Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaWniosek z pozycją budżetu w tle i zamówienie w SAP jeszcze przed końcem dnia
Zapotrzebowania w Teams, zamówienie tego samego dnia
Zapotrzebowanie powstaje na karcie w Teams, jest sprawdzane wobec budżetu i danych dostawcy w SAP, akceptowane zgodnie z Państwa matrycą uprawnień i zamieniane przez robota w zamówienie zakupu.
Streszczenie dla zarządu
Droga zgodna z procedurą jest wolniejsza niż wiadomość na czacie, więc najpierw się zamawia, a papiery robi później.
Zastępujemy skrzynkę i arkusz zapotrzebowaniem, które od pierwszej minuty żyje w jednym miejscu.
Zapotrzebowania katalogowe dostają numer zamówienia w dniu akceptacji, bo walidacja, routing i wprowadzenie do SAP nie czekają już na otwarcie maila.
SAP S/4HANA dla zapotrzebowań, zamówień, budżetu i danych dostawców; archiwum zapotrzebowań na SharePoint; Microsoft Power BI
Problem biznesowy
Zakupy
Formalny proces istnieje na papierze: matryca uprawnień, formularz zapotrzebowania, zasada, że bez zamówienia nic się nie kupuje. Pęka dystans między tą zasadą a narzędziami, którymi ludzie faktycznie dysponują. Formularz to plik Excela w załączniku maila. Dostępność budżetu to pytanie do kontrolera, na które odpowiedź przychodzi następnego dnia. Ścieżka akceptacji zależy od kwoty, kategorii i MPK, więc specjalista układa ją ręcznie i ponagla kolejnych akceptujących.
Akceptujący dostają suchy załącznik i decydują bez kontekstu. Nie widzą, ile zostało na MPK, czy dostawca ma umowę ani ile ta sama pozycja kosztowała poprzednio. Akceptują więc na zaufanie albo odsyłają zapotrzebowanie z pytaniem, które zakłada nowy wątek i gubi załącznik.
Problem trwa, bo każdy uczestnik ma racjonalne obejście. Kierownicy akceptują na czacie, bo tam pracują. Wnioskujący zamawiają telefonicznie, bo budowa potrzebuje części na piątek. Zakupy tworzą zamówienie wstecznie, bo inaczej faktury nie da się zapłacić. W skali trzy kopie jednego zapotrzebowania, w skrzynce, w arkuszu i w ERP, przestają się zgadzać. Nikt nie odpowie na pytanie „gdzie jest moje zapotrzebowanie” bez pytania zakupów, a zobowiązania stają się widoczne dopiero wraz z fakturą.
Jak to wygląda dzisiaj
Taki kształt spotykamy w większości grup, które mają matrycę uprawnień i nie mają systemu, który by ją wykonywał.
- CzłowiekInżynier prosi przełożonego o nieformalną zgodę na czacie w Teams, po czym wypełnia formularz w Excelu
- CzłowiekFormularz trafia do skrzynki zakupów; zakupy dopytują o brakujące MPK, dostawcę i termin dostawy
- OczekiwanieKontroler dostaje pytanie o dostępność budżetu i odpowiada, kiedy pozwoli mu dzień, zwykle następnego
- CzłowiekŚcieżka akceptacji jest układana ręcznie z matrycy i zbierana poziom po poziomie mailem
- OczekiwanieMilczących akceptujących trzeba ponaglać; zapotrzebowanie stoi tydzień, bo kierownik jest na budowie
- SystemZapotrzebowanie i zamówienie są przepisywane do SAP, a wnioskujący nie dostaje numeru
- Ryzyko błęduFaktura przychodzi bez zamówienia, więc powstaje zamówienie wsteczne, żeby zwolnić płatność
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Akceptujący poświęcają część każdej decyzji na odtwarzanie tego, co zapotrzebowanie powinno było przynieść: pozostałego budżetu, statusu umowy z dostawcą, ustaleń z poprzedniego razu. Ta praca nigdzie nie jest zapisana i powtarza się 1 650 razy w miesiącu u 190 akceptujących.
- Oczekiwanie zamienia kontrolę w papierologię. Wnioskujący, który się nauczył, że oficjalna droga trwa tydzień, zamawia telefonicznie i dosyła formularz potem, więc kontrola działa już po zaciągnięciu zobowiązania.
- Konsekwencję dziedziczy księgowość: każda faktura bez zamówienia to małe śledztwo, kto to zamówił, na czyje polecenie i czy wolno to zapłacić.
- Zaciągnięte zobowiązania pozostają niewidoczne do momentu przyjścia faktur, więc prognoza spóźnia się o miesiąc, a właściciele budżetów przekraczają go, nic o tym nie wiedząc.
- Wynegocjowane ceny po cichu tracą wartość, bo zamówienie u tego, kto odbierze telefon, wygrywa z zamówieniem u dostawcy, z którym jest umowa.
Koszt bezczynności
Wolumen idzie tutaj za aktywnością, a nie za liczbą etatów, i dlatego arytmetyka pogarsza się sama. Grupa rosnąca o dziesiątą część składa o dziesiątą część więcej formularzy i przepisuje o dziesiątą część więcej zapotrzebowań, a centrum usług wspólnych ma tyle osób, ile pozwala budżet. Kolejka się wydłuża, wnioskujący ponownie uczą się, że oficjalna droga jest wolna, i rośnie udział zamówień składanych poza nią.
Każde z nich wraca później jako faktura bez czego dopasować i jako zobowiązanie, którego nikt nie prognozował. Nic z tego nie ma własnej pozycji w budżecie: ujawnia się jako przekroczenie tłumaczone po fakcie, zamknięcie miesiąca na szacunkach i ustalenie audytu o akceptacjach żyjących wyłącznie w wątkach czatu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa facility management i usług technicznych dla budynków, 1 400 pracowników, działalność w sześciu krajach Europy na SAP S/4HANA, Microsoft Teams jako narzędzie codziennej pracy i Power BI jako warstwa raportowa.
Około 1 650 zapotrzebowań zakupowych miesięcznie, w większości poniżej 5 000 €. Intake obsługuje dziewięciu specjalistów w centrum usług wspólnych; 190 kierowników ma uprawnienia akceptacyjne w matrycy czteropoziomowej; mniej więcej co trzecia faktura przychodzi bez zamówienia.
Zapotrzebowania przychodzą jako formularze Excela do skrzynki współdzielonej i jako wiadomości w Teams. Kontroler potwierdza budżet na życzenie, ścieżkę składa się ręcznie, akceptacje zbiera się mailem, a zapotrzebowanie i zamówienie wprowadza do SAP specjalista.
Około 24 minut obsługi po stronie wnioskującego i zakupów na jedno zapotrzebowanie: formularz, brakujące dane, pytanie o budżet, ponaglanie, przepisywanie i pytania o status. Do tego około 7 minut czasu akceptującego na odtwarzanie kontekstu, którego nikt mu nie przesłał.
Zapotrzebowanie powstaje na karcie Adaptive Card w Teams, robot waliduje je wobec SAP, a reguły z matrycy uprawnień wyznaczają ścieżkę. Akceptacja odbywa się w aplikacji Microsoft Teams Approvals z pozycją budżetu na karcie, a robot zakłada zapotrzebowanie i zamówienie w SAP.
W modelowanym przypadku zapotrzebowania katalogowe dostają numer zamówienia w dniu akceptacji, zamówienie wsteczne staje się wyjątkiem, a nie nawykiem, a zaciągnięte zobowiązania pojawiają się w Power BI tygodnie przed fakturą. Każda liczba na tej stronie jest modelem na przyjętych założeniach.
Proponowane rozwiązanie
Zastępujemy skrzynkę i arkusz zapotrzebowaniem, które od pierwszej minuty żyje w jednym miejscu. Pracownik zgłasza je w Microsoft Teams na karcie Adaptive Card udostępnianej przez aplikację Workflows: pozycja katalogowa albo tekst własny, MPK, ilość, termin potrzeby, dostawca, jeśli jest znany, uzasadnienie. Karta nie wymaga od wnioskującego znajomości reguł akceptacji.
Robot UiPath waliduje zapotrzebowanie wobec SAP, zanim ktokolwiek zostanie poproszony o decyzję: MPK istnieje i jest otwarte, dostawca jest aktywny i preferowany tam, gdzie działa umowa, budżet jest dostępny na pozycji, którą obciąży zakup. Wynik trafia na kartę akceptacji, więc akceptujący widzi pozycję budżetu i status dostawcy zamiast załącznika. Reguły z Państwa własnej matrycy uprawnień, utrzymywane na liście SharePoint należącej do zakupów, budują następnie ścieżkę: który poziom, w jakiej kolejności, z jakim zastępstwem, gdy kogoś nie ma.
Akceptujący decydują w aplikacji Microsoft Teams Approvals, a każda decyzja jest zapisywana w Microsoft Purview pod jego własną tożsamością. Po zamknięciu ścieżki robot zakłada zapotrzebowanie i zamówienie w SAP przez standardowy interfejs BAPI, wysyła zamówienie do dostawcy i odsyła numer wnioskującemu w Teams. UiPath Data Fabric utrzymuje stan każdego zapotrzebowania, więc status jest faktem, a nie zapytaniem, a Power BI czyta ten stan dla czasu obiegu, akceptacji w toku i zaciągniętych zobowiązań. Stos technologiczny jest celowo mały i deterministyczny: żadnego modelu dokumentowego, żadnego agenta, żadnego nowego portalu, bo spisana matryca uprawnień zamienia routing w arytmetykę. Zapotrzebowania, które wymagają oceny człowieka, trafiają do specjalisty zakupowego z gotową walidacją, czyli odwrotnie niż dzisiaj.
Aplikacja Microsoft Teams Approvals z załącznikami, przekazaniem zadania i audytem w Purview; karty Adaptive Card udostępniane przez aplikację Workflows w Microsoft Teams (Power Automate); kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i audyt zadań w UiPath Orchestrator; encje UiPath Data Fabric; konektory UiPath Integration Service do SAP BAPI i OData
Kartę zapotrzebowania i jej walidację, zestaw reguł matrycy uprawnień i stojącą za nim listę SharePoint, roboty walidujące i księgujące w SAP wraz z obsługą błędów, ścieżkę wyjątków do zakupów, powiadomienia i przypomnienia, raport zobowiązań w Power BI, instrukcję operacyjną dla zakupów
Zakładanie zapotrzebowań i zamówień oraz odczyt budżetu, MPK i danych dostawcy w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI i OData); przekazanie z karty w Teams do kolejki Orchestrator przez API Orchestratora albo przez UiPath connector for Microsoft Power Platform tam, gdzie komponent w wersji Preview i w wyższej taryfie jest akceptowalny
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekWnioskujący zgłasza zapotrzebowanie na karcie w Teams: pozycja lub tekst własny, MPK, ilość, termin potrzeby, uzasadnienie
- AutomatyzacjaRobot waliduje MPK, status dostawcy i pozycję budżetu w SAP i zapisuje zapotrzebowanie w UiPath Data Fabric
- SystemReguły odczytane z matrycy uprawnień budują ścieżkę akceptacji wraz z progami, kategoriami i stałymi zastępstwami
- CzłowiekKażdy akceptujący decyduje w aplikacji Microsoft Teams Approvals z pozycją budżetu na karcie; przypomnienia i eskalacja chodzą na liczniku
- CzłowiekPozycje pozakatalogowe, nieznani dostawcy i przekroczenia budżetu trafiają do specjalisty z gotową walidacją
- AutomatyzacjaRobot zakłada zapotrzebowanie i zamówienie w SAP, wysyła zamówienie do dostawcy i odsyła numer w Teams
- AutomatyzacjaCzas obiegu, akceptacje w toku u poszczególnych osób i zaciągnięte zobowiązania pojawiają się w Power BI w dniu akceptacji
Model współpracy człowieka z automatem
Automatyzacja obsługuje
- Walidację MPK, statusu dostawcy i dostępności budżetu wobec SAP
- Złożenie ścieżki akceptacji z matrycy, wraz z progami i zastępstwami
- Karty akceptacji z kontekstem, przypomnienia, eskalację i przekazanie zadania
- Założenie zapotrzebowania i zamówienia w SAP, wysyłkę zamówienia, powiadomienie wnioskującego
- Zapis audytowy i warstwę raportową
Ludzie decydują o
- Każdej akceptacji i odmowie, na każdym poziomie matrycy
- Wyborze dostawcy dla pozycji pozakatalogowych i dostawców dotąd nieużywanych
- Zapotrzebowaniach ponad budżet i wszystkim, co koliduje z polityką
- Zmianach matrycy, progów i katalogu, które pozostają własnością zakupów i finansów
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- karta zapotrzebowania w Microsoft Teams
- skrzynka współdzielona zakupów w Exchange Online dla zgłoszeń nadal przychodzących mailem
- katalog i matryca uprawnień na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Data Fabric
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA dla zapotrzebowań, zamówień, budżetu i danych dostawców
- archiwum zapotrzebowań na SharePoint
- Microsoft Power BI
Punkty styku z człowiekiem: aplikacja Microsoft Teams Approvals; kolejka wyjątków zakupów w Teams; komunikaty statusu dla wnioskującego
Wykorzystane technologie
każda decyzja akceptacyjna, z pozycją budżetu i statusem dostawcy na karcie
Aformularz zapotrzebowania, komunikaty statusu i przypomnienia
Azadania walidacji i księgowania, kolejki, ponowienia, magazyn poświadczeń, dziennik zadań
Aodczyt budżetu, MPK i dostawców; zakładanie zapotrzebowań i zamówień
Astan każdego zapotrzebowania od zgłoszenia do numeru zamówienia
Amatryca uprawnień, dane referencyjne katalogu i archiwum zapotrzebowań
Aczas obiegu, akceptacje w toku u poszczególnych osób, zobowiązania w chwili akceptacji
Aprogi, właściciele MPK, zastępstwa i routing kategorii, z Państwa własnej polityki
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Wyceniona jest wyłącznie automatyzowalna część obsługi, więc wolumen w kalkulatorze to udział 0,65 z 1 650 zapotrzebowań, a nie cała kolejka, po 24 minuty każde i 36 € za godzinę w pełnym koszcie. Czas akceptujących leży poza kalkulatorem celowo: 1 650 zapotrzebowań × 7 minut, w połowie do uniknięcia, to 96 godzin miesięcznie po 74 €, około 85 200 € rocznie, co daje łączną pulę rzędu 270 600 €. Nic tutaj nie zostało zmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zapotrzebowania katalogowe dostają numer zamówienia w dniu akceptacji, bo walidacja, routing i wprowadzenie do SAP nie czekają już na otwarcie maila
- Akceptujący decydują lepiej: karta niesie pozycję budżetu i status umowy z dostawcą, zamiast wymagać pamiętania obu
- Faktury bez zamówienia stają się rzadkie, więc księgowość dopasowuje je za pierwszym razem i przestaje prowadzić małe śledztwa
- Zaciągnięte zobowiązania pojawiają się w Power BI w chwili akceptacji, a nie faktury, co zamienia prognozę z rekonstrukcji w odczyt
- Wynegocjowane ceny się bronią, bo droga katalogowa jest teraz najszybsza, a nie najwolniejsza
- Wzrost wolumenu przejmują reguły, a nie kolejni specjaliści w centrum usług wspólnych
Perspektywa zarządu
- Zapotrzebowania stają się mierzalną kolejką według statusu, wieku, MPK, kategorii i akceptującego, z SLA, które da się raportować, a nie zakładać
- Akceptacje w toku widać po osobach, więc dyrektor wie, u którego kierownika stoi kolejka i jak długo
- Matryca uprawnień przestaje być podpisanym dokumentem i staje się utrzymywanym zestawem reguł z historią zmian
- Gdy audytor pyta, kto zaakceptował zakup i w jakim limicie, odpowiedzią jest zapis z datą i godziną, a nie przeszukiwanie czatów
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot loguje się do SAP jako dedykowany użytkownik serwisowy, który może czytać dane podstawowe oraz zakładać zapotrzebowania i zamówienia, a nie może niczego akceptować, zwalniać ani płacić
- Akceptacje odbywają się wyłącznie w aplikacji Microsoft Teams Approvals pod własną tożsamością Microsoft Entra ID, więc wnioskujący, akceptujący i zakładający są rozdzieleni z założenia. Każda decyzja niesie nazwisko i znacznik czasu w dzienniku audytowym Microsoft Purview
- Sekrety kont SAP i SharePoint pozostają w magazynie poświadczeń Orchestratora albo w Azure Key Vault, jeśli już go Państwo prowadzą, nigdy wewnątrz przepływu
- Zestaw reguł jest wersjonowany i zmieniany wyłącznie przez zakupy, z zapisem przeglądu: matryca uprawnień, którą każdy może edytować, nie jest kontrolą
- Automatyzacja pracuje w regionie EU UiPath Automation Cloud, a dane zapotrzebowań pozostają w granicy Microsoft 365 EU Data Boundary
Dlaczego teraz
Approvals, Adaptive Cards i aplikacja Workflows są już w dzierżawie Microsoft 365, za którą grupa płaci, więc warstwa akceptacji nie potrzebuje nowej licencji, nowego portalu ani nowego hasła dla 190 kierowników
Finanse pytane są o zobowiązania zaciągnięte, a nie zafakturowane, a zobowiązania żyjącego wyłącznie w wątku czatu nie da się raportować; przy modelowanych liczbach sama obsługa to około 15 400 € miesięcznie
Program S/4HANA to naturalny moment, żeby naprawić to, co dzieje się przed ERP; alternatywą jest odbudowanie tego samego nawyku skrzynkowego wokół nowego systemu
Role, których to dotyczy
Zobowiązania stają się widoczne w chwili akceptacji, a nie faktury, a faktury bez zamówienia przestają być przyjętym kosztem prowadzenia biznesu
Specjaliści przestają przepisywać i zaczynają wybierać dostawców; matrycę uprawnień egzekwuje system, a nie pamięć
Obiekty dostają zamówiony sprzęt szybciej, co usuwa operacyjny powód omijania procesu
Dowód akceptacji jest zapisem z tożsamością i znacznikiem czasu, a nie zrzutem ekranu, który ktoś zachował
Częste pytania i zastrzeżenia
Działa od chwili, gdy istnieje zapotrzebowanie, a wszystko kosztowne dzieje się wcześniej. Naprawiamy zgłoszenie, kontrolę budżetu i routing, a strategię zwalniania zasilamy tam, gdzie ją Państwo trzymają.
Aplikacja Approvals jest w Teams, gdzie i tak spędzają dzień, a karta niesie kontekst, o który dziś muszą dopytywać. To mniej kliknięć niż wątek mailowy, który zastępuje.
To prawda i nie próbujemy. Trafiają prosto do specjalisty z gotową kontrolą MPK, budżetu i dostawcy. Zysk pochodzi z udziału pozycji katalogowych, który rośnie wraz z dopisywaniem pozycji powtarzalnych.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkadziesiąt zapotrzebowań miesięcznie dobrze obsługiwanych przez jedną osobę; projekt procesu i wspólna lista dadzą większość korzyści ułamkiem nakładu
- Pakiet source-to-pay z samoobsługowym składaniem zapotrzebowań jest już kupiony i używany; luka leży wtedy w adopcji i danych, a nie w kolejnym obiegu
- Matryca uprawnień jest sporna albo nie istnieje; reguł nie da się zautomatyzować, dopóki nikt ich nie posiada
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdzie w tej firmie matryca uprawnień jest dziś faktycznie egzekwowana i jaki dowód umielibyśmy przedstawić dla zapotrzebowań, które zatrzymała w ubiegłym miesiącu?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Analizę jednego miesiąca rzeczywistych zapotrzebowań, ze ścieżkami nieformalnymi włącznie, żeby reguły wynikały z praktyki, a nie z samej polityki
- Kartę zapotrzebowania w Teams, jej walidację i komunikaty statusu, które dostaje wnioskujący
- Zestaw reguł matrycy uprawnień: poziomy, progi, kategorie, zastępstwa, liczniki eskalacji
- Roboty walidujące i księgujące w SAP, z obsługą odrzuceń, które SAP zwróci
- Ścieżkę wyjątków do zakupów, z walidacją dołączoną do sprawy
- Raport w Power BI o czasie obiegu, akceptacjach w toku i zobowiązaniach
- Pilotaż obok obecnego procesu, następnie wdrożenie z opieką powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Obecnej matrycy uprawnień i osoby uprawnionej do szybkiego rozstrzygania pytań o reguły
- Zapotrzebowań z jednego miesiąca ze skrzynki zakupów wraz z odpowiadającymi dokumentami SAP
- Kont serwisowych SAP na środowisko testowe i produkcyjne, ograniczonych do zakładania zapotrzebowań i zamówień
- Właściciela procesu po stronie zakupów i kontrolera do logiki kontroli budżetu
Etapy
Rozpoznanie
Jeden miesiąc rzeczywistych zapotrzebowań wobec dokumentów SAP, które z nich powstały, łącznie z tymi bez formularza
Reguły
Matryca uprawnień jako testowalny zestaw reguł: progi, zastępstwa, routing kategorii
Budowa
Karta zapotrzebowania, roboty walidujące i księgujące, kolejka wyjątków, powiadomienia, raportowanie
Walidacja
Odtworzenie historycznych zapotrzebowań, obsługa wyjątków, odbiór przez zakupy i akceptujących
Pilotaż
Jeden kraj albo jedna kategoria równolegle, przy otwartej starej ścieżce
Rozwój
Kraj po kraju, przez rozbudowę zestawu reguł, a nie kodu
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby poziomów akceptacji i krajów, od sposobu utrzymywania dostępności budżetu w SAP oraz od udziału pozycji katalogowych w strukturze zapotrzebowań.
Między zgodą kierownika a fakturą, której nikt się nie spodziewał, minęło siedem tygodni.
Wystarczy przesłać zapotrzebowania z jednego miesiąca ze skrzynki zakupów wraz z odpowiadającymi numerami zamówień w SAP. Odsyłamy udział, który dałoby się zamówić tego samego dnia na Państwa własnej matrycy, i miejsce w ścieżce, w którym giną dni.
Policzmy dni od zgody do numeru zamówieniaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wnioski zakupowe giną między skrzynkami, akceptującymi i kupcami. Koniec z przepisywaniem ich do ERP.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaRozbieżności ceny i ilości rozwiązane tego samego dniaOdblokowanie pod presją przelewów staje się ceną kolejnego kwartału, choć nikt jej nie negocjował.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT