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Eine Anforderung mit Budgetstand und eine SAP-Bestellung noch vor Feierabend

Bedarf in Teams gemeldet, Bestellung noch am selben Tag

Die Anforderung entsteht auf einer Teams-Karte, wird gegen Budget und Lieferantendaten in SAP geprüft, nach Ihrer Kompetenzmatrix freigegeben und von einem Roboter zur Bestellung gemacht.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
1.650Bedarfsanforderungen im Monat entstehen in dieser illustrativen Facility-Gruppe, und rund jede dritte Rechnung erreicht die Buchhaltung ohne Bestellung.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Der vorgeschriebene Weg ist langsamer als eine Chat-Nachricht, also wird zuerst bestellt und danach dokumentiert.

Was sich ändert

Wir ersetzen Postfach und Tabelle durch eine Anforderung, die von der ersten Minute an an einem Ort lebt.

Geschäftlicher Nutzen

Kataloganforderungen erhalten ihre Bestellnummer am Tag der Freigabe, weil Prüfung.

Beteiligte Systeme

SAP S/4HANA für Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Budget und Lieferantenstammdaten; das SharePoint-Anforderungsarchiv; Microsoft Power BI

Geschäftsproblem

Einkauf

Auf dem Papier existiert der Prozess: eine Kompetenzmatrix, ein Anforderungsformular, die Regel, dass ohne Bestellung nichts beschafft wird. Was bricht, ist der Abstand zwischen dieser Regel und den Werkzeugen, die die Menschen tatsächlich haben. Das Formular ist eine Excel-Datei im Mailanhang. Die Budgetverfügbarkeit ist eine Frage an das Controlling, beantwortet am nächsten Tag. Die Kette hängt von Betrag, Kategorie und Kostenstelle ab, also stellt eine Fachkraft sie von Hand zusammen und fasst bei jeder freigebenden Person einzeln nach.

Freigebende erhalten einen nackten Anhang und entscheiden ohne Kontext. Sie sehen nicht, was auf der Kostenstelle übrig ist, ob der Lieferant unter Vertrag steht oder was dieselbe Position beim letzten Mal gekostet hat. Also geben sie auf Vertrauen frei oder schicken die Anforderung mit einer Rückfrage zurück, die einen neuen Verlauf beginnt und den Anhang verliert.

Das Problem hält sich, weil jeder Beteiligte einen rationalen Umweg hat. Führungskräfte geben im Chat frei, weil sie dort arbeiten. Antragstellende bestellen telefonisch, weil die Baustelle das Teil am Freitag braucht. Der Einkauf legt die Bestellung nachträglich an, weil die Rechnung sonst nicht bezahlbar ist. In der Menge stimmen die drei Kopien einer Anforderung, im Postfach, in der Tabelle und im ERP, nicht mehr überein, niemand beantwortet „wo ist meine Anforderung" ohne Rückfrage beim Einkauf, und Verpflichtungen werden erst mit der Rechnung sichtbar.

Wie es heute läuft

So sieht es in den meisten Gruppen aus, die eine Kompetenzmatrix besitzen und kein System, das sie ausführt.

  1. MenschEine Ingenieurin holt sich im Teams-Chat das informelle Ja der Führungskraft und füllt danach das Excel-Formular aus
  2. MenschDas Formular geht an das Einkaufspostfach; der Einkauf fragt Kostenstelle, Lieferant und Liefertermin nach
  3. WartezeitDas Controlling wird nach der Budgetverfügbarkeit gefragt und antwortet, wenn der Tag es zulässt, meist am nächsten
  4. MenschDie Freigabekette wird von Hand aus der Matrix abgeleitet und Stufe für Stufe per E-Mail eingesammelt
  5. WartezeitSchweigenden Freigebenden wird nachgefasst; eine Anforderung liegt eine Woche, weil eine Führungskraft auf Baustelle ist
  6. SystemBedarfsanforderung und Bestellung werden in SAP abgetippt, und die antragstellende Person erfährt die Nummer nicht
  7. FehlerrisikoDie Rechnung kommt ohne Bestellung an, also entsteht nachträglich eine, um die Zahlung freizugeben
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es aussieht

Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.

  • Freigebende verbringen einen Teil jeder Entscheidung damit, zu rekonstruieren, was die Anforderung hätte mitbringen müssen: Restbudget, Vertragsstatus des Lieferanten, die Absprache vom letzten Mal. Diese Arbeit ist nirgends erfasst und wiederholt sich 1.650 Mal im Monat bei 190 Freigebenden.
  • Warten macht aus einer Kontrolle Papierarbeit. Wer gelernt hat, dass der offizielle Weg eine Woche dauert, bestellt telefonisch und reicht das Formular nach, sodass die Kontrolle erst nach der Mittelbindung greift.
  • Die Folge erbt die Kreditorenbuchhaltung: Jede Rechnung ohne Bestellung ist eine kleine Ermittlung darüber, wer das bestellt hat, mit welcher Befugnis und ob gezahlt werden darf.
  • Gebundene Ausgaben bleiben bis zum Rechnungseingang unsichtbar, also läuft die Prognose einen Monat hinterher und Budgetverantwortliche überziehen, ohne es zu merken.
  • Verhandelte Preise verlieren still ihren Wert, weil die Bestellung bei dem, der ans Telefon geht, schneller ist als die Bestellung beim Lieferanten mit dem Rahmenvertrag.

Kosten des Nichthandelns

Ein Jahr Anforderungen über Postfach und Matrix≈ 185.400 €
Drei Budgetzyklen auf demselben Weg≈ 556.200 €
Ein Jahr mit zurückgerechneter Kontextzeit der Freigebenden≈ 270.600 €

Das Volumen folgt hier der Geschäftstätigkeit und nicht dem Stellenplan, weshalb sich die Rechnung von selbst verschlechtert. Eine Gruppe, die um ein Zehntel wächst, stellt ein Zehntel mehr Formulare und tippt ein Zehntel mehr Anforderungen ab, während das Shared-Service-Center so groß bleibt, wie das Budget es erlaubt. Die Warteschlange wird länger, Antragstellende lernen erneut, dass der offizielle Weg langsam ist, und der Anteil der daran vorbei platzierten Bestellungen steigt.

Jede davon kommt später als Rechnung ohne Zuordnung zurück und als Verpflichtung, die niemand geplant hat. Nichts davon steht als eigene Budgetzeile: Es zeigt sich als nachträglich erklärte Überschreitung, als ein auf Schätzungen abgeschlossener Monat und als Prüfungsfeststellung zu Freigaben, die nur in Chatverläufen existieren.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Gruppe für Facility Management und Gebäudetechnik mit 1.400 Beschäftigten, tätig in sechs europäischen Ländern auf SAP S/4HANA, mit Microsoft Teams als täglichem Arbeitsmittel und Power BI als Berichtsschicht.

Volumen

Rund 1.650 Bedarfsanforderungen im Monat, überwiegend unter 5.000 €. Neun Einkaufsfachkräfte bearbeiten den Eingang in einem Shared-Service-Center; 190 Führungskräfte tragen Freigabebefugnis in einer vierstufigen Matrix; etwa jede dritte Rechnung kommt ohne Bestellung an.

Heutiger Prozess

Anforderungen kommen als Excel-Formulare in ein gemeinsames Postfach und als Teams-Nachrichten. Das Controlling bestätigt das Budget auf Anfrage, die Kette wird von Hand gebildet, Freigaben werden per E-Mail eingesammelt, und Bedarfsanforderung und Bestellung tippt eine Fachkraft in SAP.

Engpass

Rund 24 Minuten Bearbeitung bei Antragstellenden und Einkauf je Anforderung, verteilt auf Formular, fehlende Daten, Budgetfrage, Nachfassen, Abtippen und Statusanfragen, dazu etwa 7 Minuten Zeit der Freigebenden, um Kontext zu rekonstruieren, den niemand mitgeschickt hat.

Lösung

Die Anforderung entsteht auf einer Adaptive Card in Teams, ein Roboter prüft sie gegen SAP, Regeln aus der Kompetenzmatrix bilden die Kette, die Freigabe erfolgt in der Microsoft Teams Approvals-App mit dem Budgetstand auf der Karte, und derselbe Roboter legt Bedarfsanforderung und Bestellung in SAP an.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall erhalten Kataloganforderungen ihre Bestellnummer am Tag der Freigabe, die nachträgliche Bestellung wird zur Ausnahme statt zur Gewohnheit, und gebundene Ausgaben erscheinen Wochen vor der Rechnung in Power BI. Jede Zahl hier ist ein Modell auf ausgewiesenen Annahmen.

Vorgeschlagene Lösung

Wir ersetzen Postfach und Tabelle durch eine Anforderung, die von der ersten Minute an an einem Ort lebt. Beschäftigte melden sie in Microsoft Teams auf einer Adaptive Card, die die Workflows-App bereitstellt: Katalogposition oder Freitext, Kostenstelle, Menge, Bedarfstermin, Lieferant falls bekannt, Begründung. Nichts auf der Karte verlangt Kenntnis der Freigaberegeln.

Ein UiPath-Roboter prüft die Anforderung gegen SAP, bevor irgendjemand um eine Entscheidung gebeten wird: Die Kostenstelle existiert und ist offen, der Lieferant ist aktiv und bevorzugt, wo ein Rahmenvertrag besteht, das Budget ist auf der belasteten Position verfügbar. Das Ergebnis wandert auf die Freigabekarte, sodass die freigebende Person einen Budgetstand und einen Lieferantenstatus sieht statt eines Anhangs. Regeln aus Ihrer eigenen Kompetenzmatrix, gepflegt in einer SharePoint-Liste des Einkaufs, bilden dann die Kette: welche Stufe, in welcher Reihenfolge, mit welcher Vertretung bei Abwesenheit.

Freigebende entscheiden in der Microsoft Teams Approvals-App, und jede Entscheidung wird unter ihrer eigenen Identität in Microsoft Purview protokolliert. Ist die Kette vollständig, legt der Roboter Bedarfsanforderung und Bestellung über die Standardschnittstelle BAPI in SAP an, sendet die Bestellung an den Lieferanten und meldet die Nummer in Teams zurück. UiPath Data Fabric hält den Zustand jeder Anforderung, sodass Status eine Tatsache und keine Rückfrage ist, und Power BI liest diesen Zustand für Durchlaufzeit, offene Freigaben und gebundene Ausgaben. Der Technologiestapel ist bewusst klein und deterministisch: kein Dokumentenmodell, kein Agent, kein neues Portal, denn eine ausformulierte Kompetenzmatrix macht aus der Verteilung Rechenarbeit. Anforderungen, die wirklich Urteilsvermögen verlangen, erreichen eine Einkaufsfachkraft mit fertiger Prüfung, also genau umgekehrt als heute.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Teams Approvals-App mit Anhängen, Weiterleitung und Purview-Audit; Adaptive Cards über die Workflows-App in Microsoft Teams (Power Automate); Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Job-Audit in UiPath Orchestrator; Entitäten in UiPath Data Fabric; Konnektoren von UiPath Integration Service für SAP BAPI und OData

Was wir bauen

Die Anforderungskarte und ihre Prüfungen, das Regelwerk der Kompetenzmatrix und die dahinterliegende SharePoint-Liste, die Prüf- und Buchungsroboter für SAP samt Fehlerbehandlung, den Ausnahmeweg in den Einkauf, Benachrichtigungen und Erinnerungen, den Power BI-Bericht zu gebundenen Ausgaben, das Betriebshandbuch für den Einkauf

Individuelle Integration

Anlage von Bedarfsanforderung und Bestellung sowie Abfragen zu Budget, Kostenstelle und Lieferant in SAP S/4HANA über die UiPath-SAP-Aktivitäten (BAPI und OData); Übergabe von der Teams-Karte an eine Orchestrator-Warteschlange über die Orchestrator-API oder über den UiPath connector for Microsoft Power Platform, wo eine Preview-Komponente der höheren Lizenzstufe akzeptabel ist

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDie antragstellende Person meldet den Bedarf auf einer Teams-Karte: Position oder Freitext, Kostenstelle, Menge, Bedarfstermin, Begründung
  2. AutomatisierungEin Roboter prüft Kostenstelle, Lieferantenstatus und Budgetstand in SAP und schreibt die Anforderung in UiPath Data Fabric
  3. SystemRegeln aus der Kompetenzmatrix bilden die Freigabekette mit Schwellen, Kategorien und festen Vertretungen
  4. MenschJede freigebende Person entscheidet in der Microsoft Teams Approvals-App mit der Budgetzeile auf der Karte; Erinnerungen und Eskalation laufen über Zeitgeber
  5. MenschNicht-Katalogpositionen, unbekannte Lieferanten und Budgetüberschreitungen erreichen eine Fachkraft mit fertiger Prüfung
  6. AutomatisierungDer Roboter legt Bedarfsanforderung und Bestellung in SAP an, sendet die Bestellung an den Lieferanten und meldet die Nummer in Teams
  7. AutomatisierungDurchlaufzeit, offene Freigaben je Person und gebundene Ausgaben erscheinen am Tag der Freigabe in Power BI
MenschAutomatisierungSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Die Prüfung von Kostenstelle, Lieferantenstatus und Budgetverfügbarkeit gegen SAP
  • Den Aufbau der Freigabekette aus der Matrix, einschließlich Schwellen und Vertretungen
  • Freigabekarten mit Kontext, Erinnerungen, Eskalation und Weiterleitung
  • Anlage von Bedarfsanforderung und Bestellung in SAP, Versand der Bestellung, Rückmeldung
  • Den Prüfpfad und die Berichtsschicht

Menschen entscheiden

  • Jede Freigabe und Ablehnung, auf jeder Stufe der Matrix
  • Die Lieferantenwahl für Nicht-Katalogpositionen und für bisher unbenutzte Lieferanten
  • Anforderungen über Budget und alles, was mit einer Richtlinie kollidiert
  • Änderungen an Matrix, Schwellen und Katalog, die bei Einkauf und Finanzen bleiben

Vorher und nachher

VorherNachher
Bearbeitung je Anforderung bei Antragstellenden und Einkauf~24 Min.Minuten bei Katalogpositionen, mehr nur bei Ausnahmen
Von der Anforderung zur Bestellnummer5 bis 9 Arbeitstagederselbe Tag, sobald die Kette steht
Was die freigebende Person siehteinen Anhang und einen BetragBudgetstand, Lieferantenstatus, Kategorie, Historie
Rechnungen ohne Bestellungetwa jede drittedie Ausnahme, mit benanntem Grund
Gebundene Ausgabensichtbar mit der Rechnungsichtbar am Tag der Freigabe

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • die Anforderungskarte in Microsoft Teams
  • das gemeinsame Einkaufspostfach in Exchange Online für weiterhin per E-Mail eingehende Anforderungen
  • Katalog und Kompetenzmatrix auf SharePoint

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Data Fabric

Zielsysteme

  • SAP S/4HANA für Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Budget und Lieferantenstammdaten
  • das SharePoint-Anforderungsarchiv
  • Microsoft Power BI

Berührungspunkte für Menschen: die Microsoft Teams Approvals-App; die Ausnahme-Warteschlange des Einkaufs in Teams; Statusmeldungen an Antragstellende

die Anforderungskarte in Microsoft TeamsUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP S/4HANA für Bedarfsanforderungendie Microsoft Teams Approvals-App

Eingesetzte Technologien

Microsoft Teams (Approvals app)

jede Freigabeentscheidung, mit Budgetstand und Lieferantenstatus auf der Karte

A
Workflows app in Microsoft Teams (Power Automate) mit Adaptive Cards

Anforderungsformular, Statusmeldungen und Erinnerungen

A
UiPath Robots und UiPath Orchestrator

Prüf- und Buchungsjobs, Warteschlangen, Wiederholungen, Credential Store, Job-Protokoll

A
UiPath Integration Service (Konnektoren SAP BAPI und OData)

Abfragen zu Budget, Kostenstelle und Lieferant; Anlage von Anforderung und Bestellung

A
UiPath Data Fabric

der Zustand jeder Anforderung vom Eingang bis zur Bestellnummer

A
Microsoft SharePoint

Kompetenzmatrix, Katalog-Referenzdaten und Anforderungsarchiv

A
Microsoft Power BI

Durchlaufzeit, offene Freigaben je Person, gebundene Ausgaben bei Freigabe

A
Das Regelwerk der Kompetenzmatrix

Schwellen, Kostenstellenverantwortliche, Vertretungen und Kategorienverteilung aus Ihrer eigenen Richtlinie

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
1.073 Anforderungen im Monat (der automatisierbare Anteil von 1.650) × 24 Minuten= 429 Std. / Monat
429 Std. × 36 € Vollkosten je Stunde= 15.444 € / Monat
× 12 Monate≈ 185.400 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität in Fachbereich und Einkauf (illustrativ)≈ 185.400 €

Bepreist wird nur der automatisierbare Teil der Bearbeitung, deshalb ist das Volumen im Rechner der Anteil von 0,65 aus 1.650 Anforderungen und nicht die ganze Warteschlange, zu je 24 Minuten und 36 € Vollkosten je Stunde. Die Zeit der Freigebenden liegt bewusst außerhalb: 1.650 Anforderungen × 7 Minuten, zur Hälfte vermeidbar, sind 96 Stunden im Monat zu 74 €, rund 85.200 € im Jahr, womit der gesamte Pool bei etwa 270.600 € liegt. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Kataloganforderungen erhalten ihre Bestellnummer am Tag der Freigabe, weil Prüfung, Verteilung und SAP-Erfassung nicht mehr auf eine geöffnete E-Mail warten
  • Freigebende entscheiden besser: Die Karte trägt Budgetstand und Vertragsstatus des Lieferanten, statt beides dem Gedächtnis zu überlassen
  • Rechnungen ohne Bestellung werden selten, sodass die Buchhaltung beim ersten Versuch zuordnet und die kleinen Ermittlungen entfallen
  • Gebundene Ausgaben erscheinen bei der Freigabe in Power BI statt bei der Rechnung, wodurch die Prognose vom Rekonstruieren zum Ablesen wird
  • Verhandelte Preise halten, weil der Katalogweg nun der schnellste und nicht der langsamste ist
  • Mengenwachstum fangen Regeln auf, nicht zusätzliche Fachkräfte im Shared-Service-Center

Sicht der Geschäftsleitung

  • Anforderungen werden zu einer messbaren Warteschlange nach Status, Alter, Kostenstelle, Kategorie und freigebender Person, mit einem berichtbaren statt vermuteten Service-Level
  • Offene Freigaben sind personenbezogen sichtbar, sodass eine Leitung erkennt, bei welcher Führungskraft die Schlange steht und wie lange
  • Die Kompetenzmatrix ist kein unterschriebenes Dokument mehr, sondern ein gepflegtes Regelwerk mit Änderungshistorie
  • Fragt die Revision, wer einen Kauf in welchem Limit freigegeben hat, ist die Antwort ein Datensatz mit Zeitstempel und keine Suche in Chats

KPIs für die Geschäftsführung

Durchlaufzeit von der Anforderung bis zur BestellnummerAnteil der Rechnungen ohne Bestellungvor der Rechnung sichtbare gebundene AusgabenAnteil der Anforderungen ohne manuelle Bearbeitunggegenüber dem Service-Level überfällige Freigaben

Sicherheit und Governance

Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.

  • Der Roboter meldet sich in SAP als eigener Servicebenutzer an, der Stammdaten lesen sowie Bedarfsanforderungen und Bestellungen anlegen darf und nichts freigeben, entsperren oder bezahlen kann
  • Freigaben erfolgen ausschließlich in der Microsoft Teams Approvals-App unter der eigenen Microsoft Entra ID-Identität, sodass Antragstellung, Freigabe und Anlage konstruktionsbedingt getrennt sind und jede Entscheidung Name und Zeitstempel im Prüfprotokoll von Microsoft Purview trägt
  • Die Geheimnisse der SAP- und SharePoint-Konten bleiben im Credential Store des Orchestrators oder in Azure Key Vault, falls Sie einen betreiben, nie im Workflow selbst
  • Das Regelwerk ist versioniert und wird nur vom Einkauf geändert, mit Prüfvermerk: Eine Kompetenzmatrix, die jeder bearbeiten kann, ist keine Kontrolle
  • Die Automatisierung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und die Anforderungsdaten bleiben innerhalb der Microsoft 365 EU Data Boundary

Warum jetzt

01

Approvals, Adaptive Cards und die Workflows-App liegen bereits im Microsoft 365-Tenant, den die Gruppe bezahlt, also braucht die Freigabeschicht keine neue Lizenz, kein neues Portal und kein neues Passwort für 190 Führungskräfte

02

Von den Finanzen werden gebundene statt fakturierte Ausgaben verlangt, und eine Verpflichtung, die nur in einem Chatverlauf existiert, ist nicht berichtsfähig; bei den modellierten Zahlen kostet allein die Bearbeitung rund 15.400 € im Monat

03

Ein S/4HANA-Programm ist der natürliche Moment, das vor dem ERP Liegende zu reparieren; die Alternative ist, dieselbe Postfachgewohnheit um ein neues System herum wieder aufzubauen

Relevante Führungsrollen

CFO

Verpflichtungen werden bei der Freigabe statt bei der Rechnung sichtbar, und Rechnungen ohne Bestellung hören auf, akzeptierte Betriebskosten zu sein

Einkaufsleitung

Fachkräfte tippen nicht mehr ab, sondern beschaffen; die Kompetenzmatrix setzt ein System durch und nicht das Gedächtnis

COO

Standorte bekommen Bestelltes schneller, womit der betriebliche Grund entfällt, den Prozess zu umgehen

Leitung Interne Revision

Der Freigabenachweis ist ein Datensatz mit Identität und Zeitstempel, kein aufbewahrter Screenshot

Häufige Fragen und Einwände

Wir haben doch eine Freigabestrategie in SAP.

Sie greift ab dem Moment, in dem die Bedarfsanforderung existiert, und alles Teure passiert davor. Wir reparieren Eingang, Budgetprüfung und Verteilung und speisen die Freigabestrategie dort, wo Sie sie führen.

Unsere Führungskräfte geben nicht in noch einer App frei.

Die Approvals-App liegt in Teams, wo sie ohnehin arbeiten, und die Karte trägt den Kontext, den sie heute erfragen müssen. Das sind weniger Klicks als der E-Mail-Verlauf, den sie ersetzt.

Freitextanforderungen lassen sich nicht automatisieren.

Richtig, und wir versuchen es nicht. Sie gehen direkt an eine Fachkraft, mit fertigen Prüfungen zu Kostenstelle, Budget und Lieferant. Der Gewinn kommt aus dem Kataloganteil, der mit jeder aufgenommenen Wiederholposition wächst.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein paar Dutzend Anforderungen im Monat, die eine Person gut bewältigt; Prozessdesign und eine gemeinsame Liste bringen dort den Großteil des Nutzens zum Bruchteil des Aufwands
  • Eine Source-to-Pay-Suite mit Selbstbedienung ist bereits lizenziert und eingeführt; die Lücke liegt dann bei Akzeptanz und Daten, nicht bei einem weiteren Workflow
  • Die Kompetenzmatrix ist strittig oder existiert nicht; Regeln lassen sich erst automatisieren, wenn jemand sie verantwortet

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wo wird unsere Kompetenzmatrix heute tatsächlich durchgesetzt, und welchen Nachweis könnten wir für die Anforderungen erbringen, die sie im vergangenen Monat gestoppt hat?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Die Auswertung eines Monats echter Anforderungen samt informeller Wege, damit die Regeln aus der Praxis stammen und nicht allein aus der Richtlinie
  • Die Anforderungskarte in Teams, ihre Prüfungen und die Statusmeldungen an die antragstellende Person
  • Das Regelwerk der Kompetenzmatrix: Stufen, Schwellen, Kategorien, Vertretungen, Eskalationszeiten
  • Die Prüf- und Buchungsroboter für SAP, mit Behandlung der Rückweisungen, die SAP liefert
  • Den Ausnahmeweg in den Einkauf, mit der Prüfung am Vorgang
  • Den Power BI-Bericht zu Durchlaufzeit, offenen Freigaben und gebundenen Ausgaben
  • Einen Pilot neben dem bestehenden Prozess, danach den Rollout mit Hypercare

Wir brauchen von Ihnen

  • Die geltende Kompetenzmatrix und eine Person, die Regelfragen schnell entscheiden darf
  • Die Anforderungen eines Monats aus dem Einkaufspostfach mit den zugehörigen SAP-Belegen
  • SAP-Servicebenutzer für Test und Produktion, beschränkt auf Anforderungs- und Bestellanlage
  • Eine Prozessverantwortung im Einkauf und das Controlling für die Logik der Budgetprüfung

Etappen

Analyse

Ein Monat echter Anforderungen gegen die SAP-Belege, die daraus wurden, auch die ohne Formular

Regeln

Die Kompetenzmatrix als testbares Regelwerk: Schwellen, Vertretungen, Kategorienverteilung

Aufbau

Anforderungskarte, Prüf- und Buchungsroboter, Ausnahme-Warteschlange, Benachrichtigungen, Berichte

Validierung

Nachspielen historischer Anforderungen, Ausnahmebehandlung, Abnahme durch Einkauf und Freigebende

Pilot

Ein Land oder eine Kategorie parallel, bei weiterhin offenem alten Weg

Rollout

Land für Land, durch Erweiterung des Regelwerks statt des Codes

Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Freigabestufen und Länder ab, davon, wie die Budgetverfügbarkeit in SAP geführt wird, und vom Kataloganteil im Anforderungsmix.

Zwischen dem Ja einer Führungskraft und der unerwarteten Rechnung lagen sieben Wochen.

Senden Sie uns die Anforderungen eines Monats aus Ihrem Einkaufspostfach mit den zugehörigen SAP-Bestellnummern. Sie erhalten den Anteil zurück, der nach Ihrer eigenen Matrix am selben Tag hätte bestellt werden können, und die Stelle in der Kette, an der die Tage verloren gehen.

Tage vom Ja bis zur Bestellnummer zählen

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