keine Vorlage je Lieferant zu bauen und keine zu pflegen, wenn dieser im Frühjahr sein System wechselt.
Danach holt der Roboter das Kreditorenkonto dieses Lieferanten für den Zeitraum aus SAP und gleicht beide Listen ab: nach Belegnummer, nach Betrag und Datum, nach Toleranz, mit Teilzahlungen, Präfixen und einem Zahllauf, der Referenzen anders schreibt als das System des Lieferanten. Jede Zeile endet in einem von wenigen Zuständen: abgeglichen, nur auf dem Auszug, nur im Konto, Betragsdifferenz, Gutschrift nicht gebucht, Zahlung nicht zugeordnet. Ein Auszug, dessen Zeilen alle stimmen, schließt sich mit einem Nachweis selbst, und das ist der Hauptgrund, warum die Abdeckung alles erreichen kann.
Was bleibt, ist eine Warteschlange von Entscheidungen und keine von Dokumenten. Ein Auszug mit Differenzen erzeugt eine Aufgabe in UiPath Action Center, abgeschlossen in Microsoft Teams, mit beiden Dokumenten nebeneinander, klassifizierten Differenzen und einem Schreiben, das genau aufführt, was auf welcher Seite fehlt. Gutschriften auf dem Auszug, die SAP nicht kennt, lösen eine Anforderung und eine vorläufige Zeile im Register aus. Abdeckung, offene Differenzen nach Art und Alter sowie zurückgeholte Gutschriften zeigt Power BI, und der Nachweis je Lieferant liegt in SharePoint als das, wonach ein Prüfer fragen wird.
UiPath Document Understanding mit Generative Extraction für wechselnde Layouts und Validation Station für unsichere Zeilen; UiPath Action Center Aufgaben mit Anhängen, abgeschlossen in Microsoft Teams; Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; SharePoint Listen mit Versionierung
Die Abgleichlogik mit Referenznormalisierung, Teilzahlungen und Toleranzen; die Klassifikation jeder Differenzart; die Aufgabe mit Nachweisen nebeneinander; die Schreibvorlagen an Lieferanten; den Bericht zu Abdeckung und Rückholungen
Abholung der Auszüge und Versand der Schreiben über den Microsoft Outlook 365 Konnektor; Kreditorenposten, Zahlungen und Gutschriftsbuchungen über die SAP BAPI und OData Konnektoren; die Statusliste über den Microsoft OneDrive & SharePoint Konnektor
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin im Kreditorenpostfach eingehender Auszug wird abgeholt, eingereiht und nach Lieferant und Zeitraum erkannt
- AutomatisierungDocument Understanding liest ihn unabhängig vom Layout in Zeilen, unsichere Zeilen werden markiert statt geraten
- MenschMarkierte Zeilen gehen zur kurzen Prüfung in die Validation Station, bevor der Abgleich beginnt
- SystemDer Roboter holt das Kreditorenkonto für diesen Lieferanten und Zeitraum aus SAP und gleicht nach Nummer, Betrag, Datum und Toleranz ab
- AutomatisierungVollständig abgeglichene Auszüge schließen sich selbst, und der Nachweis wird in SharePoint abgelegt
- MenschAuszüge mit Differenzen werden zur Action Center Aufgabe in Teams: beide Dokumente nebeneinander, Differenzen klassifiziert, das Schreiben an den Lieferanten versandfertig
Modell der Zusammenarbeit von Mensch und Automat
Die Automatisierung übernimmt
- Das Abholen der Auszüge aus dem Postfach und das Lesen jedes Layouts in strukturierte Zeilen
- Das Holen des Kreditorenkontos für den richtigen Lieferanten und Zeitraum aus SAP
- Den zeilenweisen Abgleich und die Einordnung jeder Differenz in eine benannte Art
- Das Schließen abgeglichener Auszüge mit Nachweis und den Entwurf des Schreibens an den Lieferanten
Menschen entscheiden
- Was jede Differenz bedeutet: nachfassen, buchen, bestreiten oder akzeptieren
- Über jede Gutschriftsbuchung und jede Korrektur, denn wer abstimmt, bucht nie
- Welche wiederkehrende Differenz ein Gespräch mit einem Haus oder einem Lieferanten verdient
- Über Toleranzen, Differenzarten und darüber, was für dieses Konto nah genug ist
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- Lieferantenauszüge als PDF und Tabelle im Kreditorenpostfach
- das SAP-Kreditorenkonto für Lieferant und Zeitraum
- Rechnungsdaten aus den Häusern
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service
Zielsysteme
- SAP S/4HANA Kreditorenkonten
- der SharePoint Abstimmungsnachweis
- der Power BI Abdeckungsbericht
Berührungspunkte für Menschen: Validation Station für unsichere Zeilen; Differenzaufgaben in Microsoft Teams; das aus dem Kreditorenpostfach versandte Schreiben
Eingesetzte Technologien
liest Auszüge in jedem Layout über Generative Extraction; Validation Station für unsichere Zeilen
Aholen das Konto, führen den Abgleich, halten die Warteschlange, verwahren Zugangsdaten und protokollieren jeden Schritt
Adie Differenzaufgabe mit beiden Dokumenten und dem vorbereiteten Schreiben
AKreditorenposten, Zahlungen und Gutschriftsbuchungen
AAbholung der Auszüge, Schreiben an Lieferanten, die Statusliste
AAbdeckung, offene Differenzen nach Art und Alter, zurückgeholte Gutschriften je Monat
ABeispielhaftes Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Die entscheidende Größe ist hier die Abdeckung, deshalb bepreist der Rechner den Weg von einem Drittel der Auszüge zu allen und nicht die Arbeit an einem einzelnen: Heute werden 105 Auszüge zu je 44 Minuten abgestimmt, also 77 Stunden im Monat, und im Zielzustand werden alle 350 gelesen, während 140 davon Differenzen erzeugen, die eine Sachbearbeiterin 12 Minuten kosten, also 28 Stunden. Die 49 Stunden dazwischen, über alle 350 Auszüge verteilt, sind die 8,4 freigesetzten Minuten unten. 30 € je Stunde sind ein angenommener Vollkostensatz, und der Gutschriftentopf liegt bewusst außerhalb des Rechners, denn zurückgeholtes Geld und freigesetzte Minuten sind zwei verschiedene Argumente.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Vom Lieferanten ausgestellte und nie gebuchte Gutschriften werden am Eingangstag des Auszugs zur Aufgabe statt zur Entdeckung im nächstjährigen Streitfall
- Fehlende Rechnungen werden vor der Mahnung angefordert, sodass Abgrenzungen auf der Liste des Lieferanten beruhen und nicht auf einer Schätzung
- Streitfälle verkürzen sich, weil der Lieferant ein Schreiben erhält, das genau nennt, was auf welcher Seite abweicht, statt einer erneuten Bitte um seine Liste
- Doppelzahlungen und fehlgeleitete Zahlungen zeigen sich als Zeilen nur im Konto, womit ein Routinedokument ohne Zusatzkosten zur aufdeckenden Kontrolle wird
- Abstimmungen zum Jahresende existieren bereits, je Lieferant und mit Nachweis, sodass das Prüfergespräch mit einer Datei beginnt und nicht mit einem Versprechen
Sicht der Geschäftsleitung
- Die Abdeckung wird zu einer Zahl, die die Leitung nennen kann: erhaltene und abgestimmte Auszüge, offene Differenzen nach Art und Alter, zurückgeholte Gutschriften je Monat
- Wiederkehrende Differenzen zeigen Ursachen statt Personen: ein Haus, das Rechnungen nicht weiterleitet, ein Lieferant, der die falsche Gesellschaft berechnet, ein Zahllauf, der Belege auf eigene Weise referenziert
- Neue Teammitglieder sind in Tagen produktiv, weil die Warteschlange Entscheidungen samt Nachweis enthält und keine Dokumente, die man erst verstehen muss
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Wer abstimmt und wer bucht, sind nie dieselbe Instanz: Der Roboter liest das Kreditorenkonto mit einem Konto ohne Schreibrechte, und jede Gutschrift und Korrektur bucht eine Sachbearbeiterin oder sie folgt deren dokumentierter Entscheidung
- Der Postfachzugriff wird über Microsoft Graph Anwendungsberechtigungen allein auf das Kreditorenpostfach vergeben, und die Zugangsdaten des Roboters liegen im Credential Store des Orchestrator und nicht im Ablauf
- Auszüge enthalten Bankverbindungen der Lieferanten und mitunter Personennamen, deshalb läuft die Extraktion unter dem UiPath AI Trust Layer mit einem freigegebenen Modell und Maskierung in jedem generativen Schritt
- Abstimmungsnachweise werden in SharePoint unter Microsoft Purview Bezeichnungen als Prüfnachweis für Kreditorensalden aufbewahrt, und die Verarbeitung bleibt in der EU-Region der UiPath Automation Cloud und in der EU Data Boundary Ihres Microsoft 365 Tenants
Warum jetzt
Auszüge waren für Maschinen aus einem einfachen Grund unlesbar: Jedes Lieferantenlayout ist anders, und niemand baut viertausend Vorlagen. Eine Extraktion, die ein unbekanntes mehrseitiges Dokument ohne Vorlage liest, hat dieses Hindernis beseitigt, und sie läuft heute vortrainiert
Die beiden anderen Bausteine gab es immer. Das Kreditorenkonto steht seit jeher in SAP, und die Postfach-Triage erkennt einen Auszug bei Eingang, statt darauf zu warten, dass jemand ihn im Ordner bemerkt
Weil alle drei Bausteine gewöhnlich sind, gehört dies zu den wenigen Finanzkontrollen, die sich in Wochen statt in Quartalen von null auf volle Abdeckung bringen lassen
Relevante Führungsrollen
Der Kreditorensaldo wird gegen die Sicht jedes Lieferanten bestätigt, und bei Lieferanten liegen gelassenes Geld kommt zurück, statt in deren Büchern zu verfallen
Die Abdeckung steigt von einem Drittel auf alle Auszüge, während das Team nur die Differenzen bearbeitet, mit bereits beigefügten Nachweisen
Eine Abstimmungskontrolle über jeden Lieferanten ersetzt die Stichprobe zum Jahresende, und ihr Nachweis ist der Beleg
Häufige Fragen und Einwände
Genau deshalb arbeitet der Entwurf mit Extraktion statt mit Vorlagen. Das Modell liest das Layout, das es bekommt, markiert die Zeilen, bei denen es unsicher ist, und muss nicht neu gebaut werden, wenn ein Lieferant sein System wechselt.
Die Gutschriften und fehlenden Rechnungen liegen im langen Schwanz, den niemand abstimmt. Das Modell nimmt hier nur sechs von hundert Auszügen mit einer nicht gebuchten Gutschrift an, und diese Annahme allein überwiegt die eingesparte Zeit.
Die meisten senden ohnehin monatlich einen. Für die übrigen kann der Roboter einen anfordern, und jeder eingegangene Auszug macht den Saldo ein Stück belastbarer.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine kleine Lieferantenbasis, in der jeden Auszug bereits die Person abstimmt, die das Konto und seine Geschichte kennt
- Lieferanten, die keine Auszüge ausstellen und damit auch nicht beginnen werden, denn dann gibt es nichts zu lesen
- Ein Kreditorenkonto mit derart uneinheitlichen Zahlungsreferenzen, dass der Abgleich häufiger scheitert als gelingt; dort muss zuerst die Referenzierung in Ordnung gebracht werden
Eine Frage für die nächste Sitzung
Irgendwo in den ungeöffneten Auszügen des letzten Monats liegt eine Gutschrift, die dieses Unternehmen längst verdient und nie eingefordert hat: Wer in der Finanzabteilung findet sie, und bis wann?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Die Abstimmung eines Monats Ihrer historischen Auszüge in der Analyse, mit den gefundenen Gutschriften und fehlenden Belegen und der Genauigkeit je Layout
- Die Abgleichregeln, Toleranzen und Differenzarten, abgestimmt mit den Personen, die die Warteschlange bearbeiten werden
- Die Document Understanding Konfiguration für Auszüge sowie die Integrationen zum SAP-Konto und zu Outlook
- Die Aufgabe mit Nachweisen nebeneinander, die Schreibvorlagen an Lieferanten und den SharePoint Abstimmungsnachweis
- Den Bericht zu Abdeckung und Rückholungen, Schulung, einen kontrollierten Start bei den größten Lieferanten und Unterstützung im Betrieb
Wir brauchen von Ihnen
- Einen Monat Auszüge mit den zugehörigen SAP-Kreditorenposten, damit die erste Abstimmung auf Ihren eigenen Daten läuft
- Zugang zum Kreditorenpostfach für ein Servicekonto und Leserechte auf Kreditorenposten in SAP
- Eine benannte Verantwortung in der Kreditorenbuchhaltung für Toleranzen, Differenzarten und den Wortlaut der Schreiben
Etappen
Analyse
Ein Monat Auszüge auf Ihren Daten abgestimmt; Ergebnisse und Genauigkeit je Layout zurückgemeldet
Design
Abgleichregeln, Referenznormalisierung, Toleranzen, Differenzarten, Aufgaben- und Schreibvorlagen
Aufbau
Extraktion, Abgleichlogik, Integrationen zu SAP und Outlook, die Teams-Aufgabe und der Statusbericht
Pilot und Ausbau
Zuerst die größten Lieferanten mit Prüfung jeder Differenz, danach alle Lieferanten und die Schreibautomatik
Quick Win. Der Aufwand folgt der Einheitlichkeit der Zahlungsreferenzen auf beiden Seiten, der Streuung der Auszugslayouts und der Toleranz, die das Konto braucht, bevor eine Differenz die Zeit eines Menschen wert ist.
Zwei Drittel der Auszüge des letzten Monats wurden nie geöffnet.
Schicken Sie uns zehn Lieferantenauszüge des letzten Monats mit den zugehörigen SAP-Kreditorenposten. Wir stimmen sie ab und kommen zurück mit klassifizierten Differenzen, den gefundenen Gutschriften und der Genauigkeit je Layout.
Zehn Auszüge mit uns abstimmenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Schließen Sie den Monat nicht länger mit Saldenexporten nach Excel und Freigaben per E-Mail.
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