Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaKupiec decyduje w Teams tego samego dnia, a nie przy przelewach trzy tygodnie później
Rozbieżności ceny i ilości rozwiązane tego samego dnia
Zablokowane faktury są odczytywane co godzinę, rozstrzygane regułami tolerancji tam, gdzie to możliwe, i trafiają do właściwego kupca z zamówieniem, przyjęciem i fakturą obok siebie.
Streszczenie dla zarządu
Odblokowanie pod presją przelewów staje się ceną kolejnego kwartału, choć nikt jej nie negocjował.
Zostawiamy dopasowanie w systemie ERP dokładnie takim, jakie jest, i zmieniamy wszystko dookoła.
Nadpłaty maleją, bo każda rozbieżność powyżej tolerancji staje się świadomą decyzją z zapisanym powodem zamiast zwolnienia pod presją terminu.
SAP ECC (zwolnienie, korekta ceny w zamówieniu, zwrot faktury); raport wyjątków w Power BI
Problem biznesowy
Faktury kosztowe
Dopasowanie trójstronne to dobra kontrola wdrożona źle. Gdy cena lub ilość wychodzą poza tolerancję, system blokuje fakturę do zapłaty, i to jest właściwe. Niewłaściwe jest to, co następuje potem. Blokada trafia na listę przeglądaną raz w tygodniu, kupiec dowiaduje się o niej mailem, przyjęcie towaru mogło być po prostu spóźnione, a dostawca dzwoni wcześniej niż ktokolwiek wewnątrz firmy.
Pod presją przebiegu płatności zablokowane faktury zwalniane są partiami, więc rozbieżność zostaje zaakceptowana, a nie rozstrzygnięta. Zakupy nigdy nie widzą wzorca w podziale na dostawców, zobowiązania nie mają uprawnień do decyzji, a finanse widzą wyłącznie wiekowanie. Każda rozbieżność jest niewielka, każde zwolnienie da się obronić, a nikt nie sumuje całości.
Druga połowa problemu tkwi w kształcie zapytania. Zadanie dociera do kupca jako numer faktury i pytanie, a nie jako pozycja zamówienia, pozycja przyjęcia i różnica między nimi. Odpowiedź oznacza przeszukanie trzech systemów, telefon do magazynu i maila do dostawcy, dlatego czeka do chwili, w której czekać już nie może.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższa sekwencja opisuje życie zablokowanej faktury, niezależnie od tego, który system zakłada blokadę.
- SystemFaktura zostaje zaksięgowana i zablokowana z powodu ceny, ilości albo braku przyjęcia towaru
- OczekiwanieBlokada czeka na liście do cotygodniowego przeglądu, zwykle w piątek
- CzłowiekZobowiązania wysyłają maila do kupca wskazanego na zamówieniu, podając numer faktury
- CzłowiekKupiec szuka zamówienia, przyjęcia i ostatniej oferty dostawcy, a potem pyta magazyn, czy przyjęcie zostało zaksięgowane
- OczekiwanieMijają dni, w których dostawca proszony jest o wyjaśnienie lub korektę; pierwsze przychodzi ponaglenie
- Ryzyko błęduZbliżają się przelewy, decyzja ma być dziś, więc blokada zostaje zwolniona, a cena w zamówieniu bez zmian
- Ryzyko błęduKolejna faktura tego dostawcy blokuje się z tego samego powodu i nikt nie odnotowuje, że już tak było
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż się wydaje
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Trzy osoby są opłacane za przesunięcie jednej faktury: pracownik zobowiązań, który goni, kupiec, który bada, i kierownik magazynu, który potwierdza przyjęcie. Ten czas nie jest nigdzie księgowany na fakturę, więc koszt blokady pozostaje niewidoczny.
- Rozbieżność zaakceptowana przy przelewach to nadpłata, której nikt nie wynegocjuje z powrotem, a przy okazji resetuje cenę odniesienia, więc ta sama różnica zostaje naliczona na kolejnym zamówieniu bez żadnego uzgodnienia.
- Spóźniona płatność kosztuje podwójnie: przepada skonto, a firma spada na liście priorytetów dostawcy, co ma znaczenie w dniu, w którym brakuje towaru.
- Audytorzy widzą zwolnienia bez zapisanych powodów i pytają o skuteczność kontroli, przez co problem procesowy zamienia się w ustalenie z audytu.
- Każdy nowy asortyment, waluta lub magazyn dokłada typy rozbieżności, więc tygodniowa lista rośnie, a liczba osób ją przeglądających nie.
