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Lösung · Weitere LösungenFührungskräfte setzen Ziele dort, wo sie arbeiten, und HR sieht den Stand laufend
Ziele und Bewertungen in Teams statt Suche im HR-System
Die Daten des eigenen Teams, Ziele, Zwischengespräche und Bewertungshistorie, kommen als Karte in Microsoft Teams; bestätigte Ziele schreibt ein Roboter ins HR-System zurück.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ziele entstehen in E-Mails, die Bewertungshistorie liegt tief im Modul, und HR erinnert dreimal pro Zyklus.
Das Beurteilungsmodul bleibt genau dort, wo es ist.
Führungskräfte verwenden ihre Zykluszeit auf Gespräche, weil die zugehörigen Daten eine Frage entfernt in einem Chat liegen.
Beurteilungsmodul im HR-System, ausschließlich Zielfelder; Fortschrittsmodell in Power BI
Geschäftsproblem
Leistungsbeurteilung
Beurteilungsmodule sind um den HR-Prozess herum gebaut, nicht um die Arbeitswoche einer Führungskraft. Eine Führungskraft öffnet das Modul dreimal im Jahr unter Terminzwang, und zwischen diesen Besuchen liegt alles, was sie braucht, Ziele, Fortschrittsnotizen, frühere Bewertungen, der Kommentar aus der Jahresmitte, hinter einem Navigationspfad, den sie jedes Mal neu lernt. Also wandern die Daten aus dem System heraus, in ein Notizbuch, eine private Tabelle, einen Chatverlauf.
Zwei Gruppen bezahlen dafür. Führungskräfte verlieren pro Zyklus Stunden an Navigation, Exporte und Zusammenstellung, bevor überhaupt ein Gespräch stattfindet. HR Business Partner verlieren Wochen an handgebaute Statusberichte und an Erinnerungsrunden, die sich in jeder Runde an weitgehend dieselben Namen richten.
Nichts davon ist ein technisches Versagen, und genau deshalb hält es sich. Das Modul ist das führende System und wird nicht ersetzt, die App des Anbieters ist nicht der Ort, an dem Führungskräfte arbeiten, und die Kosten verteilen sich so dünn, zwei Stunden je Führungskraft und Zyklus, dass sie nie zu einer Position werden, für die jemand verantwortlich ist. Multipliziert mit 310 Führungskräften und drei Zyklen ist daran nichts mehr dünn.
Wie es heute läuft
Das folgende Muster finden wir in Organisationen, die ein leistungsfähiges HR-System haben und den Zyklus trotzdem nicht fristgerecht schließen.
- SystemHR öffnet das Zielfenster im HR-System, und eine Sammelmail geht an alle Führungskräfte
- MenschDie Führungskraft bittet das Team, die Ziele per Mail zu schicken, weil das schneller ist als zu erklären, wo die Felder liegen
- WartezeitDie Ziele treffen über zwei Wochen in fünf verschiedenen Formaten ein und liegen bis zu einem ruhigen Nachmittag im Postfach
- MenschDie Führungskraft oder eine Assistenz tippt sie ins Modul, verspätet oder gar nicht
- SystemEin HR Business Partner exportiert den Stand in eine Tabelle und baut die Nachfassliste je Einheit
- MenschDrei Erinnerungsrunden gehen hinaus, in jeder Runde weitgehend an dieselben Führungskräfte
- FehlerrisikoZum Jahresende entstehen Bewertungen zu Zielen, die nie erfasst wurden, und Notizen aus der Jahresmitte werden aus dem Gedächtnis rekonstruiert
- WartezeitDie Kalibrierung stockt, solange die Business Partner die Lücken von Hand schließen
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als sichtbar ist
Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.
- Führungsstunden sind der sichtbare und zugleich teuerste Verlust: Menschen, die für die Führung von Teams bezahlt werden, verbringen ihre Zykluszeit mit Navigation und Exporten statt mit dem Gespräch, für das der Zyklus existiert.
- Entscheidungen ruhen auf dünnerem Material, als irgendjemand beabsichtigt. Eine Bewertung ohne die Notiz aus der Jahresmitte ist eine Bewertung aus dem Gedächtnis, und eine aus Erinnerung begründete Beförderung lässt sich ein halbes Jahr später schwerer verteidigen.
- Ziele in acht persönlichen Schreibstilen sind innerhalb einer Einheit nicht vergleichbar, deshalb verbraucht die Kalibrierung ihre erste Hälfte damit, die Bedeutung der Ziele zu klären, statt zu entscheiden.
- Business Partner, die schwierige Gespräche begleiten sollten, verbringen Zykluswochen mit Nachfassen, der am wenigsten anspruchsvollen Arbeit ihres Jahres.
- Wo der Stand bis zum Schließen des Fensters unsichtbar bleibt, kann HR nicht eingreifen, solange Eingreifen noch günstig ist, und dieselben Einheiten sind in jedem Zyklus aus demselben Grund spät dran.
Kosten des Nichthandelns
Jede neue Führungskraft lernt das Modul von derjenigen, die sie eingearbeitet hat, so wird das Ausweichen vererbt statt behoben. In zwölf Monaten werden die drei Zyklen gelaufen sein wie immer: Ziele per Mail, drei Erinnerungsrunden, Hektik vor der Kalibrierung und ein Viertel des Jahres der Business Partner auf einer Nachfassliste, die niemand bauen wollte.
Was die Tabelle nicht bepreist, ist die Belastbarkeit. Aus dem Gedächtnis vergebene Bewertungen halten genau bis zur ersten ernsthaften Anfechtung einer Beförderung oder einer Vergütungsentscheidung, und dann zählt nur noch, was der Datensatz zeigt. Ein aus Postfächern zusammengetragener Datensatz beantwortet das schlecht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Versicherungsunternehmen mit 2.900 Mitarbeitenden, das die Leistungsbeurteilung in Workday neben Microsoft 365 führt; drei Zyklen pro Jahr, Zielsetzung im ersten Quartal, ein Zwischengespräch und eine Jahresbeurteilung.
310 Führungskräfte, betreut von zwölf HR Business Partnern; jede Führungskraft bereitet sich dreimal im Jahr für ein Team von sechs bis zehn Personen vor.
Ziele kommen per Mail und werden ins Modul getippt; der Stand wird in einer exportierten Tabelle verfolgt; drei Erinnerungsrunden je Zyklus; Notizen aus der Jahresmitte liegen in privaten Dateien.
Rund 150 Minuten je Führungskraft und Zyklus für Navigation, Exporte und Vorbereitung, dazu etwa drei Arbeitstage je Business Partner und Zyklus für Berichte und Nachfassen.
Ein Konversationsagent in Microsoft Teams liest die Daten des eigenen Teams aus dem HR-System, zeigt eine Statuskarte mit Erinnerungen per Klick, schlägt Zielformulierungen aus den Notizen der Führungskraft vor, und ein UiPath Robot schreibt ausschließlich die von ihr bestätigten Ziele; eine Power BI-Seite zeigt den Stand je Einheit, täglich aktualisiert.
Im modellierten Fall fließt etwas mehr als die Hälfte der Vorbereitungszeit in die Führungsarbeit zurück, die Erinnerungsrunden entfallen, und der Stand wird sichtbar, solange der Zyklus offen ist. Alle Zahlen sind ein Modell, keine davon stammt aus einer Messung bei einem Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Das Beurteilungsmodul bleibt genau dort, wo es ist. Was sich verschiebt, ist der Ort, an dem eine Führungskraft es berührt. Wir bauen einen Konversationsagenten, der in Microsoft Teams lebt, entweder als UiPath conversational agent, ausgeliefert als Teams-App, oder, wenn der Kunde auf den Microsoft-Stack standardisiert, als Agent in Microsoft Copilot Studio. Er liest das HR-System über UiPath Integration Service und ist bei jeder Anfrage auf die Struktur beschränkt, die die fragende Führungskraft tatsächlich verantwortet, aufgelöst aus HR-System und Microsoft Entra ID.
Der Einstieg ist eine Karte, kein Menü. Die Teamkarte erreicht Teams mit einer Zeile je Mitarbeitendem: Zielstatus, Status des Zwischengesprächs, die letzten beiden Bewertungen und eine Schaltfläche, die eine Erinnerung mit direktem Link schickt. Im selben Chat funktionieren Fragen in natürlicher Sprache: wer keine Ziele eingetragen hat, was mit einer bestimmten Person zur Jahresmitte vereinbart wurde, wie dieses Team im Vergleich zur Einheit steht.
Beim Schreiben sind wir bewusst zurückhaltend. Tippt eine Führungskraft grobe Notizen, schlägt der Agent eine Formulierung im Zielformat der Organisation vor; die Führungskraft überarbeitet sie am Bildschirm und bestätigt; erst dann schreibt ein UiPath Robot das Ziel ins HR-System, über ein Dienstkonto, dessen Rechte bei den Zielfeldern enden. Bewertungen und Kommentare werden angezeigt, nie erzeugt oder verändert. Jeder Lesezugriff, jeder Vorschlag und jeder Schreibvorgang tragen Zeitstempel und Urheber.
Die Business Partner erhalten dieselben Daten als täglich aktualisierte Power BI-Seite: Stand je Einheit, je Führungskraft, je Zyklusphase. Diese Seite ersetzt den Export und die drei Erinnerungsrunden und macht aus dem Nachfassen ein gezieltes Gespräch mit den vier oder fünf Führungskräften, die es wirklich brauchen.
Microsoft Teams Adaptive Cards und Agenten-Hosting; UiPath conversational agents als Teams-App; UiPath Orchestrator mit Warteschlangen, Prüfpfad und Credential Store; UiPath AI Trust Layer mit Modell-Allowlist, PII-Maskierung und Gesprächsaudit; Power BI mit semantischem Modell und Arbeitsbereichsfreigabe
Werkzeuge und Leitplanken des Agenten, die Teamkarte samt Erinnerungsaktion, den Prompt für das Zielformat und den Bestätigungsschritt, den schreibenden Roboter und seinen Feldbereich, das Fortschrittsmodell und die Sicht für Business Partner
Das Workday-Beurteilungsmodul über den Workday-Konnektor in UiPath Integration Service oder SAP SuccessFactors über OData; Microsoft Entra ID für Struktur- und Gruppenbegrenzung
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemHR öffnet den Zyklus im HR-System; der Agent übernimmt Fensterdaten und geltendes Zielformat aus der Konfiguration
- AutomatisierungJede Führungskraft erhält in Microsoft Teams eine Teamkarte mit Ziel- und Gesprächsstatus je Mitarbeitendem
- MenschDie Führungskraft stellt dem Agenten eine Frage, öffnet die Historie einer Person oder tippt grobe Zielnotizen in den Chat
- AutomatisierungDer Agent formuliert das Ziel im Format der Organisation und legt es zur Bearbeitung auf den Bildschirm
- MenschDie Führungskraft überarbeitet und bestätigt jedes Ziel; vor der Bestätigung erreicht nichts den Datensatz
- SystemEin UiPath Robot schreibt das bestätigte Ziel über ein eingeschränktes Dienstkonto ins HR-System und protokolliert den Vorgang
- AutomatisierungFehlende Ziele lösen eine Erinnerung an den Mitarbeitenden und die tägliche Aktualisierung des Fortschrittsmodells aus
- MenschDer Business Partner öffnet die Power BI-Seite und spricht mit den Einheiten, die zurückliegen, solange das Fenster offen ist
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Teamkarten, Antworten in natürlicher Sprache und Bewertungshistorie, im Moment der Frage aus dem HR-System geholt
- Zielformulierungen aus den eigenen Notizen der Führungskraft, im Format der Organisation
- Das Schreiben bestätigter Ziele ins HR-System samt Protokoll mit Urheber und Zeitstempel
- Erinnerungen an Mitarbeitende und die tägliche Fortschrittssicht je Einheit und Führungskraft
Menschen entscheiden
- Über das Beurteilungsgespräch selbst und darüber, ob ein Ziel das richtige Ziel ist
- Über die Bestätigung jedes Ziels vor dem Schreiben; ein unbestätigter Vorschlag erreicht den Datensatz nie
- Über Bewertungen, Kalibrierungsergebnisse und Vergütungsentscheidungen, von Führungskräften im HR-System erfasst
- Über Zyklusdesign, Zielformat und darüber, welche späten Einheiten ein Gespräch statt einer Erinnerung bekommen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- Beurteilungsmodul im HR-System (Ziele, Zwischengespräche, Bewertungshistorie)
- Führungsstruktur aus Microsoft Entra ID
- Zielformat und Zykluskalender der Organisation
Automatisierungsebene
- UiPath Agents
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath AI Trust Layer
Zielsysteme
- Beurteilungsmodul im HR-System, ausschließlich Zielfelder
- Fortschrittsmodell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: die Teamkarte in Microsoft Teams; der Chat mit dem Agenten; der Bestätigungsschritt; die Fortschrittsseite der Business Partner
Eingesetzte Technologien
beantwortet Fragen zu den Daten des eigenen Teams und formuliert Ziele aus Notizen vor
Aliest Ziele, Zwischengespräche und Bewertungshistorie über die API des Beurteilungsmoduls
Aschreiben bestätigte Ziele ins HR-System, starten Erinnerungen und den Fortschrittsauszug, führen Warteschlange und Prüfpfad
ATeamkarte, Erinnerungsaktion und die gesamte Arbeitsoberfläche der Führungskraft
Alöst die Führungsstruktur auf, damit jede Antwort auf das Team der fragenden Person begrenzt bleibt
AModell-Allowlist, PII-Maskierung und Gesprächsaudit über dem Formulierungsschritt
Atägliche Fortschrittssicht je Einheit, Führungskraft und Zyklusphase für HR Business Partner
Aalternative Umgebung für denselben Agenten, wenn der Kunde auf Microsoft standardisiert
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Führungskräfte sind hier der teure Faktor, mit 78 € vollbelasteter Stunde, deshalb bepreist die Rechnung ausschließlich ihre Zeit. 310 Führungskräfte über drei Zyklen pro Jahr ergeben rund 77 Vorbereitungen pro Monat, und nur 0,6 jeder Vorbereitung sind Navigation, Export und Zusammenstellung, die der Assistent abnimmt; dieser Anteil ist in das Volumen eingerechnet, der Kalkulator zählt also 47 Vorbereitungen pro Monat statt 77. Die Zeit der Business Partner steht außerhalb dieser Tabelle und erscheint in der nächsten. Keine der Zahlen unten wurde bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Führungskräfte verwenden ihre Zykluszeit auf Gespräche, weil die zugehörigen Daten eine Frage entfernt in einem Chat liegen, den sie ohnehin offen haben
- Ziele entstehen im Fenster und in einem Format, wodurch die Kalibrierung zu einem Vergleich wird und nicht zu einer Übersetzungsübung
- Notizen aus der Jahresmitte und Bewertungshistorie liegen vor der Führungskraft, wenn die Jahresbewertung entsteht, die Entscheidung ruht also auf dem Datensatz statt auf Erinnerung
- Business Partner stellen keine Statusberichte mehr zusammen, sondern begleiten die kleine Zahl von Führungskräften, die tatsächlich zurückliegt
- Die Organisation erkennt während des laufenden Zyklus, welche Einheiten Leistung führen und welche Felder ausfüllen
- Jeder Zielschreibvorgang, jede Erinnerung und jeder Datenzugriff tragen einen Zeitstempel, die Frage nach dem Zeitpunkt einer Zielsetzung hat also eine Antwort unabhängig vom Gedächtnis
Sicht der Geschäftsleitung
- Der Stand je Geschäftseinheit ist täglich sichtbar, solange das Fenster offen ist, und nicht erst in einem Bericht nach dessen Schließung
- Bereichsleitungen sehen den Status ihrer eigenen Führungskräfte ohne Anfrage an HR
- Die Zielqualität wird zwischen Einheiten vergleichbar, weil die Formulierung einem Format folgt statt acht persönlichen Stilen
- Der Beurteilungsdatensatz hängt nicht mehr davon ab, welche Führungskräfte ihre Notizen ins System übertragen
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Der Umfang wird je Anfrage aufgelöst, nicht je Sitzung: Der Agent antwortet nur zu der Struktur, die HR-System und Microsoft Entra ID übereinstimmend der fragenden Person zuordnen, und jeder Zugriff wird protokolliert
- Der Schreibpfad ist bewusst schmal: ein Roboter, ein Dienstkonto, nur Zielfelder, kein Weg zu Bewertungen, Vergütung oder Kommentaren; das Geheimnis liegt im Credential Store des Orchestrators oder in Azure Key Vault
- Bewertungen und Kommentare aus der Jahresmitte werden der Führungskraft angezeigt, nie vom Agenten erzeugt, bearbeitet oder umgeschrieben
- Der Formulierungsschritt läuft unter dem UiPath AI Trust Layer mit Modell-Allowlist, PII-Maskierung und Gesprächsaudit in der EU-Region der UiPath Automation Cloud; in der Variante auf Microsoft Copilot Studio decken Microsoft Purview-Audit und Entra Agent ID dasselbe ab
- Die Beteiligung des Betriebsrats an KI-gestützten Führungswerkzeugen ist ein Ergebnis der Analysephase mit benannter Verantwortung, kein später abgehakter Punkt
Warum jetzt
Erwartungen an Entgeltgleichheit und Transparenz haben dokumentierte, vergleichbare Ziele zu einer Governance-Frage gemacht statt zu einer HR-Präferenz, und ein aus Postfächern zusammengetragener Datensatz beantwortet sie nicht
Beurteilungsmodule geben Ziele, Zwischengespräche und Bewertungen heute über APIs frei, das führende System kann also genau dort bleiben, wo es ist, während die Bedienung dorthin wandert, wo Führungskräfte ohnehin arbeiten
Eingegrenzte Konversationsagenten über Unternehmensdaten sind reif genug für den HR-Kontext unter einer ausdrücklichen Vertrauensschicht, und die modellierten 9.200 € Führungszeit pro Monat fallen in jedem Monat des Zögerns an
Relevante Führungsrollen
Zyklen schließen im Fenster mit Zielen, die sich zwischen Einheiten vergleichen lassen, und der Stand ist sichtbar, solange Zeit zum Handeln bleibt
Business Partner wechseln vom Bauen der Nachfasslisten zur Begleitung der Führungskräfte, denen das Gespräch schwerfällt
Der Status ihrer Führungskräfte ist ohne Anfrage an HR sichtbar, und der Großteil der Vorbereitungszeit fließt in die Führungsarbeit zurück
Häufige Fragen und Einwände
Sollten sie, und sie tun es nicht; von dieser beobachtbaren Tatsache geht die Lösung aus. Der Agent liest und schreibt denselben Datensatz; er ändert den Ort, an dem eine Führungskraft steht, nicht das führende System.
Das Modell formuliert aus den eigenen Notizen der Führungskraft, in Ihrem Format, und der Vorschlag bleibt wirkungslos, bis sie ihn am Bildschirm überarbeitet und bestätigt. Bewertungen erzeugt es nie, und der Schreibpfad reicht bis zu den Zielfeldern und nicht weiter.
Eine Führungskraft sieht genau das, was ihr das HR-System heute schon über ihr eigenes Team zeigt, und jeder Zugriff wird protokolliert. Das ist mehr Transparenz als die heutige Lage, in der dieselben Daten in private Tabellen kopiert werden, die niemand prüft.
Wann diese Lösung nicht passt
- Führungskräfte schließen ihre Zyklen bereits im Modul und fristgerecht; dann liegt das Problem woanders als beim Zugang
- Das Beurteilungsmodul wird ersetzt oder der Zyklus binnen eines Jahres neu entworfen; dann bauen Sie erst nach der Festlegung des neuen Modells
- Die Zahl der Führungskräfte ist klein genug, dass HR jede Person einzeln begleiten kann, und ein Gespräch schlägt einen Agenten
- Eine Einigung mit dem Betriebsrat über KI-gestützte Führungswerkzeuge ist nicht erreichbar, und gerade der Formulierungsschritt müsste dann entfallen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Greifen Sie eine beliebige Bewertung des letzten Zyklus heraus: Wie lange bräuchten wir, um das Ziel vorzulegen, zu dem sie vergeben wurde, und die Notiz aus der Jahresmitte, die dahintersteht?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Analyse des Datenmodells der Beurteilung, des Zykluskalenders, des Zielformats und des Stands im letzten Zyklus
- Agentendesign: Werkzeuge, Leitplanken und die Regel, die jede Antwort an die Struktur der fragenden Person bindet
- Den Prompt für das Zielformat und den Bestätigungsschritt, abgestimmt an echten Zieltexten aus Ihren Einheiten
- Die Integration ins HR-System und den schreibenden Roboter mit einem auf Zielfelder begrenzten Dienstkonto
- Die Teamkarte, die Erinnerungsaktion und das tägliche Fortschrittsmodell in Power BI
- Einen Piloten mit einer Geschäftseinheit über einen Zyklus, zuerst nur lesend, dann mit Vorschlag und Schreiben
- Überwachung von Antwortgenauigkeit und Schreibfehlern samt Betriebshandbuch für das HR-Team
Wir benötigen von Ihnen
- API-Zugang zum Beurteilungsmodul und eine Testumgebung mit repräsentativen Daten
- Eine Prozessverantwortliche in HR, die Zielformat und Zyklusdesign verantwortet
- Die Führungskräfte einer Geschäftseinheit für den Piloten sowie den Statusbericht des letzten Zyklus
- Die Beteiligung des Betriebsrats in dem Umfang, den Ihre Vereinbarungen für KI-gestützte Führungswerkzeuge verlangen
Etappen
Analyse
Datenmodell, Zykluskalender, Zielformat und Stand des letzten Zyklus, mit HR und zwei Bereichsleitungen
Design
Agentenumfang, Leitplanken, Teamkarte, Bestätigungsschritt und Sicherheitsmodell
Aufbau
Agent, HR-Integration, schreibender Roboter und Fortschrittssicht in Ihrer Umgebung
Pilot
Eine Einheit, ein Zyklus: zuerst lesend, dann Vorschlag und Schreiben, gemessen an Stand und Genauigkeit
Rollout
Weitere Einheiten und spätere Zyklen, mit enger Begleitung bei jedem offenen Fenster
Optimierung
Feinabstimmung von Prompts und Leitplanken, neue Fragen, Erweiterung der Auswertungen
Quick Win. Der Aufwand hängt davon ab, wie sauber das Datenmodell der Beurteilung ist, wie viele Zielformate die Organisation tatsächlich verwendet und ob die Beteiligung des Betriebsrats jedem KI-gestützten Vorschlag vorausgehen muss.
Die Zielfelder sind im Februar leer und im November immer noch leer.
Schicken Sie uns den Statusbericht des letzten Zyklus je Einheit und die Versanddaten der drei Erinnerungsrunden. Wir kommen mit der Teams-Karte zurück, die sie ersetzt hätte, und einer einseitigen Sicht darauf, wo der Zyklus wirklich stockt.
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