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Lösung · Weitere LösungenRechnungen in die Verarbeitung, Auszüge in den Abgleich, Zahlungsfragen aus SAP beantwortet
Das AP-Postfach stündlich sortiert, Fragen beantwortet
Jede Nachricht im Kreditorenpostfach wird innerhalb einer Stunde klassifiziert, an den zuständigen Prozess übergeben, und Zahlungsfragen werden aus SAP in der Sprache des Lieferanten beantwortet.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre Lieferanten stellen eine Frage, die Ihr SAP längst beantwortet, und ein Mensch tippt zehn Minuten daran.
Wir machen aus dem Postfach eine Warteschlange mit Intents.
Rechnungen erreichen die Verarbeitung am Tag ihres Eingangs statt am Tag, an dem jemand sie öffnet, was jeder Durchlaufzeit drei Tage zurückgibt.
SAP S/4HANA für Status und Historie; Rechnungsstrecke, Auszugsabgleich und Lieferantenprüfung; Power BI
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Das Kreditorenpostfach ist Eingang, Help Desk und Archiv zugleich, und für keine dieser Rollen wurde es gebaut. Rechnungen müssen erst unter allem anderen gefunden werden, bevor die Verarbeitung überhaupt beginnt. Zahlungsfragen verlangen eine Abfrage und eine schriftliche Antwort auf Englisch oder Polnisch, und jede kostet einen Menschen zehn Minuten für einen Status, der die ganze Zeit in SAP stand.
Weil die Sortierung von Hand geschieht, bekommt Vorrang, wer am lautesten drängt. Nachrichten zu einer Rechnung verteilen sich über Wochen und Stränge, sodass niemand ohne Suche in Outlook sagen kann, was einem Lieferanten zugesagt wurde. Auszüge kommen an und werden ungelesen abgelegt, und genau dort verstecken sich nicht gebuchte Gutschriften. Bankänderungen laufen im selben Strom mit und werden manchmal wie gewöhnliche Fragen beantwortet, was jener Eingang ist, den jeder Versuch der Zahlungsumleitung sucht.
Das Problem hält sich, weil es wie ein Personalproblem aussieht. Eine vierte Kraft drückt den Zähler für ein Quartal, der nächste Vertrag bringt Nachunternehmer, und der Zähler kehrt zurück. Die eigentlichen Kosten fallen unterdessen woanders an: Eine drei Tage später gefundene Rechnung verliert drei Tage Durchlaufzeit, und Nachunternehmer, die kein Zahlungsdatum bekommen, erscheinen nicht mehr am Objekt.
Wie es heute läuft
- MenschEine Sachbearbeiterin öffnet eine Nachricht und entscheidet, was sie ist: Rechnung, Frage, Auszug, Bankänderung oder Rauschen
- MenschRechnungen wandern in den Verarbeitungsordner, Fragen bleiben für später liegen
- WartezeitDer Lieferant mahnt, und zu derselben Rechnung existieren nun zwei Stränge
- MenschDie Sachbearbeiterin sucht in SAP nach Rechnungsnummer, dann nach Betrag, und schreibt eine Antwort in der Sprache des Lieferanten
- FehlerrisikoEine Bankänderung wird wie eine gewöhnliche Frage beantwortet, und ein Auszug wird ungelesen abgelegt
- MenschEin Objektleiter stellt dieselbe Frage in Teams, und eine zweite Kraft sucht erneut in SAP
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.
- Jede Nachricht wird mindestens zweimal angefasst, einmal zum Sortieren und einmal zum Handeln, und nur der zweite Griff fühlt sich nach Arbeit an, die man festhält.
- Verzögerung summiert sich leise: Eine am dritten Tag gefundene Rechnung hat bereits drei Tage Durchlaufzeit verloren, mitsamt dem Skonto, das an ihr hing.
- Unbeantwortete Fragen werden zu Anrufen und Anrufe zu Eskalationen, bis Lieferanten lernen, dass der schnellste Weg zu einem Zahlungsdatum das Sekretariat der Finanzleitung ist.
- Das Wissen sitzt bei der Person, die weiß, welcher Lieferant auf Polnisch schreibt und welcher nach zwei Mahnungen mit dem Anwalt droht, was sie ebenso unersetzlich wie unbeförderbar macht.
Kosten des Nichthandelns
Eine vierte Kraft löst das für zwei Quartale. Dann bringt der nächste Vertrag Nachunternehmer, der Zähler kehrt zurück, und das Postfach wird wieder abends abgearbeitet. Lieferanten lernen, welcher Weg eine Antwort bringt, und nutzen ihn, sodass Eskalationen auf der Führungsebene ankommen statt in der Warteschlange, in der sie begannen.
Das leisere Risiko steckt in den Nachrichten, die niemand eingeordnet hat. Ein ungelesen abgelegter Auszug verbirgt eine Gutschrift, die nicht gebucht wird. Eine wie eine gewöhnliche Frage beantwortete Bankänderung ist der Anfang des Jahresvorfalls. Und die im Stapel vergrabenen Rechnungen verlieren Tage, die später anderswo in der Finanzabteilung als verspätete Zahlung auftauchen, wo niemand sie einem Postfach zurechnet.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Facility-Management-Gruppe mit Reinigung, Sicherheit und Instandhaltung in Großbritannien, Irland und Polen, rund 1.400 Nachunternehmer und Lieferanten, die Kreditorenbuchhaltung geführt von einem Shared-Service-Team in Polen auf SAP S/4HANA.
Rund 6.000 Nachrichten im Monat auf Englisch und Polnisch: etwas mehr als die Hälfte Rechnungen, ein Fünftel Zahlungsfragen, der Rest Auszüge, Bankänderungen, interne Fragen von Objektleitern und Rauschen. Drei Personen teilen sich das Postfach neben der Verarbeitungsarbeit.
Jede Nachricht wird von Hand geöffnet und eingeordnet, Rechnungen wandern in einen Ordner, Fragen werden einzeln in SAP recherchiert, und die älteste unbeantwortete Frage ist meist zwei Wochen alt.
Drei Minuten Sortierung je Nachricht und zwölf Minuten je Zahlungsfrage, beides wiederholt bei jeder Mahnung und bei jeder Frage eines Objektleiters in Teams.
UiPath Communications Mining klassifiziert jede Nachricht und jeden Anhang nach Intent, leitet Rechnungen, Auszüge und Bankänderungen an die zuständigen Prozesse, und ein Roboter beantwortet Zahlungsfragen aus SAP mit einem Entwurf in der Sprache der Anfrage, den eine Sachbearbeiterin freigibt.
Im modellierten Fall liegt keine unentschiedene Nachricht länger als eine Stunde, Zahlungsfragen werden am selben Tag beantwortet, und etwa die Monatszeit von zwei Personen kehrt in Verarbeitung und Lieferantenarbeit zurück. Das sind modellierte Zahlen und keine Messung bei einem Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Wir machen aus dem Postfach eine Warteschlange mit Intents. UiPath Communications Mining liest jede Nachricht samt Anhängen und ordnet sie in eine Taxonomie ein, die Ihr Team festlegt: Rechnung, Gutschrift, Auszug, Zahlungsfrage, Bankänderung, interne Frage, Rauschen. Es zieht außerdem heraus, worauf sich die Nachricht bezieht: Lieferant, Rechnungsnummern, Beträge. Rechnungen gehen in die Rechnungsstrecke, Auszüge in den Abgleich und Bankänderungen in die Lieferantenprüfung, jeweils gekennzeichnet, abgelegt und dem Absender bestätigt.
Zahlungsfragen werden beantwortet und nicht nur weitergeleitet. Ein Roboter schlägt die Rechnungen in SAP nach und liefert den Zustand, in dem sie stehen: eingegangen, in Freigabe, mit Grund gesperrt, für ein Datum eingeplant oder mit Zahlungsreferenz bezahlt. UiPath GenAI Activities formulieren aus diesen Daten und einer freigegebenen Vorlage eine Antwort in der Sprache der Anfrage, und der Entwurf geht als Aufgabe in UiPath Action Center an eine Sachbearbeiterin. Am ersten Tag wird nichts automatisch versendet. Erst wenn die Genauigkeit lange genug gemessen wurde, um darüber zu streiten, dürfen Routineantworten innerhalb schriftlich festgelegter Grenzen hinausgehen, mit einer täglich geprüften Stichprobe.
Interne Fragen sind gar keine E-Mails mehr. Ein in Microsoft Teams veröffentlichter konversationeller UiPath Agent gibt Objektleitern denselben SAP-Status, einschließlich früherer Rechnungen und Summen eines Lieferanten, ohne dass die Kreditorenbuchhaltung beteiligt ist. Jede Nachricht zu einer Rechnung wird in einem Fallsatz in UiPath Data Fabric verknüpft, und ein Power BI Bericht zeigt das Postfach nach Intent, Antwortzeit und Rückstandsalter.
Intents, extrahierte Felder und Stimmung aus UiPath Communications Mining; UiPath GenAI Activities für Entwurf und Übersetzung; UiPath Action Center Aufgaben, abgeschlossen in Microsoft Teams und Outlook; UiPath Data Fabric Entitäten für den Fallsatz; ein konversationeller UiPath Agent als Microsoft Teams App; Warteschlangen, Trigger und Credential Store in UiPath Orchestrator
Die Intent-Taxonomie und die Leitregeln; die SAP-Statusabfrage samt Umgang mit Teiltreffern; die Antwortvorlagen und die schriftlichen Freigabegrenzen; das Fallmodell, das Nachrichten mit Rechnungen verknüpft; Werkzeuge und Leitplanken des Teams-Agenten; den Power BI Bericht
Das gemeinsame Postfach über den Microsoft Outlook 365 Konnektor für Trigger, Ordner und Versand; Rechnungs- und Zahlungsstatus aus SAP S/4HANA über die SAP BAPI und OData Konnektoren; Benachrichtigungen über den Microsoft Teams Konnektor
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine neue Nachricht im gemeinsamen Postfach löst die Aufnahme aus; Communications Mining klassifiziert sie und extrahiert Lieferant, Rechnungsnummern und Beträge
- AutomatisierungRechnungen, Auszüge und Bankänderungen gehen in ihre eigenen Prozesse, werden abgelegt und dem Absender bestätigt
- SystemBei einer Zahlungsfrage holt der Roboter Status, Historie und Summen zu den genannten Rechnungen aus SAP
- AutomatisierungGenAI Activities formulieren die Antwort in der Sprache der Anfrage aus den geholten Daten und einer freigegebenen Vorlage
- MenschDie Sachbearbeiterin prüft den Entwurf in Action Center und sendet ihn; Streitfälle, rechtliche Drohungen und Unklassifiziertes bleiben in einer kurzen Warteschlange
- AutomatisierungNachrichten werden zu einem Fallsatz verknüpft, und Objektleiter erhalten denselben Status vom Teams-Agenten, ohne ins Postfach zu schreiben
Modell der Zusammenarbeit von Mensch und Automat
Die Automatisierung übernimmt
- Die Klassifikation jeder Nachricht und jedes Anhangs nach Intent und die Extraktion der enthaltenen Bezüge
- Das Leiten von Rechnungen, Auszügen und Bankänderungen an die zuständigen Prozesse, mit Eingangsbestätigung
- Das Abrufen von Zahlungsstatus, Historie und Summen aus SAP zu einem Lieferanten oder einer Rechnung
- Den Antwortentwurf und die Verknüpfung aller Nachrichten zu einer Rechnung in einem Fall
Menschen entscheiden
- Ob jeder Entwurf hinausgeht, bis die gemessene Genauigkeit die Freigabe von Routineantworten in schriftlichen Grenzen trägt
- Über Streitfälle, rechtliche Drohungen und alles, was der Klassifikator nicht sicher einordnen konnte
- Welcher Lieferant einen Anruf statt einer Antwort braucht und was dort gesagt wird
- Über Taxonomie und Vorlagen, monatlich überprüft, wenn sich Lieferanten und Formulierungen ändern
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- das gemeinsame Kreditorenpostfach in Outlook
- Anhänge jeden Formats
- Fragen von Objektleitern in Microsoft Teams
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Communications Mining
- UiPath GenAI Activities
- UiPath Action Center
- UiPath Data Fabric
Zielsysteme
- SAP S/4HANA für Status und Historie
- Rechnungsstrecke, Auszugsabgleich und Lieferantenprüfung
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Entwurfsfreigabe in Action Center; die kurze Warteschlange für Streitfälle und Unklassifiziertes; der Teams-Agent für interne Fragen
Eingesetzte Technologien
klassifiziert jede Nachricht und jeden Anhang nach Intent und extrahiert Bezüge zu Lieferant, Rechnung und Betrag
Aentwirft die Antwort aus SAP-Daten und einer freigegebenen Vorlage, in der Sprache der Anfrage
Aholen den Status aus SAP, halten die Warteschlange, verwahren Zugangsdaten im Credential Store und protokollieren jeden Schritt
AEntwurfsfreigabe, Ausnahmeaufgaben und die kurze menschliche Warteschlange
Abeantwortet Objektleitern die Frage nach der Zahlung aus denselben SAP-Daten
ARechnungsstatus, Zahlungsdaten und Referenzen, Lieferantenhistorie und Summen
APostfachbericht: Volumen nach Intent, Antwortzeit, Rückstandsalter, korrigierte Entwürfe
