Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaMenedżerowie ustalają cele tam, gdzie pracują, a HR widzi realizację na bieżąco
Cele i oceny w Teams, bez szukania w systemie HR
Dane własnego zespołu, cele, rozmowy śródroczne i historia ocen trafiają do menedżera jako karta w Microsoft Teams; zatwierdzone cele robot zapisuje w systemie HR.
Streszczenie dla zarządu
Cele powstają w mailach, historia ocen jest ukryta w module, a HR trzy razy w cyklu przypomina o uzupełnieniu.
Moduł ocen zostaje dokładnie tam, gdzie jest.
Menedżerowie przeznaczają czas cyklu na rozmowy, bo dane, które za nimi stoją, są jedno pytanie dalej, w czacie, który i tak mają otwarty.
moduł ocen w systemie HR, wyłącznie pola celów; model realizacji w Power BI
Problem biznesowy
Ocena okresowa
Moduły ocen okresowych projektuje się wokół procesu HR, nie wokół tygodnia pracy menedżera. Menedżer liniowy otwiera moduł trzy razy w roku, pod presją terminu. Między tymi wizytami wszystko, czego potrzebuje, cele, notatki z postępów, wcześniejsze oceny, komentarz zostawiony w połowie roku, znajduje się za ścieżką nawigacji, której uczy się od nowa za każdym razem. Dane wychodzą więc z systemu do notatnika, prywatnego arkusza, wątku na czacie.
Płacą za to dwie grupy. Menedżerowie tracą godziny w każdym cyklu na nawigację, eksporty i kompletowanie danych, zanim dojdzie do jakiejkolwiek rozmowy. HR business partnerzy tracą tygodnie na raporty realizacji budowane ręcznie i na rundy przypomnień kierowane, w każdej rundzie, mniej więcej do tych samych nazwisk.
Nic z tego nie jest awarią technologii i właśnie dlatego trwa. Moduł jest systemem źródłowym i nie zostanie wymieniony, a aplikacja dostawcy nie jest miejscem, w którym pracują menedżerowie. Koszt rozkłada się tak cienko, po dwie godziny na menedżera na cykl, że nigdy nie staje się pozycją, za którą ktoś odpowiada. Pomnożone przez 310 menedżerów i trzy cykle przestaje być cienkie.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy schemat spotykamy w organizacjach, które mają sprawny system HR i mimo to nie potrafią domknąć cyklu w terminie.
- SystemHR otwiera okno wyznaczania celów w systemie HR, a do wszystkich menedżerów idzie mail zbiorczy
- CzłowiekMenedżer prosi zespół o przesłanie celów mailem, bo to szybsze niż tłumaczenie, gdzie są pola
- OczekiwanieCele spływają przez dwa tygodnie w pięciu różnych formatach i leżą w skrzynce do spokojnego popołudnia
- CzłowiekMenedżer albo asystentka przepisuje je do modułu, z opóźnieniem albo wcale
- SystemHR business partner eksportuje status realizacji do arkusza i buduje listę do odpytania według jednostek
- CzłowiekWychodzą trzy rundy przypomnień, w każdej w dużej mierze do tych samych menedżerów
- Ryzyko błęduNa koniec roku oceny powstają wobec celów, których nigdy nie zapisano, a notatki śródroczne odtwarza się z pamięci
- OczekiwanieKalibracja stoi, dopóki business partnerzy ręcznie nie uzupełnią luk
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Godziny menedżerów są stratą widoczną i zarazem najdroższą: ludzie opłacani za prowadzenie zespołów spędzają czas cyklu na nawigacji i eksportach zamiast na rozmowie, dla której ten cykl istnieje.
- Decyzje opierają się na cieńszym materiale, niż ktokolwiek zakłada. Ocena wystawiona bez notatki śródrocznej jest oceną z pamięci, a awans argumentowany ze wspomnień trudniej obronić pół roku później.
- Cele napisane w ośmiu prywatnych stylach nie dają się porównać w obrębie jednostki, więc kalibracja pierwszą połowę spotkania zużywa na ustalanie, co te cele znaczyły, zamiast na decyzje.
- Business partnerzy, którzy powinni wspierać trudne rozmowy, spędzają tygodnie cyklu na odpytywaniu o uzupełnienie, czyli na najmniej ambitnej pracy w całym roku.
- Tam, gdzie realizacja jest niewidoczna do zamknięcia okna, HR nie może zareagować wtedy, gdy reakcja jest jeszcze tania, a te same jednostki spóźniają się w każdym cyklu z tego samego powodu.
Koszt braku decyzji
Każdy nowy menedżer liniowy uczy się modułu od tego, który go wdrażał, i tak unikanie jest dziedziczone zamiast naprawiane. Za dwanaście miesięcy trzy cykle przebiegną tak, jak przebiegają zawsze: cele mailem, trzy rundy przypomnień, gorączka przed kalibracją i ćwierć roku business partnerów spędzona na liście, której nikt nie chciał budować.
Tabela nie wycenia obronności decyzji. Oceny wystawione z pamięci bronią się do pierwszego poważnego zakwestionowania awansu albo decyzji płacowej, a wtedy liczy się już tylko to, co pokazuje rejestr. Rejestr złożony ze skrzynek pocztowych odpowiada na to pytanie źle.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma ubezpieczeniowa zatrudniająca 2 900 osób, prowadząca oceny okresowe w Workday obok Microsoft 365; trzy cykle rocznie, wyznaczanie celów w pierwszym kwartale, rozmowa śródroczna i ocena roczna.
310 menedżerów liniowych wspieranych przez dwunastu HR business partnerów, każdy menedżer przygotowuje się trzy razy w roku dla zespołu liczącego od sześciu do dziesięciu osób.
Cele przychodzą mailem i są przepisywane do modułu; realizację śledzi się w wyeksportowanym arkuszu; trzy rundy przypomnień na cykl; notatki śródroczne żyją w prywatnych plikach.
Około 150 minut na menedżera na cykl na nawigację, eksporty i przygotowanie, plus mniej więcej trzy dni robocze na business partnera na cykl na raporty i odpytywanie.
Agent konwersacyjny w Microsoft Teams czyta dane własnego zespołu menedżera z systemu HR, pokazuje kartę statusu z przypomnieniami wysyłanymi jednym kliknięciem, proponuje treść celu na podstawie notatek menedżera. UiPath Robot zapisuje wyłącznie cele przez niego zatwierdzone, a strona w Power BI pokazuje realizację według jednostek, odświeżaną codziennie.
W modelowanym przypadku nieco ponad połowa czasu przygotowań wraca do zarządzania zespołem, rundy przypomnień znikają, a realizacja staje się widoczna, gdy cykl jest jeszcze otwarty. Wszystkie liczby są modelem, żadna nie pochodzi z pomiaru u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Moduł ocen zostaje dokładnie tam, gdzie jest. Zmienia się miejsce, w którym menedżer go dotyka. Budujemy agenta konwersacyjnego żyjącego w Microsoft Teams, jako UiPath conversational agent wdrożony jako aplikacja Teams albo, gdy klient standaryzuje się na stosie Microsoft, jako agenta Microsoft Copilot Studio. Agent czyta system HR przez UiPath Integration Service i przy każdym zapytaniu jest zawężony do struktury, którą pytający menedżer rzeczywiście prowadzi, ustalanej z systemu HR i Microsoft Entra ID.
Punktem wejścia jest karta, nie menu. Karta zespołu przychodzi w Teams z jednym wierszem na każdą osobę: status celu, status rozmowy śródrocznej, dwie ostatnie oceny i przycisk, który wysyła pracownikowi przypomnienie z bezpośrednim linkiem. W tym samym czacie działają pytania w języku naturalnym: kto nie wpisał celów, co ustalono z konkretną osobą w połowie roku, jak ten zespół wypada na tle jednostki.
Przy zapisie jesteśmy celowo zachowawczy. Gdy menedżer wpisuje surowe notatki, agent proponuje treść w formacie celów obowiązującym w organizacji; menedżer poprawia ją na ekranie i zatwierdza. Dopiero wtedy UiPath Robot zapisuje cel w systemie HR, przez konto techniczne, którego uprawnienia kończą się na polach celów. Oceny i komentarze są wyświetlane, nigdy generowane ani zmieniane. Każdy odczyt, każda propozycja i każdy zapis niosą znacznik czasu i informację o wykonawcy.
Business partnerzy dostają te same dane jako stronę w Power BI odświeżaną codziennie: realizacja według jednostek, menedżerów i etapów cyklu. Ta strona zastępuje eksport i trzy rundy przypomnień, a odpytywanie zamienia w ukierunkowaną rozmowę z czterema czy pięcioma menedżerami, którzy jej potrzebują.
Microsoft Teams Adaptive Cards i hosting agentów; UiPath conversational agents wdrażani jako aplikacja Teams; UiPath Orchestrator z kolejkami, śladem audytowym i magazynem poświadczeń; UiPath AI Trust Layer z listą dozwolonych modeli, maskowaniem danych osobowych i audytem rozmów; Power BI z modelem semantycznym i udostępnianiem obszaru roboczego
Narzędzia i bariery agenta, kartę statusu zespołu wraz z przypomnieniem, prompt formatu celu i krok zatwierdzenia, robota zapisującego i zakres jego uprawnień do pól, model realizacji oraz widok dla business partnerów
Moduł ocen Workday przez konektor Workday w UiPath Integration Service albo SAP SuccessFactors przez OData; Microsoft Entra ID do zawężania po strukturze i grupach
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemHR otwiera cykl w systemie HR; agent pobiera z konfiguracji daty okna i obowiązujący format celu
- AutomatyzacjaKażdy menedżer liniowy dostaje w Microsoft Teams kartę statusu zespołu ze statusem celów i rozmów dla każdej osoby
- CzłowiekMenedżer zadaje agentowi pytanie, otwiera historię wybranej osoby albo wpisuje na czacie surowe notatki do celów
- AutomatyzacjaAgent proponuje treść celu w formacie organizacji i pokazuje ją na ekranie do edycji
- CzłowiekMenedżer poprawia i zatwierdza każdy cel; przed zatwierdzeniem nic nie trafia do rejestru
- SystemUiPath Robot zapisuje zatwierdzony cel w systemie HR przez zawężone konto techniczne i loguje zapis
- AutomatyzacjaBrakujące cele uruchamiają przypomnienie do pracownika i codzienne odświeżenie modelu realizacji
- CzłowiekBusiness partner otwiera stronę w Power BI i rozmawia z jednostkami, które są w tyle, dopóki okno jest otwarte
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Karty statusu zespołu, odpowiedzi w języku naturalnym i historię ocen pobieraną z systemu HR w momencie zapytania
- Propozycję treści celu na podstawie własnych notatek menedżera, w formacie organizacji
- Zapis zatwierdzonych celów w systemie HR wraz z logiem wykonawcy i czasu
- Przypomnienia do pracowników oraz codzienny widok realizacji według jednostek i menedżerów
Ludzie decydują
- O samej rozmowie oceniającej i o tym, czy dany cel jest właściwym celem
- O zatwierdzeniu każdego celu przed zapisem; niezatwierdzona propozycja nigdy nie trafia do rejestru
- O ocenach, wynikach kalibracji i decyzjach płacowych, wpisywanych przez menedżerów w systemie HR
- O kształcie cyklu, formacie celów i o tym, które spóźnione jednostki dostają rozmowę zamiast przypomnienia
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- moduł ocen w systemie HR (cele, rozmowy śródroczne, historia ocen)
- struktura podległości z Microsoft Entra ID
- format celów i kalendarz cyklu obowiązujące w organizacji
Warstwa automatyzacji
- UiPath Agents
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath AI Trust Layer
Systemy docelowe
- moduł ocen w systemie HR, wyłącznie pola celów
- model realizacji w Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: karta statusu zespołu w Microsoft Teams; czat z agentem; krok zatwierdzenia celu; strona realizacji dla business partnerów
Wykorzystane technologie
odpowiada na pytania menedżera o dane własnego zespołu i proponuje treść celów na podstawie notatek
Aczyta cele, rozmowy śródroczne i historię ocen z modułu ocen przez jego API
Azapisują zatwierdzone cele w systemie HR, uruchamiają przypomnienia i wyciąg realizacji, prowadzą kolejkę i ślad audytowy
Akarta statusu zespołu, akcja przypomnienia i cała powierzchnia pracy menedżera
Austala strukturę podległości, dzięki czemu każda odpowiedź dotyczy wyłącznie zespołu pytającego
Alista dozwolonych modeli, maskowanie danych osobowych i audyt rozmów nad krokiem propozycji
Acodzienny widok realizacji według jednostek, menedżerów i etapów cyklu dla HR business partnerów
Aalternatywne środowisko dla tego samego agenta, gdy klient standaryzuje się na Microsoft
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Menedżerowie są tu drogim składnikiem, przy 78 € za godzinę w pełnym koszcie, więc arytmetyka wycenia wyłącznie ich czas. 310 menedżerów liniowych w trzech cyklach rocznie daje około 77 przygotowań miesięcznie. Tylko 0,6 każdego przygotowania to nawigacja, eksport i kompletowanie danych, które asystent zdejmuje, więc ten udział został złożony do wolumenu i kalkulator liczy 47 przygotowań miesięcznie zamiast 77. Czas business partnerów leży poza tą tabelą i pojawia się w następnej. Żadna z poniższych liczb nie została zmierzona u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Menedżerowie przeznaczają czas cyklu na rozmowy, bo dane, które za nimi stoją, są jedno pytanie dalej, w czacie, który i tak mają otwarty
- Cele powstają w terminie i w jednym formacie, dzięki czemu kalibracja jest porównaniem, a nie ćwiczeniem z tłumaczenia
- Notatki śródroczne i historia ocen są przed menedżerem w chwili wystawiania oceny rocznej, więc decyzja opiera się na rejestrze, a nie na pamięci
- Business partnerzy przestają składać raporty realizacji, a zaczynają wspierać tę niewielką grupę menedżerów, którzy faktycznie są w tyle
- Organizacja widzi w trakcie trwania cyklu, które jednostki zarządzają wynikami, a które wypełniają pola
- Każdy zapis celu, przypomnienie i dostęp do danych mają znacznik czasu, więc pytanie o to, kiedy ustalono cel, ma odpowiedź niezależną od czyjejkolwiek pamięci
Perspektywa zarządu
- Realizacja według jednostek biznesowych jest widoczna codziennie, dopóki okno jest otwarte, a nie w raporcie składanym po jego zamknięciu
- Dyrektorzy biznesowi widzą status własnych menedżerów bez zgłoszenia do HR
- Jakość celów staje się porównywalna między jednostkami, bo treść trzyma się jednego formatu zamiast ośmiu prywatnych stylów
- Rejestr ocen przestaje zależeć od tego, którzy menedżerowie przepisują swoje notatki do systemu
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Zakres ustalany jest przy każdym zapytaniu, nie raz na sesję: agent odpowiada wyłącznie o strukturze, którą system HR i Microsoft Entra ID zgodnie przypisują pytającemu. Każdy dostęp jest logowany
- Ścieżka zapisu jest celowo wąska: jeden robot, jedno konto techniczne, tylko pola celów, żadnej drogi do ocen, wynagrodzeń ani komentarzy. Poświadczenie leży w magazynie Orchestrator albo w Azure Key Vault
- Oceny i komentarze śródroczne są menedżerowi wyświetlane, nigdy generowane, edytowane ani przepisywane przez agenta
- Krok propozycji działa pod UiPath AI Trust Layer, z listą dozwolonych modeli, maskowaniem danych osobowych i audytem rozmów w regionie UE UiPath Automation Cloud. W wariancie na Microsoft Copilot Studio to samo pokrywają audyt Microsoft Purview i Entra Agent ID
- Konsultacja z radą pracowników w sprawie AI wspierającej menedżerów jest produktem fazy analizy z wyznaczonym właścicielem, nie punktem odhaczanym później
Dlaczego teraz
Oczekiwania wobec równości płac i przejrzystości zamieniły udokumentowane, porównywalne cele w kwestię nadzoru, a nie preferencję HR, a rejestr złożony ze skrzynek pocztowych na to nie odpowiada
Moduły ocen udostępniają dziś cele, rozmowy śródroczne i oceny przez API, więc system źródłowy może zostać dokładnie tam, gdzie jest, a doświadczenie przenosi się tam, gdzie menedżerowie już pracują
Zawężeni agenci konwersacyjni nad danymi firmowymi są dojrzali na tyle, by pracować w kontekście HR pod jawną warstwą zaufania, a modelowe 9 200 € miesięcznie czasu menedżerów wydaje się w każdym miesiącu zwłoki
Role kierownicze, których to dotyczy
Cykle domykają się w terminie z celami porównywalnymi między jednostkami, a realizacja jest widoczna, póki jest czas zareagować
Business partnerzy przechodzą od składania list do odpytywania do wspierania menedżerów, którym rozmowa przychodzi trudno
Status ich menedżerów jest widoczny bez zgłoszenia do HR, a większość czasu przygotowań w cyklu wraca do zarządzania
Częste pytania i zastrzeżenia
Powinni i nie korzystają, i od tego obserwowalnego faktu to się zaczyna. Agent czyta i zapisuje ten sam rejestr; zmienia miejsce, w którym stoi menedżer, a nie to, co jest systemem źródłowym.
Model proponuje treść na podstawie własnych notatek menedżera, w Państwa formacie, a propozycja jest bezczynna do chwili, aż menedżer poprawi ją i zatwierdzi na ekranie. Ocen model nigdy nie generuje, a ścieżka zapisu sięga pól celów i niczego więcej.
Menedżer widzi dokładnie to, co system HR i dziś mu pokazuje o własnym zespole, a każdy dostęp jest logowany. To więcej przejrzystości niż dzisiejsza sytuacja, w której te same dane kopiuje się do prywatnych arkuszy, których nikt nie audytuje.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Menedżerowie już domykają cykle w module i w terminie, co znaczy, że problem leży gdzie indziej niż w dostępie
- Moduł ocen jest wymieniany albo cykl przeprojektowywany w ciągu roku; wtedy budujemy po ustaleniu nowego modelu
- Populacja menedżerów jest na tyle mała, że HR obsłuży każdego indywidualnie, i rozmowa wygrywa z agentem
- Nie da się uzyskać zgody rady pracowników na AI wspierającą menedżerów, a to właśnie krok propozycji trzeba by wtedy usunąć
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Proszę wskazać dowolną ocenę wystawioną w ostatnim cyklu: ile czasu zajęłoby nam pokazanie celu, wobec którego ją wystawiono, i notatki śródrocznej, która za nią stoi?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Analizę modelu danych ocen, kalendarza cyklu, formatu celów oraz realizacji ostatniego cyklu
- Projekt agenta: narzędzia, bariery i regułę wiążącą każdą odpowiedź ze strukturą pytającego
- Prompt formatu celu i krok zatwierdzenia, dostrojone na prawdziwych treściach celów z Państwa jednostek
- Integrację z systemem HR i robota zapisującego, z kontem technicznym ograniczonym do pól celów
- Kartę statusu zespołu, akcję przypomnienia i codzienny model realizacji w Power BI
- Pilotaż w jednej jednostce biznesowej przez jeden cykl, najpierw tylko odczyt, potem propozycje i zapis
- Monitoring trafności odpowiedzi i błędów zapisu wraz z instrukcją operacyjną dla zespołu HR
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu API do modułu ocen i środowiska testowego z reprezentatywnymi danymi
- Właściciela procesu po stronie HR, odpowiadającego za format celów i kształt cyklu
- Menedżerów jednej jednostki biznesowej do pilotażu oraz raportu realizacji ostatniego cyklu
- Konsultacji z radą pracowników w zakresie, jakiego wymagają Państwa uzgodnienia dla AI wspierającej menedżerów
Etapy
Analiza
Model danych, kalendarz cyklu, format celów i realizacja ostatniego cyklu, z HR i dwoma dyrektorami
Projekt
Zakres agenta, bariery, karta zespołu, krok zatwierdzenia i model bezpieczeństwa
Budowa
Agent, integracja z systemem HR, robot zapisujący i widok realizacji w Państwa środowisku
Pilotaż
Jedna jednostka, jeden cykl: najpierw odczyt, potem propozycje i zapis, mierzone realizacją i trafnością
Wdrożenie
Pozostałe jednostki i kolejne cykle, z bliskim wsparciem przy każdym otwartym oknie
Optymalizacja
Strojenie promptów i barier, nowe pytania, rozszerzenia raportowania
Szybki efekt. O nakładzie decyduje czystość modelu danych ocen, liczba formatów celów faktycznie używanych w organizacji oraz to, czy konsultacja z radą pracowników musi poprzedzić jakąkolwiek propozycję generowaną przez AI.
Pola celów są puste w lutym i nadal puste w listopadzie.
Prosimy o raport realizacji ostatniego cyklu według jednostek i daty wysyłki trzech rund przypomnień. Wracamy z kartą w Teams, która by je zastąpiła, i jednostronicowym obrazem miejsc, w których cykl się zatrzymuje.
Odtwórzmy realizację ostatniego cykluTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Tysiące komentarzy z ankiet nieprzeczytanych, docenianie ginące w wątku, społeczności, których nikt nie znajdzie.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaSkuteczność sprzedaży, cele i prognoza na jednej stroniePrognoza_Q3_v7_FINAL_uwagiCFO.xlsx ma dziewięć zakładek i trzy definicje słowa „pewne".
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama poprawna odpowiedź na pytanie o politykę HRDwóch doradców odpowiada cały rok na te same pytania z regulaminu, z różnych jego wersji.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych