Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaCena z ERP, rabat sprawdzony wobec progu marży, podpis przed końcem tygodnia
Wycena, zgoda na rabat i podpis w jeden dzień
Ceny, warunki i stany magazynowe pochodzą z ERP, reguła rabatowa rozstrzyga albo wskazuje osobę zatwierdzającą w Microsoft Teams, a oferta wychodzi podpisana tego samego dnia.
Streszczenie dla zarządu
Próg marży pilnowany kciukiem w czacie, a sprawdzany trzy tygodnie później.
Oferta startuje tam, gdzie już żyje transakcja: handlowiec otwiera szansę w CRM albo wypełnia krótki formularz w Microsoft Teams dla zapytań.
Oferty wychodzą tego samego dnia, bo wyszukiwanie, arytmetyka, dokument i archiwizacja nie czekają już na wolną godzinę.
SAP ECC lub SAP S/4HANA, w tym procesie tylko do odczytu; Salesforce lub Microsoft Dynamics 365 Sales; biblioteka ofert w SharePoint
Problem biznesowy
Ofertowanie
Oferta powstaje z czterech źródeł, które ze sobą nie rozmawiają: ceny i warunki klienta w SAP, stany i terminy dostaw w systemie magazynowym. Do tego polityka rabatowa w PDF rozesłanym dwa lata temu i pamięć handlowca o tym, co zadziałało u tego wykonawcy poprzednio. Excel jest miejscem, w którym te cztery źródła się spotykają, dlatego błędy się powtarzają: cena z niewłaściwego okresu, rabat nałożony na warunek, który już go zawierał, termin dostawy podany na wyczucie.
Zgoda na rabat wygląda na darmową i nie jest. Zapada na czacie, przez telefon, czasem na korytarzu, i nic z tego nie jest zapisem. Menedżer, który mówi „tak”, rzadko ma przed sobą marżę, bo jej wyliczenie oznaczałoby otwarcie SAP dla sprawy, na którą ma trzydzieści sekund. Finanse widzą skutek miesiące później, gdy marża grupy produktowej jest cieńsza od planu i nikt nie potrafi wskazać decyzji, które ją zbudowały.
Zostaje jeszcze dokument. Każda oferta jest kopią starszej oferty, więc warunki dryfują, a klauzula płatnicza z jednostkowej sprawy rozchodzi się po regionie. Akceptacja wraca jako skan podpisu albo zdanie w mailu, które biuro obsługi zamówień przepisuje do SAP. Proces trwa, bo każda jego część jest czyjąś roboczą rutyną, a finanse są właścicielem progów, lecz nie momentu, w którym próg zostaje przekroczony.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda ofertowanie w większości producentów B2B, zanim zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekHandlowiec prosi wsparcie sprzedaży o warunki klienta albo sam sprawdza je w SAP, jeśli dzień na to pozwala
- CzłowiekStany i terminy dostaw są sprawdzane na kanale magazynu i wpisywane do arkusza skopiowanego ze starszej oferty
- OczekiwanieRabat powyżej uprawnień handlowca czeka na menedżera w podróży, od pół dnia do dwóch dni
- Ryzyko błęduZgoda przychodzi jako wiadomość na czacie albo telefon, więc nic nie zapisuje marży, którą widział zatwierdzający
- OczekiwanieOferta wychodzi ze skrzynki handlowca, a akceptacja wraca jako skan podpisu albo mail „działamy”
- CzłowiekBiuro obsługi zamówień przepisuje zaakceptowane pozycje do SAP z pliku PDF
- Ryzyko błęduMarża poniżej progu ujawnia się na zamknięciu miesiąca, po wysyłce palet
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Godziny ofertowania to koszt widoczny i mniejszy. Drogi jest rabat udzielony bez marży przed oczami, trzysta razy w miesiącu, każdy do obrony z osobna i żaden nierozstrzygnięty wobec liczby.
- Wolne oferty przegrywają z tym, kto odpowiedział pierwszy, a nikt nie rejestruje przegranej spowodowanej upływem czasu. W pipelinie widnieje przegrana na cenie, bo to jedyny powód, jaki ktokolwiek wybiera.
- Warunki przepisane ze starszej oferty stają się sporem później: kłótnia o fakturę, korekta i telefon od zakupowca wykonawcy, a nic z tego nie obciąża oferty, która to spowodowała. Stan magazynowy obiecany na wyczucie zamienia się w ten sam sposób w zamówienie oczekujące.
- Wiedza cenowa siedzi u najdłużej pracujących specjalistów wsparcia sprzedaży, więc gdy jeden odchodzi, jakość ofert spada w sposób, który ujawnia się jako marża, a nie jako wypowiedzenie.
Koszt zaniechania
Dwie rzeczy rosną tu same. Liczba ofert rośnie z każdym podpisanym dystrybutorem i każdą dołożoną linią produktową, a każda niesie te same ręczne minuty, więc pierwszy wiersz jest podłogą, a nie prognozą. Jednocześnie zmienność kosztów surowców skraca życie cennika, więc coraz więcej ofert powstaje na wersji już zastąpionej.
Cichszym ryzykiem jest to, że w rabatach nie zmienia się nic. Trzysta zgód miesięcznie zapada dalej bez marży przed oczami, a suma oddana rośnie, bo urósł wolumen, a nie dlatego, że ktoś tak postanowił. Ustalenie z audytu powtarza się co roku, a odpowiedź co roku brzmi, że zgody owszem zapadają, w czacie, który już się przewinął.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Producent materiałów budowlanych: izolacje, membrany dachowe i akcesoria, 1 100 pracowników, sprzedaż przez dystrybutorów i bezpośrednio do dużych wykonawców w Polsce, Czechach i krajach bałtyckich. CRM to Salesforce, SAP ECC trzyma ceny, warunki, stany i terminy dostaw, a Microsoft 365 jest platformą współpracy.
1 350 ofert miesięcznie od 28 handlowców terenowych i dziewięciu specjalistów wsparcia sprzedaży; około 300 z nich zawiera wniosek o rabat powyżej własnych uprawnień handlowca.
Oferty powstają w Excelu z cen wyszukiwanych ręcznie, wychodzą jako PDF z prywatnych skrzynek, są zatwierdzane nieformalnie, gdy potrzebny jest rabat, i przepisywane do SAP po akceptacji klienta.
Około 38 minut składania oferty, zanim ktokolwiek pomyśli o kliencie, 25 minut ponaglania i przeglądu na każdą zgodę rabatową oraz jeden do dwóch dni na ofertach, które liczą się najbardziej.
Robot wycenia ofertę z warunków SAP, stanów i terminów dostaw, a reguły rozstrzygają, co handlowiec może przyznać sam. Wyjątki trafiają do wskazanej osoby zatwierdzającej w Microsoft Teams Approvals, z wpływem na marżę na karcie. Dokument powstaje z jednego zatwierdzonego szablonu Microsoft Word, jest archiwizowany w SharePoint i wysyłany do podpisu.
W modelowanym przypadku oferta wychodzi tego samego dnia, każdy rabat poniżej progu ma osobę zatwierdzającą i liczbę marży, a zaakceptowane pozycje docierają do obsługi zamówień jako dane. Liczby są modelem na przyjętych założeniach, nie pomiarem u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Oferta startuje tam, gdzie już żyje transakcja: handlowiec otwiera szansę w CRM albo wypełnia krótki formularz w Microsoft Teams dla zapytań, które nigdy nie stają się szansą. Podaje klienta, produkty, ilości i oczekiwaną dostawę. Robot UiPath odczytuje warunki tego klienta, ceny, stany i terminy dostaw z SAP przez konektory BAPI i OData, wycenia każdą pozycję i wylicza marżę wobec progu grupy produktowej, którego właścicielem są finanse.
Następnie rozstrzygają reguły rabatowe i to jest część, która zmienia ekonomię. Reguły spisane z własnej polityki klienta ustalają, co handlowiec może przyznać bez pytania, co zatwierdza menedżer regionalny, a co trafia do dyrektora handlowego. Wszystko powyżej uprawnień handlowca staje się zatwierdzeniem w aplikacji Microsoft Teams Approvals z wpływem na marżę w euro, progiem, historią rabatów klienta i samą ofertą. Menedżer decyduje więc wobec liczby, a nie wobec zrzutu ekranu, pod własną tożsamością Microsoft Entra ID i ze zdarzeniem zapisanym w Microsoft Purview.
Robot wypełnia potem zatwierdzony szablon Microsoft Word, generuje PDF, odkłada oba pliki do biblioteki SharePoint z klientem, szansą, marżą i osobą zatwierdzającą jako metadanymi oraz dołącza dokument do szansy. Oferta idzie do podpisu przez SharePoint eSignature, podpisana kopia wraca ze śladem audytowym, a zaakceptowane pozycje trafiają do obsługi zamówień jako dane. Power BI pokazuje czas cyklu, czas reakcji zatwierdzających, głębokość rabatów i skuteczność w podziale na przedziały rabatowe. Nie ma tu AI i jest to decyzja świadoma: wycena musi być odtwarzalna dla kontrolera.
Microsoft Teams Approvals z szablonami i audytem Microsoft Purview; SharePoint eSignature zwracający podpisaną kopię do biblioteki; biblioteki SharePoint z metadanymi, uprawnieniami i retencją; wyzwalacze, kolejki, magazyn poświadczeń i audyt w UiPath Orchestrator
Wycenę i wyliczenie marży wobec progu, reguły rabatowe i progi zatwierdzania, routing i kartę zatwierdzenia, szablon Microsoft Word i jego generowanie, archiwizację w SharePoint, zapis zwrotny do CRM, przekazanie do obsługi zamówień i raport w Power BI
Ceny, warunki, stany i terminy dostaw z SAP przez konektory UiPath SAP BAPI i OData, z automatyzacją ekranową tylko tam, gdzie żaden interfejs nie udostępnia danego typu warunku; szansa, załącznik i status w CRM przez konektor Salesforce lub Microsoft Dynamics 365 CRM
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemZgłoszenie jest pobierane z szansy w CRM albo z formularza w Teams, a robot odczytuje warunki, ceny, stany i terminy dostaw z SAP i wycenia każdą pozycję
- AutomatyzacjaMarża jest liczona na pozycji i na ofercie wobec progu grupy produktowej, a reguły rabatowe zostają ocenione
- CzłowiekWnioski powyżej uprawnień handlowca trafiają do menedżera regionalnego lub dyrektora handlowego w Teams Approvals, z marżą i progiem na karcie
- AutomatyzacjaOferty zatwierdzone i mieszczące się w uprawnieniach powstają z szablonu Microsoft Word, są renderowane do PDF i archiwizowane w SharePoint
- AutomatyzacjaDokument zostaje dołączony do szansy w CRM i wysłany do klienta do podpisu przez SharePoint eSignature
- SystemPodpisana kopia wraca do biblioteki, szansa jest aktualizowana, a zaakceptowane pozycje docierają do obsługi zamówień jako dane strukturalne
- AutomatyzacjaCzas cyklu, czas reakcji zatwierdzających, głębokość rabatów i skuteczność według przedziałów są odświeżane w Power BI
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Odczyt cen, warunków, stanów i terminów dostaw, wycenę każdej pozycji i wyliczenie marży wobec progu
- Kierowanie każdego wyjątku do osoby zatwierdzającej wskazanej przez politykę, z liczbami w załączeniu
- Generowanie dokumentu, archiwizację, załączenie w CRM i wysyłkę do podpisu
- Przekazanie zaakceptowanych pozycji do obsługi zamówień oraz raportowanie
Ludzie decydują
- Co zaoferować temu klientowi i jak to ustawić, czyli ta część ofertowania, która zarabia marżę
- Każdy rabat powyżej uprawnień handlowca, teraz wobec liczby, a nie zrzutu ekranu
- O samej polityce cenowej: progi, poziomy uprawnień i kto co zatwierdza
- Wszystko, czego reguły nie wycenią, na przykład nowy produkt bez rekordu warunku
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- szansa w CRM
- krótki formularz ofertowy w Microsoft Teams
- ceny katalogowe, warunki klienta, stany i terminy dostaw w SAP
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- zestaw reguł cenowych, marżowych i rabatowych
Systemy docelowe
- SAP ECC lub SAP S/4HANA, w tym procesie tylko do odczytu
- Salesforce lub Microsoft Dynamics 365 Sales
- biblioteka ofert w SharePoint
- Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: Microsoft Teams Approvals dla rabatów; karta w Teams dla wyjątków cenowych; SharePoint eSignature dla podpisu klienta
Wykorzystane technologie
wycena oferty, stosowanie reguł, generowanie i archiwizacja dokumentu, kolejki, ponowienia i audyt
Aceny, warunki, stany i terminy dostaw odczytywane przez interfejsy, nie przez ekrany
Azgłoszenie z szansy, dokument dołączony zwrotnie, zaktualizowany status
Adecyzje rabatowe powyżej uprawnień handlowca, marża na karcie, zdarzenie audytowe w Microsoft Purview
Ajeden zatwierdzony szablon oferty wypełniany przez robota i renderowany do PDF
Abiblioteka ofert z klientem, szansą, marżą i osobą zatwierdzającą jako metadanymi
Aoferta wysłana do podpisu i podpisana kopia wracająca ze śladem audytowym
Aczas cyklu, czas reakcji zatwierdzających, głębokość rabatów, skuteczność według przedziałów
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
W tym procesie siedzą dwa koszty, a kalkulator wycenia tylko pierwszy. Składanie oferty zajmuje 38 minut na wyszukanie cen, sprawdzenie stanu, dokument, PDF, wysyłkę i archiwizację. Praca mechaniczna, którą przejmuje robot, to 0,55 tego czasu, więc 1 350 ofert miesięcznie wchodzi do rachunku jako 742 ekwiwalenty ofert. Handlowcowi zostaje ustawienie sprawy i rozmowa z klientem. 44 € to pełny koszt godziny pracy ofertowej wsparcia sprzedaży i handlowców w Europie Środkowej. Drugi koszt to 300 zgód rabatowych miesięcznie po 25 minut ponaglania i przeglądu, z czego 0,6 jest do uniknięcia. Przy 72 € za godzinę pracy menedżera daje to około 5 400 € miesięcznie i trafia do następnej sekcji, a nie do kalkulatora. Niczego tu nie zmierzono u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Oferty wychodzą tego samego dnia, bo wyszukiwanie, arytmetyka, dokument i archiwizacja nie czekają już na wolną godzinę
- Marża jest chroniona przed zamówieniem, a nie tłumaczona po nim: nic nie wychodzi poniżej progu bez wskazanej osoby zatwierdzającej i liczby
- Każda oferta niesie te same warunki, bo szablon jest jeden, a jego właścicielem jest sales operations, a nie autor ostatniej oferty
- Obsługa zamówień dostaje pozycje strukturalne zamiast pliku PDF, co usuwa klasę błędów z dostaw i fakturowania, a czas reakcji zatwierdzających i skuteczność według przedziałów rabatowych stają się raportowalne
Perspektywa zarządu
- Każda otwarta oferta ma wiek, właściciela i status zatwierdzenia, więc przegląd pipeline'u przestaje opierać się na pamięci
- Decyzje rabatowe stają się zapisami z osobą zatwierdzającą, marżą i uzasadnieniem, dostępnymi dla audytora bez przeszukiwania skrzynek
- Zmiany polityki cenowej wprowadza się raz w zestawie reguł i obowiązują każdego handlowca następnego ranka, a proces przestaje być zbiorem prywatnych rutyn
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Robot czyta SAP przez konto techniczne ograniczone do odczytu cen, warunków, stanów i danych podstawowych klientów i niczego nie księguje, więc błąd wyceny nie stanie się zamówieniem
- Zgody rabatowe zapadają wyłącznie w Teams Approvals pod własną tożsamością Microsoft Entra ID osoby zatwierdzającej, co rozdziela handlowca, zatwierdzającego i generatora dokumentu
- Zdarzenia zatwierdzeń i zlecenia podpisu trafiają do dziennika audytowego Microsoft Purview, więc dowód istnieje bez niczyjego wysiłku
- Dokumenty ofertowe dziedziczą uprawnienia biblioteki i etykietę retencji, podpisane kopie zachowują ślad eSignature, a reguły cenowe i progi są wersjonowanymi artefaktami zmienianymi wyłącznie przez finanse i sales operations. Dane klientów pozostają w Microsoft 365 EU Data Boundary i w regionie EU UiPath Automation Cloud, a poświadczenia w zarządzanym magazynie
Dlaczego teraz
Zmienność kosztów surowców przesunęła dyscyplinę rabatową z tematu sales operations na temat zarządu, a cenniki są rewidowane częściej, więc coraz więcej ofert powstaje na wersji już zastąpionej
SharePoint eSignature wysyła dziś ofertę do podpisu i zwraca podpisaną kopię do tej samej biblioteki bez osobnej platformy dokumentowej, a konektory SAP BAPI i OData czytają warunki i stany przez interfejsy, co usuwa większość dawnego programowania
Zaniechanie kosztuje modelowo 20 680 € miesięcznie w godzinach ofertowania i 5 400 € w ponaglaniu zgód, zanim policzy się jakąkolwiek marżę oddaną poniżej progu
Istotne role kierownicze
Oferty wychodzą tego samego dnia, zatwierdzenia przestają być powodem, dla którego transakcja czeka, a skuteczność według przedziałów rabatowych staje się czymś, czym można zarządzać
Każdy rabat poniżej progu ma wskazaną osobę zatwierdzającą i liczbę, którą ta osoba widziała, więc marża jest chroniona przed zamówieniem, a nie odtwarzana po nim
Zaakceptowane oferty docierają do obsługi zamówień jako pozycje strukturalne, co usuwa powtarzalne źródło błędów w dostawach i fakturowaniu
Częste pytania i zastrzeżenia
To inna warstwa. Tamto narzędzie obsługuje konfigurację i logikę cenową; ten proces dostarcza dane z ERP, na których ono liczy, dyscyplinę zatwierdzania w Teams, dokument, podpis i przekazanie do obsługi zamówień.
I ją zachowują. Reguły określają, kto co zatwierdza, a nie co wolno zaoferować, a zatwierdzenie z marżą na karcie wraca w minutach, zamiast być ponaglane przez dzień.
Ta złożoność już siedzi w warunkach SAP, a robot czyta to, co SAP wylicza, zamiast odtwarzać logikę. Sprawy poza regułami trafiają do specjalisty cenowego z gotowym wyliczeniem.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Oferty są konfiguracjami inżynierskimi wymagającymi pracy projektowej, zanim cokolwiek da się wycenić; wtedy pierwsze jest narzędzie konfiguracyjne, a ten przebieg stoi za nim
- Wolumeny są niskie, a każda cena negocjowana indywidualnie bez cennika bazowego do odczytu, więc reguły nie mają czego egzekwować
- Polityka rabatowa nie istnieje na piśmie. Reguły nie wyegzekwują polityki, na którą nikt się nie zgodził, a jej spisanie jest zadaniem zarządczym
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby dyrektor handlowy miał podać marżę oddaną w zeszłomiesięcznych zgodach rabatowych, skąd wzięłaby się ta liczba i jak długo trwałoby jej przygotowanie?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Od dwudziestu do trzydziestu ostatnich ofert wraz ze śladem zatwierdzeń, przeliczonych według Państwa własnej polityki, żeby pokazać pokrycie regułami i marżę w grze
- Docelowy przebieg zaprojektowany z sales operations i finansami: kto co zatwierdza i przy jakim progu
- Zestaw reguł cenowych i rabatowych, wersjonowany i będący własnością finansów, a nie zaszyty w kodzie, wraz z integracją SAP i CRM, generowaniem oferty z przebudowanego szablonu Microsoft Word, archiwizacją w SharePoint i wysyłką do e‑podpisu
- Sposób zatwierdzania w Teams, raport Power BI oraz pilotaż w jednym regionie przed rolloutem z hypercare
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu SAP dla konta technicznego: ceny, warunki, stany i dane podstawowe klientów
- Sandboxu CRM i konta technicznego do niego
- Obecnego szablonu oferty, stosowanych warunków i spisanej polityki rabatowej
- Właściciela po stronie sales operations dla szablonu i reguł oraz właściciela po stronie finansów dla progów
Etapy
Analiza
Oferty i zatwierdzenia przeliczone według spisanej polityki, żeby zmierzyć pokrycie regułami i wyjątki
Projekt
Docelowy przebieg, reguły, progi, struktura szablonu, model bezpieczeństwa
Budowa
Integracja SAP i CRM, generowanie dokumentu, zatwierdzenia w Teams, archiwizacja i podpis
Walidacja
Historyczne oferty przeliczone przez robota i porównane pozycja po pozycji z tym, co wysłano
Uruchomienie
Jeden region i jedna grupa produktowa pod nadzorem, potem rollout i wygaszanie starej ścieżki region po regionie
Optymalizacja
Strojenie reguł na podstawie rejestru wyjątków, potem rozszerzenie na kolejne grupy produktowe i kraje
Działowe. O nakładzie decyduje to, ile ceny siedzi w warunkach SAP, a ile w nawyku, ile progów ma polityka i w jakim stanie jest szablon oferty.
Trzysta kciuków w górę miesięcznie i żaden z nich nie jest zapisem.
Prosimy o dwadzieścia ostatnich ofert wraz z mailami i wątkami czatu, w których zapadały zgody. Wracamy z udziałem, który wyceniłaby sama reguła, i z pisemną oceną marży w grze.
Przelicz dwadzieścia ofert z kwartałuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Szanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOferta frachtowa, zanim zapytanie ostygniePaństwa odpowiedź wychodzi w czwartek; ładunek zabukowano we wtorek u tego, kto wycenił pierwszy.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaOdnowienia w Teams, CRM czyszczony każdej nocyOdnowienia wychodzą na jaw, gdy wspomni o nich klient, a pipeline porządkuje się tylko przed kwartalnym przeglądem.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT