Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaOd wydrukowanego wniosku do zaksięgowanej nieobecności, z obsadą sprawdzoną przed zgodą
Wniosek urlopowy bez papieru, maila i przepisywania
Pracownik składa wniosek z karty w Microsoft Teams, reguły automatycznie sprawdzają limit, wyprzedzenie i obsadę zespołu, a robot zapisuje nieobecność w systemie kadrowym, kalendarzu i planie urlopów.
Streszczenie dla zarządu
Urlop nie powinien być zatwierdzany z pamięci, przepisywany dwa razy i potwierdzany dopiero na pytanie.
Proces, który budujemy, opiera się na tym, co producent tej wielkości już ma.
Pracownik dostaje decyzję w godzinach zamiast tygodni i widzi pozostały limit w chwili, gdy się zmienia.
rekordy nieobecności w SAP SuccessFactors lub Workday; kalendarze Outlook; plan lokalizacji tam, gdzie jest jeszcze prowadzony
Problem biznesowy
Samoobsługa HR
Zarządzanie urlopami rozpada się w szczelinach między systemami, z których każdy trzyma jeden fragment odpowiedzi. System kadrowy zna limit. Plan działowy pokazuje zespół. Brygadzista podejmuje decyzję. Poczta elektroniczna spina to wszystko, i robi to źle.
Pracownik nie widzi, na jakim etapie jest jego wniosek, więc pyta, a pytanie staje się faktycznym systemem statusów. Przełożeni akceptują bez danych, bo nikt nie otwiera systemu kadrowego, żeby sprawdzić limit, stojąc przy linii produkcyjnej. W jednym tygodniu zgadzają się na za dużo, w innym na za mało. Administracja przepisuje to, co zostało już zapisane dwa razy, więc limity nie nadążają za rzeczywistością, a płace wyłapują różnicę dopiero przy zamknięciu okresu.
Reguły pogarszają sytuację. Terminy wyprzedzenia, limity przeniesienia urlopu na kolejny rok, okresy wyłączone wokół postoju technologicznego i minimalna liczba osób z uprawnieniami na zmianie są gdzieś spisane, a stosowane z pamięci. Dwa zakłady stosują je inaczej, co przy układzie zbiorowym jest sporem czekającym na zgłoszenie. Proces trwa, bo nikt nie odpowiada za jego całość: HR odpowiada za rekord, produkcja za decyzję, a pracownik za czekanie.
Jak to wygląda dzisiaj
Niezależnie od tego, jaki system kadrowy jest w umowie, tak wygląda rutyna w większości zakładów pracujących zmianowo.
- CzłowiekPracownik wypełnia papierowy lub PDF-owy wniosek urlopowy i przekazuje go brygadziście
- CzłowiekBrygadzista sprawdza działowy plan w Excelu i akceptuje wniosek wobec limitu, który pamięta
- SystemRecepcja skanuje podpisany wniosek i wysyła go mailem na skrzynkę HR
- OczekiwanieWniosek czeka w skrzynce, aż administracja znajdzie czas, zwykle od jednego do trzech dni roboczych
- SystemAdministratorka sprawdza uprawnienie w systemie kadrowym, wprowadza nieobecność, a potem aktualizuje plan
- Ryzyko błęduObsada staje się widoczna dopiero po aktualizacji planu, kilka dni po podjęciu decyzji
- Ryzyko błęduPłace wykrywają rozjazd limitów przy zamknięciu okresu, a korekty przechodzą na kolejny miesiąc
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Przepisywanie to najmniejsza pozycja w tym procesie i jedyna dobrze widoczna. Drogie jest to, co akceptacja udzielona bez danych uruchamia trzy tygodnie później.
- Nieobsadzone zmiany są opłacane dwukrotnie, w dodatku za nadgodziny i w godzinach agencyjnych, a żaden z tych kosztów nie zostaje przypisany do decyzji urlopowej, która go wywołała.
- Błędy w limitach nie zostają w kadrach. Wracają jako korekty płacowe, spory przy rozwiązaniu umowy i rezerwy, o które pyta audytor.
- Spójność zależy od tego, kto ma dyżur. Jeśli jedna administratorka nosi w głowie zasady przeniesienia urlopu i okresów wyłączonych, dwie lokalizacje stosują ten sam układ inaczej i nikt nie potrafi wykazać dlaczego.
- Szczyty przypadają dokładnie wtedy, gdy proces jest najwolniejszy: wolumen przed postojem letnim podwaja się, a obsługują go te same cztery osoby.
Koszt zaniechania
Wolumen idzie za zatrudnieniem, a ręczny łańcuch idzie za wolumenem: czwarty zakład to kolejny plan, kolejny skaner i kolejna administratorka z własnym odczytaniem tego samego układu. Przez dwanaście miesięcy zespół wchłania szczyty, pracując dłużej dokładnie w tych tygodniach, w których popełnia się błędy, a każdy miesiąc dokłada kilka korekt płacowych, z rozmową z pracownikiem przy każdej z nich.
Poza tabelą stoją trzy minuty przełożonego na wniosek, warte około 5 780 € miesięcznie przy stawce 68 € za godzinę. Do tego nadgodziny kupowane na pokrycie akceptacji, których nikt nie sprawdził, oraz własne czekanie pracownika. Oczekiwania idą w przeciwną stronę: kto rezerwuje lot na telefonie w minutę, nie akceptuje dwóch tygodni ciszy w pracy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma produkcyjna zatrudniająca 1 850 osób w trzech zakładach, pracująca zmianowo, z biurem centralnym; limity urlopowe prowadzi SAP SuccessFactors Employee Central, a Microsoft 365 jest już wdrożony dla wszystkich.
Około 1 700 wniosków urlopowych miesięcznie trafia do czteroosobowego zespołu administracji kadrowej, ze szczytami przed postojem letnim i na koniec roku. Każdy dział prowadzi obok systemu własny plan urlopów w Excelu.
Papierowe wnioski są podpisywane przy linii, skanowane na recepcji i wysyłane mailem do HR, gdzie nieobecność trafia do systemu kadrowego, a potem do planu. Potwierdzenie dla pracownika jest opcjonalne i często pomijane.
Sześć minut administracji na wniosek oraz trzy minuty czasu przełożonego na odszukanie limitu i planu przed decyzją. Korekty płacowe z powodu błędnych limitów są stałym elementem miesiąca, a nie incydentem.
Wniosek powstaje na karcie w Microsoft Teams, a reguły sprawdzają limit, wyprzedzenie, przeniesienie, okresy wyłączone i minimalną obsadę. Przełożony akceptuje z konfliktem przed oczami, a robot zapisuje nieobecność raz, w systemie źródłowym.
W modelu administracja schodzi do udziału wyjątków, decyzje przesuwają się z tygodni do godzin, a konflikty obsady pojawiają się przed akceptacją, a nie w poranek zmiany. To wielkości modelowe, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Proces, który budujemy, opiera się na tym, co producent tej wielkości już ma: Microsoft 365 jako interfejs i tożsamość oraz platformę UiPath jako warstwę reguł, zapisu i śladu audytowego. Pracownik otwiera kartę w Microsoft Teams, na komputerze albo na telefonie w szatni, i widzi uprawnienie, które w tej chwili trzyma system kadrowy, a nie liczbę przepisaną kiedyś do planu. Wybiera daty, wskazuje rodzaj nieobecności i wysyła wniosek.
Sprawdzenie reguł następuje, zanim ktokolwiek zostanie poproszony o decyzję. Robot odczytuje limit i stan naliczenia, stosuje termin wyprzedzenia i zasadę przeniesienia obowiązującą w danej lokalizacji. Sprawdza okresy wyłączone wokół postoju i liczy, ile osób z wymaganymi uprawnieniami ma już wolne w tym samym zespole i tygodniu. Grafik pochodzi z Microsoft Teams Shifts tam, gdzie lokalizacja go używa, oraz z planu działowego tam, gdzie go nie ma. Przełożony dostaje jedną kartę z gotową odpowiedzią: limit po tym wniosku, kto jeszcze jest nieobecny i jaka reguła zostaje naruszona.
Akceptacja to jedno dotknięcie. Robot zapisuje raz, do systemu kadrowego, a następnie zakłada wpis w kalendarzu Outlook, aktualizuje plan tam, gdzie jeszcze istnieje, i wysyła potwierdzenie, którego pracownik dotąd nie dostawał. Wnioski naruszające regułę nie znikają w skrzynce: stają się zadaniem w UiPath Action Center dla HR, z dołączonym wynikiem reguły, i mogą zostać zwolnione z uzasadnieniem zapisanym obok rekordu. Produkcja dostaje widok nieobecności i obsady w Power BI, który jest aktualny, bo aktualizuje go ten sam proces, który księguje nieobecność.
Microsoft Teams Adaptive Cards i aplikacja Approvals; Microsoft Teams Shifts jako źródło grafiku; wpisy w kalendarzu Outlook; powiadomienia z akcjami UiPath Action Center wewnątrz Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze i dziennik audytowy UiPath Orchestrator
Karty wniosku i akceptacji, katalog reguł dla lokalizacji obejmujący limit, wyprzedzenie, przeniesienie, okresy wyłączone i minimalną obsadę, robota księgującego wraz z logiką zastępstw, ścieżkę wyjątków do HR oraz model nieobecności i obsady w Power BI
Odczyt uprawnień i zapis nieobecności do SAP SuccessFactors przez SAP OData lub do Workday przez konektor UiPath Integration Service; plan działowy tam, gdzie lokalizacja prowadzi go poza systemem kadrowym
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekPracownik otwiera kartę urlopową w Microsoft Teams i wybiera daty wobec limitu pokazanego na karcie
- AutomatyzacjaRobot odczytuje uprawnienie, naliczenie i zaplanowane nieobecności z systemu kadrowego oraz grafik zespołu
- AutomatyzacjaReguły wyprzedzenia, przeniesienia, okresów wyłączonych i minimalnej obsady działają, zanim ktokolwiek zostanie zapytany
- CzłowiekPrzełożony akceptuje lub odmawia na jednej karcie, która pokazuje już limit, obsadę i ewentualny konflikt reguł
- AutomatyzacjaRobot księguje nieobecność w systemie kadrowym, zakłada wpis w kalendarzu Outlook i aktualizuje plan
- AutomatyzacjaPracownik dostaje decyzję w tej samej rozmowie, wraz z pozostałym limitem
- SystemPower BI odświeża widok obsady dla lokalizacji, a Orchestrator zachowuje pełen ślad
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt uprawnienia, naliczenia i zaplanowanych nieobecności z systemu kadrowego w momencie złożenia wniosku
- Sprawdzenie wyprzedzenia, przeniesienia, okresów wyłączonych i minimalnej obsady wobec reguł danej lokalizacji
- Skierowanie do właściwego przełożonego lub zastępcy na podstawie hierarchii z Microsoft Entra ID
- Zapis nieobecności, wpis w kalendarzu, aktualizację planu i potwierdzenie
Ludzie decydują
- O każdej akceptacji i każdej odmowie, z uzasadnieniem zapisanym przy wniosku
- O konkurencyjnych wnioskach w jednym zespole, gdy obsada nie pozwala na oba
- O wyjątkach: urlop bezpłatny, urlopy okolicznościowe, ujemne limity i wnioski złożone poniżej wyprzedzenia
- O zmianach reguł, gdy zmienia się układ zbiorowy albo przepisy
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- karta urlopowa w Microsoft Teams
- aplikacja mobilna Teams na hali
- Microsoft Teams Shifts albo działowy plan urlopów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rekordy nieobecności w SAP SuccessFactors lub Workday
- kalendarze Outlook
- plan lokalizacji tam, gdzie jest jeszcze prowadzony
- model nieobecności w Power BI
Punkty styku z człowiekiem: Microsoft Teams Approvals; zadania Action Center w Teams; karta potwierdzenia dla pracownika
Wykorzystane technologie
karta wniosku, akceptacja jednym dotknięciem z limitem i obsadą przed oczami, potwierdzenie dla pracownika
Awykonują sprawdzenia reguł, księgują nieobecność, kolejkują i ponawiają pracę, rejestrują każdą decyzję
Aodczytuje uprawnienia, zapisuje nieobecności, wysyła karty, zakłada wpisy w kalendarzu
Azadania wyjątkowe dla HR, gdy reguła blokuje wniosek, realizowane wewnątrz Microsoft Teams
Aźródło grafiku dla sprawdzenia obsady w lokalizacjach, które go używają
Ahierarchia przełożonych i zastępstwa, żeby akceptacja trafiła do osoby uprawnionej
Awidok nieobecności i obsady w podziale na zespół, lokalizację i tydzień dla produkcji i HR
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Wnioski, których robot nie doprowadzi do końca, odejmujemy przed arytmetyką, dlatego 1 700 miesięcznie wchodzi do kalkulatora jako 1 360: jeden na pięć nadal wymaga administratora. Sześć minut obejmuje odczytanie wniosku, sprawdzenie uprawnienia i dwukrotne wprowadzenie nieobecności, a 29 € to pełny koszt godziny administracji kadrowej w Europie Środkowej. Minuty przełożonego celowo stoją poza kalkulatorem i są wycenione pod tabelą poniżej. To zakresy Mienthy, a nie pomiar wykonany u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pracownik dostaje decyzję w godzinach zamiast tygodni i widzi pozostały limit w chwili, gdy się zmienia
- Konflikty obsady ujawniają się przed akceptacją, więc nadgodziny i praca agencyjna stają się wyborem, a nie odkryciem w poranek zmiany
- Nakład administracyjny schodzi do udziału wyjątków, bo nieobecność jest zapisywana raz, w systemie źródłowym
- Limity pozostają aktualne, co usuwa powtarzalną klasę korekt płacowych i towarzyszących im rozmów z pracownikami
- Te same reguły obowiązują w każdej lokalizacji, a każde ich zastosowanie jest udokumentowane, co ma znaczenie w dniu pytania rady pracowników
- Szczyty przed postojem wchłania proces, a nie nadgodziny w administracji kadrowej
Perspektywa zarządu
- Przełożony widzi nieobecności i oczekujące wnioski swojego zespołu w jednym miejscu, ze sprawdzeniem reguł już wykonanym za niego
- HR porównuje czas akceptacji w podziale na przełożonych i udział wyjątków w podziale na lokalizacje, co pokazuje, gdzie reguła jest niejasna albo brygadzista akceptuje wszystko
- Produkcja dostaje obraz obsady w podziale na zespół i tydzień, aktualny dlatego, że aktualizuje go proces księgujący nieobecność
- Każdy wniosek niesie limit, wobec którego był sprawdzony, wynik reguły, akceptującego i znacznik czasu, więc spory rozstrzyga zapis
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Robot księgujący loguje się dedykowanym kontem technicznym systemu kadrowego, którego prawa zapisu sięgają rekordów nieobecności i niczego więcej. Hasło leży w magazynie poświadczeń, z którego proces korzysta, a nikt go nie odczyta
- Przełożony widzi i akceptuje wyłącznie własną hierarchię, odczytaną z Microsoft Entra ID zamiast utrzymywaną jako druga lista, o której aktualizacji ktoś zapomina
- Roboty pracują w regionie EU chmury UiPath Automation Cloud, a karty, wnioski i potwierdzenia zostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, w granicach EU Data Boundary
- Każdy wniosek zachowuje w Orchestratorze limit, wobec którego był sprawdzony, wynik reguły, akceptującego i znacznik czasu, a systemem źródłowym pozostaje system kadrowy
- Katalog reguł jest wersjonowany, a zmiany zatwierdza HR, więc pytanie rady pracowników zamyka dokument, a nie czyjeś wspomnienie
Dlaczego teraz
Rada pracowników albo inspekcja pracy oczekuje dziś dowodu, że ta sama reguła obowiązywała w każdej lokalizacji, a łańcuch papierowych wniosków i pamiętanych zasad przeniesienia takiego dowodu nie wytworzy
Limity są już w systemie kadrowym z API, a przełożeni żyją już w Microsoft Teams. Ręczny został wyłącznie łańcuch pomiędzy nimi, i właśnie dlatego jest to krótki projekt, a nie program
Czekanie nie jest darmowe: modelowe 3 944 € miesięcznie administracji biegnie dalej, podobnie jak nadgodziny kupowane na pokrycie akceptacji, których nikt nie sprawdził
Role zarządcze, których to dotyczy
Reguły urlopowe działają tak samo w każdym zakładzie, a każde ich zastosowanie jest udokumentowane, co zamienia spór w dokument
Godziny administracji i korekty płacowe spadają bez kupowania ani wymiany systemu kadrowego
Luki w obsadzie widać przed akceptacją, więc nadgodziny i praca agencyjna stają się decyzją, a nie poniedziałkową niespodzianką
Częste pytania i zastrzeżenia
Ma, a przełożeni jej nie otwierają. Karta zapisuje do tego samego systemu i dokłada jedno sprawdzenie, którego system kadrowy sam nie wykona: kto jeszcze w zespole jest nieobecny i czy zmiana zachowa wymagane uprawnienia.
Dokładnie dlatego katalog reguł jest pierwszym elementem dostawy, a nie dodatkiem na końcu. Terminy wyprzedzenia, limity przeniesienia i okresy wyłączone konfiguruje się osobno dla lokalizacji, a robot stosuje zestaw właściwy dla wnioskującego.
Podobnie jak wnioskujący, i właśnie dlatego istniał papierowy wniosek: był jedyną rzeczą, która się przemieszczała. Zarówno wniosek, jak i akceptacja działają w aplikacji mobilnej Microsoft Teams.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Przełożeni akceptują już w systemie kadrowym, limity są wiarygodne, a płace nie widzą korekt wynikających z danych o nieobecnościach
- Część załogi nie ma tożsamości Microsoft 365, więc nie ma karty ani sposobu na wykazanie, kto składa wniosek
- Układ zbiorowy jest renegocjowany i reguły nie ustoją na tyle długo, żeby pilot cokolwiek znaczył
- Wolumeny są na tyle małe, że jedna administratorka domyka je tego samego dnia
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W jaki sposób ta firma wykazałaby radzie pracowników, że w ubiegłym roku we wszystkich trzech zakładach obowiązywały te same reguły urlopowe?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Katalog reguł dla każdej lokalizacji, uzgodniony z HR oraz, tam gdzie działa, z radą pracowników
- Karty wniosku i akceptacji w Microsoft Teams, wraz z widokiem mobilnym dla osób bez biurka
- Silnik reguł: limit, wyprzedzenie, przeniesienie, okresy wyłączone i minimalna obsada zespołu
- Robota księgującego do systemu kadrowego, wpis w kalendarzu, aktualizację planu i potwierdzenie
- Logikę zastępstw i eskalacji opartą na hierarchii przełożonych z Microsoft Entra ID
- Model nieobecności i obsady w Power BI oraz szkolenie brygadzistów i opiekę powdrożeniową w zakładzie pilotażowym
Potrzebujemy od Państwa
- Jednego miesiąca wniosków urlopowych wraz z akceptacjami, żeby zmierzyć szczyty i udział wyjątków
- Dostępu API do systemu kadrowego: odczyt uprawnień i wąsko ograniczony zapis nieobecności
- Właścicieli reguł: administracji kadrowej, jednego kierownika zakładu i, jeśli dotyczy, przedstawiciela rady pracowników
- Zakładu pilotażowego wraz z jego brygadzistami
Etapy
Analiza
Reguły w podziale na lokalizacje i układy, wolumeny, szczyty i kategorie wyjątków z właścicielami procesu
Projekt
Karta, zestaw reguł, zastępstwa, definicja obsady dla zespołu i model bezpieczeństwa
Budowa
Karty, silnik reguł, robot księgujący i raportowanie w Państwa dzierżawie i w Orchestratorze
Pilot
Jeden zakład na rzeczywistych wnioskach, mierzony czasem akceptacji, trafieniami reguł i poprawnością księgowania
Wdrożenie
Pozostałe zakłady, szczególne rodzaje nieobecności i zastępstwa, z opieką powdrożeniową
Optymalizacja
Strojenie reguł, nowe rodzaje nieobecności, raportowanie dla produkcji
Szybki efekt. O nakładzie decyduje liczba wariantów reguł w lokalizacjach, to, czy grafik jest w Microsoft Teams Shifts czy w arkuszu, oraz jakość danych o uprawnieniach w systemie kadrowym.
Brygadzista akceptuje przyszłotygodniowy urlop wobec limitu, który widział ostatnio w marcu.
Prosimy o przesłanie używanego dziś wniosku urlopowego i planu urlopów jednego działu. Wracamy z katalogiem reguł, który zbudujemy, oraz jednostronicowym oszacowaniem udziału możliwego do automatyzacji.
Zmapujmy Państwa reguły urlopoweTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Jeden telefon o chorobie nie powinien kosztować godziny rozmów i korekty na liście płac.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaTa sama poprawna odpowiedź na pytanie o politykę HRDwóch doradców odpowiada cały rok na te same pytania z regulaminu, z różnych jego wersji.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKarty czasu pracy kompletne przed zamknięciem listy płacDwóch specjalistów spędza koniec każdego miesiąca na przypomnieniach, a płace i tak liczy się na godzinach szacowanych.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaAdres, nazwisko i konto zmienia sam pracownikTrzyliniowy mail nie powinien wystarczyć, żeby przenieść czyjąś wypłatę na inne konto.
Zobacz rozwiązanie Case studyAgent HR na TeamsPracownik pyta na Teams o urlop, zaświadczenie albo benefit.
Zobacz case study Case studyAutomatyczny onboarding nowego pracownikaNowi pracownicy szybciej gotowi do pracy, a HR ma mniej papierologii.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych