Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaTematy według jednostek w kilka dni po badaniu i docenianie, które zostawia ślad
Ankiety pulsu i kudosy w Teams, podsumowane w tematy
Komentarze z ankiety pulsu są filtrowane, klasyfikowane i podsumowywane per jednostka, walidowane przez analityka HR i trafiają do każdego lidera zespołu jako karta w Microsoft Teams.
Streszczenie dla zarządu
Tysiące komentarzy z ankiet nieprzeczytanych, docenianie ginące w wątku, społeczności, których nikt nie znajdzie.
Całość działa na narzędziach, które organizacja już ma.
Zarząd widzi tematy według jednostek w ciągu kilku dni od zamknięcia badania, bo czytanie i kodowanie nie zależą już od tego.
model tematów i wyników w Power BI; rejestr doceniania w Microsoft Lists; członkostwo w społecznościach w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Zaangażowanie
Dane o zaangażowaniu zbiera się dobrze, a używa źle. Wyniki łatwo pokazać na wykresie. Powody leżą w tekście otwartym, a przeczytanie dwóch tysięcy komentarzy ręcznie zajmuje tygodnie, więc robi się to częściowo albo wcale. Zanim powstanie podsumowanie, zbliża się kolejne badanie, a podsumowanie opisuje nastroje, które już się zmieniły.
Podsumowania zespołowe są miejscem, w którym wartość wycieka. Menedżer, który dostaje wynik firmowy i żadnych powodów, nie może działać, a zaangażowaniem zarządza się na poziomie zespołu albo wcale. Zbudowanie 140 podsumowań ręcznie kosztuje tydzień czyjegoś życia na każde badanie, więc dzieje się raz, źle albo nigdy.
Docenianie i społeczności zawodzą z innego powodu: nikt ich nie prowadzi. Docenianie zależy od tego, czy menedżer pamięta o wpisie, i nic nie sprawia, że jest widoczne poza wątkiem ani zapisane tam, gdzie mogłaby z niego skorzystać rozmowa o talentach. Społeczności żyją zapałem założyciela i starzejącą się stroną w intranecie. Każdy element jest miły, ale opcjonalny, żaden nie ma właściciela z czasem, a narzędzia nigdy nie zostały ze sobą połączone.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższa sekwencja powtarza się co kwartał w organizacjach, które badają sumiennie, a działają na średnich.
- SystemKomunikacja wewnętrzna wysyła link do badania w Microsoft Forms na jedną listę dystrybucyjną obejmującą wszystkich
- OczekiwanieOdpowiedzi zbierają się przez dwa tygodnie i nikt do nich nie zagląda, dopóki okno się nie zamknie
- CzłowiekAnalityk eksportuje odpowiedzi do arkusza i zaczyna ręcznie tagować komentarze opisowe
- OczekiwanieTagowanie kończy się, gdy pojawia się kolejny priorytet, zwykle po pierwszych dwustu komentarzach
- CzłowiekPrezentacja dla zarządu powstaje tygodnie później, z tych komentarzy, które faktycznie przeczytano
- Ryzyko błęduLiderzy zespołów dostają wynik na poziomie firmy, bez powodów przypisanych do własnej jednostki
- CzłowiekDocenianie pojawia się wtedy, gdy ktoś o nim pamięta, w kanale i nigdzie niezapisane
- CzłowiekZapis do społeczności oznacza mail do lidera, który dopisuje osobę ręcznie albo zapomina
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Tygodnie analityka są kosztem widocznym i kupują lekturę częściową. Tematy przedstawione zarządowi to tematy komentarzy, które zmieściły się w dostępnym czasie, a nie tematy całej załogi.
- Decyzje zapadają na średnich, podczas gdy powody leżą nieotwarte. Jednostka, której komentarze mówią to samo od trzech badań, jest niewidoczna w wyniku zmieniającym się o dziesiątą część punktu.
- Cisza uczy. Pracownicy, którzy napisali komentarz i nie zobaczyli żadnej zmiany, następnym razem piszą krócej albo wcale, a odsetek odpowiedzi spada dokładnie tam, gdzie zaangażowanie jest najsłabsze.
- Docenianie żyjące w wątku motywuje przez jeden dzień i niczego nie zasila. Bez rejestru według wartości i jednostek rozmowa o awansie nie może się na nie powołać.
- Społeczności zatrzymują się na założycielach, bo dołączenie wymaga wiedzy, do kogo napisać. Kosztem nie jest społeczność, lecz sieć kontaktów, która nigdy nie powstaje w siedmiu krajach.
Koszt braku decyzji
Pracownik, który napisał komentarz, wyciąga wniosek z ciszy, która po nim nastąpiła, a wniosek brzmi: pisanie kolejnego jest opcjonalne. Odsetek odpowiedzi powoli spada, próba się przerzedza, a liczba, na którą patrzy zarząd, staje się najmniej wiarygodna dokładnie w tych jednostkach, w których liczy się najbardziej.
Docenianie i społeczności psują się ciszej. Kanał kudosów z jedenastoma wpisami nie jest programem, a społeczność, której formularz zapisu wskazuje osobę, która odeszła, jest wierszem na stronie intranetu. Żadne z tego nie pojawia się w budżecie, a jedno i drugie widzi każdy nowy pracownik w pierwszym miesiącu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma software'owo-usługowa zatrudniająca 1 600 osób w siedmiu krajach, pracująca hybrydowo na Microsoft 365; program zaangażowania prowadzą dwie osoby z komunikacji wewnętrznej i jeden analityk HR.
Cztery badania pulsu rocznie w Microsoft Forms, 62% odpowiedzi daje 992 wypełnienia na badanie, z czego 0,55 zawiera komentarz opisowy, czyli 546 komentarzy za każdym razem; 140 liderów zespołów oczekuje podsumowania; 180 wyrazów doceniania miesięcznie; jedenaście społeczności wymienionych w intranecie.
Komentarze są eksportowane i tagowane ręcznie do wyczerpania czasu; prezentacja dla zarządu powstaje tygodnie później; liderzy dostają liczbę firmową; docenianie leży w kanale; zapis do społeczności to mail do lidera.
Cztery minuty na przeczytanie i zakodowanie komentarza, 45 minut na przygotowanie podsumowania zespołowego i sześć minut na skompletowanie jednego wyrazu doceniania. Wszystko w rękach trzech osób, które mają też codzienną pracę.
UiPath Robot zbiera odpowiedzi per jednostka i pilnuje uzgodnionej minimalnej liczebności grupy; UiPath GenAI Activities filtrują dane osobowe z komentarzy, a następnie klasyfikują je i podsumowują wobec taksonomii należącej do HR; analityk waliduje tematy i cytaty w UiPath Action Center przed publikacją; Power BI pokazuje trend tematów według jednostek, liderzy dostają kartę podsumowania w Microsoft Teams, docenianie trafia z karty do Microsoft List, a jedno kliknięcie zapisuje do społeczności.
W modelowanym przypadku czas od zamknięcia badania do opublikowanego, zwalidowanego podsumowania tematów spada z tygodni do dni. Każdy lider dostaje własne powody zamiast średniej firmowej, a docenianie zyskuje rejestr. W całości ilustracyjnie i nie jest to wynik klienta.
Proponowane rozwiązanie
Całość działa na narzędziach, które organizacja już ma. Badanie zostaje w Microsoft Forms, z osobnym linkiem dla każdej jednostki, dzięki czemu odpowiedzi da się grupować bez proszenia kogokolwiek o podanie tożsamości. UiPath Robot zbiera odpowiedzi zgodnie z harmonogramem, usuwa identyfikatory i stosuje minimalną liczebność grupy uzgodnioną z przedstawicielami pracowników: jednostka poniżej progu jest raportowana wewnątrz jednostki nadrzędnej, nigdy osobno.
Komentarze przechodzą potem przez ustaloną kolejność, która ma znaczenie. UiPath GenAI Activities najpierw odfiltrowują dane osobowe z tekstu, więc żadne nazwisko nie trafia do modelu. Dalej idą sentyment, klasyfikacja wobec taksonomii tematów należącej do HR i możliwej do zmiany oraz krótkie podsumowanie per jednostka z cytatami. Nic nie jest oceniane na poziomie pojedynczej osoby i żaden indywidualny sentyment nie jest przechowywany.
Publikację bramkuje człowiek. Analityk HR otwiera zadanie walidacyjne w UiPath Action Center, czyta zaproponowane tematy i cytaty, które mają je poprzeć, poprawia kategorie źle przypisane przez model i publikuje podsumowanie. Power BI trzyma potem trend: tematy i wyniki według jednostek w kolejnych badaniach, co pokazuje, czy interwencja zadziałała. Każdy ze 140 liderów zespołów dostaje w Teams kartę z powodami własnej jednostki.
Docenianie i społeczności korzystają z tej samej powierzchni. Karta doceniania w Teams przypisuje wyraz uznania do wartości firmowej, zapisuje go w Microsoft List i zasila cotygodniowe zestawienie, więc przeżywa on wątek. Karta katalogu społeczności pokazuje, co istnieje i kto prowadzi. Jedno kliknięcie dopisuje osobę do zespołu danej społeczności, wykonane przez robota z kontem o minimalnych uprawnieniach, a nie przez założyciela z arkuszem.
Zbieranie badania w Microsoft Forms; Microsoft Teams Adaptive Cards; Microsoft Lists; zadania walidacyjne UiPath Action Center i powiadomienia z akcją w Teams; UiPath AI Trust Layer z listą dozwolonych modeli, maskowaniem i audytem; model semantyczny Power BI
Robota zbierającego i reguły anonimowości, prompty taksonomii i łańcuch klasyfikacji, przepływ walidacji wraz z krokiem publikacji, karty podsumowania, doceniania i społeczności, cotygodniowe zestawienie oraz model trendu w Power BI
Członkostwo w zespołach i dostarczanie kart przez konektor Microsoft Teams w UiPath Integration Service; odpowiedzi z Forms i lista doceniania przez konektor OneDrive & SharePoint; struktura organizacyjna z systemu HR i Microsoft Entra ID
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaBadanie otwiera się w Microsoft Forms z osobnym linkiem dla każdej jednostki, a UiPath Robot zbiera odpowiedzi zgodnie z harmonogramem
- SystemRobot usuwa identyfikatory i sprawdza minimalną liczebność grupy; jednostki poniżej progu raportowane są wewnątrz jednostki nadrzędnej
- AutomatyzacjaGenAI Activities filtrują dane osobowe z komentarzy, następnie oceniają sentyment, klasyfikują wobec taksonomii HR i przygotowują podsumowanie per jednostka
- CzłowiekAnalityk przegląda tematy, cytaty i przeklasyfikowania w UiPath Action Center i publikuje podsumowanie
- AutomatyzacjaPower BI aktualizuje trend tematów i wyników, a każdy lider zespołu dostaje kartę podsumowania w Microsoft Teams
- CzłowiekLiderzy czytają własne powody, wybierają działanie i zapisują je przy temacie, żeby kolejne badanie mogło je zweryfikować
- AutomatyzacjaWyraz doceniania wysłany z karty w Teams zostaje przypisany do wartości, zapisany w Microsoft List i włączony do cotygodniowego zestawienia
- SystemKarta katalogu społeczności dopisuje osobę do właściwego zespołu w Microsoft Teams jednym kliknięciem
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie odpowiedzi per jednostka, usuwanie identyfikatorów i regułę minimalnej liczebności grupy
- Filtrowanie danych osobowych, sentyment, klasyfikację tematów i projekt podsumowania per jednostka
- Trend w Power BI, 140 kart podsumowań i cotygodniowe zestawienie doceniania
- Katalog społeczności i zmianę członkostwa po zapisie
Ludzie decydują
- Które tematy i które cytaty zostaną opublikowane, w przeglądzie przed publikacją, a nie po niej
- O taksonomii tematów, konstrukcji badania i progu anonimowości
- Co zrobić z tematem i jak domknąć pętlę z jednostką, która go podniosła
- Kto zostaje doceniony i za co oraz kto prowadzi społeczność
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- odpowiedzi z badania w Microsoft Forms per jednostka
- taksonomia tematów HR
- struktura organizacyjna z systemu HR i Microsoft Entra ID
Warstwa automatyzacji
- UiPath Robots
- UiPath Orchestrator
- UiPath GenAI Activities
- UiPath Action Center
- UiPath AI Trust Layer
Systemy docelowe
- model tematów i wyników w Power BI
- rejestr doceniania w Microsoft Lists
- członkostwo w społecznościach w Microsoft Teams
Punkty kontaktu z ludźmi: zadanie walidacyjne w UiPath Action Center; karta podsumowania dla lidera; karta doceniania; karta katalogu społeczności
Wykorzystane technologie
prowadzi badanie z osobnym linkiem dla każdej jednostki i dostarcza odpowiedzi bez osobnego narzędzia ankietowego
Azbierają odpowiedzi, pilnują reguły liczebności grupy, prowadzą harmonogram i ślad audytowy
Afiltrują dane osobowe, oceniają sentyment, klasyfikują wobec taksonomii HR i przygotowują podsumowanie per jednostka
Aanalityk waliduje tematy i cytaty oraz publikuje podsumowanie z zadania, które można wykonać w Teams
Akarty podsumowań dla liderów zespołów, karta doceniania i katalog społeczności
Arejestr doceniania według wartości, jednostki i daty, objęty polityką Microsoft Purview
Alista dozwolonych modeli, kierowanie do regionu UE i audyt każdego wywołania modelu na tekście pracowników
Atematy i wyniki według jednostek w kolejnych badaniach, czyli trend, o który pyta zarząd
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Czytanie wyceniono na 4 minuty na komentarz, a przygotowanie podsumowania zespołowego na 45 minut. Jedno i drugie to zakresy spotykane w zespołach HR, a nie liczby ze stopera u klienta. Program zaangażowania tworzy trzy bloki pracy biurowej: 546 komentarzy na badanie, 140 podsumowań zespołowych na badanie i 180 wyrazów doceniania miesięcznie kompletowanych ręcznie po 6 minut, wszystko przy 39 € za godzinę w pełnym koszcie. Kalkulator wycenia największy blok, czyli podsumowania, z rytmem czterech badań złożonym do wolumenu miesięcznego, przez co 140 na badanie staje się 47 miesięcznie. Pozostałe dwa bloki wchodzą z własną arytmetyką do następnej sekcji. Żadna z tych liczb nie została zmierzona u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zarząd widzi tematy według jednostek w ciągu kilku dni od zamknięcia badania, bo czytanie i kodowanie nie zależą już od tego, ile czasu miał jeden analityk
- Liderzy zespołów dostają własne powody zamiast średniej firmowej, czyli poziom, na którym cokolwiek w zaangażowaniu da się zmienić
- Pracownicy widzą, że komentarze są czytane i że jest na nie odpowiedź, więc kolejne badanie ma lepszy odsetek odpowiedzi, bo pisanie widocznie się opłaca
- Docenianie staje się widoczne i zapisane, więc przetrwa dalej niż do piątku i da się je przywołać w rozmowie o talentach po miesiącach
- Społeczności rosną poza założycieli, bo dołączenie to jedno kliknięcie, a nie wiedza, do kogo napisać
- Anonimowość pilnuje reguła, a nie staranność osoby budującej eksport, i to właśnie czyni program obronnym
Perspektywa zarządu
- Tematy mają trend według jednostek w kolejnych badaniach, więc pytanie przesuwa się z tego, jaki jest wynik, na to, czy interwencja zadziałała
- Spadający nastrój w jednostce staje się wczesnym sygnałem, a nie ustaleniem z rozmowy odejściowej
- Docenianie według wartości i jednostek układa się w obraz, który pokazuje, gdzie kulturę się praktykuje, a gdzie opisuje
- Czas do opublikowanego wniosku jest na tyle krótki, że kolejne badanie może zapytać, co się zmieniło, i to zamienia ankietę w pętlę
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Odpowiedzi są anonimowe z konstrukcji: identyfikatory usuwa robot przed jakimkolwiek przetwarzaniem, a jednostka poniżej uzgodnionej liczebności nigdy nie jest raportowana osobno
- Dane osobowe są odfiltrowywane z treści komentarza, zanim zobaczy go model, a żaden sentyment na poziomie osoby nie jest przechowywany w całym łańcuchu
- Wywołania modeli działają pod UiPath AI Trust Layer, z listą dozwolonych modeli, kierowaniem do regionu UE i zapisem audytowym, w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Opublikowane podsumowania są wersjonowane i przypisane do analityka, który je zwolnił, więc każdy temat da się cofnąć do tego, co zwalidowano
- Wpisy doceniania są widoczne dla osoby docenionej, jej przełożonego i HR, przechowywane zgodnie z polityką Microsoft Purview. Robot zmieniający członkostwo korzysta z konta o minimalnych uprawnieniach, a jego poświadczenie leży w magazynie Orchestrator albo w Azure Key Vault
Dlaczego teraz
Zarządy zaczęły pytać o dowody zaangażowania według jednostek i trendu, a średnia z 1 600 osób nie odpowiada na to pytanie w żadną stronę
Modele językowe klasyfikują i podsumowują tekst otwarty na tyle wiarygodnie, że zwalidowane podsumowanie tematów jest pracą rutynową, pod warunkiem że człowiek nadal je podpisuje
Praca hybrydowa w siedmiu krajach sprawiła, że widoczne docenianie i łatwe dołączanie decydują o różnicy między siecią kontaktów a schematem organizacyjnym. Modelowe 1 375 € miesięcznie na składanie podsumowań nie kupuje dziś nic z tego
Role kierownicze, których to dotyczy
Dowody zaangażowania przychodzą według jednostek i trendu, na tyle wcześnie, by zadziałać, a każdy opublikowany temat ma wskazanego walidującego
Analityk przechodzi od czytania komentarzy do działania na ich podstawie, a 140 liderów zespołów dostaje coś, czego da się użyć
Docenianie i społeczności stają się zapisanymi programami z obrazem, a nie wątkiem i starzejącą się stroną w intranecie
Częste pytania i zastrzeżenia
Identyfikatory są usuwane, a nazwiska odfiltrowywane przed jakimkolwiek wywołaniem modelu, żaden indywidualny sentyment nie jest przechowywany, a analityk HR waliduje każdy temat i cytat przed publikacją. Projekt trafia do przedstawicieli pracowników przed pierwszym badaniem na żywo, nie po nim.
Dla badania rocznego być może tak. Kwartalne badania pulsu w Microsoft Forms nie mają jej wcale, docenianie i społeczności nie mają żadnej analityki, a dostawca nie zestawi ich w trendzie według jednostek obok badania.
Część zignoruje, a odsetek otwarć według jednostek pokazuje dokładnie którzy. To rozmowa, której CHRO nie mógł odbyć, gdy każdy menedżer dostawał ten sam firmowy slajd.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kadra zarządzająca jest na tyle mała, że przeczyta każdy komentarz osobiście, i wtedy lepszym użyciem czasu jest właśnie lektura
- Działa już dedykowana platforma zaangażowania, a jej analityka jest faktycznie używana
- Badania odbywają się wyłącznie raz w roku, więc pętla, którą to buduje, nie ma czego domykać między pomiarami
- Przedstawiciele pracowników sprzeciwiają się zautomatyzowanemu przetwarzaniu komentarzy, a krok klasyfikacji jest właśnie tym, co musiałoby odpaść
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Pracownicy napisali nam w zeszłym kwartale kilkaset powodów, a ten zarząd omówił jedną średnią; na której z tych dwóch rzeczy powinniśmy opierać zarządzanie?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Warsztat taksonomii, na którym klasyfikujemy zanonimizowane komentarze z dwóch poprzednich badań i omawiamy wynik z HR
- Robota zbierającego, usuwanie identyfikatorów i regułę minimalnej liczebności grupy uzgodnioną z przedstawicielami pracowników
- Konfigurację GenAI: kolejność filtrowania, prompty klasyfikacji, format podsumowania i dobór cytatów
- Przepływ walidacji w UiPath Action Center, z zakresem tego, co analityk może zmienić i co jest wersjonowane
- Model trendu w Power BI oraz 140 kart podsumowań adresowanych według jednostek
- Karty doceniania i społeczności, rejestr w Microsoft Lists i cotygodniowe zestawienie
- Jedno badanie przeprowadzone od początku do końca jako pilotaż, mierzone poprawkami, czasem walidacji i otwarciami kart
Potrzebujemy od Państwa
- Zanonimizowanych komentarzy z dwóch ostatnich badań, z zachowanymi etykietami jednostek
- Właściciela taksonomii po stronie HR i wskazanego analityka, który będzie walidował każde badanie
- Uzgodnienia projektu z przedstawicielami pracowników przed pierwszym badaniem na żywo
- Struktury organizacyjnej, która rozstrzyga, do której jednostki należy odpowiedź
Etapy
Analiza
Klasyfikacja dwóch poprzednich badań, budowa taksonomii z HR, uzgodnienie progu anonimowości
Projekt
Kolejność filtrowania, prompty, format podsumowania, reguły walidacji i karta podsumowania
Budowa
Robot zbierający, łańcuch GenAI, przepływ w Action Center, model Power BI i karty w Teams
Pilotaż
Jedno badanie od początku do końca, z pomiarem poprawek na sto komentarzy i otwarć kart
Wdrożenie
Karty doceniania i społeczności, następnie widoki trendu w kolejnych badaniach
Optymalizacja
Strojenie taksonomii, korekta promptów, nowe pytania w miarę dojrzewania programu
Szybki efekt. O nakładzie decyduje stan taksonomii tematów, liczba języków, w których przychodzą komentarze, oraz to, ile trwa uzgodnienie z przedstawicielami pracowników.
Jeśli kolejne badanie niczego nie zmieni, następne będzie miało mniej odpowiedzi.
Prosimy o jeden zanonimizowany eksport komentarzy opisowych z wcześniejszego badania, z zachowanymi etykietami jednostek. Wracamy z podsumowaniem tematów, które otrzymałby Państwa zarząd, i z taksonomią, która za nim stoi.
Podsumujmy komentarze z jednego badaniaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wskaźnik CSAT podaje liczbę. E‑maile klientów podają przyczynę, tylko nikt ich nie czyta.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaCele i oceny w Teams, bez szukania w systemie HRCele powstają w mailach, historia ocen jest ukryta w module, a HR trzy razy w cyklu przypomina o uzupełnieniu.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama poprawna odpowiedź na pytanie o politykę HRDwóch doradców odpowiada cały rok na te same pytania z regulaminu, z różnych jego wersji.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaSzkolenia i oświadczenia pilnowane i udokumentowanePakiet dowodowy istnieje tylko w tygodniu, w którym ktoś go składa, a dwie osoby z listy odeszły w marcu.
Zobacz rozwiązanie Case studyAgent HR na TeamsPracownik pyta na Teams o urlop, zaświadczenie albo benefit.
Zobacz case study Case studyAutomatyczny onboarding nowego pracownikaNowi pracownicy szybciej gotowi do pracy, a HR ma mniej papierologii.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych