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Lösung · Weitere LösungenDas ERP fängt identische Nummern; die teuren Kopien haben einen Bindestrich
Dieselbe Rechnung aus drei Kanälen, nur einmal bezahlt
Jede eingehende Rechnung wird gegen achtzehn Monate erhaltener, gebuchter und bezahlter Belege bewertet, sodass Beinahe-Duplikate vor der Zahlung angehalten werden.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ein Bindestrich, ein erneuter Scan oder eine neue Nummer genügen, damit dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wird.
Wir setzen ein Sieb an den Anfang des Prozesses und einen Vergleich dahinter.
Doppelzahlungen werden beim Eingang verhindert statt ein Jahr später aus einem Auszug zurückgeholt.
Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (Sperre und Belege); Kontrollbericht in Power BI
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Doppelte Rechnungen sind zuerst ein Kanalproblem und erst danach ein Kontrollproblem. Lieferanten schicken ein PDF, laden dasselbe Dokument sicherheitshalber ins Portal und senden das Original per Post, weil ihr eigener Prozess es so verlangt. Baustellenbüros leiten Papierkopien zur Sicherheit an die Kreditorenbuchhaltung weiter. Eine zurückgewiesene Rechnung kommt korrigiert unter neuer Nummer mit identischem Inhalt zurück. An einem vollen Tag wird eine gescannte Seite zweimal verarbeitet.
Das ERP vergleicht Lieferant und Rechnungsnummer, exakt, und sonst nichts. Alles mit Bindestrich, führender Null oder neu getippter Ziffer geht als neu durch. Fachkräfte fangen ab, woran sie sich erinnern, und das trägt, bis Volumen, Fluktuation oder eine neue Gesellschaft dieses Gedächtnis zerreißen, und ein Gedächtnis ist keine Kontrolle, die man einem Prüfer beschreiben kann.
Wiederholung ist schlechter als Vorbeugung. Ein nach der Zahlung gefundenes Duplikat bedeutet einen Anruf beim Lieferanten, eine Gutschrift gegen künftige Rechnungen, die vielleicht nie kommen, und am Ende eine Abschreibung, die niemand unterschreiben will. Das Problem bleibt, weil der Verlust je Fall klein ist, in Summe unsichtbar und dem Lieferanten zugeschrieben wird statt dem Prozess, der ihn durchgelassen hat.
Wie es heute läuft
Die folgende Abfolge macht aus einer Rechnung zwei Zahlungen, und niemand muss dabei etwas falsch machen.
- MenschDer Lieferant sendet die Rechnung per E-Mail und lädt dasselbe Dokument am selben Tag ins Portal
- MenschDas Baustellenbüro leitet seine Papierkopie mit dem Vermerk zur Kenntnis an die Kreditorenbuchhaltung weiter
- SystemZwei Fachkräfte tippen die Kopien über zwei Wochen; das ERP prüft auf identischen Lieferanten und identische Nummer
- FehlerrisikoDie Kopie mit Bindestrich in der Nummer geht als neues Dokument durch, weil nichts den Inhalt vergleicht
- MenschBeide Rechnungen gibt der Projektleiter frei, der jede einzeln und Wochen auseinander sieht
- SystemBeide werden in getrennten Zahlläufen bezahlt, und die Zahldatei zeigt nichts Auffälliges
- WartezeitMonate später zeigt ein Lieferantenauszug oder eine Gutschrift das Duplikat, und die Rückholung beginnt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Sichtbar ist die Doppelzahlung. Darum herum steht eine Recherche für jeden Verdachtsfall: beide Belege ziehen, die Zeilen vergleichen, prüfen, welcher Zahllauf welche trug, und den Lieferanten anrufen.
- Rückholung ist eine Verhandlung, kein Anspruch. Lieferanten mit Liquiditätsproblemen ziehen sie hin, Gutschriften werden gegen Rechnungen aufgerechnet, die nie kommen, und der Rest wird zum Jahresende abgeschrieben.
- Duplikate verstecken sich in anderen Fehlern: eine Rechnung und ihre Gutschrift als zwei Rechnungen erfasst, eine bezahlte Proforma und danach nochmals die Endrechnung, ein Beleg auf einer Reisekostenabrechnung, der auch als Lieferantenrechnung bezahlt wurde.
- Ein abgeschriebenes Duplikat ist eine Prüffeststellung zum Kontrolldesign und nicht zu einer Fachkraft, und Feststellungen zum Design wiederholen sich, bis das Design sich ändert.
- Im Bau sind die Beträge nicht klein. Nachunternehmerrechnungen sind groß, Baustellenbüros zahlreich, und ein Duplikat kann einem Monatsgehalt der Kreditorenbuchhaltung entsprechen.
Kosten des Nichthandelns
Kanäle kommen nur hinzu. Jede neue Baustelle, jedes Portal und jede Übernahme bringt einen weiteren Weg, auf dem dasselbe Dokument eintreffen kann, während die Prüfung auf exakte Übereinstimmung genauso blind bleibt wie heute. Was sich ändert, ist das Team, das dies ausgleicht: Das Gedächtnis, das Duplikate fing, geht mit den Menschen, die es hatten, und ein Gedächtnis übergibt niemand in einem Handbuch.
Über zwölf Monate steigen die bezahlten Duplikate mit dem Volumen, und der zurückgeholte Anteil sinkt mit der Fluktuation bei den Lieferanten, sodass die Abschreibung zum Jahresende als eine Zeile erscheint, die sich nicht nach Ursache erklären lässt. Die interne Revision wiederholt die Feststellung mit höherer Einstufung. Unterdessen werden zwei von hundert Rechnungen von Hand untersucht, eine dauerhafte halbe Stelle, die in keinem Organigramm steht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Bau- und Ingenieurgruppe in Schweden, Norwegen und Finnland mit rund vierzig Baustellen, auf Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management mit dessen Duplikatprüfung über exakte Übereinstimmung.
Rund 5.500 Lieferanten- und Nachunternehmerrechnungen im Monat über ein zentrales Postfach der Kreditorenbuchhaltung, ein Lieferantenportal und Post, die die Baustellenbüros bearbeiten und deren Papierkopien sie routinemäßig weiterleiten.
Die Leitung der Kreditorenbuchhaltung schätzt, dass zwei von hundert Rechnungen Verdachtsfälle sind, die eine Recherche brauchen, und dass ein kleiner Teil echter Duplikate bezahlt wird, teils ein Jahr später aus Lieferantenauszügen zurückgeholt, teils abgeschrieben.
Nichts in dieser Kette vergleicht Inhalte, nur Kennzeichen, und jeder der drei Kanäle hat einen anderen Eigentümer, der die beiden anderen nicht sieht.
Jede Rechnung wird beim Eingang registriert, aus welchem Kanal auch immer; Scans und Fotos laufen durch UiPath Document Understanding für Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Zeileninhalt; ein Abgleichdienst bewertet jedes neue Dokument gegen achtzehn Monate erhaltener, gebuchter und bezahlter Rechnungen und hält die klaren Fälle an, bevor etwas getippt wird.
Im Modellfall schrumpfen die Recherchen auf eine Entscheidung mit zwei Belegen nebeneinander, die heute bezahlten Duplikate werden stattdessen beim Eingang angehalten, und die interne Revision erhält eine Kontrolle mit Schwelle, Protokoll und messbarer Fehlalarmquote. Illustrativ, kein Kundenergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Wir setzen ein Sieb an den Anfang des Prozesses und einen Vergleich dahinter. Ein Roboter registriert jede Rechnung beim Eingang: Anhänge aus dem Postfach der Kreditorenbuchhaltung, Downloads aus dem Lieferantenportal und gescannte Post aus den Baustellenbibliotheken. Scans und Fotos laufen durch UiPath Document Understanding, das Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Währung und Zeileninhalt mit Konfidenz zurückgibt, und alles Unsichere geht in eine Validierungsaufgabe statt mit einem geratenen Wert in den Vergleich.
Der Abgleichdienst ist das, was das ERP nicht hat. Er vergleicht jedes neue Dokument mit allem, was in den letzten achtzehn Monaten eingegangen ist, auf fünf Achsen: die Nummer nach Normalisierung, sodass 2023-1147, 20231147 und 0020231147 dieselbe Zeichenfolge sind; den Lieferanten samt bekannter Aliase und zusammengeführter Stammsätze; den Betrag, exakt und in einem schmalen Band; das Datum in einem konfigurierbaren Fenster; und den Zeileninhalt, der die korrigierte Neuausstellung mit neuer Nummer und identischem Inhalt fängt. Jedes Kandidatenpaar erhält einen Wert und eine Begründung in klarer Sprache, denn eine Fachkraft vertraut nur einer Sperre, die sie versteht.
Oberhalb der Sperrschwelle wird die Rechnung vor dem Tippen gestoppt und der Lieferant aus einer freigegebenen Vorlage informiert. Im Graubereich zeigt eine Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams beide Belege nebeneinander mit hervorgehobenen Treffern, und eine Fachkraft bestätigt oder gibt frei, in einer Entscheidung. Bestätigte Duplikate werden im ERP mit den Belegen markiert; alles andere läuft unberührt weiter. Power BI berichtet angehaltene Duplikate je Monat nach Kanal, Lieferant und Stufe, mit der Fehlalarmquote an der aktuellen Schwelle, also der Zahl, die die interne Revision braucht, um die Kontrolle zu prüfen statt ihr zu glauben.
Vortrainiertes Rechnungsmodell von UiPath Document Understanding mit Validation Station; Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Prüfpfad von UiPath Orchestrator; UiPath Action Center Prüfaufgaben als Benachrichtigungen mit Aktion in Microsoft Teams mit Belegen nebeneinander; die Rechnungssperre und die Lieferantendaten im ERP
Den Abgleichdienst mit Nummernnormalisierung, Lieferantenaliasen, Betrags- und Datumsfenstern und Zeilenähnlichkeit; die Schwellenwerte und ihre Grundcodes; die Prüfaufgabe; die Ausweitung desselben Vergleichs auf Reisekostenbelege; das Berichtsmodell und die Messung der Fehlalarme
Rechnungshistorie und Sperren über die OData-Schnittstelle des ERP; Postfacheingang und Lieferantenhinweise über den Microsoft Outlook 365 Konnektor; Portal-Downloads per Oberflächenautomatisierung, wo das Portal keine Schnittstelle bietet
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungJede Rechnung wird beim Eingang registriert, aus Postfach, Portal oder den Scan-Bibliotheken der Baustellen, bevor jemand etwas tippt
- AutomatisierungDocument Understanding liest Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Währung und Zeilen aus Scans und Fotos, mit Konfidenz je Feld
- AutomatisierungDer Abgleichdienst bewertet das Dokument gegen achtzehn Monate erhaltener, gebuchter und bezahlter Rechnungen und hängt jedem Kandidatenpaar eine Begründung an
- SystemOberhalb der Sperrschwelle wird die Rechnung gestoppt und der Lieferant aus einer freigegebenen Vorlage informiert
- MenschIm Graubereich vergleicht eine Fachkraft beide Belege nebeneinander in einer Teams-Aufgabe und bestätigt oder gibt frei
- AutomatisierungBestätigte Duplikate werden im ERP mit den Belegen markiert; freigegebene Dokumente laufen ohne Verzögerung weiter
- AutomatisierungPower BI berichtet angehaltene Duplikate nach Kanal, Lieferant und Stufe sowie die Fehlalarmquote an der aktuellen Schwelle
Modell der Zusammenarbeit mit Menschen
Die Automatisierung übernimmt
- Das Registrieren jeder Rechnung aus Postfach, Portal und gescannter Post beim Eingang
- Das Lesen von Papier und Fotos in Felder und Zeilen
- Die Bewertung von Beinahe-Duplikaten nach Nummer, Lieferant, Betrag, Datum und Zeileninhalt
- Das Anhalten klarer Fälle, den Hinweis an den Lieferanten aus einer Vorlage und die Berichte dazu
Menschen entscheiden
- Über Graubereichsfälle, mit beiden Belegen und den Treffern auf dem Bildschirm
- Ob ein Dokument eine korrigierte Neuausstellung oder eine Gutschrift ist statt eines Duplikats
- Über das Gespräch mit einem Lieferanten, der jeden Monat über drei Kanäle einreicht
- Wo die Schwellen liegen, geprüft mit der internen Revision
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Postfach der Kreditorenbuchhaltung
- Downloads aus dem Lieferantenportal
- gescannte Post aus den Baustellenbibliotheken
- Export des Reisekostensystems für den Belegabgleich
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- Abgleichspeicher in Azure SQL
Zielsysteme
- Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (Sperre und Belege)
- Kontrollbericht in Power BI
Menschliche Berührungspunkte: Graubereichsaufgaben in Microsoft Teams; die quartalsweise Schwellenprüfung mit der Revision; Lieferantengespräche aus dem benannten Postfach
Eingesetzte Technologien
liest Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Zeilen aus Scans und Fotos; Validation Station für unsichere Felder
Aregistriert jede Rechnung aus jedem Kanal, führt die Bewertung aus, setzt Sperren, wiederholt und prüft
APostfacheingang, gescannte Post aus den Baustellenbibliotheken, Lieferantenhinweise
Adie Graubereichsaufgabe mit beiden Belegen nebeneinander
ARechnungshistorie, Lieferantenstammsätze, Zahlungshistorie und die Rechnungssperre
Ader Abgleichspeicher mit achtzehn Monaten Rechnungsschlüsseln in einer EU-Region
Aangehaltene Duplikate nach Kanal, Lieferant und Stufe, mit der Fehlalarmquote je Schwelle
ANormalisierung, Aliase, Betrags- und Datumsfenster und Zeilenähnlichkeit, mit Wert und Begründung
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Zwei von hundert Rechnungen werden zu einer Recherche, und dieses Verhältnis ist der ganze Kalkulator: 110 Fälle im Monat zu je vierundzwanzig Minuten, zu 33 € Vollkosten je Stunde für eine nordische Fachkraft der Kreditorenbuchhaltung. Der Kasten zieht die verbleibenden Graubereichsprüfungen nicht ab, sie stehen stattdessen hier: Rund ein Viertel der heutigen Fälle erreicht weiterhin einen Menschen, mit beiden Belegen bereits auf dem Bildschirm und einer Begründung dazu. Die größere Zahl steht unter der Tabelle, denn Geld, das abfließt und nicht zurückkommt, ist nicht dieselbe Art Zahl wie eine Stunde bezahlter Arbeit.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Doppelzahlungen werden beim Eingang verhindert statt ein Jahr später aus einem Auszug zurückgeholt, weil das Sieb vor dem Tippen und erneut vor der Zahlung läuft
- Die Recherchezeit sinkt, weil die Fachkraft zwei Kandidaten mit der Begründung des Treffers sieht statt ein Archiv zu durchsuchen
- Wiederholungstäter werden namentlich sichtbar, sodass der Lieferant, der monatlich über drei Kanäle einreicht, darauf angesprochen werden kann
- Die interne Revision erhält eine vorbeugende Kontrolle mit Schwelle, Protokoll und prüfbarer Fehlalarmquote statt einer, die auf der Ehrlichkeit der Lieferanten beruht
- Derselbe Dienst deckt Reisekostenbelege und Gutschriften ab, wo die Fehler hinter den Duplikaten meist sitzen
- Die Jahresabschreibung schrumpft auf das, was vor Bestehen der Kontrolle entwischt ist, und lässt sich nach Ursache erklären
Die Sicht der Geschäftsleitung
- Es entsteht eine Zahl, die es vorher nicht gab: angehaltene Duplikate je Monat, nach Kanal und Lieferant, mit dem angehaltenen Wert
- Die Frage des Prüfers nach Kontrollen gegen Doppelzahlung wird mit einem Bericht beantwortet statt mit einer Absichtserklärung
- Das Volumen im Graubereich zeigt, ob die Schwellen stimmen und welche Baustellen oder Lieferanten das Rauschen erzeugen
- Duplikate werden nicht mehr erst im Zahllauf entdeckt, weil das Sieb am Anfang des Prozesses steht
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Dies ist eine vorbeugende Kontrolle, also zählt ihr Nachweis: Jeder Wert, jede Sperre, Prüfung und Freigabe wird mit Benutzer, Zeitstempel und Begründung protokolliert, und das Protokoll ist für die Revision exportierbar
- Der Roboter liest die Rechnungshistorie über ein Dienstkonto mit Leserecht und setzt Sperren über eine dokumentierte Transaktion; das Aufheben einer Sperre bleibt bei einer benannten Fachkraft
- Lieferantenhinweise gehen aus dem Postfach der Kreditorenbuchhaltung mit freigegebenen Vorlagen, sodass nichts im Namen eines Roboters beim Lieferanten ankommt
- Rechnungsdaten und Belege bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant innerhalb der EU Data Boundary und in der EU-Region der UiPath Automation Cloud; der Abgleichspeicher ist Azure SQL in einer EU-Region, auf diesen Prozess beschränkt
- Die Extraktion läuft unter dem UiPath AI Trust Layer mit Prüfung jedes Modellaufrufs, und die für den Vergleich gehaltenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf das Notwendige
Warum jetzt
Rechnungen erreichen Unternehmen heute über mehr Kanäle als vor fünf Jahren, und Europas E-Rechnungspflichten fügen einen strukturierten Kanal neben die unstrukturierten, statt sie zu ersetzen
Eine Extraktion, die gut genug ist, um eine gescannte Nachunternehmerrechnung zu lesen, gibt es vortrainiert, sodass der Papierkanal nicht länger der Grund ist, warum ein Vergleich nicht alles abdecken kann
Der Vergleich selbst ist günstig: Ein Bewertungsdienst über achtzehn Monate Rechnungsschlüssel läuft in Minuten, und der Abstand zwischen dem, was das ERP prüft, und dem, was prüfbar wäre, war nie größer
Relevante Führungsrollen
Zweimal gezahltes Geld ist ein Abfluss ohne Zeile in der Ergebnisrechnung, und die Prüferfrage nach Duplikatkontrollen hat endlich einen Bericht als Antwort
Eine vorbeugende Kontrolle mit Schwellen, Protokollen und prüfbarer Fehlalarmquote ersetzt eine aufdeckende, die davon lebt, dass Lieferanten es sagen
Recherchen schrumpfen auf eine Entscheidung mit zwei Belegen, und die Wiederholungstäter haben endlich Namen
Häufige Fragen und Einwände
Es sperrt identische Paare aus Lieferant und Nummer. Die Duplikate, die Geld kosten, tragen einen Bindestrich, einen erneuten Scan oder eine neue Nummer mit identischem Inhalt, und keines davon ist ein identisches Paar.
Die Schwellen werden in der Analyse an Ihrer eigenen Historie kalibriert, den Graubereich prüft ein Mensch, und die Fehlalarmquote ist eine Zahl, die wir monatlich berichten, keine Hoffnung.
Manche tun es, nach elf Monaten. Das Modell nimmt an, dass ein Drittel es nie tut, und genau diese Annahme ersetzt Ihre eigene Zahlungshistorie als erste.
Wann dies nicht die richtige Lösung ist
- Rechnungen kommen über einen strukturierten Kanal mit erzwungenen eindeutigen Kennzeichen, dann hat der Vergleich nichts hinzuzufügen
- Das Volumen ist so gering, dass eine einzelne Fachkraft jede Rechnung sieht und sich zuverlässig erinnert
- Das Unternehmen ersetzt gerade sein ERP, dann gehört das Sieb in den Entwurf des neuen Eingangs und nicht an das alte geklebt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Unsere Annahme sind elf doppelt bezahlte Rechnungen im Monat; ein Durchlauf über achtzehn Monate Zahlungen würde sie durch die echte Zahl ersetzen, gibt es also einen Grund, nicht nachzusehen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Einen Durchlauf über achtzehn Monate bezahlter Rechnungen mit zwei Listen: bereits bezahlte Duplikate, die Sie sofort verfolgen können, und die Fehlalarmquote bei jeder in Frage kommenden Schwelle
- Den Abgleichdienst mit Nummernnormalisierung, Lieferantenaliasen, Betrags- und Datumsfenstern und Zeilenähnlichkeit, mit Grundcodes, abgestimmt mit Kreditorenbuchhaltung und interner Revision
- Die Eingangsregistrierung aus Postfach, Portal und den Scan-Bibliotheken der Baustellen, mit Extraktion für Papier und Fotos
- Die Sperre im ERP, die Graubereichsaufgabe in Teams und den Lieferantenhinweis aus einer freigegebenen Vorlage
- Den Power BI Kontrollbericht samt der Fehlalarmmessung, an der die Revision die Kontrolle prüfen wird
- Die Schwellenkalibrierung in den ersten Wochen im Livebetrieb, in denen jede Sperre von einem Menschen geprüft wird
Wir benötigen von Ihnen
- Lesezugriff auf achtzehn Monate Rechnungs- und Zahlungshistorie
- Zugang zum Postfach der Kreditorenbuchhaltung, zum Lieferantenportal und zu den Scan-Bibliotheken der Baustellen
- Einen Verantwortlichen für Graubereichsentscheidungen und einen Ansprechpartner in der Revision für die Schwellen
- Die Lieferantenstammdaten mit bekannten Aliasen und der Historie zusammengeführter Sätze
Etappen
Analyse
Die Abgleichlogik über die historischen Zahlungen gelaufen, mit den bereits bezahlten Duplikaten und der Fehlalarmkurve
Konzept
Schwellen, Grundcodes, Sperr- und Freigaberegeln und die Prüfaufgabe mit der internen Revision
Pilot
Das Sieb live auf einem Kanal, meist dem Postfach, mit jeder Sperre von einem Menschen geprüft
Skalierung
Portal, gescannte Post und danach der Abgleich mit Reisekostenbelegen
Betrieb
Quartalsweise Schwellenprüfung mit der Revision und Überwachung der Fehlalarmquote
Quick Win. Der Aufwand folgt der Zahl der Eingangskanäle und dem Zustand der Lieferantenstammdaten, besonders der Frage, ob derselbe Lieferant unter mehreren Sätzen existiert.
Nach elf Monaten fand es der Prüfer des Lieferanten. Unserer nicht.
Senden Sie uns achtzehn Monate bezahlter Rechnungen mit Lieferant, Nummer, Datum und Betrag. Zurück kommen die Beinahe-Duplikate, die ein Regelsatz findet, der Wert dahinter und die Fehlalarmquote je Schwelle.
Achtzehn Monate Zahlungen durchsuchenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Bezahlen Sie Ihr Finanzteam nicht länger dafür, Zahlen aus PDFs ins ERP zu übertragen.
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