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Lösung · Weitere LösungenDer Einkäufer entscheidet am selben Tag in Teams, nicht drei Wochen später beim Zahllauf
Preis- und Mengenabweichungen am selben Tag geklärt
Gesperrte Rechnungen werden stündlich gelesen, wo möglich durch Ihre Toleranzregeln geklärt und dem zuständigen Einkäufer mit Bestellung, Wareneingang und Rechnung nebeneinander vorgelegt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Eine unter Zahllaufdruck freigegebene Abweichung wird zum Preis des nächsten Quartals, verhandelt hat sie niemand.
Wir lassen den Abgleich im ERP genau so, wie er ist, und ändern alles darum herum.
Überzahlungen sinken, weil jede Abweichung oberhalb der Toleranz zu einer bewussten Entscheidung mit festgehaltenem Grund wird statt zu einer…
SAP ECC (Freigabe, Bestellpreiskorrektur, Rechnungsrückweisung); Ausnahmebericht in Power BI
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Der Dreiwegabgleich ist eine gute Kontrolle, schlecht umgesetzt. Wenn Preis oder Menge außerhalb der Toleranz liegen, sperrt das ERP die Rechnung zur Zahlung, und das ist richtig. Falsch ist, was danach passiert. Die Sperre landet auf einer Liste, die die Kreditorenbuchhaltung einmal wöchentlich durchsieht, der Einkäufer erfährt davon per E-Mail, der Wareneingang war womöglich nur verspätet, und der Lieferant ruft früher an als irgendjemand im Haus.
Unter dem Druck des Zahllaufs werden gesperrte Rechnungen in Stapeln freigegeben, die Abweichung wird also akzeptiert statt geklärt. Der Einkauf sieht das Muster je Lieferant nie, die Kreditorenbuchhaltung hat keine Entscheidungsbefugnis, und der Finanzbereich sieht nur die Alterung. Jede Abweichung ist klein, jede Freigabe ist begründbar, und die Summe zieht niemand.
Die andere Hälfte des Problems ist die Form der Anfrage. Die Aufgabe erreicht den Einkäufer als Rechnungsnummer und Frage, nicht als Bestellzeile, Wareneingangszeile und die Differenz dazwischen. Sie zu beantworten heißt, drei Systeme zu durchsuchen, im Lager anzurufen und dem Lieferanten zu schreiben, und deshalb wartet sie, bis sie nicht mehr warten kann.
Wie es heute läuft
Die folgende Abfolge durchläuft eine gesperrte Rechnung heute, unabhängig davon, welches ERP die Sperre setzt.
- SystemDie Rechnung wird gebucht und wegen Preis, Menge oder fehlendem Wareneingang zur Zahlung gesperrt
- WartezeitDie Sperre wartet auf einer Liste bis zur wöchentlichen Durchsicht, meist am Freitag
- MenschDie Kreditorenbuchhaltung schreibt dem auf der Bestellung genannten Einkäufer und nennt die Rechnungsnummer
- MenschDer Einkäufer sucht Bestellung, Wareneingang und das letzte Angebot des Lieferanten und fragt im Lager nach der Buchung
- WartezeitTage vergehen, während der Lieferant um Erklärung oder Gutschrift gebeten wird; zuerst kommt die Mahnung
- FehlerrisikoDer Zahllauf naht, die Entscheidung soll heute fallen, also wird die Sperre aufgehoben und der Bestellpreis bleibt unverändert
- FehlerrisikoDie nächste Rechnung desselben Lieferanten sperrt aus demselben Grund, und niemand hält fest, dass es schon einmal so war
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Drei Personen werden dafür bezahlt, eine Rechnung zu bewegen: die Fachkraft, die nachhakt, der Einkäufer, der recherchiert, und der Lagerleiter, der den Wareneingang bestätigt. Diese Zeit wird nirgends auf die Rechnung gebucht, also bleiben die Kosten je Sperre unsichtbar.
- Eine beim Zahllauf akzeptierte Abweichung ist eine Überzahlung, die niemand zurückverhandelt, und sie setzt den Referenzpreis neu, sodass dieselbe Differenz bei der nächsten Bestellung erneut berechnet wird, ohne je vereinbart worden zu sein.
- Späte Zahlung kostet doppelt: Das Skonto entfällt, und das Unternehmen rutscht auf der Prioritätenliste des Lieferanten nach unten, was am Tag der Knappheit zählt.
- Prüfer sehen Freigaben ohne festgehaltene Gründe und fragen nach der Wirksamkeit der Kontrolle, womit aus einem Prozessproblem eine Feststellung wird.
- Jedes neue Sortiment, jede Währung und jedes Verteilzentrum bringt neue Abweichungsarten, also wächst die Wochenliste, während die Zahl der Prüfenden gleich bleibt.
Kosten des Nichthandelns
Akzeptierte Abweichungen summieren sich leise. Ein im März freigegebener Preis ist im April der Rechnungspreis, und zum Jahresende beschreibt der Bestellpreis im ERP eine kaufmännische Vereinbarung, die es nicht mehr gibt. Lieferanten lernen, dass Mahnen schneller wirkt als Antworten, also mahnen sie. Einkäufer verbringen mehr Zeit mit den Rechnungen des letzten Quartals als mit den Preisen des nächsten.
Die Sperrliste wächst außerdem auf eine Weise, wie es Stellen nicht tun. Ein neues Sortiment, eine neue Währung oder eine Übernahme bringt Abweichungsarten und verdoppelt die Durchsicht, ohne die Prüfenden zu verdoppeln, und die Feststellung der Prüfer zum Freigabenachweis kommt mit dem Wort wiederholt davor zurück.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Lebensmittel- und Getränkehändler, der Frankreich und die Benelux-Länder aus zwei Verteilzentren beliefert, mit zwölf Einkäufern und fünf Fachkräften in der Kreditorenbuchhaltung, auf SAP ECC.
Rund 2.000 Bestellrechnungen im Monat, von denen etwa 15% wegen Preis, Menge oder fehlendem Wareneingang gesperrt werden. Preisabweichungen stammen aus Aktionspreisen und Quartalslisten, Mengenabweichungen aus der Verwechslung von Gebinde und Stück sowie aus Minderlieferungen.
Gesperrte Rechnungen werden jeden Freitag durchgesehen. Die durchschnittliche Sperre wird nach sechzehn Tagen aufgehoben, meist durch Freigabe. Lieferantenauszüge zeigen Gutschriften, die das Unternehmen angefordert und nie erhalten hat, und niemand gleicht sie ab.
Rund 30 Minuten je gesperrter Rechnung, verteilt auf Fachkraft, Einkäufer und Lager, fast ausschließlich für das Suchen von Belegen und nicht für eine Entscheidung.
Ein Roboter liest stündlich neu gesperrte Rechnungen aus SAP, wendet Ihre Toleranz- und Abgleichregeln an, klärt mit einem Grundcode, was die Regeln erlauben, und macht aus allem anderen eine Teams-Aufgabe mit Bestellzeile, Wareneingangszeile und Rechnungszeile samt hervorgehobener Differenz. Der Einkäufer wählt ein Ergebnis, der Roboter führt es aus.
Im Modellfall wird etwa die Hälfte der Sperren ohne Menschen geklärt, der Rest kostet zwölf statt dreißig Minuten, und aus dem Sechzehn-Tage-Durchschnitt wird derselbe Tag für alles, was ein Einkäufer entscheiden kann. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Wir lassen den Abgleich im ERP genau so, wie er ist, und ändern alles darum herum. Ein unbeaufsichtigter Roboter liest stündlich neu gesperrte Rechnungen aus SAP mit Sperrgrund, Bestellzeile, Wareneingangszeile und Rechnungszeile. Ein Regelsatz, den wir mit Einkauf und Finanzbereich schreiben, erledigt dann in Sekunden, was heute eine Fachkraft tut: Er klärt Preisdifferenzen innerhalb des vereinbarten Bandes, hebt Mengensperren auf, die ein nach der Sperre gebuchter Wareneingang erklärt, rechnet Gebinde in Stück um, wo die Mengeneinheit abweicht, und ordnet Rechnungen über mehrere Bestellungen auf Zeilenebene zu. Was die Regeln klären können, klärt der Roboter in SAP mit einem Grundcode, der die Regel benennt.
Alles Übrige wird zu einer Action-Center-Aufgabe, die in Microsoft Teams beim auf der Bestellung genannten Einkäufer landet, mit den drei Zeilen nebeneinander und der Differenz in Euro und Prozent. Der Einkäufer wählt eines von vier Ergebnissen: die Abweichung im Rahmen seiner Befugnis akzeptieren, eine Gutschrift anfordern, den Bestellpreis korrigieren oder die Rechnung zurückweisen. Der Roboter führt es aus, hebt die Sperre auf, entwirft die Gutschriftanforderung für den Versand aus dem Postfach der Kreditorenbuchhaltung, aktualisiert die Bestellung nach Genehmigung oder weist die Rechnung mit Grund zurück. Wertgrenzen leiten größere Abweichungen an die Einkaufsleitung, und die Befugnis kommt aus Microsoft Entra ID Gruppen, die der Einkauf pflegt.
UiPath Maestro führt die Ausnahme von der Sperre bis zum Abschluss, denn ein Fall kann Roboter, Einkäufer, eine Lagerbestätigung und den Lieferanten über mehrere Tage umfassen. UiPath Data Fabric hält Zustand, Grund und Ergebnis jeder Ausnahme, und genau das macht aus der Freitagsliste einen Bericht: offener gesperrter Wert nach Lieferant, Einkäufer, Grund und Alter sowie akzeptierte Abweichungen je Einkäufer und Lieferant über zwölf Monate.
Dreiwegabgleich und Zahlsperre im ERP; Zeitsteuerung, Warteschlangen, Credential Store und Prüfpfad von UiPath Orchestrator; UiPath Action Center Aufgaben als Benachrichtigungen mit Aktion in Microsoft Teams mit Service Levels und Eskalation; UiPath Maestro für die langlaufende Ausnahme; UiPath Data Fabric Entitäten mit Prüfpfad
Den Toleranz- und Klärungsregelsatz mit Befugnisstufen; die zeilenweise Zuordnung für Rechnungen über mehrere Bestellungen und die Umrechnung der Mengeneinheiten; die Einkäuferaufgabe mit den drei Zeilen nebeneinander; die Abläufe zur Ausführung des Ergebnisses; das Ausnahmedatenmodell und die Berichte darauf
Lesen und Schreiben in SAP ECC über UiPath SAP automation (BAPI und OData) für Sperren, Wareneingänge, Bestellzeilen, Freigaben und Preiskorrekturen; Lieferantenkorrespondenz über den Microsoft Outlook 365 Konnektor aus einem benannten Postfach
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungStündlich liest der Roboter neu gesperrte Rechnungen aus SAP mit Grund, Bestellzeile, Wareneingangszeile und Rechnungszeile
- SystemDer Regelsatz wendet Toleranzen an, prüft einen nach der Sperre gebuchten Wareneingang, rechnet Mengeneinheiten um und ordnet Mehrfachbestellungen zeilenweise zu
- AutomatisierungWas die Regeln erlauben, wird in SAP freigegeben oder korrigiert, mit einem Grundcode, der die angewandte Regel nennt
- MenschAlles Übrige erreicht den Einkäufer als Teams-Aufgabe mit den drei Zeilen nebeneinander und der Differenz in Euro und Prozent
- MenschDer Einkäufer akzeptiert die Abweichung, fordert eine Gutschrift, korrigiert den Bestellpreis oder weist die Rechnung zurück, im Rahmen der Befugnis des Einkaufs
- AutomatisierungDer Roboter führt das Ergebnis in SAP aus, entwirft die Korrespondenz für das Postfach der Kreditorenbuchhaltung und hält die Entscheidung fest
- AutomatisierungDie Ausnahme schließt in Data Fabric, und der Bericht zeigt offenen gesperrten Wert nach Lieferant, Einkäufer, Grund und Alter
Modell der Zusammenarbeit mit Menschen
Die Automatisierung übernimmt
- Das stündliche Lesen gesperrter Rechnungen und ihrer Gründe aus SAP
- Das Anwenden von Toleranz-, Wareneingangs- und Mengeneinheitsregeln
- Die zeilenweise Zuordnung von Rechnungen über mehrere Bestellungen
- Die Ausführung des Ergebnisses in SAP und den Entwurf der Lieferantenkorrespondenz
Menschen entscheiden
- Ob eine Abweichung akzeptabel ist, innerhalb der zugewiesenen Befugnisstufe
- Ob der Lieferant eine Gutschrift schuldet oder der Bestellpreis falsch war
- Über alles oberhalb der Wertgrenze, das an die Einkaufsleitung geht
- Welche Toleranzen zu ändern sind, sobald die Lieferantenmuster sichtbar werden
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.
Eingänge
- gesperrte Rechnungen in SAP ECC
- Bestellungen
- Wareneingänge
- Lieferantenstammdaten und Vertragspreise
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
- UiPath Data Fabric
Zielsysteme
- SAP ECC (Freigabe, Bestellpreiskorrektur, Rechnungsrückweisung)
- Ausnahmebericht in Power BI
Menschliche Berührungspunkte: Einkäuferaufgaben in Microsoft Teams; Eskalation an die Einkaufsleitung; die monatliche Toleranzprüfung
Eingesetzte Technologien
liest Sperren stündlich, führt den Regelsatz aus, setzt Ergebnisse in SAP um, wiederholt, protokolliert und prüft
Aliest Sperren, Bestell- und Wareneingangszeilen; gibt frei, korrigiert Bestellpreise, weist Rechnungen zurück
Adie Einkäuferaufgabe mit drei Zeilen nebeneinander, ihr Service Level und ihre Eskalation
Aführt die Ausnahme über Roboter, Einkäufer, Lager und Lieferant bis zum Abschluss
Ahält Zustand, Grund und Ergebnis je Ausnahme mit vollständigem Prüfpfad
Aversendet Gutschriftanforderungen aus dem Postfach der Kreditorenbuchhaltung mit freigegebenen Vorlagen
Aoffener gesperrter Wert nach Lieferant, Einkäufer, Grund und Alter für Finanzbereich und Einkauf
Awas eine Regel klären, was ein Einkäufer akzeptieren und was eskalieren muss
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.
Die Hälfte der Sperren verschwindet in Regeln, die andere Hälfte braucht weiterhin zwölf Minuten, also stehen im Kasten 120 der heutigen 150 Stunden im Monat, und das Volumen, das sie erzeugt, ist 240 statt 300. Dreißig Minuten sind die gemeinsame Zeit einer Fachkraft der Kreditorenbuchhaltung, eines Einkäufers und eines Lagerleiters, weshalb 41 € ein Mischsatz über diese drei Rollen ist und kein einzelnes Gehalt. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Überzahlungen sinken, weil jede Abweichung oberhalb der Toleranz zu einer bewussten Entscheidung mit festgehaltenem Grund wird statt zu einer Freigabe unter Termindruck
- Sperren lösen sich in Tagen, weil der Einkäufer den Fall mit allem Nötigen erhält statt einer Frage, die eine Suche startet
- Skonti und Zahlungsziele bleiben erhalten, weil Rechnungen nicht sechzehn Tage auf eine Freitagsdurchsicht warten
- Der Einkauf sieht, welche Lieferanten und welche Fehlerarten die Sperren verursachen, sodass Preis- und Stammdatenprobleme an der Quelle behoben werden
- Die Kreditorenbuchhaltung ist nicht mehr der Bote zwischen Einkäufer, Lager und Lieferant
- Der Zahllauf ist nicht mehr die Frist, die Entscheidungen erzwingt, weil die Liste stündlich abgearbeitet wird
Die Sicht der Geschäftsleitung
- Gesperrter Wert nach Alter und Grund ist eine laufende Zahl statt einer Freitagsliste, sodass Verbindlichkeiten planbar werden
- Der Einkauf erhält eine Liste, die bisher niemand erstellt hat: akzeptierte Abweichungen je Einkäufer, Lieferant und Monat, mit den Gründen dazu
- Die Reaktionszeit je Einkäufer wird ein messbares Service Level, was das Gespräch von der Finanzbereich ist langsam zu die Preise dieses Lieferanten stimmen nicht verschiebt
- Jede Freigabe ist als Entscheidung einer befugten Person belegt, mit dem, was sie gesehen hat
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Eine Freigabe oder eine Bestellpreiskorrektur führt der Roboter erst aus, nachdem eine Person mit passender Befugnisstufe entschieden hat, und der Aufgabensatz hält fest, wer wann und auf welcher Grundlage entschieden hat
- Die Befugnisstufen kommen aus Microsoft Entra ID Gruppen, die der Einkauf pflegt, nicht aus dem Ablauf, sodass die Änderung eines Limits eine Identitätsänderung ist und kein Deployment
- Das SAP-Konto des Roboters ist auf die benötigten Rechnungs- und Bestelltransaktionen begrenzt, sein Geheimnis liegt im Credential Store des Orchestrators
- Lieferantenkorrespondenz entsteht aus freigegebenen Vorlagen und geht aus einem benannten Postfach der Kreditorenbuchhaltung, sodass kein Roboter im eigenen Namen an einen Lieferanten schreibt
- Die Verarbeitung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud gegen Ihr eigenes SAP, und Orchestrator-Protokolle zusammen mit dem Data-Fabric-Prüfpfad ergeben eine vollständige Spur je Ausnahme
Warum jetzt
Aktionspreise und Quartalslisten sind im Lebensmittelhandel längst normal, also liegt die Zahl berechtigter Abweichungen weit über dem, was vor Jahren geschriebene Toleranzen annahmen, und die Differenz wird bei jedem Zahllauf bezahlt
Der Dreiwegabgleich ist deterministisch, was ihn zur Aufgabe eines Roboters macht und nicht eines Modells: Der Wert liegt in Regeln, Zustellung und Nachweis, und keines davon braucht KI
Der Einkäufer kann heute in Teams entscheiden, mit allen drei Belegen auf einer Karte, was die Suche beseitigt, wegen der die Frage bisher aufgeschoben wurde
Relevante Führungsrollen
Unhinterfragte Abweichungen und verlorene Skonti sind ein Abfluss, der nie als Zeile in der Ergebnisrechnung erscheint, und hier werden beide zählbar
Einkäufer sehen Abweichungen am Tag ihres Entstehens, und die Lieferantenmuster dahinter werden zum Material für die nächste Verhandlung
Gesperrter Wert nach Alter und Grund wird ein Bericht, und der Zahllauf ist nicht länger der Mechanismus, der Entscheidungen erzwingt
Häufige Fragen und Einwände
Es führt den Abgleich aus und setzt die Sperre. Es hakt nicht beim Einkäufer nach, legt keine Belege vor, führt keine Entscheidung aus und berichtet kein Muster, und genau dort gehen Zeit und Geld hin.
Eine Aufgabe mit den drei Zeilen auf einer Karte dauert etwa zwei Minuten, eine E-Mail kostet zwanzig Minuten Suche, und die Eskalation nach dem Service Level macht das Ignorieren für die Führungskraft sichtbar.
Das sind die Sperrtoleranzen. Die Klärungsregeln, die zugewiesenen Befugnisse und die Zuordnung über mehrere Bestellungen existieren meist nur in Köpfen, und sie aufzuschreiben ist der halbe Wert des Vorhabens.
Wann dies nicht die richtige Lösung ist
- Die meisten Rechnungen haben keine Bestellung, es gibt also nichts abzugleichen; die Beschaffungsdisziplin ist das erste Vorhaben
- Sperren sind selten, weil Wareneingänge und Preise bereits diszipliniert sind, dann ist eine wöchentliche Durchsicht angemessen
- Einkäufer sind im ERP keinen Bestellungen zugeordnet, es gibt also niemanden, an den die Aufgabe gehen könnte, bis die Stammdaten stimmen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Jede Preisdifferenz, die dieses Unternehmen im letzten Quartal bezahlt hat, hat jemand akzeptiert: Können wir die Namen, die Gründe und die Summe vorlegen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Quartals gesperrter Rechnungen nach Grund, Lieferant, Einkäufer und Ergebnis, mit dem Wert je Gruppe
- Die Toleranz- und Befugnismatrix, abgestimmt mit Einkauf und Finanzbereich und zum ersten Mal schriftlich festgehalten
- Den Regelsatz für Lesen, Klären und Ausführen, einschließlich Mengeneinheitsumrechnung und Zuordnung über mehrere Bestellungen
- Die Einkäuferaufgabe in Teams, ihr Service Level, ihren Eskalationsweg und die Abläufe zur Ausführung des Ergebnisses
- Die Integrationen zu SAP, Outlook und Teams, das Ausnahmedatenmodell in Data Fabric und die Berichte darauf
- Tests an historischen Sperren, Inbetriebnahme, Schulung der Einkäufer und Begleitung der ersten Toleranzprüfungen
Wir benötigen von Ihnen
- Ein Quartal gesperrter Rechnungen mit Gründen und Ergebnissen
- Die Zuordnung von Einkäufern zu Bestellungen und die Befugnisstufen, die der Einkauf anwenden will
- Ein SAP-Dienstkonto für die benötigten Transaktionen, in Test und Produktion
- Einen Verantwortlichen für die Toleranzen im Einkauf und einen für die Freigabepolitik im Finanzbereich
Etappen
Nachstellung
Die Sperren des letzten Quartals gegen Entwurfsregeln gespielt, um zu zeigen, was geklärt worden wäre und was einen Einkäufer erreicht hätte
Konzept
Toleranzen, Befugnisstufen, Eskalationsgrenzen, Ergebnisabläufe und Sicherheitsmodell
Bau
Roboter, Regelsatz, SAP-Ausführung, Teams-Aufgaben, Data-Fabric-Entitäten und der Bericht
Pilot
Eine Warengruppe oder ein Verteilzentrum live, mit der Freitagsdurchsicht als Sicherheitsnetz
Skalierung
Alle Warengruppen, Wertgrenzen-Eskalationen, Lieferantenmusterbericht und monatliche Toleranzprüfung
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Sperrgründe im Umfang, dem Zustand der Einkäuferzuordnung und dem Anteil der Klärungslogik, der heute nur in Köpfen existiert.
Sechzehn Tage von der Sperre bis zur Freigabe, und die Freigabe ist meist die Antwort.
Exportieren Sie die Liste der gesperrten Rechnungen des letzten Quartals mit Gründen und Ergebnissen. Wir zeigen, welche Sperren ein Regelsatz binnen einer Stunde geklärt hätte, welche denselben Tag einen Einkäufer erreicht hätten und welcher Wert hinter jeder Gruppe steht.
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