Koszt braku działania
Zaakceptowane rozbieżności kumulują się po cichu. Cena zwolniona w marcu jest ceną z faktury w kwietniu, a pod koniec roku cena w zamówieniu opisuje uzgodnienie handlowe, które już nie istnieje. Dostawcy uczą się, że ponaglenie działa szybciej niż odpowiadanie na pytania, więc ponaglają. Kupcy spędzają więcej czasu nad fakturami z ubiegłego kwartału niż nad cenami na następny.
Lista blokad rośnie też w sposób, w jaki nie rosną etaty. Nowy asortyment, nowa waluta albo przejęcie dokładają typy rozbieżności i podwajają przegląd, nie podwajając przeglądających. Uwaga audytorów o dowodach zwolnienia wraca ze słowem powtórnie z przodu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor artykułów spożywczych i napojów obsługujący Francję i Beneluks z dwóch centrów dystrybucyjnych, z dwunastoma kupcami w zakupach i pięcioma pracownikami zobowiązań, pracujący na SAP ECC.
Około 2 000 faktur do zamówień miesięcznie, z czego mniej więcej 15% blokuje się z powodu ceny, ilości lub braku przyjęcia towaru. Rozbieżności cenowe biorą się z promocji i kwartalnych zmian cenników, ilościowe z mylenia opakowań zbiorczych ze sztukami i z niedoborów w dostawie.
Zablokowane faktury przeglądane są w każdy piątek. Średnia blokada zostaje zdjęta po szesnastu dniach, najczęściej przez zwolnienie. Zestawienia dostawców pokazują korekty, o które firma prosiła i których nigdy nie otrzymała, a nikt tego nie uzgadnia.
Około 30 minut na zablokowaną fakturę, rozłożone na pracownika zobowiązań, kupca i magazyn, prawie w całości poświęcone szukaniu dokumentów, a nie podejmowaniu decyzji.
Robot co godzinę odczytuje z SAP nowo zablokowane faktury, stosuje Państwa reguły tolerancji i dopasowania i rozstrzyga z kodem przyczyny to, na co reguły pozwalają. Resztę zamienia w zadanie w Teams z pozycją zamówienia, przyjęcia i faktury oraz podświetloną różnicą. Kupiec wybiera rozstrzygnięcie, a robot je wykonuje.
W modelowanym przypadku około połowa blokad zostaje rozstrzygnięta bez człowieka, a reszta zajmuje dwanaście minut zamiast trzydziestu. Szesnastodniowa średnia zmienia się w ten sam dzień dla wszystkiego, o czym kupiec może zdecydować. To model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Zostawiamy dopasowanie w systemie ERP dokładnie takim, jakie jest, i zmieniamy wszystko dookoła. Robot nienadzorowany co godzinę odczytuje z SAP nowo zablokowane faktury wraz z powodem blokady, pozycją zamówienia, pozycją przyjęcia i pozycją faktury. Zestaw reguł, który piszemy razem z zakupami i finansami, robi wtedy w kilka sekund to, co dziś robi człowiek: zamyka różnice cenowe w uzgodnionym przedziale i zdejmuje blokady ilościowe wyjaśnione przyjęciem zaksięgowanym po blokadzie. Przelicza też opakowania na sztuki tam, gdzie jednostka miary się różni, i mapuje na poziomie pozycji faktury obejmujące kilka zamówień. Co reguły potrafią rozstrzygnąć, robot rozstrzyga w SAP z kodem przyczyny wskazującym regułę.
Wszystko pozostałe staje się zadaniem Action Center dostarczonym w Microsoft Teams kupcowi wskazanemu na zamówieniu, z trzema pozycjami obok siebie i różnicą podaną w euro i procentach. Kupiec wybiera jedno z czterech rozstrzygnięć: akceptuje rozbieżność w ramach swoich uprawnień, żąda korekty, poprawia cenę w zamówieniu albo odrzuca fakturę. Robot je wykonuje: zwalnia blokadę, przygotowuje żądanie korekty do wysłania ze skrzynki zobowiązań, aktualizuje zamówienie po zatwierdzeniu albo zwraca fakturę z podaniem powodu. Progi wartościowe kierują większe rozbieżności do dyrektora zakupów, a uprawnienia pochodzą z grup Microsoft Entra ID utrzymywanych przez zakupy.
UiPath Maestro prowadzi wyjątek od chwili blokady do jego zamknięcia, bo sprawa może objąć robota, kupca, potwierdzenie z magazynu i dostawcę w ciągu kilku dni. UiPath Data Fabric przechowuje stan, powód i rozstrzygnięcie każdego wyjątku. To właśnie zamienia piątkowy arkusz w raport: otwartą wartość zablokowaną według dostawcy, kupca, powodu i wieku oraz rozbieżności zaakceptowane przez kupca i dostawcę w ciągu dwunastu miesięcy.
Dopasowanie trójstronne i blokada płatności w systemie ERP; harmonogramy, kolejki, magazyn poświadczeń i ślad audytowy UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center jako powiadomienia z akcją w Microsoft Teams z poziomami usług i eskalacją; UiPath Maestro dla długotrwałego wyjątku; encje UiPath Data Fabric z audytem
Zestaw reguł tolerancji i rozstrzygania wraz z poziomami uprawnień; mapowanie na poziomie pozycji dla faktur obejmujących kilka zamówień oraz przeliczanie jednostek miary; zadanie kupca z trzema pozycjami obok siebie; przepływy wykonania rozstrzygnięcia; model danych wyjątków i raportowanie na nim
Odczyty i zapisy w SAP ECC przez UiPath SAP automation (BAPI i OData) dla blokad, przyjęć, pozycji zamówień, zwolnień i korekt cen; korespondencja z dostawcą przez konektor Microsoft Outlook 365 z nazwanej skrzynki
Jak działa proces zautomatyzowany
- AutomatyzacjaCo godzinę robot odczytuje z SAP nowo zablokowane faktury wraz z powodem, pozycją zamówienia, pozycją przyjęcia i pozycją faktury
- SystemZestaw reguł stosuje tolerancje, sprawdza przyjęcie zaksięgowane po blokadzie, przelicza jednostki miary i mapuje faktury wielozamówieniowe na poziomie pozycji
- AutomatyzacjaTo, na co reguły pozwalają, zostaje zwolnione lub poprawione w SAP z kodem przyczyny wskazującym zastosowaną regułę
- CzłowiekWszystko pozostałe dociera do kupca jako zadanie w Teams z trzema pozycjami obok siebie i różnicą w euro i procentach
- CzłowiekKupiec akceptuje rozbieżność, żąda korekty, poprawia cenę w zamówieniu albo odrzuca fakturę w ramach uprawnień należących do zakupów
- AutomatyzacjaRobot wykonuje rozstrzygnięcie w SAP, przygotowuje korespondencję do skrzynki zobowiązań i zapisuje decyzję
- AutomatyzacjaWyjątek zamyka się w Data Fabric, a raport pokazuje otwartą wartość zablokowaną według dostawcy, kupca, powodu i wieku
Model współpracy człowieka z automatem
Automatyzacja obsługuje
- Cogodzinne odczytywanie zablokowanych faktur i powodów blokady z SAP
- Stosowanie reguł tolerancji, terminów przyjęcia i jednostek miary
- Mapowanie faktur obejmujących kilka zamówień na poziomie pozycji
- Wykonanie rozstrzygnięcia w SAP i przygotowanie korespondencji do dostawcy
Ludzie decydują
- Czy rozbieżność jest do przyjęcia, w ramach przyznanego poziomu uprawnień
- Czy dostawca jest winien korektę, czy też błędna była cena w zamówieniu
- O wszystkim powyżej progu wartościowego, co trafia do dyrektora zakupów
- Które tolerancje zmienić, gdy wzorce dostawców staną się widoczne
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- zablokowane faktury w SAP ECC
- zamówienia zakupu
- przyjęcia towaru
- dane dostawców i ceny kontraktowe
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
- UiPath Data Fabric
Systemy docelowe
- SAP ECC (zwolnienie, korekta ceny w zamówieniu, zwrot faktury)
- raport wyjątków w Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: zadania kupców w Microsoft Teams; eskalacja do dyrektora zakupów; comiesięczny przegląd tolerancji
Wykorzystane technologie
odczytuje blokady co godzinę, wykonuje zestaw reguł, realizuje rozstrzygnięcia w SAP, ponawia, loguje i audytuje
Aodczytuje blokady, pozycje zamówień i przyjęć; zwalnia blokady, poprawia ceny w zamówieniach, zwraca faktury
Azadanie kupca z trzema pozycjami obok siebie, jego poziom usługi i eskalacja
Aprowadzi wyjątek przez robota, kupca, magazyn i dostawcę aż do zamknięcia
Aprzechowuje stan, powód i rozstrzygnięcie każdego wyjątku z pełnym śladem audytowym
Awysyła żądania korekt ze skrzynki zobowiązań na zatwierdzonych szablonach
Aotwarta wartość zablokowana według dostawcy, kupca, powodu i wieku dla finansów i zakupów
Aco może rozstrzygnąć reguła, co może zaakceptować kupiec i co musi eskalować
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Połowa blokad znika w regułach, a druga połowa nadal potrzebuje dwunastu minut. W kalkulatorze jest więc 120 ze 150 dzisiejszych godzin miesięcznie, a wolumen, który je wytwarza, to 240, a nie 300. Trzydzieści minut to łączny czas pracownika zobowiązań, kupca i kierownika magazynu, dlatego 41 € jest stawką mieszaną dla tych trzech ról, a nie jednym wynagrodzeniem. Nic z tego nie zostało zmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Nadpłaty maleją, bo każda rozbieżność powyżej tolerancji staje się świadomą decyzją z zapisanym powodem zamiast zwolnienia pod presją terminu
- Blokady schodzą w kilka dni, bo kupiec dostaje sprawę z kompletem informacji, a nie pytanie, które rozpoczyna poszukiwania
- Skonta i terminy płatności zostają utrzymane, bo faktury nie czekają szesnastu dni na piątkowy przegląd
- Zakupy widzą, którzy dostawcy i które typy błędów powodują blokady, więc problemy cenowe i danych podstawowych naprawiane są u źródła
- Zobowiązania przestają być posłańcem między kupcem, magazynem i dostawcą
- Przebieg płatności przestaje być terminem wymuszającym decyzje, bo lista jest przerabiana co godzinę
Perspektywa zarządu
- Wartość zablokowana według wieku i powodu jest liczbą na żywo, a nie piątkowym arkuszem, więc zobowiązania da się prognozować
- Zakupy dostają listę, której nikt wcześniej nie zrobił: rozbieżności zaakceptowane przez kupca, dostawcę i miesiąc, wraz z powodami
- Czas reakcji kupca staje się mierzalnym poziomem usługi, co zmienia rozmowę z finanse są wolne na ceny tego dostawcy są błędne
- Każde zwolnienie jest udokumentowane jako decyzja uprawnionej osoby, z załączonym tym, co widziała
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Zwolnienie lub korekta ceny w zamówieniu są wykonywane przez robota dopiero po decyzji osoby o właściwym poziomie uprawnień, a zapis zadania przechowuje, kto zdecydował, kiedy i na jakich dowodach
- Poziomy uprawnień pochodzą z grup Microsoft Entra ID utrzymywanych przez zakupy, a nie z przepływu, więc zmiana limitu kupca jest zmianą tożsamości, a nie wdrożeniem
- Konto SAP robota jest ograniczone do transakcji fakturowych i zamówieniowych, których proces potrzebuje, a jego sekret leży w magazynie poświadczeń Orchestratora
- Korespondencja z dostawcą powstaje z zatwierdzonych szablonów i wychodzi z nazwanej skrzynki zobowiązań, więc żaden robot nie pisze do dostawcy we własnym imieniu
- Przetwarzanie działa w regionie UE UiPath Automation Cloud na Państwa własnym SAP, a logi Orchestratora wraz z audytem Data Fabric dają pełny ślad każdego wyjątku
Dlaczego teraz
Ceny promocyjne i kwartalne zmiany cenników stały się w dystrybucji spożywczej normą, więc liczba uzasadnionych rozbieżności jest znacznie wyższa, niż zakładały tolerancje spisane lata temu. Różnicę płaci się przy każdym przebiegu płatności
Dopasowanie trójstronne jest deterministyczne, co czyni je zadaniem dla robota, a nie dla modelu: wartość leży w regułach, kierowaniu i zapisie, a żadne z nich nie potrzebuje AI
Kupiec może dziś zdecydować wewnątrz Teams z trzema dokumentami na jednej karcie, co usuwa poszukiwania, przez które odkładał to pytanie na później
Istotne role kierownicze
Niezakwestionowane rozbieżności i utracone skonta to wyciek, który nigdy nie pojawia się jako pozycja w rachunku wyników, a tu oba stają się policzalne
Kupcy widzą rozbieżności w dniu ich powstania, a stojące za nimi wzorce dostawców stają się materiałem do kolejnej negocjacji
Wartość zablokowana według wieku i powodu staje się raportem, a przebieg płatności przestaje być mechanizmem wymuszającym decyzje
Częste pytania i zastrzeżenia
Wykonuje dopasowanie i zakłada blokadę. Nie goni kupca, nie przedstawia dowodów, nie wykonuje decyzji i nie raportuje wzorca, a to właśnie tam znika czas i pieniądze.
Zadanie z trzema pozycjami na jednej karcie zajmuje około dwóch minut, a mail dwadzieścia minut szukania. Eskalacja po przekroczeniu poziomu usługi sprawia, że ignorowanie staje się widoczne dla przełożonego.
To są tolerancje blokujące. Reguły rozstrzygania, przyznane uprawnienia i mapowanie wielozamówieniowe istnieją zwykle wyłącznie w głowach ludzi, a spisanie ich to połowa wartości projektu.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Większość faktur nie ma zamówienia, więc nie ma czego dopasowywać; pierwszym projektem jest dyscyplina zakupowa
- Blokady zdarzają się rzadko, bo przyjęcia i ceny są już zdyscyplinowane, i wtedy tygodniowy przegląd jest proporcjonalny
- Kupcy nie są przypisani do zamówień w systemie ERP, więc nie ma do kogo skierować zadania, dopóki dane podstawowe nie zostaną poprawione
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ktoś zaakceptował każdą różnicę cenową, którą ta firma zapłaciła w ubiegłym kwartale: czy potrafimy podać nazwiska, powody i sumę?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Analizę jednego kwartału zablokowanych faktur według powodu, dostawcy, kupca i rozstrzygnięcia, wraz z wartością każdej grupy
- Macierz tolerancji i uprawnień, uzgodnioną z zakupami i finansami i po raz pierwszy spisaną
- Zestaw reguł odczytu, rozstrzygania i wykonania, w tym przeliczanie jednostek miary i mapowanie faktur wielozamówieniowych
- Zadanie kupca w Teams, jego poziom usługi, ścieżkę eskalacji i przepływy wykonania rozstrzygnięcia
- Integracje z SAP, Outlookiem i Teams, model danych wyjątków w Data Fabric oraz raportowanie na nim
- Testy na historycznych blokadach, wdrożenie, szkolenie kupców i wsparcie w pierwszych przeglądach tolerancji
Potrzebujemy od Państwa
- Jednego kwartału zablokowanych faktur z powodami i rozstrzygnięciami
- Przypisania kupców do zamówień oraz poziomów uprawnień, które zakupy chcą stosować
- Konta serwisowego SAP do transakcji, których proces potrzebuje, w środowisku testowym i produkcyjnym
- Właściciela tolerancji po stronie zakupów i właściciela polityki zwolnień po stronie finansów
Etapy
Odtworzenie
Blokady z ostatniego kwartału puszczone przez projekt reguł, aby pokazać, co zostałoby rozstrzygnięte, a co trafiłoby do kupca
Projekt
Tolerancje, poziomy uprawnień, progi eskalacji, przepływy rozstrzygnięć i model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty, zestaw reguł, wykonanie w SAP, zadania w Teams, encje Data Fabric i raport
Pilot
Jedna kategoria zakupowa lub jedno centrum dystrybucyjne na żywo, z piątkowym przeglądem jako siatką bezpieczeństwa
Skalowanie
Wszystkie kategorie, eskalacje progowe, raport wzorców dostawców i comiesięczny przegląd tolerancji
Działowe. Nakład wynika z liczby powodów blokad w zakresie, stanu przypisania kupców do zamówień i tego, ile logiki rozstrzygania istnieje dziś wyłącznie w głowach ludzi.
Szesnaście dni od blokady do zwolnienia, a zwolnienie zwykle jest odpowiedzią.
Prosimy o eksport listy zablokowanych faktur z ostatniego kwartału wraz z powodami i rozstrzygnięciami. Pokazujemy, które blokady zestaw reguł zdjąłby w ciągu godziny, które trafiłyby do kupca tego samego dnia i jaka wartość stoi za każdą grupą.
Odtwórz listę blokad z kwartałuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama faktura mailem, portalem i pocztą, zapłacona razMyślnik, ponowny skan albo nowy numer wystarczą, by ta sama faktura została zapłacona dwa razy.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaZapotrzebowania w Teams, zamówienie tego samego dniaDroga zgodna z procedurą jest wolniejsza niż wiadomość na czacie, więc najpierw się zamawia, a papiery robi później.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych