Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaJeden zbiór danych z pamięcią, żeby poniedziałkowa rozmowa dotyczyła transakcji, a nie liczb
Skuteczność sprzedaży, cele i prognoza na jednej stronie
Pipeline, cele i przychód zafakturowany są co noc konsolidowane według uzgodnionych definicji, więc realizacja celu, skuteczność i przesunięcia mieszczą się na jednej stronie, która sama dociera do menedżerów.
Streszczenie dla zarządu
Prognoza_Q3_v7_FINAL_uwagiCFO.xlsx ma dziewięć zakładek i trzy definicje słowa „pewne".
Zmiana jest mniejsza, niż brzmi: zamieniamy prognozę z pliku w zbiór danych z pamięcią.
Jedna liczba dla CEO, CFO i dyrektora sprzedaży, bo definicje i źródło są wspólne, a nie negocjowane co tydzień.
baza raportowa w Azure SQL; model semantyczny i raport Power BI
Problem biznesowy
Raportowanie sprzedaży
Dane istnieją. Po prostu nigdy nie są w jednym miejscu w jednym czasie. Pipeline żyje w CRM, cele w arkuszu należącym do analityka sales operations, przychód zafakturowany w ERP, a prognoza powstaje ręcznie z tych trzech źródeł, w każdym regionie inaczej. To, co w jednym regionie jest „pewne”, w drugim jest „scenariuszem optymistycznym”, i obie definicje da się obronić, dlatego spór nigdy się nie kończy.
Ponieważ każda wersja nadpisuje poprzednią, prognoza nie ma pamięci. Przesunięcia, czyli ciche przechodzenie transakcji z tego kwartału na następny, nie zostawiają żadnego śladu: nikt nie pokaże, że te same trzy transakcje przesunęły się już dwukrotnie. Skuteczność jest cytowana z wrażenia, a nie mierzona, więc handlowiec przegrywający na etapie oferty wygląda tak samo jak ten, który przegrywa na rozpoznaniu potrzeb, a coaching staje się zgadywanką.
Handlowcy odczuwają tę samą lukę od dołu. O realizację celu muszą zapytać, więc dowiadują się na przeglądzie, a nie wtedy, gdy można jeszcze zareagować, a wygrana zostaje ogłoszona tylko wtedy, gdy menedżer pamięta o mailu. CFO, nie mogąc uzgodnić liczby sprzedażowej z księgami, prywatnie dyskontuje prognozę, przez co planowanie jest ostrożne w dobrych latach i błędne w złych. Każda dotychczasowa próba naprawy kończyła się kolejnym arkuszem.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda cotygodniowy cykl w większości organizacji sprzedaży z więcej niż jednym regionem.
- CzłowiekSales operations aktualizuje plik celów co kwartał i wysyła aktualną wersję menedżerom
- CzłowiekKażdy menedżer regionalny eksportuje pipeline w piątek, nakłada własny osąd i wypełnia zakładkę
- OczekiwanieZakładki spływają między piątkiem a niedzielą, dwie w innej jednostce albo w innym schemacie kategorii
- CzłowiekDyrektor sprzedaży scala dziewięć zakładek w jeden skoroszyt w niedzielny wieczór
- Ryzyko błęduCFO odtwarza sumę z ksiąg i z CRM i otrzymuje inną liczbę
- Ryzyko błęduScalony plik zostaje zapisany jako nowa wersja, więc prognoza sprzed tygodnia przestaje istnieć
- OczekiwanieHandlowiec pyta menedżera, jak stoi wobec celu, i czeka, aż ktoś to sprawdzi
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Godziny menedżerów to koszt widoczny. Prawdziwy jest to, co prognoza napędza: zatrudnienie, moce wykonawcze, planowanie gotówki i deklaracje wobec właścicieli, wszystko oparte na liczbie zmieniającej się z powodów, których nikt nie potrafi prześledzić.
- Przesunięć, których nie widać, nie da się zarządzać. Transakcje przechodzą z kwartału na kwartał bez ani jednej rozmowy, a wzorzec staje się oczywisty dopiero wtedy, gdy kwartał jest już stracony.
- Niemierzona skuteczność uniemożliwia coaching. Nikt nie powie, czy handlowiec przegrywa na rozpoznaniu potrzeb, na ofercie czy w negocjacjach, więc każda rozmowa o wynikach opiera się na wrażeniach.
- Dwie liczby, jedna dla zarządzania i jedna do wynagrodzeń, generują spory prowizyjne dokładnie w momencie, w którym firma najmniej może sobie pozwolić na to rozproszenie.
Koszt zaniechania
Prognozie bez historii nigdy nie da się wykazać, że była błędna, i właśnie dlatego nic nie zmusza jej do poprawy. Każdy dołożony handlowiec to nowy wiersz, każdy nowy region to nowa zakładka, a każda reorganizacja psuje formułę scalającą, więc godziny menedżerów rosną liniowo, a zaufanie do liczby maleje. Tymczasem zobowiązania podejmowane na tej liczbie stają się coraz większe: zatrudnianie przed przychodem, moce zakontraktowane u partnerów, deklaracje wobec właścicieli.
Kumuluje się to, czego nikt nie widzi, czyli przesunięcia. Transakcja, która przeszła przez trzy kwartały z rzędu, w pliku bez pamięci wygląda tak samo jak ta, która pojawiła się w zeszłym tygodniu, więc rozmowa, która zdyskwalifikowałaby ją wcześniej, nigdy się nie odbywa. Problem dwóch liczb między sprzedażą a finansami wypływa potem w najgorszym możliwym momencie, w rundzie finansowania albo podczas audytu. Czas dziewięciu menedżerów i dyrektora dalej idzie w arkusze, co jest najmniej wartościowym zastosowaniem najdroższych ludzi w organizacji.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dostawca usług IT i chmury, 750 pracowników, sprzedaż usług zarządzanych i projektów w trzech krajach przez 62 handlowców podlegających dziewięciu menedżerom regionalnym i segmentowym. Pipeline prowadzi Microsoft Dynamics 365 Sales, przychód zafakturowany pochodzi z ERP, cele są ustalane rocznie na handlowca w pliku Excel, a pojemność Microsoft Fabric już działa na potrzeby raportowania finansowego.
Dziewięć regionalnych zakładek prognozy scalanych co tydzień, 62 handlowców, których realizacja celu istnieje wyłącznie na życzenie, i jeden plik celów rozsyłany co kwartał.
Menedżerowie eksportują pipeline w piątek, nakładają osąd i wysyłają zakładkę. Dyrektor sprzedaży scala je w niedzielę, CFO odtwarza sumę w poniedziałek, a rozmowa kierownictwa uzgadnia różnicę.
Około 3,5 godziny tygodniowo na menedżera na eksport, korekty i scalanie, mniej więcej 135 godzin miesięcznie w dziewięcioosobowej grupie, plus 45 godzin miesięcznie czasu sales operations na utrzymanie i uzgadnianie plików.
Nocny robot zapisuje datowaną migawkę pipeline'u, celów i przychodu zafakturowanego do nadzorowanego zbioru danych z uzgodnionymi definicjami. Power BI pokazuje realizację celu, pokrycie, prognozę według kategorii, skuteczność i to, co zmieniło się od dowolnej wcześniejszej migawki. Subskrypcje wysyłają stronę do Microsoft Teams przed spotkaniem, a alerty uruchamiają się, gdy pokrycie topnieje.
W modelowanym przypadku rozmowa zaczyna się od transakcji, a nie od arytmetyki, przesunięcia są wykresem, a nie przeczuciem, i każdy handlowiec widzi realizację celu bez pytania. Liczby proszę czytać jako model zbudowany na przyjętych założeniach.
Proponowane rozwiązanie
Zmiana jest mniejsza, niż brzmi: zamieniamy prognozę z pliku w zbiór danych z pamięcią. Każdej nocy robot UiPath zapisuje datowaną migawkę pipeline'u z Microsoft Dynamics 365 Sales przez konektor Dynamics 365 CRM. Odczytuje przychód zafakturowany z ERP i pobiera cele oraz kategorie prognozy z nadzorowanej listy prowadzonej przez sales operations w SharePoint. Te trzy źródła lądują w bazie raportowej w Azure SQL pod jednym uzgodnionym zestawem definicji etapu, kategorii i zamknięcia, więc słowo „pewne” wreszcie znaczy to samo w każdym regionie.
Na tym stoi model semantyczny Power BI i jeden raport. Pokazuje realizację celu na handlowca i zespół, pokrycie pipeline'u, prognozę według kategorii, skuteczność według etapu, segmentu i handlowca oraz przesunięcia: które transakcje się ruszyły, o ile i od której migawki. Ponieważ każda migawka zostaje zachowana, pytanie, na które nigdy nie dało się odpowiedzieć, co i kiedy się zmieniło, staje się wykresem, a nie sporem.
Strona następnie sama wędruje. Subskrypcje Power BI dostarczają ją menedżerom w Microsoft Teams i Outlooku przed cotygodniowym spotkaniem. Alert danych uruchamia się, gdy pokrycie spada poniżej uzgodnionego progu, wskazując region i lukę, więc o pipeline rozmawia się wtedy, gdy da się go jeszcze uzupełnić. Tam, gdzie istnieje pojemność Microsoft Fabric, Copilot in Power BI pozwala menedżerowi zapytać, które transakcje powyżej danej wartości wypadły w tym tygodniu z kwartału, na tym samym zabezpieczonym modelu. Drugi robot publikuje kartę wygranej na kanale sprzedaży, gdy szansa zostaje zamknięta jako wygrana. Każdy handlowiec dostaje też comiesięczną kartę z realizacją celu, luką i pozostałymi dniami, więc docenienie przestaje zależeć od tego, kto zauważył.
Modele semantyczne, subskrypcje, alerty danych i aplikacja Power BI w Microsoft Teams; Copilot in Power BI tam, gdzie istnieje pojemność Microsoft Fabric na poziomie F2 lub wyższym; listy SharePoint z historią wersji jako ślad audytowy dla celów i definicji; wyzwalacze, magazyn poświadczeń i audyt w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Dynamics 365 CRM i do ERP
Uzgodnione definicje etapu, kategorii, zamknięcia, realizacji celu i pokrycia; nocną konsolidację i logikę migawek; bazę raportową; model semantyczny, strony raportu i zabezpieczenia na poziomie wiersza według grup Microsoft Entra ID; porównanie przesunięć; progi alertów; karty wygranych i comiesięczne karty celu
Przychód zafakturowany z ERP przez konektor OData lub API tego systemu; lista celów i definicji tam, gdzie sales operations prowadzi ją dziś w Excelu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot zapisuje co noc datowaną migawkę pipeline'u z CRM, wraz z celami z nadzorowanej listy i przychodem zafakturowanym z ERP
- SystemTrzy źródła są konsolidowane pod jednym zestawem definicji etapu, kategorii i zamknięcia, a migawka zostaje zachowana, a nie zastąpiona
- AutomatyzacjaModel semantyczny Power BI odświeża się: realizacja celu, pokrycie, prognoza według kategorii, skuteczność i to, co zmieniło się od dowolnej wcześniejszej migawki
- AutomatyzacjaSubskrypcja dostarcza stronę menedżerom w Microsoft Teams i Outlooku przed cotygodniowym spotkaniem
- AutomatyzacjaAlert danych uruchamia się, gdy pokrycie spada poniżej uzgodnionego progu, wskazując region i wielkość luki
- CzłowiekMenedżerowie zmieniają osąd tam, gdzie jego miejsce, czyli w CRM, a kolejna migawka zapisuje i zmianę, i jej datę
- AutomatyzacjaKarta wygranej trafia na kanał sprzedaży przy zamknięciu szansy, a każdy handlowiec dostaje comiesięczną kartę z realizacją celu, luką i pozostałymi dniami
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Nocną migawkę i konsolidację pipeline'u, celów oraz przychodu zafakturowanego
- Realizację celu, pokrycie, skuteczność i porównanie przesunięć między dowolnymi dwiema migawkami
- Dostarczenie strony do Teams i Outlooka subskrypcją oraz alerty progowe
- Karty wygranych i comiesięczne karty celu dla handlowców
Ludzie decydują
- O samym osądzie prognostycznym: etapie, kategorii i prawdopodobieństwie, ustawianych w CRM, gdzie zachowuje je historia
- O celach i ich realokacji w trakcie roku
- O tym, jakie są definicje, co jest decyzją zarządczą, a nie raportową
- Co zrobić z transakcją, która przesunęła się dwa razy, czyli o rozmowie, dla której ta strona istnieje
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- pipeline i transakcje zamknięte w Microsoft Dynamics 365 Sales
- przychód zafakturowany z ERP
- nadzorowana lista celów i definicji w SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- logika konsolidacji i migawek
Systemy docelowe
- baza raportowa w Azure SQL
- model semantyczny i raport Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: strona dostarczana do Microsoft Teams i Outlooka subskrypcją; alerty pokrycia w Teams; karty wygranych i comiesięczne karty celu na kanale sprzedaży
Wykorzystane technologie
nocna migawka, konsolidacja i publikacja kart, w harmonogramie z ponowieniami i audytem uruchomień
Apipeline, transakcje zamknięte i przychód zafakturowany odczytywane przez API, a nie eksportowane w piątki
Anadzorowana lista celów, kategorii i definicji, z historią wersji jako śladem audytowym
Abaza raportowa, która zachowuje każdą datowaną migawkę zamiast ją nadpisywać
Amodel semantyczny i raport realizacji celu, pokrycia, skuteczności i przesunięć, z subskrypcjami i alertami danych
Apytania w języku naturalnym do tego samego zabezpieczonego modelu, na pojemności Microsoft Fabric F2 lub wyższej
Amiejsce, w którym pojawia się strona, ląduje alert i publikowane są wygrane
Azabezpieczenia na poziomie wiersza według grup, więc menedżer regionalny widzi swój region, a dyrektor całość
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Nic poniżej nie wycenia decyzji, które ta strona poprawia, i jest to celowe: wartości prognozy, której można ufać, transakcji uratowanej dzięki wczesnemu dostrzeżeniu przesunięcia i sporu prowizyjnego, który nigdy nie wybucha, nie da się oszacować bez Państwa danych. Wyceniamy czas, w trzech pulach i po trzech stawkach, żadna nie zmierzona u klienta. Dziewięciu menedżerów poświęca 3,5 godziny tygodniowo na eksport, korekty i scalanie, z czego 0,7 zostaje usunięte, przy 71 € za godzinę. Sześćdziesięciu dwóch handlowców poświęca 20 minut tygodniowo na pytanie, jak stoją, z czego 0,8 zostaje usunięte, przy 55 €. Analityk sales operations poświęca 45 godzin miesięcznie na utrzymanie i uzgadnianie plików, z czego 0,6 zostaje usunięte, przy 43 €. Wszystkie trzy proszę traktować jako wartości zastępcze do czasu pomiaru.
Korzyści biznesowe
- Jedna liczba dla CEO, CFO i dyrektora sprzedaży, bo definicje i źródło są wspólne, a nie negocjowane co tydzień
- Przesunięcia stają się widoczne, a więc możliwe do zarządzania, bo każda migawka zostaje zachowana i dowolne dwie można porównać
- Skuteczność według etapu, segmentu i handlowca zamienia coaching z anegdoty w dowód i pokazuje, na którym etapie handlowiec przegrywa
- Menedżerowie odzyskują niedzielę, a cotygodniowa rozmowa zaczyna się od zagrożonych transakcji, a nie od arytmetyki
- Handlowcy widzą realizację celu co miesiąc bez pytania, wygrana jest doceniana tego samego dnia niezależnie od menedżera, a prowizje mogą korzystać z tych samych nadzorowanych danych
Perspektywa zarządu
- Trafność prognozy staje się wielkością mierzoną na menedżera i na kwartał, co dopiero umożliwia rozliczalność
- Alerty pokrycia przychodzą wtedy, gdy pipeline da się jeszcze uzupełnić, a nie w podsumowaniu po zamknięciu kwartału
- CFO uzgadnia widok sprzedaży z przychodem zafakturowanym bez analityka i bez prywatnego dyskonta
- Właścicielem definicji jest sales operations, a stosuje je robot, więc reorganizacja nie psuje znaczenia liczb
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot konsolidujący czyta CRM i ERP przez konta techniczne ograniczone do encji potrzebnych modelowi, a poświadczenia leżą w zarządzanym magazynie, nie w przepływie
- Zabezpieczenia na poziomie wiersza według grup Microsoft Entra ID obowiązują w modelu semantycznym, więc menedżer regionalny widzi swój region, a Copilot in Power BI nie odpowie na nic, czego nie pokazałby jej raport
- Cele i definicje zmieniają się wyłącznie na nadzorowanej liście SharePoint, gdzie historia wersji zapisuje, kto co i kiedy zmienił
- Migawki są przechowywane pod etykietą retencji Microsoft Purview, więc historia prognoz przeżywa reorganizacje i odejścia, zamiast zależeć od folderu
- Dane pozostają w Microsoft 365 EU Data Boundary i w regionie EU UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Właściciele i rady coraz częściej pytają o trafność prognozy jako miarę zarządczą, a prognoza nadpisująca samą siebie co tydzień nie jest w stanie jej wyliczyć
Power BI dostarcza raporty subskrypcją do Teams i Outlooka oraz podnosi alerty danych, więc liczby docierają do menedżerów, zamiast czekać na otwarcie. Konektory do CRM i ERP zamieniają piątkowy eksport w zadanie w harmonogramie
Modelowy koszt zaniechania to około 11 811 € miesięcznie czasu menedżerów, handlowców i analityka, zanim powie się cokolwiek o decyzjach, które ta liczba napędza
Istotne role kierownicze
Jedna prognoza z mierzalną historią trafności zastępuje cotygodniowy spór o to, czyja liczba jest właściwa
Przesunięcia i skuteczność czynią coaching i rozliczalność faktami, a niedzielne scalanie znika z zakresu obowiązków
Prognoza sprzedaży uzgadnia się z przychodem zafakturowanym, więc można jej używać do planowania gotówki bez prywatnego dyskonta
Częste pytania i zastrzeżenia
Brakuje w nich celów, przychodu zafakturowanego i historii, dlatego nie pokażą realizacji celu ani przesunięć i dlatego menedżerowie przestają je otwierać. Różnicą jest nadzorowany zbiór danych z datowanymi migawkami i subskrypcja, która sama dostarcza stronę.
Migawki czynią każdy ruch widocznym, a skuteczność według etapu obnaża systematyczny optymizm, więc naginanie staje się mierzalne, a nie tylko podejrzewane. To sens zachowywania historii, a nie efekt uboczny.
Zgadza się i jest opcjonalny. Raport, subskrypcje i alerty działają na samym Power BI; pytania w języku naturalnym dokłada się wtedy, gdy pojemność się pojawi.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden zespół kilkunastu handlowców, którego menedżer zna każdą transakcję, a cotygodniowa rozmowa wystarcza
- CRM nie jest używany do prowadzenia pipeline'u, więc nie ma czego fotografować; najpierw dane i nawyki
- Cele nie są ustawiane na handlowca albo zmieniają się nieformalnie w trakcie roku, więc nie ma stabilnego punktu odniesienia dla realizacji celu
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Prognoza zeszłego kwartału zmieniała się co tydzień: czy ktokolwiek w tej firmie potrafi pokazać, co się przesunęło, kiedy i kto o tym zdecydował?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Warsztat definicyjny, który zamyka etap, kategorię, zamknięcie, realizację celu i pokrycie, zanim powstanie pierwsza linia kodu
- Nocnego robota konsolidującego z historią datowanych migawek i zasilaniem z ERP
- Bazę raportową, model semantyczny Power BI i strony raportu, z zabezpieczeniami na poziomie wiersza według grup Entra ID
- Subskrypcje, alerty pokrycia, kartę wygranej i comiesięczną kartę handlowca
- Testy na trzech minionych kwartałach, żeby strona została porównana z tym, co faktycznie się wydarzyło, zanim ktokolwiek na niej polegnie
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu CRM i ERP dla konta technicznego, ograniczonego do encji potrzebnych modelowi
- Obecnego pliku celów i osoby, która nim zarządza
- Właściciela definicji po stronie sales operations, bo to są decyzje, a nie ustawienia
- Pojemności Microsoft Fabric, jeśli pytania w języku naturalnym są pożądane; raport działa i bez niej
Etapy
Definicje
Etap, kategoria, zamknięcie, realizacja celu, pokrycie i progi uzgodnione i spisane
Budowa
Robot konsolidujący, magazyn migawek, model semantyczny, strony raportu i zabezpieczenia
Walidacja
Trzy minione kwartały odtworzone i porównane z prognozami faktycznie złożonymi
Pilotaż
Jeden region prowadzi stronę obok arkusza przez dwa cykle przeglądowe
Rollout
Pozostałe regiony, zasilanie z ERP, alerty i karty dla handlowców, z wygaszeniem arkusza
Szybki efekt tam, gdzie CRM faktycznie prowadzi pipeline. O nakładzie decyduje to, jak bardzo różnią się definicje regionalne i w jakim stanie jest plik celów, a nie technologia raportowa.
Dziewięć zakładek, trzy definicje słowa „pewne” i jedna liczba, której CFO nie używa.
Prosimy o trzy ostatnie arkusze prognozy i eksport z CRM za te same tygodnie. Odbudowujemy je jako jedną stronę i wracamy z przesunięciami, które te pliki ukrywają, skutecznością, która za nimi stoi, i krótką rozmową omawiającą liczby.
Odbuduj trzy ostatnie pliki prognozyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec ręcznego składania prognozy grupowej z dziewięciu plików, które nigdy się nie zgadzają.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingProwizje handlowców policzone i wyjaśnioneProwizje liczone są w jednym ogromnym arkuszu, a każdy spór oznacza budowanie go od nowa.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaOdnowienia w Teams, CRM czyszczony każdej nocyOdnowienia wychodzą na jaw, gdy wspomni o nich klient, a pipeline porządkuje się tylko przed kwartalnym przeglądem.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaPytania finansowe w Teams, z zaufanych danychW obiegu są trzy wersje ARR, a zarząd widział jedną z nich w zeszłym kwartale.
Zobacz rozwiązanie Case studyPoranny brief zarządu, codziennie o 7:00Zarząd zaczyna dzień z pełnym obrazem firmy, zanim ktokolwiek zdąży o niego poprosić.
Zobacz case study Case studyAsystent handlowcaAgent czyta zapytanie, składa ofertę z cen i dostępności w SAP, pilnuje polityki rabatowej i przygotowuje brief przed każdym spotkaniem.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT