Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaStandardowe NDA nie potrzebuje prawnika, tylko drogi, która go omija
NDA i umowy standardowe podpisane w jeden dzień
Standardowe NDA i umowy wzorcowe są zamawiane w Microsoft Teams, składane z zatwierdzonych klauzul, sprawdzane, podpisywane i archiwizowane w ciągu dnia, a prawnicy widzą wyłącznie odstępstwa.
Streszczenie dla zarządu
Dwustronicowe NDA na własnym wzorze czeka dziewięć dni za przeglądem przetargu i sporem.
Pytanie projektowe nie brzmi, jak pisać umowy szybciej.
Standardowe NDA i umowy są podpisywane w ciągu dnia, bo składanie i wysyłka nie stoją już za trudnymi sprawami.
biblioteka umów na SharePoint z metadanymi i retencją; SharePoint eSignature lub DocuSign; system zarządzania cyklem życia umów tam, gdzie działa
Problem biznesowy
Prawne
Zapytania o NDA i umowy standardowe przychodzą mailem, czatem i na korytarzu, bez informacji potrzebnych do przygotowania dokumentu, więc pierwszym krokiem zawsze jest pytanie zwrotne. Wzory istnieją, ale w kilku wersjach na dyskach osobistych, a warianty klauzul dla każdego kraju i podmiotu siedzą w głowach prawników.
Przygotowanie to kopiuj, wklej, zmień nazwę i przeczytaj. Podpis to osobne narzędzie z osobnym logowaniem, ponaglane przez zamawiającego. Archiwizacja to miejsce, w którym wyląduje podpisany PDF, zwykle skrzynka pocztowa, więc rejestr umów jest niekompletny, a daty odnowienia nieznane do chwili, gdy staną się potrzebne.
Prawdziwym problemem jest kolejka. Dział prawny rozlicza się z ryzyka, a nie z przepustowości, więc traktuje każde zapytanie z taką samą starannością, a nic w procesie nie odróżnia dokumentu na dwie minuty od negocjacji na dwa tygodnie. Oba czekają w jednej linii, a krótszy czeka najdłużej w proporcji do swojej wagi.
Dlatego biznes przestaje pytać. Wysyła własny wzór, przyjmuje papier kontrahenta albo podpisuje coś, czego nikt nie przejrzał, a dział prawny dowiaduje się o tym przy due diligence.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekHandlowiec lub zakupowiec pisze na skrzynkę działu prawnego albo na kanał prawny w Teams z prośbą o NDA
- CzłowiekParalegal dopytuje o dane kontrahenta, cel i okres obowiązywania, bo zapytanie przyszło bez nich
- OczekiwanieZapytanie czeka za tym, co przyszło wcześniej, zwykle za przeglądem przetargowym albo sporem
- CzłowiekPrawnik wybiera wersję wzoru z dysku współdzielonego, wkleja dane stron i czyta całość
- OczekiwanieProjekt idzie do zamawiającego, potem do kontrahenta, a uwagi wracają mailem
- Ryzyko błęduUwagi do zapisów standardowych są czytane tak samo uważnie jak realne negocjacje, bo nic ich nie oznacza jako standardowe
- CzłowiekDokument idzie do podpisu z osobnego narzędzia i jest ponaglany przez zamawiającego
- Ryzyko błęduPodpisany PDF ląduje w skrzynce, a rejestr dowiaduje się o nim tylko wtedy, gdy ktoś pamięta
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Kontrakty i starty projektów czekają na papier. Spotkanie odbyte bez NDA, podwykonawca, który nie może zacząć, oferta złożona bez podpisanej umowy konsorcjalnej: każde opóźnienie to koszt handlowy, który nigdy nie trafia do budżetu działu prawnego.
- Biznes omija kolejkę. Sięga po stary wzór z laptopa albo przyjmuje papier kontrahenta bez czytania, i tak do portfela wchodzą nieaktualne limity odpowiedzialności oraz niewłaściwe prawo właściwe.
- Nikt nie potrafi wymienić, co obowiązuje. Zobowiązania, daty wygaśnięcia i to, którzy kontrahenci mają informacje poufne, to pytania audytorów, ubezpieczycieli i kupujących, a odpowiedź zajmuje dwa tygodnie szukania.
- Prawnik wykonujący pracę biurową kosztuje dwa razy: raz w stawce za godzinę, a raz w negocjacjach i sporach, którym poświęcono mniej uwagi, bo wzory zjadły tydzień.
- Niekompletne zapytania wymuszają dodatkowy obieg, zanim praca się zacznie, a ten obieg nie pojawia się w żadnym mierniku pracy działu prawnego.
Koszt zaniechania
Kolejka się nie załamuje, tylko odtwarza w każdy poniedziałek. Zapytania napływają z każdego nowego partnerstwa, podwykonawcy i rynku oraz z każdej regulacji, która chce umowy tam, gdzie kiedyś wystarczał uścisk dłoni. Dział prawny pozostaje tej wielkości, na jaką pozwala budżet. Zmienia się to, dokąd trafia praca: coraz więcej jej idzie obok procesu, a nie przez niego, na wzorach, których nikt nie sprawdził, i na papierze, którego nikt nie przeczytał.
Rachunek przychodzi w najmniej dogodnym momencie. Due diligence, audyt klienta albo spór pyta, co podpisano, na czyich warunkach i do kiedy, a odpowiedź składa się ze skrzynek pocztowych przez dwa tygodnie. Wtedy warunki są już takie, jakie są, a jedyną zmienną pozostaje to, jak szybko firma się o nich dowie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma doradztwa inżynieryjnego i budowlanego z 1 300 pracownikami, działająca w Polsce, krajach nordyckich i regionie DACH przez kilka podmiotów prawnych. Pracuje na Microsoft 365, Teams i SharePoint, ma licencjonowany DocuSign i nie ma systemu do zarządzania cyklem życia umów.
Około 210 zapytań o dokumenty miesięcznie: wzajemne NDA przed przetargami i partnerstwami, umowy podwykonawcze na wzorze firmy oraz ramowe umowy doradcze z niewielkim zestawem negocjowalnych opcji.
Czterech prawników i jeden paralegal prowadzi każde zapytanie tą samą kolejką. Wzory leżą na dysku współdzielonym w kilku wersjach, a podpisane umowy trafiają do folderów projektowych i skrzynek pocztowych.
Około 50 minut pracy prawnika i paralegala na zapytanie: dopytanie, wybór wzoru, złożenie dokumentu, czytanie standardowych uwag, ponaglanie podpisu i archiwizacja, plus 35 minut czasu samego zamawiającego na ponaglanie i przekazywanie.
Zapytanie powstaje na karcie w Microsoft Teams, a reguły wybierają wzór i warianty klauzul oraz rozstrzygają, czy sprawa jest standardowa. Robot składa i wysyła dokument, a do prawnika trafiają wyłącznie odstępstwa, jako zadanie z załączonym kontekstem.
W modelu dokumenty standardowe są podpisywane tego samego dnia, w którym o nie poproszono, godziny prawników przechodzą na odstępstwa, a każda podpisana umowa ma właściciela i datę wygaśnięcia. Liczby są modelem na podanych założeniach, a Państwa własna skrzynka je skoryguje.
Proponowane rozwiązanie
Pytanie projektowe nie brzmi, jak pisać umowy szybciej. Brzmi, jak sprawić, by dokument na dwie minuty nie stał w kolejce za negocjacjami na dwa tygodnie, a wszystko inne wynika z rozdzielenia tych dwóch spraw w momencie zapytania.
Zamawiający otwiera kartę w Microsoft Teams i odpowiada tylko na to, czego wymaga dany typ dokumentu: nazwa i numer rejestrowy kontrahenta, kraj i podmiot, cel, okres, wartość tam, gdzie ma znaczenie, oraz ewentualne zapisy szczególne. Reguły napisane z Państwa działem prawnym wybierają podmiot, wzór i dopuszczone warianty klauzul oraz rozstrzygają, czy zapytanie jest standardowe. Robot składa dokument Word z biblioteki klauzul na SharePoint, uzupełnia dane stron i wykonuje weryfikację kontrahenta, sprawdzenie w rejestrze i przegląd list sankcyjnych, zanim cokolwiek opuści firmę.
Zapytanie standardowe idzie potem do akceptanta biznesowego w aplikacji Approvals w Teams tam, gdzie wymaga tego polityka, a następnie do podpisu przez SharePoint eSignature z usługą natywną lub DocuSign. Wszystko poza regułami, papier kontrahenta, nietypowe prawo właściwe, podniesiony limit odpowiedzialności, wartość powyżej progu, staje się zadaniem UiPath Action Center dla prawnika w Teams, z kontekstem zapytania i porównaniem ze wzorem firmy. Prawnik poprawia, negocjuje albo odmawia, a przepływ biegnie dalej od tej decyzji.
Podpisane dokumenty wracają do biblioteki umów z metadanymi, etykietą retencji Microsoft Purview i datą wygaśnięcia, a zamawiający dostaje komunikat o statusie zamiast kolejnego wątku mailowego. To, co dzieje się z umową po podpisie, śledzenie zobowiązań i alerty o odnowieniach, należy do inteligentnego rejestru umów obecnego już na tej stronie; ten przepływ poprawnie go zasila. Tam, gdzie działa system zarządzania cyklem życia umów, robot zakłada wpis w nim.
Aplikacja Workflows w Microsoft Teams z Adaptive Cards oraz aplikacja Approvals; wzory Word z kontrolkami zawartości na SharePoint; SharePoint eSignature z usługą natywną lub DocuSign; etykiety retencji i dziennik audytowy Microsoft Purview; zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze i dziennik audytowy UiPath Orchestrator
Kartę zapytania i jej walidację dla każdego typu dokumentu; zestaw reguł wyboru podmiotu, wzoru, wariantów klauzul, progów oraz definicję zapytania standardowego; składanie dokumentu i uzupełnianie danych stron; krok weryfikacji kontrahenta; wysyłkę do podpisu i ponaglenia; archiwizację z metadanymi, retencją i datą wygaśnięcia; rejestr oraz widok obciążenia w Power BI
Rejestry przedsiębiorców i źródła list sankcyjnych przez UiPath Integration Service lub Connector Builder; zakładanie wpisu w systemie zarządzania cyklem życia umów tam, gdzie taki system działa
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekZamawiający otwiera kartę w Microsoft Teams i odpowiada tylko na pytania wymagane dla danego typu dokumentu
- AutomatyzacjaReguły wybierają podmiot, wzór i warianty klauzul oraz klasyfikują zapytanie jako standardowe albo wyjątek
- AutomatyzacjaRobot składa dokument Word z biblioteki klauzul, uzupełnia dane stron i wykonuje sprawdzenie w rejestrze oraz na listach sankcyjnych
- CzłowiekAkceptant biznesowy decyduje w aplikacji Approvals w Teams tam, gdzie wymaga tego polityka
- CzłowiekWyjątek staje się zadaniem Action Center dla prawnika w Teams, z kontekstem i porównaniem ze wzorem
- AutomatyzacjaZatwierdzony dokument idzie do podpisu przez SharePoint eSignature, z ponagleniami według harmonogramu
- AutomatyzacjaPodpisana kopia trafia do archiwum z metadanymi, etykietą retencji i datą wygaśnięcia, a rejestr zostaje zaktualizowany
- AutomatyzacjaZamawiający dostaje powiadomienie, a wskazany właściciel alert o wygaśnięciu z wyprzedzeniem
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Przyjęcie zapytania z informacjami, których potrzebuje dział prawny, walidowanymi przy wprowadzaniu
- Wybór wzoru i klauzul według podmiotu, kraju i typu dokumentu
- Złożenie dokumentu, sprawdzenie w rejestrze przedsiębiorców i na listach sankcyjnych przed wysyłką
- Wysyłkę do podpisu, ponaglenia, archiwizację z metadanymi i retencją, rejestr oraz alerty o wygaśnięciu
Człowiek decyduje
- O każdym odstępstwie i każdym papierze kontrahenta, w przeglądzie prawnika tak jak dziś
- O sprawie handlowej, po stronie akceptanta biznesowego, tam gdzie wymaga tego polityka
- Co jest standardem: wzory, warianty klauzul i progi pozostają własnością działu prawnego
- Co zrobić z kontrahentem oznaczonym przez weryfikację przed wysyłką
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- karta zapytania w Microsoft Teams
- dane i numer rejestrowy kontrahenta
- zatwierdzone wzory i biblioteka klauzul na SharePoint
- rejestry przedsiębiorców i listy sankcyjne
- polityka akceptacji
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service
Systemy docelowe
- biblioteka umów na SharePoint z metadanymi i retencją
- SharePoint eSignature lub DocuSign
- system zarządzania cyklem życia umów tam, gdzie działa
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: Teams Approvals dla akceptanta biznesowego; zadania Action Center w Teams dla prawnika; komunikaty o statusie dla zamawiającego
Wykorzystane technologie
przyjęcie zapytania jako Adaptive Card i krok akceptacji biznesowej
Askładają, sprawdzają, wysyłają, archiwizują, planują, ponawiają i logują każdy dokument
Aprzegląd odstępstw przez prawnika, z przypisaniem i terminami
Apoczta, biblioteka wzorów i biblioteka umów bez automatyzacji interfejsu
Azatwierdzone wzory z kontrolkami zawartości i wersjonowana biblioteka klauzul
Apodpis wewnątrz tenanta, śledzony i objęty audytem
Aetykiety retencji na podpisanych umowach oraz audyt akceptacji i zdarzeń podpisu
Aobciążenie działu prawnego, czas obiegu według typu dokumentu i kompletność rejestru
APrzykładowy model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Sześć na dziesięć to założenie, które rozstrzyga o tej stronie. 210 zapytań miesięcznie po 50 minut pracy prawnika i paralegala to 175 godzin, a model odbiera z tego 0,6 dla standardowej większości. Kalkulator startuje więc od 126 zapytań: udział możliwy do automatyzacji jest wliczony w wolumen. Odstępstwa zachowują pełny przegląd. Stawka 88 € za godzinę to przyjęty pełny koszt prawnika wewnętrznego, wyższy niż stawka back office, bo uwalniany czas jest czasem prawnika. Niczego tutaj nie mierzono u klienta, a czas samego zamawiającego jest liczony osobno poniżej.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Standardowe NDA i umowy są podpisywane w ciągu dnia, bo składanie i wysyłka nie stoją już za trudnymi sprawami
- Prawnicy widzą odstępstwa z załączonym kontekstem, więc ich godziny idą na ryzyko, a nie na wzory
- Jedna aktualna biblioteka wzorów i klauzul, więc kopie z laptopów przestają krążyć, a stare limity odpowiedzialności przestają wędrować do nowych umów
- Kontrahent jest sprawdzany, zanim dokument opuści firmę, a nie po podpisie
- Każdy podpisany dokument trafia do archiwum z metadanymi, etykietą retencji i datą wygaśnięcia, więc rejestr jest kompletny z konstrukcji
- Sprzedaż i zakupy przestają czekać na papier, którego statusu nikt nie widział
Perspektywa zarządcza
- Wolumen zapytań według typu, udział spraw obsłużonych bez prawnika i godziny poświęcone reszcie, czyli pierwsza wiarygodna podstawa do planowania obsady działu prawnego
- Czas obiegu według typu dokumentu staje się poziomem usługi, który dział prawny utrzyma, bo wolumen standardowy nie konkuruje już z trudną pracą
- Każde odstępstwo niesie zapis, kto i co zdecydował, więc niestandardowe zapisy w portfelu są znane, a nie podejrzewane
- Zmiana wzoru dociera do każdego nowego dokumentu tego samego dnia, bez maila z prośbą o używanie nowej wersji
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Wzory i warianty klauzul zmienia wyłącznie dział prawny w wersjonowanej bibliotece SharePoint, a robot składa dokumenty tylko z tej biblioteki, więc nic nie opuszcza firmy na niezatwierdzonym tekście
- Definicja zapytania standardowego jest zestawem reguł należącym do General Counsel; wszystko poza nią trafia do prawnika, a robot nie może tej drogi ominąć
- Podpis biegnie przez SharePoint eSignature ze śladem audytowym w Microsoft Purview, a podpisane umowy noszą etykiety retencji blokujące usunięcie w okresie przechowywania
- Dane kontrahenta na karcie zapytania ograniczają się do tego, czego wymaga umowa, i pozostają w granicy danych UE Microsoft 365 oraz w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Poświadczenia do rejestrów, list sankcyjnych i CLM leżą w magazynie sekretów, a nie w przepływie, a każde złożenie, wysłanie i zarchiwizowanie jest logowane wraz z tożsamością, która je wywołała
Dlaczego teraz
SharePoint eSignature podpisuje i archiwizuje wewnątrz tenanta ze śladem audytowym w Purview, więc podpis przestaje być osobnym narzędziem z własnym logowaniem, własnym ponaglaniem i własną kopią dokumentu
Przepisy o outsourcingu i ryzyku stron trzecich wciąż zwiększają liczbę umów, które firma musi mieć i umieć okazać, a ten wolumen ląduje w dziale prawnym, który nie rośnie w tym samym tempie
Zakup CLM w planach jest argumentem za uporządkowaniem przyjmowania zapytań najpierw, bo projekty CLM przewracają się właśnie na wejściu; modelowy koszt pozostawienia stanu obecnego to 13 110 € miesięcznie
Istotne role kierownicze
Prawnicy widzą wyłącznie odstępstwa, w obiegu jest tylko zatwierdzony wzór, a rejestr odpowiada na pytania o portfel na żądanie
Zdolność działu prawnego idzie na ryzyko, a nie na pracę biurową, a zobowiązania umowne i daty wygaśnięcia przestają być niewiadomą
NDA i umowy konsorcjalne przestają opóźniać spotkania, oferty i kontrakty, a zamawiający widzi, gdzie jest dokument
Umowy podwykonawcze są podpisywane w kilka dni na warunkach firmy, ze sprawdzonym wcześniej kontrahentem
Częste pytania i zastrzeżenia
Te na Państwa własnym wzorze nie są, a jeden miesiąc skrzynki kończy ten spór. Odstępstwa trafiają do prawnika dokładnie tak jak dziś, z już zebranym kontekstem zapytania i wypisaną różnicą wobec wzoru.
Więc najpierw warto uporządkować wejście. Ten przepływ to warstwa zapytania, klasyfikacji i składania, której projektom CLM zwykle brakuje, a po wdrożeniu CLM robot zakłada wpis tam i korzysta z tamtejszych wzorów.
Nic nie wychodzi poza regułami: zatwierdzony wzór, dopuszczone warianty klauzul, progi akceptacji. Droga łatwa staje się drogą zgodną, a każdy dokument jest zarejestrowany, czyli dokładnie odwrotnie niż przy kopii z laptopa.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkadziesiąt zapytań miesięcznie, które jeden paralegal dobrze obsługuje folderem wzorów i kalendarzem
- Brak uzgodnionych wzorów i chęci do standaryzacji, bo reguły składania muszą mieć z czego składać
- Niemal wszystko na papierze kontrahenta, jak w zamówieniach publicznych, gdzie przyjmowanie zapytań nadal pomaga, ale składanie wnosi niewiele
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W ubiegłym miesiącu nasi prawnicy dotknęli ponad dwustu dokumentów: w ilu z nich ktokolwiek zmienił choć słowo naszego własnego wzoru i ile kosztowała sprzedaż oraz zakupy kolejka, która za nimi stała?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Klasyfikację jednego miesiąca zapytań ze skrzynki działu prawnego na standardowe i wyjątki, wykonaną z Państwa prawnikami
- Skonsolidowaną bibliotekę wzorów i klauzul na SharePoint, wersjonowaną i przypisaną działowi prawnemu
- Zestaw reguł wyboru podmiotu, wzoru i wariantów klauzul oraz definicję tego, co jest standardem
- Przyjmowanie zapytań w Teams, składanie, weryfikację kontrahenta, wysyłkę do podpisu, archiwizację, rejestr i alerty o wygaśnięciu
- Integracje: podpis elektroniczny, rejestry i listy sankcyjne oraz wpis w CLM tam, gdzie taki system działa
- Testy na minionych zapytaniach, wdrożenie, szkolenie prawników i zamawiających, wsparcie po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Aktualnych wzorów i wariantów klauzul dopuszczonych dla każdego podmiotu i kraju
- Polityki akceptacji: kto akceptuje co, przy jakiej wartości i w którym podmiocie
- Prawnika jako właściciela produktu oraz paralegala do dokumentów pilotażowych
- Licencji na podpis elektroniczny oraz dostępu do używanych rejestrów i list sankcyjnych
Etapy
Odkrywanie
Klasyfikacja jednego miesiąca zapytań i uzgodnienie definicji dokumentu standardowego
Projekt
Wzory, warianty klauzul, progi, reguły kierowania i model bezpieczeństwa
Budowa
Przyjmowanie zapytań w Teams, składanie, kontrole, podpis, archiwizacja, rejestr i raportowanie
Walidacja
Wzajemne NDA dla jednego podmiotu od początku do końca, z przeglądem każdego dokumentu przez prawników
Start
Kontrolowane uruchomienie według typu dokumentu i podmiotu, z opieką powdrożeniową
Rozszerzenie
Kolejne podmioty, umowy podwykonawcze i ramowe, zakładanie wpisów w CLM
Działowe. Nakład zależy od liczby podmiotów prawnych i krajów, od tego, jak bardzo rozjechały się wzory, oraz od tego, czy rejestry, listy sankcyjne i usługa podpisu są dostępne przez API.
Państwa handlowcy i tak wysyłają wzór sami. Tego uczy ich dziewięciodniowa kolejka.
Prosimy o jeden miesiąc zapytań ze skrzynki działu prawnego i Państwa wzór NDA. Odsyłamy podział na sprawy standardowe i wyjątki oraz czas obiegu, który utrzymałby zestaw reguł.
Podziel miesiąc zapytań prawnychTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaŻadnej płatności dla dostawcy, którego nikt nie sprawdziłRachunek zmieniony, bo poprosił o to e‑mail, to najtańszy sposób na utratę sześciocyfrowej płatności.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaWycena, zgoda na rabat i podpis w jeden dzieńPróg marży pilnowany kciukiem w czacie, a sprawdzany trzy tygodnie później.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych