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Ein Standard-NDA braucht keinen Juristen, sondern einen Weg, der nicht über ihn führt

NDAs und Standardverträge an einem Tag unterschrieben

Standard-NDAs und Verträge werden in Microsoft Teams angefordert, aus freigegebenen Klauseln erstellt, geprüft, unterzeichnet und am selben Tag abgelegt; Juristen sehen nur die Abweichungen.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
210Dokumentanfragen im Monat teilen sich in dieser Beispielberatung eine Warteschlange mit den Ausschreibungsprüfungen und den Streitfällen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Ein zweiseitiges NDA auf eigenem Muster wartet neun Tage hinter einer Ausschreibungsprüfung und einem Streitfall.

Was sich ändert

Die Entwurfsfrage lautet nicht, wie man Verträge schneller schreibt.

Geschäftlicher Nutzen

Standard-NDAs und Verträge werden am selben Tag unterschrieben, weil Erstellung und Versand nicht mehr hinter den schwierigen Fällen anstehen.

Beteiligte Systeme

SharePoint Vertragsbibliothek mit Metadaten und Aufbewahrung; SharePoint eSignature oder DocuSign; System für das Vertragslebenszyklus-Management, wo vorhanden

Geschäftliches Problem

Recht

Anfragen nach NDAs und Standardverträgen kommen per Mail, Chat und auf dem Flur, ohne die Angaben, die zur Erstellung nötig sind, sodass der erste Schritt immer eine Rückfrage ist. Muster existieren, aber in mehreren Fassungen auf persönlichen Laufwerken, und die Klauseloptionen je Land und Rechtseinheit stecken in den Köpfen der Juristen.

Die Erstellung besteht aus Kopieren, Einfügen, Umbenennen und Korrekturlesen. Die Unterschrift läuft über ein separates Werkzeug mit eigenem Login, nachgehalten von der anfragenden Person. Abgelegt wird dort, wo das unterschriebene PDF landet, meist in einem Postfach, weshalb das Vertragsregister unvollständig ist und Verlängerungstermine unbekannt bleiben, bis sie jemand braucht.

Das eigentliche Problem ist die Warteschlange. Eine Rechtsabteilung wird an Risiko gemessen und nicht an Durchsatz, also behandelt sie jede Anfrage mit derselben Sorgfalt, und nichts im Prozess unterscheidet ein Zwei-Minuten-Dokument von einer Zwei-Wochen-Verhandlung. Beide stehen in derselben Reihe, und das kurze wartet gemessen an seinem Gewicht am längsten.

Deshalb hört das Geschäft auf zu fragen. Es schickt das eigene Muster, akzeptiert das Papier der Gegenseite oder unterschreibt etwas, das nie geprüft wurde, und die Rechtsabteilung erfährt davon in der Due Diligence.

Wie es heute läuft

  1. MenschVertrieb oder Einkauf schreibt an das Rechtspostfach oder in den Rechtskanal in Teams und bittet um ein NDA
  2. MenschEine Rechtsanwaltsfachangestellte fragt Gegenparteidaten, Zweck und Laufzeit nach, weil die Anfrage ohne sie kam
  3. WartezeitDie Anfrage wartet hinter dem, was früher eintraf, meist einer Ausschreibungsprüfung oder einem Streitfall
  4. MenschEin Jurist wählt eine Musterfassung vom gemeinsamen Laufwerk, fügt die Parteidaten ein und liest Korrektur
  5. WartezeitDer Entwurf geht an die anfragende Person, dann an die Gegenseite, und die Anmerkungen kommen per Mail zurück
  6. FehlerrisikoAnmerkungen zu Standardklauseln werden so sorgfältig gelesen wie echte Verhandlungen, weil nichts sie als Standard kennzeichnet
  7. MenschDas Dokument geht aus einem separaten Werkzeug in die Unterschrift und wird von der anfragenden Person nachgehalten
  8. FehlerrisikoDas unterschriebene PDF landet in einem Postfach, und das Register erfährt davon nur, wenn jemand daran denkt
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet als sichtbar

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Abschlüsse und Projektstarts warten auf Papier. Ein Termin ohne NDA, ein Nachunternehmer, der nicht beginnen kann, ein Angebot ohne unterzeichnete Bietergemeinschaftsvereinbarung: Jede Verzögerung ist ein geschäftlicher Preis, der nie im Rechtsbudget auftaucht.
  • Fachbereiche umgehen die Warteschlange. Sie greifen zum alten Muster vom Laptop oder nehmen ungelesen das Papier der Gegenseite, und so kommen veraltete Haftungsgrenzen und das falsche anwendbare Recht ins Portfolio.
  • Niemand kann sagen, was gilt. Pflichten, Ablaufdaten und die Frage, welche Gegenparteien vertrauliche Informationen halten, stellen Prüfer, Versicherer und Käufer gleichermaßen, und die Antwort kostet zwei Wochen Suche.
  • Juristen in Sachbearbeitung kosten doppelt: einmal im Stundensatz und einmal in den Verhandlungen und Streitfällen, die weniger Aufmerksamkeit bekamen, weil Muster die Woche gefressen haben.
  • Unvollständige Anfragen erzwingen einen zusätzlichen Umlauf, bevor die Arbeit beginnt, und dieser Umlauf taucht in keiner Kennzahl der Rechtsabteilung auf.

Kosten des Nichthandelns

Zwölf Monate Standardpapier hinter den schwierigen Fällen≈ 157.320 €
Drei Jahre, bevor die Anfrageannahme geordnet wird≈ 471.960 €
Bei 260 Anfragen im Monat nach zwei weiteren Märkten (pro Jahr)≈ 194.600 €

Die Warteschlange bricht nicht zusammen, sie bildet sich jeden Montag neu. Anfragen kommen aus jeder neuen Partnerschaft, jedem Nachunternehmer und jedem Markt und aus jeder Regel, die einen Vertrag verlangt, wo früher ein Handschlag genügte, während die Rechtsabteilung so groß bleibt, wie das Budget es zulässt. Was sich ändert, ist der Weg der Arbeit: mehr davon läuft um den Prozess herum statt hindurch, auf Mustern, die niemand geprüft, und auf Papier, das niemand gelesen hat.

Die Rechnung kommt im unpassendsten Moment. Eine Due Diligence, ein Kundenaudit oder ein Streitfall fragt, was unterschrieben wurde, zu wessen Bedingungen und bis wann, und die Antwort wird zwei Wochen lang aus Postfächern zusammengesucht. Dann sind die Bedingungen, wie sie sind, und die einzige Variable ist, wie schnell das Haus davon erfährt.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Ingenieur- und Bauberatung mit 1.300 Beschäftigten, tätig in Polen, den nordischen Ländern und der DACH-Region über mehrere Rechtseinheiten, mit Microsoft 365, Teams und SharePoint, lizenziertem DocuSign und ohne System für das Vertragslebenszyklus-Management.

Volumen

Rund 210 Dokumentanfragen im Monat: gegenseitige NDAs vor Ausschreibungen und Partnerschaften, Nachunternehmerverträge auf dem eigenen Muster und Beratungsrahmenverträge mit einem kleinen Satz verhandelbarer Optionen.

Heutiger Prozess

Vier Juristen und eine Fachangestellte führen jede Anfrage durch dieselbe Warteschlange. Muster liegen in mehreren Fassungen auf einem gemeinsamen Laufwerk, unterschriebene Verträge in Projektordnern und Postfächern.

Engpass

Etwa 50 Minuten juristischer Bearbeitungszeit je Anfrage für Rückfragen, Musterauswahl, Erstellung, Lesen von Standardanmerkungen, Nachhalten der Unterschrift und Ablage, dazu 35 Minuten Zeit der anfragenden Person für Nachhaken und Weiterleiten.

Lösung

Die Anfrage entsteht als Karte in Microsoft Teams, Regeln wählen Muster und Klauseloptionen und entscheiden über Standard oder Ausnahme, ein Roboter erstellt und versendet das Dokument, und nur Abweichungen erreichen einen Juristen, als Aufgabe mit angehängtem Kontext.

Möglicher Effekt

Im Modell werden Standarddokumente an dem Tag unterschrieben, an dem sie angefragt werden, Juristenstunden wandern zu den Abweichungen, und jeder unterschriebene Vertrag hat einen Eigentümer und ein Ablaufdatum. Die Zahlen sind ein Modell auf genannten Annahmen, und Ihr eigenes Postfach wird sie korrigieren.

Vorgeschlagene Lösung

Die Entwurfsfrage lautet nicht, wie man Verträge schneller schreibt. Sie lautet, wie ein Zwei-Minuten-Dokument aufhört, hinter einer Zwei-Wochen-Verhandlung zu stehen, und alles Weitere folgt daraus, beides im Moment der Anfrage zu trennen.

Die anfragende Person öffnet eine Karte in Microsoft Teams und beantwortet nur, was dieser Dokumenttyp braucht: Name und Registernummer der Gegenpartei, Land und Rechtseinheit, Zweck, Laufzeit, Wert wo relevant und etwaige Sonderwünsche. Mit Ihrer Rechtsabteilung geschriebene Regeln wählen Rechtseinheit, Muster und freigegebene Klauseloptionen und entscheiden, ob die Anfrage Standard ist. Ein Roboter erstellt das Word-Dokument aus der Klauselbibliothek in SharePoint, füllt die Parteidaten und führt die Gegenparteiprüfungen aus, Registerabfrage und Sanktionsscreening, bevor irgendetwas das Haus verlässt.

Eine Standardanfrage geht dann an die fachliche Freigabe in der Approvals App in Teams, wo die Richtlinie das verlangt, und danach über SharePoint eSignature mit dem nativen Dienst oder DocuSign in die Unterschrift. Alles außerhalb der Regeln, Papier der Gegenseite, ein ungewöhnliches anwendbares Recht, eine erhöhte Haftungsgrenze, ein Wert über der Schwelle, wird zu einer UiPath Action Center Aufgabe für einen Juristen in Teams, mit dem Anfragekontext und einem Vergleich zum Hausmuster. Der Jurist ändert, verhandelt oder lehnt ab, und der Ablauf läuft von dieser Entscheidung aus weiter.

Unterschriebene Dokumente kehren mit Metadaten, einer Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnung und einem Ablaufdatum in die Vertragsbibliothek zurück, und die anfragende Person erhält eine Statusmeldung statt eines weiteren Mailverlaufs. Was nach der Unterschrift geschieht, Pflichtenverfolgung und Verlängerungshinweise, gehört zum intelligenten Vertragsregister, das es auf dieser Seite bereits gibt; dieser Ablauf füllt es korrekt. Wo ein System für das Vertragslebenszyklus-Management existiert, legt der Roboter den Datensatz dort an.

Genutzte native Funktionen

Workflows App in Microsoft Teams mit Adaptive Cards und die Approvals App; Word-Muster mit Inhaltssteuerelementen in SharePoint; SharePoint eSignature mit nativem Dienst oder DocuSign; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen und Prüfpfad; UiPath Action Center Aufgaben, erledigt in Microsoft Teams; UiPath Orchestrator Warteschlangen, Trigger und Prüfpfad

Was wir bauen

Die Anfragekarte und ihre Validierung je Dokumenttyp; das Regelwerk für Rechtseinheit, Muster, Klauseloptionen, Schwellen und die Definition einer Standardanfrage; Dokumenterstellung und Parteidaten; den Schritt der Gegenparteiprüfung; Unterschriftsversand und Erinnerungen; die Ablage mit Metadaten, Aufbewahrung und Ablaufdatum; das Register und die Power BI Auslastungssicht

Eigene Integration

Handelsregister- und Sanktionsquellen über UiPath Integration Service oder Connector Builder; Anlage des Datensatzes in einem System für das Vertragslebenszyklus-Management, wo eines vorhanden ist

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDie anfragende Person öffnet die Karte in Microsoft Teams und beantwortet nur die Fragen, die dieser Dokumenttyp braucht
  2. AutomatisierungRegeln wählen Rechtseinheit, Muster und Klauseloptionen und stufen die Anfrage als Standard oder Ausnahme ein
  3. AutomatisierungDer Roboter erstellt das Word-Dokument aus der Klauselbibliothek, füllt die Parteidaten und führt Register- und Sanktionsprüfung aus
  4. MenschDie fachliche Freigabe entscheidet in Teams Approvals, wo die Richtlinie das verlangt
  5. MenschEine Ausnahme wird zur Action Center Aufgabe für einen Juristen in Teams, mit Kontext und Vergleich zum Muster
  6. AutomatisierungDas freigegebene Dokument geht über SharePoint eSignature in die Unterschrift, mit Erinnerungen nach Zeitplan
  7. AutomatisierungDie unterschriebene Fassung wird mit Metadaten, Aufbewahrungsbezeichnung und Ablaufdatum abgelegt und das Register aktualisiert
  8. AutomatisierungDie anfragende Person wird benachrichtigt, und der benannte Eigentümer erhält den Ablaufhinweis rechtzeitig vorher
MenschAutomatisierung

Modell der Mensch-Maschine-Zusammenarbeit

Die Automatisierung übernimmt

  • Die Annahme mit den Angaben, die die Rechtsabteilung braucht, bei der Eingabe validiert
  • Die Auswahl von Muster und Klauseln nach Rechtseinheit, Land und Dokumenttyp
  • Erstellung, Registerabfrage und Sanktionsscreening vor dem Versand
  • Unterschriftsversand, Erinnerungen, Ablage mit Metadaten und Aufbewahrung, Register und Ablaufhinweise

Menschen entscheiden

  • Über jede Abweichung und jedes Papier der Gegenseite, in der Prüfung durch einen Juristen wie heute
  • Über die kaufmännische Frage, durch die fachliche Freigabe, wo die Richtlinie das verlangt
  • Was Standard ist: Muster, Klauseloptionen und Schwellen bleiben im Besitz der Rechtsabteilung
  • Was mit einer Gegenpartei geschieht, die die Prüfung vor dem Versand markiert

Vorher und nachher

VorherNachher
Zeit von der Anfrage bis zum unterschriebenen Dokumentacht bis zwölf Arbeitstagederselbe Tag bei Standarddokumenten (im Modell)
Was ein Jurist siehtjede Anfrage, vollständigAbweichungen und Papier der Gegenseite, mit angehängtem Vergleich
Was die anfragende Person danach tuthakt per Mail und Chat nachfüllt eine Karte aus und wartet auf die Statusmeldung
Wann die Gegenpartei geprüft wirdnach der Unterschrift, wenn überhauptbevor das Dokument das Haus verlässt
Wo die unterschriebene Fassung liegtim Postfach der anfragenden Personin der Vertragsbibliothek, mit Metadaten, Aufbewahrung und Ablauf

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • Anfragekarte in Microsoft Teams
  • Gegenparteidaten und Registernummer
  • freigegebene Muster und Klauselbibliothek in SharePoint
  • Handelsregister- und Sanktionsquellen
  • die Freigaberichtlinie

Automatisierungsebene

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Action Center
  • UiPath Integration Service

Zielsysteme

  • SharePoint Vertragsbibliothek mit Metadaten und Aufbewahrung
  • SharePoint eSignature oder DocuSign
  • System für das Vertragslebenszyklus-Management, wo vorhanden
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Teams Approvals für die fachliche Freigabe; Action Center Aufgaben in Teams für Juristen; Statusmeldungen an die anfragende Person

Anfragekarte in Microsoft TeamsUiPath OrchestratorUiPath RobotsSharePoint Vertragsbibliothek mit MetadatenTeams Approvals für die fachliche Freigabe

Eingesetzte Technologien

Microsoft Teams (Workflows App, Approvals App)

Anfrageannahme als Adaptive Card und der fachliche Freigabeschritt

A
UiPath Robots + Orchestrator

erstellen, prüfen, versenden, ablegen, planen, wiederholen und protokollieren jedes Dokument

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Prüfung der Abweichungen durch Juristen, mit Zuweisung und Fristen

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365 sowie OneDrive & SharePoint)

Mail, Musterbibliothek und Vertragsbibliothek ohne Oberflächenautomatisierung

A
Microsoft Word Muster in Microsoft SharePoint

freigegebene Muster mit Inhaltssteuerelementen und die versionierte Klauselbibliothek

A
SharePoint eSignature (nativer Dienst oder DocuSign)

Unterschrift im eigenen Tenant, nachverfolgt und auditierbar

A
Microsoft Purview

Aufbewahrungsbezeichnungen auf unterschriebenen Verträgen und Prüfpfad für Freigaben und Unterschriften

A
Power BI

Auslastung der Rechtsabteilung, Durchlaufzeit je Dokumenttyp und Vollständigkeit des Registers

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Beispielhaftes Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
126 Standardanfragen im Monat × 50 Minuten juristische Bearbeitung= 105 Std. / Monat
105 Std. × 88 € Vollkosten je Stunde für Inhouse-Juristen= 9.240 € / Monat
× 12 Monate= 110.880 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität der Rechtsabteilung (beispielhaft)≈ 110.880 €

Sechs von zehn ist die Annahme, die diese Seite entscheidet. 210 Anfragen im Monat zu 50 Minuten juristischer Bearbeitungszeit sind 175 Stunden, und 0,6 davon werden für die Standardmehrheit beansprucht, weshalb der Rechner bei 126 Anfragen startet: Der automatisierbare Anteil steckt im Volumen. Abweichungen behalten ihre volle Prüfung. Der Stundensatz von 88 € ist ein angenommener Vollkostensatz für Inhouse-Juristen, höher als ein Back-Office-Satz, weil die freigesetzte Zeit juristische Zeit ist. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen, und die Zeit der anfragenden Personen wird unten getrennt gerechnet.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Standard-NDAs und Verträge werden am selben Tag unterschrieben, weil Erstellung und Versand nicht mehr hinter den schwierigen Fällen anstehen
  • Juristen sehen Abweichungen mit angehängtem Kontext, also gehen ihre Stunden ins Risiko statt in Muster
  • Eine aktuelle Muster- und Klauselbibliothek, sodass Laptopkopien nicht mehr kursieren und alte Haftungsgrenzen nicht in neue Verträge wandern
  • Die Gegenpartei wird geprüft, bevor das Dokument das Haus verlässt, und nicht nach der Unterschrift
  • Jedes unterschriebene Dokument wird mit Metadaten, Aufbewahrungsbezeichnung und Ablaufdatum abgelegt, sodass das Register schon durch die Bauweise vollständig ist
  • Vertrieb und Einkauf warten nicht mehr auf Papier, dessen Status niemand sehen konnte

Die Managementsicht

  • Anfragevolumen je Typ, der ohne Juristen erledigte Anteil und die Stunden für den Rest, also die erste belastbare Grundlage für die Personalplanung der Rechtsabteilung
  • Die Durchlaufzeit je Dokumenttyp wird zu einem Servicelevel, das die Rechtsabteilung tatsächlich halten kann, weil das Standardvolumen nicht mehr mit der schwierigen Arbeit konkurriert
  • Jede Abweichung trägt den Nachweis, wer was entschieden hat, sodass die abweichenden Bedingungen im Portfolio bekannt und nicht vermutet sind
  • Eine Musteränderung erreicht jedes neue Dokument am selben Tag, ohne Mail mit der Bitte, die neue Fassung zu verwenden

KPIs für die Geschäftsführung

Durchlaufzeit je DokumenttypAnteil ohne Juristenbeteiligung unterschriebenJuristenstunden je AusnahmeDokumente mit vollständigen Metadaten abgelegtAnfragen außerhalb des freigegebenen Mustersatzes

Sicherheit und Governance

Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.

  • Muster und Klauseloptionen ändert nur die Rechtsabteilung in einer versionierten SharePoint-Bibliothek, und der Roboter erstellt ausschließlich daraus, sodass nichts auf einem nicht freigegebenen Text das Haus verlässt
  • Die Definition einer Standardanfrage ist ein Regelwerk im Besitz des General Counsel; alles außerhalb geht an einen Juristen, und der Roboter kann diesen Weg nicht übergehen
  • Die Unterschrift läuft über SharePoint eSignature mit Prüfpfad in Microsoft Purview, und unterschriebene Verträge tragen Aufbewahrungsbezeichnungen, die eine Löschung während der Aufbewahrungsfrist verhindern
  • Gegenparteidaten auf der Anfragekarte beschränken sich auf das, was der Vertrag braucht, und bleiben innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft 365 und der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Anmeldedaten für Register, Sanktionsquellen und CLM liegen in einem Secrets-Speicher statt im Ablauf, und jede Erstellung, jeder Versand und jede Ablage wird mit der auslösenden Identität protokolliert

Warum jetzt

01

SharePoint eSignature unterschreibt und legt im eigenen Tenant ab, mit Prüfpfad in Purview, sodass die Unterschrift aufhört, ein eigenes Werkzeug mit eigenem Login, eigenem Nachhalten und eigener Dokumentkopie zu sein

02

Regeln zu Auslagerungen und Drittparteirisiko erhöhen laufend die Zahl der Verträge, die ein Unternehmen halten und auf Anforderung vorlegen muss, und dieses Volumen landet bei einer Rechtsabteilung, die nicht im selben Tempo wächst

03

Ein geplanter CLM-Kauf spricht dafür, zuerst die Annahme zu ordnen, denn CLM-Projekte scheitern am Eingang; die modellierten Kosten des Weiterso liegen bei 13.110 € im Monat

Relevante Führungsrollen

General Counsel

Juristen sehen nur Abweichungen, im Umlauf ist allein das freigegebene Muster, und das Register beantwortet Portfoliofragen auf Abruf

CFO

Juristische Kapazität geht ins Risiko statt in Sachbearbeitung, und Vertragspflichten und Ablaufdaten hören auf, Unbekannte zu sein

Vertriebsleitung

NDAs und Bietergemeinschaftsvereinbarungen verzögern keine Termine, Angebote und Abschlüsse mehr, und die anfragende Person sieht, wo ein Dokument steht

Einkaufsleitung

Nachunternehmerverträge werden in Tagen zu den Bedingungen des Hauses unterschrieben, mit vorher geprüfter Gegenpartei

Häufige Fragen und Einwände

Jedes NDA ist anders.

Die auf Ihrem eigenen Papier sind es nicht, und ein Monat Postfach beendet die Diskussion. Abweichungen erreichen einen Juristen genau wie heute, mit bereits erhobenem Anfragekontext und aufgelisteten Unterschieden zum Muster.

Wir kaufen ein CLM.

Dann ordnen Sie zuerst den Eingang. Dieser Ablauf ist die Anfrage-, Einstufungs- und Erstellungsschicht, die CLM-Projekten meist fehlt, und wenn das CLM kommt, legt der Roboter den Datensatz dort an und nutzt dessen Muster.

Wenn es einfach wird, unterschreiben alle alles.

Nichts geht außerhalb der Regeln hinaus: freigegebenes Muster, freigegebene Klauseloptionen, Freigabeschwellen. Der einfache Weg wird zum regelkonformen, und jedes Dokument ist erfasst, also das Gegenteil einer Laptopkopie.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein paar Dutzend Anfragen im Monat, die eine Fachangestellte mit einem Musterordner und einem Kalender gut bewältigt
  • Keine abgestimmten Muster und keine Bereitschaft zur Standardisierung, denn Erstellungsregeln brauchen etwas, woraus sie erstellen
  • Fast alles auf dem Papier der Gegenseite, wie im öffentlichen Vergabewesen, wo die Annahme noch hilft, die Erstellung aber wenig beiträgt

Eine Frage für die nächste Sitzung

Unsere Juristen haben im vergangenen Monat über zweihundert Dokumente angefasst: Bei wie vielen davon hat jemand ein Wort unseres eigenen Musters geändert, und was hat die Warteschlange dahinter Vertrieb und Einkauf gekostet?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Die Klassifizierung eines Monats an Anfragen aus dem Rechtspostfach in Standard und Ausnahme, gemeinsam mit Ihren Juristen
  • Die konsolidierte Muster- und Klauselbibliothek in SharePoint, versioniert und im Besitz der Rechtsabteilung
  • Das Regelwerk, das Rechtseinheit, Muster und Klauseloptionen wählt und definiert, was als Standard gilt
  • Annahme in Teams, Erstellung, Gegenparteiprüfungen, Unterschriftsversand, Ablage, Register und Ablaufhinweise
  • Integrationen: E-Signatur, Register- und Sanktionsquellen sowie der CLM-Datensatz, wo ein CLM vorhanden ist
  • Tests an vergangenen Anfragen, Inbetriebnahme, Schulung für Rechtsabteilung und Anfragende, Betreuung nach dem Start

Wir benötigen von Ihnen

  • Die aktuellen Muster und die je Rechtseinheit und Land zulässigen Klauseloptionen
  • Die Freigaberichtlinie: wer gibt was frei, ab welchem Wert, in welcher Einheit
  • Eine Juristin oder einen Juristen als Product Owner und eine Fachangestellte für die Pilotdokumente
  • E-Signatur-Lizenzen und Zugang zu den Register- und Sanktionsquellen, die Sie nutzen

Etappen

Analyse

Einen Monat Anfragen klassifizieren und die Definition eines Standarddokuments abstimmen

Design

Muster, Klauseloptionen, Schwellen, Routingregeln und das Sicherheitsmodell

Aufbau

Annahme in Teams, Erstellung, Prüfungen, Unterschrift, Ablage, Register und Auswertung

Validierung

Gegenseitige NDAs für eine Rechtseinheit durchgängig, mit Prüfung jedes Dokuments durch Juristen

Go-live

Kontrollierter Start je Dokumenttyp und Rechtseinheit, unter Hypercare

Ausweitung

Weitere Rechtseinheiten, Nachunternehmer- und Rahmenverträge, Anlage von CLM-Datensätzen

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Rechtseinheiten und Länder, dem Ausmaß, in dem die Muster auseinandergelaufen sind, und der Frage, ob Register, Sanktionsquellen und E-Signatur über APIs erreichbar sind.