ABeispielhaftes Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Jede Nachricht trägt in diesem Modell 3,95 freigesetzte Minuten, und das ist eine Mischung und keine Stoppuhrmessung: 6.000 Nachrichten zu drei Minuten sortieren sind 300 Stunden im Monat, 1.200 Zahlungsfragen zu zwölf Minuten beantworten weitere 240, während der Zielzustand 45 Stunden Sortierung für die 900 Nachrichten behält, die ein Mensch noch öffnet, und 100 Stunden für das Prüfen der Entwürfe. Die 395 Stunden dazwischen, über alle 6.000 Nachrichten verteilt, ergeben die Zahl unten. 31 € je Stunde sind ein angenommener Vollkostensatz für eine Kraft in einem mitteleuropäischen Shared-Service-Team, und keine dieser Zahlen wurde bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Rechnungen erreichen die Verarbeitung am Tag ihres Eingangs statt am Tag, an dem jemand sie öffnet, was jeder Durchlaufzeit drei Tage zurückgibt
- Zahlungsfragen werden binnen einer Stunde aus dem führenden System beantwortet, sodass Mahnungen sich nicht mehr vervielfachen und die Anrufe im Sekretariat der Finanzleitung ausbleiben
- Bankänderungen werden nie wie Routinefragen beantwortet, weil der Klassifikator sie mit Protokolleintrag an die Prüfkontrolle übergibt
- Objektleiter bekommen ihre Antwort in Teams ohne die Kreditorenbuchhaltung, was eine ganze Kategorie interner Post entfallen lässt
- Jedes Gespräch über eine Rechnung ist ein Fall mit Historie, sodass Zusagen an Lieferanten ein Nachweis sind und keine Suche über drei Postfächer
Sicht der Geschäftsleitung
- Die Auslastung wird nach Intent messbar statt nach ungelesenen Nachrichten, sodass das Team mit gewonnenen Verträgen wächst und nicht mit dem Rückstand
- Antwortqualität entsteht aus Vorlagen und Freigabestatistiken statt aus Schreibstil und Tagesform einzelner Personen
- Es wird sichtbar, welche Lieferanten am häufigsten fragen, und diese Liste ist meist eine Liste von Rechnungen, die aus einem lohnenden Grund feststecken
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Das Postfach erreicht ein Servicekonto über Microsoft Graph Anwendungsberechtigungen, die auf dieses eine Postfach begrenzt sind und nicht auf den Tenant, und der Roboter liest SAP mit einem Konto, das Zahlungsdaten nicht ändern kann
- Antworten verlassen das Kreditorenpostfach unter Vorlagen, die die Leitung der Kreditorenbuchhaltung verantwortet; die automatische Freigabe gilt nur für vorab schriftlich festgelegte Intents und Grenzen, mit einer täglich von einem Menschen geprüften Stichprobe
- Bankänderungen werden geleitet und protokolliert, nie von der Automatisierung beantwortet, denn diese Entscheidung gehört zur Prüfkontrolle und zu einem Anruf
- Lieferantennachrichten enthalten personenbezogene Daten und Bankverbindungen, deshalb läuft der generative Schritt unter dem UiPath AI Trust Layer mit Maskierung und einem freigegebenen Modell; der Klassifikator lernt auf Ihren eigenen Nachrichten in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, Ihre Microsoft 365 Daten bleiben in der EU Data Boundary, und Fallsätze werden unter Microsoft Purview Bezeichnungen aufbewahrt
Warum jetzt
E-Rechnungspflichten verlagern Dokumente aus der Post in strukturierte Kanäle, sodass im Postfach Fragen bleiben statt Rechnungen, und Fragen sind genau das, womit eine Ordnerregel nie zurechtkam
Die Klassifikation hat Schlüsselwortregeln hinter sich gelassen und liest Intent über Anhänge und mehrsprachige Stränge hinweg; die Antwort stand immer in SAP, neu ist, dass ein Roboter sie holt und den Satz darum formuliert, während ein Mensch weiterhin unterschreibt
Die Kosten des Wartens stehen im Modell: rund 12.245 € im Monat an Bearbeitungszeit, wovon der größere Teil nicht das Antworten ist, sondern das Entscheiden, was jede Nachricht überhaupt ist
Relevante Führungsrollen
Lieferanteneskalationen erreichen die Führungsebene nicht mehr, und das Postfach ist nicht länger die Tür, durch die ein Bankänderungsbetrug hereinkommt
Die Auslastung wird nach Intent messbar, sodass das Team mit gewonnenen Verträgen wächst und nicht mit dem Zähler ungelesener Nachrichten
Das Team verarbeitet, statt zu sortieren, und jedes Lieferantengespräch hat eine Fallhistorie, die auch andere lesen können
Häufige Fragen und Einwände
Regeln sortieren nach Absender und Betreff. Sie unterscheiden keine Zahlungsfrage von einer im selben höflichen Ton geschriebenen Bankänderung und lesen den Anhang nicht, der darüber entscheidet.
Sie entwirft, ein Mensch sendet. Routineantworten gehen erst allein hinaus, wenn die Korrekturquote gemessen ist, nur in von Ihnen schriftlich gesetzten Grenzen und nur mit einer täglichen Stichprobe auf einem Schreibtisch.
Der Klassifikator lernt auf Ihren eigenen Nachrichten in jeder dieser Sprachen statt auf einem allgemeinen Korpus, und der Entwurf entsteht in der Sprache des Lieferanten, geprüft von einem Menschen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Postfach mit einigen hundert Nachrichten im Monat, wo Ordnerregeln, ein gemeinsamer Tracker und ein klarer Dienstplan günstiger sind als ein Modell
- Ein Lieferantenportal, das Statusfragen bereits trägt und das die Lieferanten tatsächlich nutzen
- Keine Bereitschaft, Antwortvorlagen zu vereinheitlichen; ohne sie fehlt jeder Maßstab für den Entwurf
Eine Frage für die nächste Sitzung
Unsere Lieferanten wissen ohnehin, dass die Antwort in SAP steht, also was kostet es dieses Unternehmen, dass ein Mensch sie zweimal heraussuchen und abtippen muss, bevor sie sie hören?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Monats Ihres Postfachs: Intents, Sprachen, Mengen und Antwortzeiten, gemeinsam mit Ihrem Team annotiert
- Die Intent-Taxonomie, die Leitregeln und die Antwortvorlagen, abgestimmt mit der künftig verantwortlichen Person
- Ein trainiertes und validiertes Communications Mining Modell sowie die SAP-Statusabfrage samt Umgang mit Teiltreffern
- Den Antwortentwurf mit Freigabeweg in Action Center, das Fallmodell und den konversationellen Agenten in Teams
- Den Power BI Bericht, Schulung des Teams, einen kontrollierten Start und Unterstützung im Betrieb
Wir brauchen von Ihnen
- Einen Monat des Postfachs als Export, mit der Erlaubnis, eine Stichprobe zu annotieren
- Ein Servicekonto mit Zugriff auf dieses Postfach und Leserechten auf Rechnungs- und Zahlungsdaten in SAP
- Eine benannte Verantwortung in der Kreditorenbuchhaltung für Taxonomie, Vorlagen und Freigabegrenzen
- Ihre Eskalationsregeln, damit die kurze Warteschlange sie übernimmt statt neue zu erfinden
Etappen
Analyse
Ein Monat Nachrichten exportiert und annotiert; Taxonomie und Vorlagen abgestimmt
Design
Leitregeln, SAP-Abfragen, Antwortvorlagen, Freigabegrenzen, Fallmodell
Aufbau
Modelltraining, Roboter, Freigabeweg, Teams-Agent und Bericht in Ihrer Umgebung
Pilot und Ausbau
Klassifikation im Echtbetrieb mit Freigabe jeder Antwort und wöchentlicher Messung, danach Auszüge, Fallsatz und begrenzte automatische Freigabe
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Sprachen, der Streuung der Intents, der Sauberkeit der SAP-Statusdaten bei Teiltreffern und der Bereitschaft des Teams, Vorlagen zu vereinheitlichen.
1.146 ungelesen, und SAP kennt die Antwort auf die meisten davon längst.
Exportieren Sie eine Woche Ihres Kreditorenpostfachs und lassen Sie es uns gemeinsam mit Ihrem Team annotieren. Wir kommen zurück mit dem Intent-Mix, dem Anteil, der ohne Menschen geleitet werden könnte, und dem Anteil der Fragen, die Ihre eigenen Daten heute beantworten.
Eine Woche Ihres AP-Postfachs annotierenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Ihre besten Mitarbeitenden sortieren morgens Post, statt sie zu beantworten.
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