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Lösung · Weitere LösungenJedes Feld kommt aus dem Personalsystem, die Unterschrift vom Telefon
Arbeitsbescheinigung in Minuten statt in Tagen
Mitarbeitende fordern eine Bescheinigung in Microsoft Teams an, ein Roboter füllt die freigegebene Vorlage aus dem Personalsatz, jemand unterschreibt von überall, und das Schreiben wird zugestellt und abgelegt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ein Schreiben, dessen Felder alle im Personalsystem stehen, sollte keine drei Tage und keine Unterschriftensuche brauchen.
Wir bauen einen Dokumentenservice und nicht einen schnelleren Weg, eine Word-Datei zu bearbeiten.
Die Durchlaufzeit sinkt von Tagen auf die Zeit, die ein Fingertipp braucht, weil Zusammenstellung und Weiterleitung im Moment der Anfrage geschehen.
die SharePoint-Vorlagenbibliothek; die Bibliothek signierter Dokumente unter Purview-Aufbewahrung; die Zustellung über Outlook
Geschäftsproblem
HR-Dokumente
Anfragen nach HR-Dokumenten sind klein, dringend und ununterbrochen. Ein Vermieter will einen Beschäftigungsnachweis, eine Bank das Einkommen, eine Botschaft ein Schreiben auf Englisch, ein Gericht die Beschäftigungszeiten. Jede Anfrage kommt per E-Mail oder an der Bürotür an, reiht sich hinter die Fallarbeit und entsteht durch Kopieren und Überarbeiten eines alten Dokuments.
Das Tempo bestimmt die Unterschrift, nicht die Arbeit. Das Schreiben muss auf eine bestimmte Führungskraft in einem bestimmten Gebäude warten, und in einem Unternehmen, dessen HR-Leitungen zwischen Objekten pendeln, ist das ein Tag, manchmal drei. Nichts wird festgehalten, also beginnt eine zweite Anfrage nach demselben Schreiben wieder bei null, und die Frage „was haben wir über diese Person wem bestätigt“ hat überhaupt keine Antwort.
Das Problem überlebt, weil die Arbeit nach Schreibtischroutine aussieht. Das Personalsystem führt jedes Feld, das ein Schreiben braucht, aber seine Dokumentfunktion wird nicht genutzt oder trifft nicht, was die örtliche Bank sehen will, also bleibt die Word-Datei der Prozess. Die Kosten landen dabei fast vollständig außerhalb von HR: bei den Mitarbeitenden, die warten, und bei der Institution, die ihre Schlüsse über ein Unternehmen zieht, das eine Woche braucht, um eine Beschäftigung zu bestätigen.
Wie es heute läuft
Diese Routine ist überall dort wiederzuerkennen, wo die Personaladministration auf Regionalbüros verteilt ist.
- MenschEine Mitarbeiterin schreibt an HR oder kommt in ein Regionalbüro und bittet um eine Bescheinigung
- MenschEine Sachbearbeiterin setzt sie auf eine Liste, öffnet das Personalsystem und liest die Beschäftigungsdaten
- SystemDas Schreiben des Vormonats wird in Word geöffnet und Name, Daten, Position und Gehalt überschrieben
- WartezeitDas gedruckte Schreiben wartet auf die zeichnungsberechtigte Person, die zwischen Objekten unterwegs ist
- MenschDas unterschriebene Schreiben wird gescannt, gemailt oder übergeben, eine Kopie landet in einem privaten Ordner
- FehlerrisikoEin veraltetes Feld übersteht das Überschreiben, weil Suchen und Ersetzen keine Absätze liest
- FehlerrisikoNichts wird protokolliert, also beginnt eine Wiederholungsanfrage oder ein Streit Jahre später am leeren Schreibtisch
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Zwanzig Minuten Sachbearbeitung sind der sichtbare und der kleinere Teil. Auf Seiten der Mitarbeitenden stehen eine Fahrt, zwei Nachfassmails und, in der Objektbetreuung, Arbeitszeit für den Weg zu einem Blatt Papier.
- Verzögerungen werden außerhalb des Unternehmens bezahlt: ein Kreditzins, der sich bewegt, ein verpasster Visumstermin, eine Wohnung, die jemand anderes bekommt. Nichts davon steht im HR-Budget, alles davon steht in dem, was Mitarbeitende Kolleginnen erzählen.
- Ein falsches Gehalt oder ein falsches Datum in einem Schreiben an eine Bank oder ein Gericht ist kein Tippfehler, sondern ein Datenfehler mit rechtlichem Gewicht, und er wird von der empfangenden Seite entdeckt, nicht von der sendenden.
- Ohne Protokoll kann HR drei Jahre später nicht belegen, was bestätigt wurde, und wer das Schreiben verfasst hat, ist bis dahin meist nicht mehr im Haus.
Kosten des Nichtstuns
Sechs regionale Teams erzeugen jährlich mehrere tausend Schreiben aus Kopien von Kopien, und die Wahrscheinlichkeit eines weiteren falschen Gehalts in einem Bankschreiben steigt mit der Stückzahl und nicht mit der Unachtsamkeit Einzelner. Die Anfragen wachsen mit Belegschaft, Fluktuation und der Zahl der Institutionen, die jeweils eigene Formulierungen wollen, sodass sich die Schlange ausdehnt, ohne dass es jemand beschlossen hätte, und jede Abwesenheit einer Unterschrift verlängert jedes Schreiben der Region um einen Tag.
Die Stunden der Mitarbeitenden sind die Zeile, die im Budget niemand verteidigt, weil sie in keiner Abteilung anfallen, die eines hat. Ebenso wenig der Ruf: Wer eine Woche auf den Nachweis wartet, dass er hier arbeitet, zieht seine Schlüsse, und die Bank am anderen Ende ebenfalls. Beides wird voll bezahlt und beides taucht in keinem Managementbericht auf.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Facility-Services-Unternehmen mit 6.200 Beschäftigten in Reinigung, Sicherheit und Instandhaltung in zwei Ländern, mit Personaladministration aus sechs Regionalbüros; Workday führt die Beschäftigungsdaten.
Rund 540 Dokumentenanfragen im Monat: Beschäftigungsnachweise für Banken und Vermieter, Verdienstbescheinigungen, Bescheinigungen über Beschäftigungszeiten für die Sozialversicherung und Referenzschreiben, in zwei Sprachen.
Schreiben entstehen in Word aus alten Kopien und werden von regionalen HR-Leitungen unterschrieben, die zwischen Objekten pendeln. Die Durchlaufzeit beträgt drei bis fünf Arbeitstage, und Mitarbeitende kommen regelmäßig zum Nachfragen ins Büro.
Zwanzig Minuten Personaladministration je Dokument und 25 Minuten eigene Zeit der Mitarbeitenden je Anfrage; das Tempo bestimmt die Verfügbarkeit der Unterschrift, nicht die Arbeit selbst.
Die Anfrage entsteht in Microsoft Teams mit Art, Zweck, Sprache und Empfänger, ein Roboter füllt die freigegebene Vorlage aus dem Personalsatz, die zeichnungsberechtigte Person unterschreibt über SharePoint eSignature von überall, und Outlook stellt das Schreiben zu, während SharePoint es mit Prüfpfad ablegt.
Im Modell sinkt die Durchlaufzeit auf die Zeit, die eine Unterschrift per Fingertipp braucht, veraltete Felder verschwinden, weil jeder Wert im Moment der Ausstellung gelesen wird, und HR kann endlich beantworten, was wem bestätigt wurde. Modelliert, nicht gemessen.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen einen Dokumentenservice und nicht einen schnelleren Weg, eine Word-Datei zu bearbeiten. Die Mitarbeiterin öffnet ihn in Microsoft Teams, am Rechner oder auf dem Telefon im Objekt, und wählt vier Dinge: welches Dokument, wofür, in welcher Sprache und an wen. Ist der Empfänger eine dritte Stelle, gehört die Einwilligung zur Anfrage und ist keine Annahme, die später jemand beim Zusammenstellen trifft.
Anschließend liest ein UiPath Robot die aktuellen Beschäftigungsdaten über den UiPath Integration Service aus dem Personalsystem und füllt die freigegebene Vorlage aus der SharePoint-Bibliothek. Vorlagen liegen dort mit Verantwortlichen, Versionsverlauf und den Sprachvarianten nebeneinander, was die Desktop-Kopie beendet. Das Ergebnis ist ein PDF mit einer Vorgangsnummer, und die Felder darin wurden Sekunden zuvor gelesen statt aus dem Schreiben des Vormonats geerbt.
Beim Unterschreiben gingen bisher die Tage verloren. Standarddokumente laufen über SharePoint eSignature, sodass die zeichnungsberechtigte Person zwischen zwei Objekten vom Telefon aus unterschreibt und die signierte Kopie mit Signatur-Prüfpfad und Purview-Aufbewahrungsbezeichnung nach SharePoint zurückkommt. Outlook stellt das Schreiben den Mitarbeitenden zu oder der Stelle, in die eingewilligt wurde. Alles Nichtstandardisierte, eine ungewöhnliche Formulierung, eine Anfrage von Gericht oder Behörde, eine Offenlegung über die vereinbarten Felder hinaus, wird zur Aufgabe im UiPath Action Center für eine HR-Fachkraft, mit fertigem Entwurf und angehängtem Datensatz. Niemand beginnt bei einer leeren Seite, und niemand bei der falschen.
Microsoft Teams als Anfrageoberfläche, auch mobil; SharePoint-Vorlagenbibliothek mit Versionierung, Metadaten und Berechtigungen; SharePoint eSignature mit Prüfpfad; Aufbewahrungsbezeichnungen von Microsoft Purview; Zustellung über Outlook; UiPath-Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; Warteschlangen und Prüfprotokoll des UiPath Orchestrator
Den Dokumentenkatalog und das Anfrageformular, die Feldzuordnung je Schreiben und Sprache, den Zusammenstellungsroboter, die Einwilligungs- und Offenlegungsregeln, die Unterschriftensteuerung, den Ausnahmeweg zur HR-Fachkraft und das Durchlaufzeit-Reporting
Lesen der Beschäftigungsdaten aus Workday über den Konnektor des UiPath Integration Service oder aus SAP SuccessFactors über SAP OData; Zustellung an Portale dritter Stellen, wo eine Institution auf ihrem eigenen Kanal besteht
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Mitarbeiterin fordert ein Dokument in Microsoft Teams an und wählt Art, Zweck, Sprache und Empfänger
- AutomatisierungEin Roboter liest die aktuellen Beschäftigungsdaten und prüft, welche Angaben diesem Empfänger offengelegt werden dürfen
- AutomatisierungDie freigegebene Vorlage wird aus dem Datensatz gefüllt und als PDF mit Vorgangsnummer erzeugt
- MenschDie zeichnungsberechtigte Person unterschreibt über SharePoint eSignature, oder eine HR-Fachkraft formuliert den Sonderfall im Action Center
- AutomatisierungDas signierte Dokument wird mit Signatur-Prüfpfad und Aufbewahrungsbezeichnung in SharePoint abgelegt
- AutomatisierungOutlook stellt das Schreiben den Mitarbeitenden zu oder der Stelle, in die eingewilligt wurde
- SystemDer Vorgang wird geschlossen und protokolliert, und das Reporting zeigt Durchlaufzeiten nach Art, Region und Sprache
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Annahme mit Dokumentart, Zweck, Sprache, Empfänger und festgehaltener Einwilligung
- Das Lesen der aktuellen Beschäftigungsdaten im Moment der Ausstellung, nie aus einem früheren Schreiben
- Das Füllen der freigegebenen Vorlage, die PDF-Erzeugung und die Weiterleitung zur Unterschrift
- Die Ablage der signierten Kopie mit Aufbewahrung, die Zustellung und die Protokollierung jedes ausgestellten Dokuments
Menschen entscheiden
- Über jede Unterschrift; das Schreiben geht unter einem Namen hinaus, nicht unter einem Roboter
- Über Sonderformulierungen und Antworten an Gerichte, Behörden und die Sozialversicherung
- Darüber, was einer dritten Stelle zu Gehalt oder Arbeitsverlauf bestätigt werden darf
- Über die Verantwortung für Vorlagen und die juristische Prüfung der Formulierungen je Sprache
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.
Eingänge
- die Anfrage in Microsoft Teams
- das mobile Formular für Beschäftigte ohne Schreibtisch
- der Dokumentenkatalog mit Zweck, Sprache und Einwilligung
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- die SharePoint-Vorlagenbibliothek
- die Bibliothek signierter Dokumente unter Purview-Aufbewahrung
- die Zustellung über Outlook
- das Vorgangsprotokoll samt Reporting
Berührungspunkte für Menschen: die zeichnungsberechtigte Person in SharePoint eSignature; die HR-Fachkraft im Action Center; die bei der Anfrage erfasste Einwilligung
Eingesetzte Technologien
die Anfrageoberfläche, auch auf dem Telefon im Objekt, mit Art, Zweck, Sprache und Einwilligung
Alesen die Beschäftigungsdaten, stellen das Dokument zusammen, steuern, legen ab, stellen zu und protokollieren jedes Schreiben
Aaktuelle Beschäftigungsdaten und Zugriff auf Vorlagen- und Nachweisbibliotheken
Adie versionierte Vorlagenbibliothek mit Verantwortlichen und Sprachvarianten sowie die Bibliothek der signierten Dokumente
AUnterschrift von überall, mit protokolliertem Signaturvorgang und Nachverfolgung in Approvals
AZustellung an die Mitarbeitenden oder an die eingewilligte Stelle
ASonderschreiben und Behördenanfragen an eine HR-Fachkraft, mit fertigem Entwurf
AAufbewahrungsbezeichnungen auf ausgestellten Dokumenten und der Prüfeintrag hinter der Signatur
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.
Fünfundachtzig Prozent dieser Arbeit lassen sich maschinell zusammenstellen, und dieser Anteil steckt bereits in den 459 der ersten Zeile, statt auf das Ergebnis angewendet zu werden; die übrigen 81 Anfragen im Monat bleiben bei einer Fachkraft. Zwanzig Minuten umfassen das Öffnen des Personalsatzes, das Kopieren des Vormonatsschreibens, das Überschreiben der Felder, den Druck und die Ablage, bei 30 € vollbelastetem Stundensatz. Die eigenen 25 Minuten der Mitarbeitenden stehen nicht in dieser Tabelle und werden darunter bewertet. Jede Zahl hier ist eine Annahme von uns.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Durchlaufzeit sinkt von Tagen auf die Zeit, die ein Fingertipp braucht, weil Zusammenstellung und Weiterleitung im Moment der Anfrage geschehen
- Fehler aus kopierten Schreiben verschwinden: Jedes Feld wird im Moment der Ausstellung aus dem Beschäftigungssatz gelesen
- Der Administrationsaufwand wandert auf die Ausnahmen, also dorthin, wo das Urteil eines regionalen HR-Teams tatsächlich zählt
- HR kann genau zeigen, was über wen an wen und wann bestätigt wurde, weil jedes Schreiben mit seinem Signaturpfad abgelegt ist
- Beschäftigte im Objekt verlieren keine Arbeitszeit mehr für den Weg ins Büro und hören nicht mehr, dass es am Donnerstag fertig sei
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Durchlaufzeit ist je Schritt messbar, sodass die Wartezeit auf eine Unterschrift keine unsichtbare Größe mehr ist, sondern eine Zahl mit Verantwortlichem
- Anfragevolumen nach Art, Region und Sprache zeigen, wo eine Vorlage fehlt und wo eine Grundsatzfrage immer wieder als Dokumentenanfrage ankommt
- Zeichnungsberechtigte arbeiten aus einer Warteschlange statt von einem Stapel, und eine Abwesenheit verlängert nicht mehr jedes Schreiben der Region um einen Tag
- Vorlagen haben Verantwortliche und einen Versionsverlauf in SharePoint, was die Kopie auf einem Desktop und die von niemandem freigegebene Formulierung beendet
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Der Roboter liest den Personalsatz mit einem technischen Konto, das auf die von den Vorlagen genutzten Felder begrenzt ist, und sein Kennwort liegt in einem Anmeldedatenspeicher, den der Ablauf aufrufen, aber keine entwickelnde Person lesen kann
- Gehalt und andere sensible Werte erscheinen ausschließlich im erzeugten Dokument; sie werden nicht in Teams-Nachrichten, Benachrichtigungen oder Prozessprotokolle geschrieben
- Die Zustellung an eine dritte Stelle setzt die festgehaltene Einwilligung voraus, und jede Offenlegung über die vereinbarten Felder hinaus hält für eine menschliche Entscheidung an, statt aus einer Voreinstellung heraus weiterzulaufen
- Signierte Dokumente werden mit Purview-Aufbewahrungsbezeichnung und Signatur-Prüfpfad abgelegt, die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und die Dokumente bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant
Warum jetzt
Die elektronische Signatur ist inzwischen nativ in SharePoint verfügbar, mit Prüfpfad in Microsoft Purview, was den letzten Grund beseitigt, aus dem ein Schreiben auf die Anwesenheit einer Führungskraft in einem bestimmten Gebäude warten musste
Belegschaften ohne Schreibtisch tragen Microsoft Teams heute auf dem Telefon, sodass die Anfrage aus dem Objekt kommen kann statt aus einer Schlange an der Bürotür
Unterdessen läuft die Rechnung weiter: 4.590 € Administration im Monat, dazu 225 Stunden Mitarbeitendenzeit im Monat, die dieses Unternehmen zweimal bezahlt, einmal im Entgelt und einmal in dem, was über den Arbeitgeber erzählt wird
Relevante Führungsrollen
Administrationszeit wandert zu den Fällen, und ein falsches Bankschreiben ist keine monatliche Wahrscheinlichkeit mehr
Ein protokollierter und eingewilligter Nachweis über alles, was das Unternehmen zu jeder Person bestätigt hat, auch Jahre später verfügbar
Eine Anfrageart mit klaren Regeln, einer messbaren Durchlaufzeit und einer Warteschlange statt einer Tür
Häufige Fragen und Einwände
Die meisten Institutionen akzeptieren eine elektronische Signatur mit Prüfpfad. Wo eine es wirklich nicht tut, unterschreibt die zeichnungsberechtigte Person das erzeugte Schreiben auf Papier, und Zusammenstellung, Ablage und Protokoll finden trotzdem statt.
Deshalb steht der Katalog am Anfang. Die Varianten, die tatsächlich wiederkehren, werden zu Vorlagen, und der Rest erreicht eine Fachkraft mit fertigem Entwurf und Datensatz statt mit einer leeren Seite.
Er tut es auch nicht. Die Offenlegung an eine dritte Stelle setzt die festgehaltene Einwilligung voraus, und alles über die vereinbarten Felder hinaus hält für eine Entscheidung an, bevor überhaupt ein Dokument entsteht.
Wann diese Lösung nicht passt
- Das Personalsystem erzeugt und signiert diese Schreiben bereits in dem Format, das Ihre Institutionen akzeptieren, und die Belegschaft nutzt es
- Die Volumen liegen bei einer Handvoll im Monat, erledigt am selben Tag von jemandem, der immer im Haus ist
- Die Beschäftigungsdaten sind unzuverlässig, sodass die Automatisierung Fehler schneller und mit einer Unterschrift darunter ausstellen würde
Eine Frage für die nächste Sitzung
In wie vielen unserer sechs HR-Büros könnte heute jemand die zuletzt dort ausgestellte Bescheinigung vorlegen, mit dem Nachweis, wer sie wann unterschrieben hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.
Wir liefern
- Einen Dokumentenkatalog aus einem Quartal echter Anfragen, zu Vorlagen gruppiert und mit der Rechtsabteilung geprüft
- Das Anfrageformular in Microsoft Teams samt mobilem Weg für Beschäftigte ohne Schreibtisch
- Die Feldzuordnung je Dokument und Sprache, mit Verantwortlichen und Versionierung in SharePoint
- Den Zusammenstellungsroboter, die Einwilligungs- und Offenlegungsregeln und den Ausnahmeweg zur HR-Fachkraft
- Die Unterschriftensteuerung über SharePoint eSignature, die Ablage mit Aufbewahrung, die Zustellung und das Durchlaufzeit-Reporting
Wir brauchen von Ihnen
- Alle im letzten Quartal ausgestellten Schreibenarten mit Stückzahlen und Sprachen
- Lesezugriff auf die Beschäftigungsdaten und benannte Vorlagenverantwortliche in HR und Rechtsabteilung
- Die zeichnungsberechtigten Personen sowie die in Ihrem Tenant aktivierte Pay-as-you-go-Abrechnung für SharePoint eSignature
Etappen
Analyse
Schreibenarten aus einem echten Quartal, zu Vorlagen gruppiert, Formulierungen mit der Rechtsabteilung abgestimmt
Design
Anfrageformular, Feldzuordnung je Vorlage und Sprache, Einwilligungsregeln, Unterschriftensteuerung, Sicherheitsmodell
Aufbau und Pilot
Die drei häufigsten Dokumente in einer Region mit zwei Zeichnungsberechtigten, gemessen an Durchlaufzeit und Fehlern
Rollout
Restliche Vorlagen, die zweite Sprache, die übrigen Regionen und die Zustellung an dritte Stellen, mit Hypercare
Quick Win. Der Aufwand hängt daran, wie viele wirklich verschiedene Vorlagen die Katalogarbeit überstehen, wie viele Sprachen sie brauchen und ob die Rechtsabteilung die Formulierungen während der Zuordnung neu aufmachen möchte.
Ein Kreditangebot läuft am Freitag aus, und die Bescheinigung hängt an einer Unterschrift.
Schicken Sie uns die drei am häufigsten ausgestellten Bescheinigungen und einen Monat Anfragezahlen nach Art. Sie erhalten einen funktionierenden Entwurf der Teams-Anfrage und das fertige, signierte Schreiben zurück.
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