Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaKażde pole pochodzi z systemu kadrowego, a podpis z telefonu
Zaświadczenie o zatrudnieniu w kilka minut
Pracownik zamawia zaświadczenie w Microsoft Teams, robot wypełnia zatwierdzony szablon danymi z systemu kadrowego, osoba upoważniona podpisuje z dowolnego miejsca, a pismo trafia do odbiorcy i do archiwum.
Streszczenie dla zarządu
Pismo, którego każde pole jest już w systemie kadrowym, nie powinno wymagać trzech dni i polowania na podpis.
Budujemy usługę dokumentową, a nie szybszy sposób edytowania pliku Word.
Czas realizacji spada z dni do momentu, w którym podpisujący dotknie ekranu, bo złożenie i skierowanie pisma dzieje się w chwili wniosku.
biblioteka szablonów SharePoint; biblioteka podpisanych dokumentów objęta retencją Purview; doręczenie przez Outlook
Problem biznesowy
Dokumenty kadrowe
Wnioski o dokumenty kadrowe są drobne, pilne i nieprzerwane. Wynajmujący chce potwierdzenia zatrudnienia, bank chce dochodu, ambasada listu po angielsku, sąd dat zatrudnienia. Każdy wniosek przychodzi mailem albo pod drzwi biura, ustawia się w kolejce za sprawami kadrowymi i powstaje przez skopiowanie starego dokumentu i jego przeredagowanie.
Tempo wyznacza podpis, a nie praca. Pismo musi czekać na konkretną osobę w konkretnym budynku, a w firmie, w której kierownicy kadr jeżdżą między obiektami, oznacza to dzień, czasem trzy. Nic nie jest rejestrowane, więc powtórny wniosek o to samo pismo zaczyna się od zera, a pytanie „co i komu potwierdziliśmy o tej osobie” nie ma odpowiedzi w ogóle.
Problem trwa, bo praca wygląda na czysto biurową. System kadrowy zawiera każde pole, którego potrzebuje pismo, ale jego funkcja generowania dokumentów bywa nieużywana albo nie odpowiada temu, czego chce lokalny bank, więc plik Word pozostaje procesem. Koszt ląduje przy tym niemal w całości poza kadrami: u pracownika, który czeka, i u instytucji, która wyciąga wnioski o firmie potrzebującej tygodnia na potwierdzenie, że ktoś u niej pracuje.
Jak to wygląda dzisiaj
Ta rutyna jest rozpoznawalna wszędzie tam, gdzie administracja kadrowa jest rozdzielona między biura regionalne.
- CzłowiekPracownik pisze maila do kadr albo przychodzi do biura regionalnego i prosi o zaświadczenie
- CzłowiekAdministratorka dopisuje wniosek do listy, otwiera system kadrowy i odczytuje dane o zatrudnieniu
- SystemZeszłomiesięczne pismo zostaje otwarte w Wordzie, a nazwisko, daty, stanowisko i wynagrodzenie nadpisane
- OczekiwanieWydrukowane pismo czeka na osobę upoważnioną do podpisu, która jeździ między obiektami
- CzłowiekPodpisane pismo jest skanowane, wysyłane mailem lub wręczane, a kopia trafia do prywatnego folderu
- Ryzyko błęduNieaktualne pole przechodzi przez nadpisanie, bo funkcja zamiany nie czyta akapitów
- Ryzyko błęduNic nie jest rejestrowane, więc powtórny wniosek albo spór po latach zaczyna się od pustego biurka
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Dwadzieścia minut pracy administratorki to część widoczna i mniejsza. Po stronie pracownika są dojazd, dwa maile ponaglające, a w przypadku obsługi obiektów także czas zejścia ze stanowiska po kartkę papieru.
- Za opóźnienia płaci się poza firmą: zmieniona marża kredytu, przepadła wizyta wizowa, mieszkanie wynajęte komuś innemu. Nic z tego nie pojawia się w budżecie kadr, a wszystko pojawia się w tym, co pracownik mówi kolegom.
- Błędne wynagrodzenie albo błędna data w piśmie do banku lub sądu to nie literówka, tylko błąd w danych osobowych o ciężarze prawnym, wykrywany przez odbiorcę, a nie przez nadawcę.
- Bez rejestru kadry nie udowodnią, co potwierdziły, gdy spór wypłynie po trzech latach, a osoba, która pisała pismo, zwykle już wtedy nie pracuje.
Koszt zaniechania
Sześć regionalnych zespołów wystawia rocznie kilka tysięcy pism z kopii kopii, a szansa na kolejne błędne wynagrodzenie w liście do banku rośnie wraz z liczbą pism, a nie z czyjąś nieuwagą. Wniosków przybywa razem z zatrudnieniem, rotacją i liczbą instytucji chcących własnej treści, więc kolejka rośnie, choć nikt tego nie postanowił. Każda nieobecność podpisującego dokłada przy tym dzień do każdego pisma w regionie.
Godziny pracowników to wiersz, którego nikt nie broni w budżecie, bo nie są wydawane w dziale, który budżet ma. Podobnie jest z częścią wizerunkową: pracownik czekający tydzień na potwierdzenie, że tu pracuje, wyciąga wnioski, a bank po drugiej stronie też. Oba koszty są płacone w całości i żaden nie trafia do raportu zarządczego.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma usług obiektowych zatrudniająca 6 200 osób w sprzątaniu, ochronie i utrzymaniu technicznym w dwóch krajach, z administracją kadrową prowadzoną z sześciu biur regionalnych; dane o zatrudnieniu trzyma Workday.
Około 540 wniosków o dokumenty miesięcznie: zaświadczenia o zatrudnieniu dla banków i wynajmujących, zaświadczenia o zarobkach, zaświadczenia o okresach zatrudnienia dla ubezpieczeń społecznych oraz referencje, w dwóch językach.
Pisma powstają w Wordzie ze starych kopii i są podpisywane przez regionalnych kierowników kadr jeżdżących między obiektami. Czas realizacji to trzy do pięciu dni roboczych, a pracownicy regularnie przychodzą do biura ponaglać.
Dwadzieścia minut administracji kadrowej na dokument oraz 25 minut własnego czasu pracownika na wniosek; tempo wyznacza dostępność podpisu, a nie sama praca.
Wniosek powstaje w Microsoft Teams wraz z rodzajem, celem, językiem i odbiorcą. Robot wypełnia zatwierdzony szablon danymi z systemu kadrowego, a osoba upoważniona podpisuje przez SharePoint eSignature z dowolnego miejsca. Outlook doręcza pismo, które SharePoint archiwizuje ze śladem audytowym.
W modelu czas realizacji spada do momentu, w którym podpisujący dotknie ekranu. Nieaktualne pola znikają, bo każda wartość jest odczytywana w chwili wystawienia, a kadry potrafią wreszcie odpowiedzieć, co i komu potwierdziły. Modelowo, a nie z pomiaru.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy usługę dokumentową, a nie szybszy sposób edytowania pliku Word. Pracownik otwiera ją w Microsoft Teams, na komputerze albo na telefonie na obiekcie, i wybiera cztery rzeczy: jaki dokument, w jakim celu, w jakim języku i do kogo. Jeśli odbiorcą jest podmiot trzeci, zgoda jest częścią wniosku, a nie założeniem przyjętym później przez osobę składającą pismo.
Następnie robot UiPath odczytuje bieżące dane o zatrudnieniu z systemu kadrowego przez UiPath Integration Service i wypełnia zatwierdzony szablon przechowywany w bibliotece SharePoint. Szablony żyją tam z właścicielem, historią wersji i wariantami językowymi obok siebie, co kończy erę kopii na pulpicie. Wynikiem jest plik PDF z numerem referencyjnym wniosku, a pola w nim zostały odczytane kilka sekund wcześniej, a nie odziedziczone po zeszłomiesięcznym piśmie.
Podpis to miejsce, w którym dotąd znikały dni. Dokumenty standardowe idą przez SharePoint eSignature, więc osoba upoważniona podpisuje z telefonu między obiektami, a podpisana kopia wraca do SharePointa ze śladem audytowym podpisu i etykietą retencji Purview. Outlook doręcza pismo pracownikowi albo odbiorcy, na którego pracownik wyraził zgodę. Wszystko, co niestandardowe, nietypowa treść, wniosek sądu lub urzędu, ujawnienie poza uzgodnionym zakresem pól, staje się zadaniem w UiPath Action Center dla specjalisty kadrowego, z gotowym projektem pisma i załączonym rekordem. Nikt nie zaczyna od pustej strony ani od niewłaściwej.
Microsoft Teams jako miejsce złożenia wniosku, także mobilnie; biblioteka szablonów SharePoint z wersjonowaniem, metadanymi i uprawnieniami; SharePoint eSignature ze śladem audytowym; etykiety retencji Microsoft Purview; doręczenie przez Outlook; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; kolejki i dziennik audytowy UiPath Orchestrator
Katalog dokumentów i formularz wniosku, mapowanie pól kadrowych na każde pismo i język, robota składającego dokument, reguły zgód i ujawnień, kierowanie do podpisu, ścieżkę wyjątków do specjalisty kadrowego oraz raportowanie czasu realizacji
Odczyt danych o zatrudnieniu z Workday przez konektor UiPath Integration Service albo z SAP SuccessFactors przez SAP OData; doręczanie do portali podmiotów trzecich tam, gdzie instytucja wymaga własnego kanału
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekPracownik składa wniosek o dokument w Microsoft Teams, wybierając rodzaj, cel, język i odbiorcę
- AutomatyzacjaRobot odczytuje bieżące dane o zatrudnieniu i sprawdza, które fakty można ujawnić temu odbiorcy
- AutomatyzacjaZatwierdzony szablon zostaje wypełniony z rekordu i wygenerowany jako PDF z numerem referencyjnym wniosku
- CzłowiekOsoba upoważniona podpisuje przez SharePoint eSignature albo specjalista kadrowy redaguje treść niestandardową w Action Center
- AutomatyzacjaPodpisany dokument trafia do SharePointa ze śladem audytowym podpisu i etykietą retencji
- AutomatyzacjaOutlook doręcza pismo pracownikowi albo podmiotowi trzeciemu, na który pracownik wyraził zgodę
- SystemWniosek zostaje zamknięty i zarejestrowany, a raport pokazuje czas realizacji wg rodzaju, regionu i języka
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przyjęcie wniosku z rodzajem dokumentu, celem, językiem, odbiorcą i zapisaną zgodą
- Odczyt bieżących danych o zatrudnieniu w chwili wystawienia, nigdy z poprzedniego pisma
- Wypełnienie zatwierdzonego szablonu, wygenerowanie pliku PDF i skierowanie go do podpisu
- Archiwizację podpisanej kopii z retencją, doręczenie i rejestrację każdego wystawionego dokumentu
Ludzie decydują
- O każdym podpisie; pismo wychodzi pod nazwiskiem osoby, a nie robota
- O treści niestandardowej oraz odpowiedziach dla sądów, urzędów i ubezpieczeń społecznych
- O tym, co można potwierdzić podmiotowi trzeciemu w zakresie wynagrodzenia lub przebiegu pracy
- O własności szablonów i przeglądzie prawnym treści w każdym języku
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- wniosek w Microsoft Teams
- formularz mobilny dla osób bez biurka
- katalog dokumentów z celem, językiem i zgodą
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- biblioteka szablonów SharePoint
- biblioteka podpisanych dokumentów objęta retencją Purview
- doręczenie przez Outlook
- rejestr wniosków wraz z raportowaniem
Punkty styku z człowiekiem: osoba upoważniona w SharePoint eSignature; specjalista kadrowy w Action Center; zgoda pracownika zapisana przy wniosku
Wykorzystane technologie
miejsce złożenia wniosku, także z telefonu na obiekcie, z rodzajem, celem, językiem i zgodą
Aodczytują dane o zatrudnieniu, składają dokument, kierują go, archiwizują, doręczają i rejestrują każde pismo
Abieżące dane o zatrudnieniu i dostęp do bibliotek szablonów oraz dowodów
Awersjonowana biblioteka szablonów z właścicielami i wariantami językowymi oraz biblioteka podpisanych dokumentów
Apodpis z dowolnego miejsca, ze śladem audytowym i śledzeniem w Approvals
Adoręczenie pracownikowi albo odbiorcy objętemu zgodą
Apisma niestandardowe i wnioski urzędów kierowane do specjalisty kadrowego z gotowym projektem
Aetykiety retencji na wystawionych dokumentach i zapis audytowy stojący za podpisem
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Osiemdziesiąt pięć procent tej pracy da się złożyć maszynowo, a ten udział siedzi już w liczbie 459 w pierwszym wierszu, zamiast być doliczanym do wyniku; pozostałe 81 wniosków miesięcznie zostaje u specjalisty. Dwadzieścia minut obejmuje otwarcie rekordu kadrowego, skopiowanie zeszłomiesięcznego pisma, nadpisanie pól, wydruk i archiwizację, przy 30 € pełnego kosztu godziny. Własne 25 minut pracownika nie wchodzi do tej tabeli i jest wycenione pod nią. Każda z tych liczb jest naszym założeniem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Czas realizacji spada z dni do momentu, w którym podpisujący dotknie ekranu, bo złożenie i skierowanie pisma dzieje się w chwili wniosku
- Znikają błędy z kopiowanych pism: każde pole jest odczytywane z rekordu zatrudnienia w chwili wystawienia
- Nakład administracyjny przesuwa się na wyjątki, czyli tam, gdzie ocena regionalnego zespołu kadr rzeczywiście coś wnosi
- Kadry pokazują dokładnie, co, o kim, komu i kiedy potwierdziły, bo każde pismo jest zarchiwizowane ze śladem podpisu
- Pracownicy obiektowi przestają tracić czas pracy na dojazd do biura po kartkę papieru i słyszeć, że będzie gotowa w czwartek
Perspektywa zarządu
- Czas realizacji jest mierzalny na każdym kroku, więc oczekiwanie na podpis przestaje być niewidoczne i staje się liczbą z właścicielem
- Wolumeny wniosków wg rodzaju, regionu i języka pokazują, gdzie brakuje szablonu i gdzie pytanie o politykę kadrową wraca jako wniosek o dokument
- Osoby upoważnione pracują z kolejki, a nie ze stosu, a nieobecność przestaje dokładać dnia do każdego pisma w regionie
- Szablony mają właściciela i historię wersji w SharePoint, co kończy kopię na czyimś pulpicie i treść, której nikt nie zatwierdził
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Robot odczytuje rekord kadrowy kontem technicznym ograniczonym do pól używanych przez szablony, a jego hasło leży w magazynie poświadczeń, z którego proces korzysta, a żaden programista go nie odczyta
- Wynagrodzenie i inne wartości wrażliwe pojawiają się wyłącznie w wygenerowanym dokumencie; nie trafiają do wiadomości w Teams, powiadomień ani dzienników procesu
- Doręczenie do podmiotu trzeciego wymaga zapisanej zgody pracownika, a każde ujawnienie poza uzgodnionym zakresem zatrzymuje się na decyzji człowieka, zamiast przechodzić dalej z ustawienia domyślnego
- Podpisane dokumenty są archiwizowane z etykietą retencji Purview i śladem audytowym podpisu, roboty pracują w regionie EU chmury UiPath Automation Cloud, a dokumenty zostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365
Dlaczego teraz
Podpis elektroniczny jest dziś natywny w SharePoint, ze śladem audytowym w Microsoft Purview, co usuwa ostatni powód, dla którego pismo musiało czekać na obecność kierownika w konkretnym budynku
Pracownicy bez biurka noszą dziś Microsoft Teams w telefonie, więc wniosek można złożyć z obiektu, a nie z kolejki pod drzwiami biura
W międzyczasie biegnie arytmetyka: 4 590 € miesięcznie administracji oraz 225 godzin miesięcznie czasu pracowników, za który firma płaci dwa razy, raz w wynagrodzeniu i raz w opiniach o pracodawcy
Role zarządcze, których to dotyczy
Czas administracji przenosi się na sprawy, a błędne pismo do banku przestaje być comiesięcznym prawdopodobieństwem
Rejestrowany i objęty zgodą zapis wszystkiego, co firma potwierdziła o każdym pracowniku, dostępny także po latach
Rodzaj wniosku z jasnymi regułami, mierzalnym czasem realizacji i kolejką zamiast drzwi
Częste pytania i zastrzeżenia
Większość instytucji akceptuje podpis elektroniczny ze śladem audytowym. Tam, gdzie jej nie akceptuje, osoba upoważniona podpisuje wygenerowane pismo na papierze, a złożenie, archiwizacja i rejestr i tak się odbywają.
Dlatego katalog powstaje jako pierwszy. Warianty, które faktycznie się powtarzają, stają się szablonami, a reszta trafia do specjalisty z gotowym projektem i rekordem, a nie z pustą stroną.
I nie pozwalają Państwo. Ujawnienie podmiotowi trzeciemu wymaga zapisanej zgody pracownika, a wszystko poza uzgodnionym zakresem pól zatrzymuje się na decyzji człowieka, zanim dokument w ogóle powstanie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- System kadrowy generuje i podpisuje już te pisma w formacie akceptowanym przez Państwa instytucje, a pracownicy z niego korzystają
- Wolumeny to kilka wniosków miesięcznie, obsługiwanych tego samego dnia przez kogoś, kto zawsze jest w budynku
- Dane o zatrudnieniu są niewiarygodne, więc automatyzacja wystawiałaby błędy szybciej i z podpisem
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W ilu z naszych sześciu biur kadrowych ktoś potrafiłby dziś okazać ostatnie wystawione tam zaświadczenie wraz z dowodem, kto i kiedy je podpisał?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Katalog dokumentów zbudowany z kwartału rzeczywistych wniosków, pogrupowany w szablony i przejrzany z działem prawnym
- Formularz wniosku w Microsoft Teams wraz ze ścieżką mobilną dla osób bez biurka
- Mapowanie szablonów dla każdego dokumentu i języka, z właścicielami i wersjonowaniem w SharePoint
- Robota składającego dokument, reguły zgód i ujawnień oraz ścieżkę wyjątków do specjalisty kadrowego
- Kierowanie do podpisu przez SharePoint eSignature, archiwizację z retencją, doręczenie i raportowanie czasu realizacji
Potrzebujemy od Państwa
- Wszystkich rodzajów pism wystawionych w ostatnim kwartale, wraz z liczbami i językami
- Dostępu do odczytu danych o zatrudnieniu oraz wskazanych właścicieli szablonów po stronie kadr i działu prawnego
- Osób upoważnionych do podpisu oraz włączonego w dzierżawie rozliczenia pay-as-you-go dla SharePoint eSignature
Etapy
Analiza
Rodzaje pism z rzeczywistego kwartału, pogrupowane w szablony, z treścią uzgodnioną z działem prawnym
Projekt
Formularz wniosku, mapowanie pól na szablon i język, reguły zgód, kierowanie do podpisu, model bezpieczeństwa
Budowa i pilot
Trzy najczęstsze dokumenty w jednym regionie z dwiema osobami upoważnionymi, mierzone czasem realizacji i błędami
Wdrożenie
Pozostałe szablony, drugi język, kolejne regiony i doręczanie do podmiotów trzecich, z opieką powdrożeniową
Szybki efekt. O nakładzie decyduje to, ile różnych szablonów przetrwa katalogowanie, ilu języków wymagają i czy dział prawny zechce otworzyć treść na nowo w trakcie mapowania.
Oferta kredytowa wygasa w piątek, a zaświadczenie stoi za podpisem.
Prosimy o trzy najczęściej wystawiane zaświadczenia i jeden miesiąc liczby wniosków wg rodzaju. Odsyłamy działającą makietę wniosku w Teams oraz gotowe, podpisane pismo.
Prześlijmy trzy najczęstsze szablonyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaAdres, nazwisko i konto zmienia sam pracownikTrzyliniowy mail nie powinien wystarczyć, żeby przenieść czyjąś wypłatę na inne konto.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama poprawna odpowiedź na pytanie o politykę HRDwóch doradców odpowiada cały rok na te same pytania z regulaminu, z różnych jego wersji.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażde pytanie do HR i płac to sprawa z opiekunem i terminemNikt nie powie, ile pytań o płace czeka dłużej niż pięć dni, bo skrzynka nie wie, czym jest takie pytanie.
Zobacz rozwiązanie Case studyAgent HR na TeamsPracownik pyta na Teams o urlop, zaświadczenie albo benefit.
Zobacz case study Case studyAutomatyczny onboarding nowego pracownikaNowi pracownicy szybciej gotowi do pracy, a HR ma mniej papierologii.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych