Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaLista do odpytywania zmienia się w listę wyjątków, a pytania o płace nie wymagają zgłoszenia
Karty czasu pracy kompletne przed zamknięciem listy płac
Robot codziennie sprawdza kompletność i zatwierdzenia wobec kalendarza płacowego i przypomina właściwym osobom w Teams; agent odpowiada na rutynowe pytania z cytowaniem źródła.
Streszczenie dla zarządu
Dwóch specjalistów spędza koniec każdego miesiąca na przypomnieniach, a płace i tak liczy się na godzinach szacowanych.
Budujemy dwie rzeczy, a łączy je kalendarz.
Mniej wypłat na godzinach szacowanych i korekt pozacyklicznych, bo karty są uzupełniane przed zamknięciem, a nie odtwarzane po nim.
plik wsadowy dla dostawcy i system płacowy; narzędzie zgłoszeń HR; model w Power BI
Problem biznesowy
Płace
Dyscyplina ewidencji czasu pęka na ostatnim odcinku. System czasu pracy zapisuje godziny, ale nie wie, kto jest na urlopie, czyj przełożony odszedł w marcu ani że zamknięcie przesunęło się z powodu święta. Dział płac zasypuje tę lukę ręcznie: eksport raportu kompletności, zestawienie ze strukturą, przypomnienia, potem eskalacja. Każda niezatwierdzona karta w momencie zamknięcia zamienia się w wypłatę na godzinach szacowanych albo w korektę pozacykliczną, a każda z nich kosztuje znacznie więcej niż wpis, który zastępuje.
Drugą porażką jest informacja. Zasady płacowe są opisane, ale pracownicy nie potrafią ich znaleźć, więc pytają, i te same czterdzieści pytań przychodzi co miesiąc w innych słowach. Prawdziwe problemy, zły kod podatkowy, odrzucony numer rachunku, giną wśród pytań o datę wypłaty.
Trwa to z przyczyny strukturalnej: dział płac jest mały, jego termin jest bezwzględny, a osoby generujące tę pracę to nie te same osoby, które ją wykonują. Menedżer, który zatwierdza po czasie, nie płaci za to nic. Specjalista, który nie może wziąć urlopu w ostatnim tygodniu miesiąca, płaci co miesiąc.
Jak to wygląda dzisiaj
Schemat jest ten sam niezależnie od tego, czy płace liczy się wewnętrznie, czy przez dostawcę, który potrzebuje czystego pliku wsadowego.
- CzłowiekPracownik zapisuje godziny w systemie czasu pracy albo zapomina, a nic nie mówi nikomu, co się wydarzyło
- SystemDział płac eksportuje raport kompletności kilka dni roboczych przed zamknięciem
- CzłowiekSpecjalista ręcznie porównuje eksport z listą zatrudnionych i kalendarzem urlopów
- CzłowiekPrzypomnienia mailowe idą do wszystkich z brakującymi godzinami, w tym do kilku osób na urlopie
- OczekiwanieMenedżerowie z niezatwierdzonymi kartami dostają drugie przypomnienie, potem wiadomość w Teams do swojego przełożonego
- Ryzyko błęduZamknięcie mija z otwartymi wierszami, więc te osoby dostają wypłatę na godzinach szacowanych albo wstrzymaną
- CzłowiekPracownicy piszą do skrzynki HR o brakujące nadgodziny i daty wypłat, te same pytania innymi słowami
- Ryzyko błęduSpecjalista wyjaśnia, odpisuje i rejestruje korektę, która trafia do przyszłomiesięcznego naliczenia
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Wypłaty na godzinach szacowanych nie kończą historii, tylko ją zaczynają, a każdy jej kolejny krok obsługują najdroższe osoby w tym procesie.
- Hurtowe zatwierdzanie na koniec miesiąca wydrąża kontrolę, na której opierają się audytorzy. Menedżer, który jednym kliknięciem czyści czterdzieści kart, nie przejrzał niczego, a rozdzielenie wprowadzania, zatwierdzania i wypłaty staje się formalnością.
- Zależność od pojedynczych osób jest dotkliwa: specjalista, który wie, który menedżer reaguje na jaki rodzaj wiadomości, nie może wziąć urlopu wtedy, gdy to ważne, i nie da się go łatwo zastąpić.
- Przypomnienia żyjące w skrzynkach i czatach nie zostawiają użytecznego śladu, więc pytanie, kogo poproszono, kiedy i co zdecydowano, nie ma odpowiedzi, która przetrwa audyt.
Koszt braku decyzji
Korekty kumulują się. Wypłata szacowana w pierwszym miesiącu rodzi pytanie w drugim i pozycję uzgodnieniową w trzecim, więc najtańsza porażka w tym procesie nieustannie generuje najdroższą pracę w nim. Dodajmy akwizycję albo populację pracowników tymczasowych, a lista rośnie szybciej niż zespół, bo każda nowa grupa podlega regułom, które zna jedna czy dwie osoby.
Nic z tego nie trafia do pozycji budżetowej. Ujawnia się jako nadgodziny w czteroosobowym zespole i jako rotacja, gdy odchodzi specjalista wiedzący, do którego menedżera zadzwonić. Wreszcie jako wskaźnik błędów, o którym zarząd dowiaduje się dopiero wtedy, gdy podniesie go rada pracowników.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Paneuropejska grupa inżynieryjno-techniczna zatrudniająca 2 600 osób w siedmiu krajach. Godziny rejestrowane są w module czasu pracy platformy HR, a płace liczone są miesięcznie lokalnie, częściowo wewnętrznie, częściowo przez dostawcę potrzebującego czystego pliku wsadowego.
Około 18% kart czasu pracy jest niekompletnych albo niezatwierdzonych trzy dni robocze przed zamknięciem, czyli mniej więcej 450 odpytań miesięcznie; skrzynka HR przyjmuje około 720 pytań płacowych miesięcznie; około 60 korekt lub wypłat pozacyklicznych miesięcznie ma źródło w spóźnionych danych o czasie pracy. Czteroosobowy zespół płac obsługuje to wszystko obok samego naliczenia.
Raport kompletności jest eksportowany i uzgadniany ręcznie, przypomnienia idą mailem, eskalacja dzieje się na czatach w Teams, a w momencie zamknięcia pozostałe karty są szacowane albo wstrzymywane.
Cztery minuty na jedno odpytanie razem z ponagleniem, dziewięć minut na jedno pytanie i 35 minut na jedną korektę, skumulowane w ostatnich trzech dniach miesiąca.
Robot codziennie sprawdza kompletność i zatwierdzenia wobec kalendarza płacowego, zestawia je z danymi podstawowymi i urlopami, żeby przypomnienia trafiały do aktywnych pracowników i obecnych przełożonych. Przypomina pracownikom w Microsoft Teams i wysyła menedżerom powiadomienie z akcją zatwierdzenia. Agent konwersacyjny ugruntowany w kalendarzu i zasadach odpowiada na rutynowe pytania z cytowaniem, a sprawy osobiste zamienia w śledzone zgłoszenia.
W modelowanym przypadku większość kart jest kompletna przed zamknięciem, a nie po nim, liczba korekt spada, a ostatnie trzy dni miesiąca przestają być odpytywaniem. Arytmetyka jest modelem, a firma jest wymyślona.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy dwie rzeczy, a łączy je kalendarz. Pierwszą jest robot kompletności. Od uzgodnionej liczby dni przed każdym zamknięciem codziennie odczytuje status kart i zatwierdzeń przez UiPath Integration Service albo przez aktywności UiPath SAP automation tam, gdzie system czasu pracy nie ma użytecznego API. Potem zestawia to z danymi podstawowymi HR oraz urlopami. To zestawienie odróżnia przypomnienie ogólne od użytecznego: nikt na urlopie nie jest odpytywany, a nic nie trafia do przełożonego, który odszedł w marcu.
Pracownicy z brakującymi godzinami dostają w Microsoft Teams wiadomość z linkiem prosto do własnej karty. Menedżerowie z niezatwierdzonymi kartami dostają w Teams powiadomienie z akcją z UiPath Action Center, po jednej karcie naraz, z pracownikiem, okresem i godzinami na widoku. To coś innego niż czyszczenie czterdziestu wierszy na koniec miesiąca. Eskalacja idzie według zestawu reguł, który dział płac pisze i posiada, a każde przypomnienie i każda decyzja są logowane w UiPath Orchestrator. W momencie zamknięcia robot wytwarza dwa artefakty: listę wyjątków i plik wsadowy dla dostawcy.
Drugą budową jest agent odpowiedzi płacowych, działający jako UiPath conversational agent w Teams i ugruntowany przez UiPath Context Grounding w kalendarzu płacowym, zasadach i FAQ trzymanych na SharePoint. Odpowiada na pytania o terminy i o to, jaka jest reguła, z cytowaniem, a uwierzytelnionemu pracownikowi pokazuje zamaskowany numer rachunku z akt. Nie czyta indywidualnych danych o wynagrodzeniu. Wszystko, co osobiste, staje się ustrukturyzowanym zgłoszeniem płacowym z pracownikiem, okresem i dowodami, kierowanym do specjalisty.
Power BI trzyma to, czego kierownictwo dotąd nie widziało: kompletność w kolejnych dniach przed zamknięciem, liczbę odpytań według działów i menedżerów, korekty oraz tematy stojące za pytaniami.
Wyzwalacze, kolejki, magazyn poświadczeń i audyt UiPath Orchestrator; powiadomienia z akcją UiPath Action Center w Microsoft Teams; UiPath conversational agents wdrażani jako aplikacja Teams; indeksy UiPath Context Grounding nad SharePoint; UiPath AI Trust Layer z listą dozwolonych modeli, maskowaniem danych osobowych i logowaniem interakcji; Power BI
Robota kompletności i jego zestawienie z danymi podstawowymi, zestaw reguł eskalacji, treść przypomnień i powiadomień, listę wyjątków na zamknięcie i plik wsadowy dla dostawcy, tematy agenta, reguły przekazania i indeks ugruntowania oraz model w Power BI
System czasu pracy i platforma HR przez konektory UiPath Integration Service albo aktywności SAP automation; narzędzie zgłoszeń HR dla spraw płacowych; Microsoft Entra ID do uwierzytelniania pracownika i dostępu opartego na grupach
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaOd uzgodnionej liczby dni przed zamknięciem robot codziennie sprawdza kompletność i status zatwierdzeń wobec kalendarza płacowego
- SystemDane podstawowe i kalendarz urlopów są zestawiane, więc nikt na urlopie nie jest odpytywany, a żadna wiadomość nie idzie do przełożonego, który odszedł
- AutomatyzacjaPracownicy z brakującymi godzinami dostają w Teams przypomnienie z linkiem prosto do własnej karty
- CzłowiekMenedżerowie działają na powiadomieniu z Action Center w Teams, zatwierdzając jedną konkretną kartę z okresem i godzinami na widoku
- AutomatyzacjaEskalacja idzie według zestawu reguł należącego do działu płac, a każde przypomnienie i każda eskalacja trafiają do logu
- CzłowiekPracownik zadaje pytanie w Teams; agent odpowiada z kalendarza albo zasad z cytowaniem, albo otwiera zgłoszenie płacowe
- AutomatyzacjaW momencie zamknięcia robot kompletuje listę wyjątków i plik wsadowy dla dostawcy
- CzłowiekDział płac decyduje, co dzieje się z każdym pozostałym wyjątkiem: szacowanie, wstrzymanie albo wypłata
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Codzienne sprawdzenie kompletności i zatwierdzeń wobec kalendarza płacowego i danych o urlopach
- Ukierunkowane przypomnienia w Teams, powiadomienia z akcją dla menedżerów i eskalację zgodnie z regułami
- Odpowiedzi na pytania o terminy, zasady i FAQ, każdą z cytowaniem zatwierdzonego dokumentu
- Zgłoszenia płacowe z pracownikiem, okresem i dowodami oraz listę wyjątków i plik wsadowy na zamknięcie
Ludzie decydują
- Co dzieje się z każdym wyjątkiem w momencie zamknięcia: szacowanie, wstrzymanie albo wypłata
- O rozstrzygnięciu indywidualnego zgłoszenia płacowego i o ewentualnej wypłacie korygującej
- O samym zatwierdzeniu karty czasu pracy, które zostaje przy menedżerach i nigdy nie jest automatyzowane
- O zmianach w zasadach płacowych, kalendarzu i treściach, w których ugruntowany jest agent
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- kalendarz płacowy i zasady na SharePoint
- status kart i zatwierdzeń z systemu czasu pracy
- dane podstawowe HR i kalendarz urlopów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Agents z Context Grounding
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- plik wsadowy dla dostawcy i system płacowy
- narzędzie zgłoszeń HR
- model w Power BI
Punkty kontaktu z ludźmi: przypomnienie w Teams dla pracownika; powiadomienie zatwierdzające z Action Center dla menedżera; czat z agentem; lista wyjątków na zamknięcie
Wykorzystane technologie
prowadzą codzienne sprawdzenie, zestaw reguł eskalacji, harmonogram i ślad audytowy
Aodczytuje status kart i zatwierdzeń oraz dane podstawowe HR przez API obu platform
Apowiadomienia z akcją, dzięki którym menedżer zatwierdza jedną konkretną kartę wewnątrz Microsoft Teams
Aodpowiada na rutynowe pytania płacowe i otwiera śledzone zgłoszenie, gdy pytanie jest osobiste
Aindeksuje kalendarz płacowy, zasady i FAQ na SharePoint, więc odpowiedzi cytują zatwierdzony dokument
Aprzypomnienia, powiadomienia dla menedżerów i kanał pytań, w narzędziu, które ludzie i tak mają otwarte
Auwierzytelnia pracownika przed podglądem zamaskowanego rachunku i steruje dostępem grupowym
Akompletność w kolejnych dniach przed zamknięciem, liczba odpytań i korekt, tematy pytań
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Sześćdziesiąt pięć procent to udział tej pracy biurowej, który przejmują robot i agent, i został on złożony do wolumenu, a nie zastosowany na końcu. Na całość składają się trzy strumienie: 450 odpytań o karty po 4 minuty, 720 pytań płacowych po 9 minut i 60 korekt po 35 minut. Razem 1 230 czynności i 173 godziny miesięcznie u czterech specjalistów przy 36 € za godzinę w pełnym koszcie. Kalkulator liczy zatem 800 czynności miesięcznie po uśrednionych 8,4 minuty zamiast 1 230 po trzech różnych stawkach. Czas menedżerów, czas pracowników i opłaty dostawcy za ponowne naliczenie leżą poza modelem, a nic w nim nie było mierzone stoperem u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Mniej wypłat na godzinach szacowanych i korekt pozacyklicznych, bo karty są uzupełniane przed zamknięciem, a nie odtwarzane po nim
- Ostatnie trzy dni miesiąca przestają być odpytywaniem, bo robot pracuje na liście codziennie od jej otwarcia
- Pytania płacowe mają odpowiedź w kilka minut i bez zgłoszenia, z kalendarza i zasad, które zacytowałby specjalista
- Zatwierdzanie znowu staje się kontrolą, bo menedżer działa na jednej konkretnej karcie, a nie czyści czterdziestu na koniec miesiąca
- Ślad tego, kogo poproszono, kiedy i co zdecydowano, istnieje bez niczyjego utrzymywania go
Perspektywa zarządu
- Kompletność według działów i menedżerów jest na ekranie każdego ranka przed zamknięciem, a obok niej otwarte eskalacje
- Liczba odpytań, korekt i tematy pytań stają się comiesięcznym materiałem dowodowym, który zamienia mylącą zasadę o nadgodzinach albo menedżera, który nigdy nie zatwierdza, w naprawialną przyczynę źródłową
- Obciążenie pracą staje się przewidywalne, bo zespół planuje wokół listy wyjątków, a nie listy do odpytywania
- Dodanie kraju albo modelu zmianowego przestaje mnożyć pracę ręczną, bo reguły są konfiguracją, a nie nawykiem jednej osoby
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Konto techniczne robota czyta status kart i dane podstawowe, a nie sięga kwot wynagrodzeń; jego poświadczenie leży w magazynie Orchestrator albo w Azure Key Vault
- Agent odpowiada wyłącznie z zatwierdzonych dokumentów. Pytania o wynagrodzenie nigdy nie są odpowiadane z danych płacowych; stają się zgłoszeniami, a podgląd rachunku zwraca wartości zamaskowane wyłącznie uwierzytelnionemu pracownikowi
- Wywołania modeli działają pod UiPath AI Trust Layer, z listą dozwolonych modeli, maskowaniem danych osobowych i zapisem interakcji, w regionie UE UiPath Automation Cloud. Treści Microsoft 365 pozostają w granicy danych UE
- Przypomnienia, eskalacje i decyzje zamknięcia zapisują się w Orchestrator; aktywność w Teams i SharePoint pozostaje audytowalna w Microsoft Purview
- Zatwierdzającymi pozostają menedżerowie, więc wprowadzanie, zatwierdzanie i wypłata pozostają rozdzielone, a kontrola sprawdzana przez audytora zostaje wzmocniona, a nie obejściem
Dlaczego teraz
Doświadczonych specjalistów płacowych zatrudnia się dziś na rynkach europejskich powoli, więc zdolność musi pochodzić z usunięcia pracy, a nie z dołożenia ludzi
Systemy czasu pracy i platformy HR udostępniają dziś status i dane podstawowe przez API, więc codzienne sprawdzenie kompletności nie oznacza już odczytu z ekranu, który psuje się przy kolejnej aktualizacji
Rady pracowników i regulatorzy zadają coraz trudniejsze pytania o poprawność wynagrodzeń, a zalogowany, udokumentowany proces odpowiada na nie łatwiej niż skrzynka pocztowa
Role kierownicze, których to dotyczy
Mniej wypłat pozacyklicznych, lepsza poprawność wynagrodzeń i kontrola zatwierdzania, która broni się, gdy testuje ją audytor
Spokojne zamknięcie, lista wyjątków zamiast listy do odpytywania i urlop, który da się wziąć na koniec miesiąca
Pracownicy dostają odpowiedź o swoim wynagrodzeniu w kilka minut, a pytania, za którymi stoi prawdziwy problem, wypływają zamiast tonąć
Wolumeny stają się mierzalne, a proces skaluje się na kolejne kraje bez skalowania listy do odpytywania
Częste pytania i zastrzeżenia
Zwykle jedno ogólne przypomnienie do wszystkich z brakującymi godzinami, z urlopowanymi włącznie, i nic do menedżerów. Dochodzi tu adresowanie, eskalacja według reguły, którą Państwo napisali, oraz lista wyjątków na zamknięcie.
Odpowiada wyłącznie z zatwierdzonych dokumentów i cytuje źródło, a indywidualnych danych płacowych nigdy nie czyta. Wszystko, co osobiste, staje się śledzonym zgłoszeniem dla specjalisty, co jest bardziej identyfikowalne niż odpowiedź ze skrzynki, którą zastępuje.
Dostawca potrzebuje czystego pliku wsadowego na czas, a odpytywanie, które ten plik wytwarza, dzieje się po Państwa stronie. To rozwiązanie buduje ten plik i mierzy wskaźnik błędów dostawcy na Państwa własnych danych.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkuset pracowników, jedna lista płac i menedżer, który zna wszystkich z imienia; przypomnienie w kalendarzu może wystarczyć
- Karty czasu pracy nie są wsadem do płac, bo wynagrodzenie jest stałe i nie ma części zmiennej, i wtedy sens ma tylko agent odpowiedzi
- System czasu pracy jest wymieniany w ciągu roku, więc sprawdzenia należy zbudować na jego następcy
- Nie istnieją utrzymywane zasady płacowe; najpierw trzeba je spisać, bo agent ugruntowany w nieaktualnych dokumentach jest gorszy niż jego brak
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Przesuńmy zamknięcie w przyszłym miesiącu o trzy dni wcześniej: ile osób w naszym dziale płac by to zauważyło, a ilu menedżerów?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Analizę jednego cyklu zamknięcia i jednego miesiąca pytań ze skrzynki, z mapą tego, kto kogo odpytuje i które pytania się powtarzają
- Zestaw reguł eskalacji, spisany z działem płac i HR i zatwierdzony, zanim cokolwiek wyjdzie
- Robota kompletności z zestawieniem danych podstawowych i urlopów, przypomnienia i powiadomienia dla menedżerów
- Listę wyjątków na zamknięcie i plik dla dostawcy, przetestowane na wcześniejszym okresie płacowym
- Agenta: indeks ugruntowania, tematy, reguły przekazania i testy odpowiedzi na prawdziwych pytaniach
- Pilotaż w jednej spółce przez dwa zamknięcia, z robotem najpierw w trybie cichym, potem na żywo
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu testowego do systemu czasu pracy i platformy HR oraz aktualnego kalendarza płacowego
- Zasad płacowych w wersji ostatecznej i właściciela, który utrzymuje je na bieżąco
- Specjalisty płacowego jako właściciela produktu i jednej spółki do pilotażu
- Konsultacji z radą pracowników w zakresie, w jakim dotyczy ona automatycznych przypomnień w Państwa krajach
Etapy
Analiza
Jeden cykl zamknięcia, lista do odpytywania, skrzynka i kalendarz, razem z działem płac
Projekt
Zestaw reguł eskalacji, treść wiadomości, format listy wyjątków, tematy agenta i reguły przekazania
Budowa
Robot kompletności, integracje, punkty kontaktu w Teams, indeks ugruntowania i model Power BI
Tryb cichy
Przez jedno zamknięcie robot raportuje, co by wysłał, a reguły są korygowane
Pilotaż
Jedna spółka na żywo przez dwa zamknięcia; agent startuje z dwudziestoma najczęstszymi pytaniami
Skalowanie
Pozostałe kraje, kolejne składniki płacowe, plik dla dostawcy i comiesięczne przeglądy tematów
Działowe. O nakładzie decyduje liczba krajów i zasad płacowych, to, czy system czasu pracy udostępnia status zatwierdzeń przez API, oraz aktualność zasad płacowych.
Trzy dni przed zamknięciem, 312 wierszy i dwie osoby piszące maile.
Prosimy o zeszłomiesięczną listę do odpytywania i dwadzieścia pytań, na które Państwa skrzynka HR odpowiada najczęściej. Wracamy z udziałem, który robot i agent zamknęliby przed terminem, oraz z regułami eskalacji, które by to zrobiły.
Prześlijmy zeszłomiesięczną listę odpytańTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Błędy w płacach wychwytuje pracownik w dniu wypłaty, a nie zespół, który przygotował plik.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyRozliczanie godzin kontraktorów i faktur agencjiGodziny zatwierdza się w jednym miejscu, a fakturę agencji płaci w innym. Nikt nie sprawdza, czy się zgadzają.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaBrakujące pozycje i podatek wyłapane przy złożeniuVAT od noclegu przepada w tygodniu, w którym rachunek jest zły, a nie w kwartale, gdy zauważy to doradca.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych