Vom gedruckten Antrag zur gebuchten Abwesenheit, mit geprüfter Besetzung vor der Freigabe

Der Ablauf, den wir bauen, läuft auf dem, was ein Fertiger dieser Größe bereits besitzt: Microsoft 365 als Oberfläche und Identität und die UiPath-Plattform für Regeln, Buchung und Prüfpfad. Eine Mitarbeiterin öffnet eine Karte in Microsoft Teams, am Rechner oder auf dem Telefon im Umkleideraum, und sieht den Anspruch, den das HR-System in diesem Moment führt, nicht eine irgendwann in den Plan übertragene Zahl. Daten werden gewählt, eine Abwesenheitsart ausgewählt, der Antrag geht raus.

Die Regelprüfung läuft, bevor jemand um eine Entscheidung gebeten wird. Ein Roboter liest Anspruch und Abgrenzungsstand, wendet Ankündigungsfrist und Übertragsregel des jeweiligen Standorts an, prüft die Sperrwochen rund um den Stillstand und zählt, wie viele Personen mit der erforderlichen Qualifikation in derselben Woche im selben Team bereits frei haben. Der Dienstplan kommt aus Microsoft Teams Shifts, wo ein Standort damit arbeitet, und aus dem Abteilungsplan, wo er es nicht tut. Die Führungskraft erhält dann eine Karte mit der fertigen Antwort: der Anspruch nach diesem Antrag, wer sonst abwesend ist, und jede Regel, die der Antrag verletzt.

Die Freigabe ist ein Tippen. Der Roboter bucht einmal, ins HR-System, und ergänzt danach den Outlook-Kalendereintrag, die Planaktualisierung dort, wo noch ein Plan existiert, und die Bestätigung, die es bisher nicht gab. Anträge, die eine Regel verletzen, verschwinden nicht im Postfach: Sie werden zur Aufgabe im UiPath Action Center für HR, mit angehängtem Regelergebnis, und lassen sich mit einer Begründung freigeben, die neben dem Datensatz gespeichert wird. Der Betrieb erhält eine Abwesenheits- und Besetzungssicht in Power BI, die aktuell ist, weil derselbe Ablauf sie schreibt, der auch die Abwesenheit bucht.