Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaZapis istnieje i limit istnieje; brakuje tylko czegokolwiek, co je stosuje
Polityka wydatków wykonywana linia po linii
Każda pozycja każdego raportu wydatków jest sprawdzana zapisami polityki już przy złożeniu, więc akceptujący rozstrzygają wyłącznie wyjątki, których reguły nie zamkną.
Streszczenie dla zarządu
Polityka nazywa limity. Akceptujący widzi kwotę, kategorię i trzydzieści innych raportów.
Zamieniamy spisaną politykę w wykonywalny zestaw reguł i uruchamiamy go na każdej pozycji przy złożeniu.
Polityka jest stosowana identycznie do każdej pozycji, bo działa jako reguły, a nie jako pamięć akceptującego w piątkowe popołudnie.
pola decyzji i odwołań do reguł w systemie wydatków; rachunkowość grantowa i projektowa; polityka i formularze upominków na SharePoint
Problem biznesowy
Podróże i wydatki
Polityka wydatków to zbiór reguł warunkowych: ta kategoria, do tej kwoty, dla tych osób, z tym dokumentem, zarezerwowane z takim wyprzedzeniem. Stosowanie reguł warunkowych do tysięcy pozycji to dokładnie to, w czym ludzie są słabi, a oprogramowanie dobre. A mimo to polityka żyje w PDF, a kontrola w głowie akceptującego. Ten akceptujący widzi kwotę i kategorię. Nie widzi pozycji z paragonu, nie wie, kto był uczestnikiem, i nie zna warunków grantu.
Braki są na tyle powtarzalne, że da się je wyliczyć. Alkohol na spotkaniach wewnętrznych i na finansowaniu z ograniczeniami. Posiłki z listą uczestników brakującą, rozdmuchaną albo rozliczoną dwa razy przez dwie osoby. Limity podrodzajów dla taksówek, śniadań i diet przekraczane o kwoty zbyt małe, by zauważyć je pojedynczo. Zakupy zaksięgowane w kategorii o wyższym limicie niż właściwa. Upominki bez formularza zgody. Loty rezerwowane trzy dni przed wylotem po trzykrotnej cenie. Dodatki do wynajmu, których nikt nie autoryzował. Sprzedawcy, których polityka wymienia jako wykluczonych.
Utrzymuje to model przeglądu. Finanse badają próbkę po wypłacie, więc polityka jest egzekwowana przez okazjonalny przykład, a nie z założenia. Ludzie porównują notatki i odkrywają, że ten sam wniosek dostał różne odpowiedzi w dwóch działach, co odbiera polityce autorytet. Każda nowelizacja dokłada zapisy, których nikt nie wykonuje, a dokument oddala się od wydatków, które opisuje.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPracownik buduje raport na koniec miesiąca i wybiera kategorie, które wydają się najbliższe
- SystemParagony są załączane jako zdjęcia, więc pozycje nigdy nie stają się danymi, które reguła mogłaby sprawdzić
- CzłowiekPrzełożony akceptuje kwotę, po trzydzieści raportów naraz, nie mając polityki przed sobą
- OczekiwanieRaport zostaje wypłacony, a finanse przeglądają próbkę kilka tygodni później
- Ryzyko błęduAlkohol na grancie, brak listy uczestników, lot rezerwowany dwa dni wcześniej i upominek bez formularza przechodzą, o ile próbka akurat do nich nie dotrze
- CzłowiekUstalenia po wypłacie zamieniają się w maile o zwrot kwot zbyt małych, by je ścigać, i zbyt licznych, by je zignorować
- Ryzyko błęduWyjątki przyznaje ten, kto akurat odpowie, więc dwoje pracowników dostaje różne odpowiedzi na to samo pytanie
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Odzyskiwanie po wypłacie rzadko działa. Pieniądze wyszły, pracownik kwestionuje, powołując się na to, na co pozwolono koledze, a finanse wydają na tę rozmowę więcej, niż warta jest pozycja.
- Koszty niekwalifikowalne na grantach i finansowaniu publicznym trzeba zwrócić, zwykle z narzutem, a jedno ustalenie zaprasza szerszą próbę przy kolejnym audycie.
- Od przełożonych wymaga się eksperckiej znajomości polityki, której nie mają i której nikt ich nie uczył, więc akceptacja staje się formalnością, a kontrola na papierze nie jest kontrolą w praktyce.
- Niespójność jest osobnym kosztem. Gdy ludzie zobaczą, że limity są egzekwowane nierówno, polityka przestaje być regułą, a staje się negocjacją.
- W relacjach regulowanych nieudokumentowany upominek albo posiłek z uczestnikiem z sektora publicznego to zdarzenie compliance, a nie zdarzenie kosztowe, i odkrywa je ktoś spoza spółki.
Koszt zaniechania
Zwrot środków, a nie czas analityków, jest tym, co czyni to drogim. Audytor grantowy, który raz znalazł problem z gościnnością, przy kolejnym podejściu bada szerszą próbę, a koszty niekwalifikowalne wracają z narzutem i z pytaniem, czego jeszcze nie sprawdzono. Nic z tego nie ma w wierszach powyżej, bo skala zależy od grantodawcy, a nie od spółki.
Tymczasem wydatki rosną wraz z zatrudnieniem i podróżami, a próbka pozostaje tej samej wielkości, więc udział pozycji kiedykolwiek sprawdzonych spada co roku. Kilka osób uczy się, które limity są egzekwowane, i mieści się tuż pod nimi. Cała reszta stosuje reguły egzekwowane wobec nich, a nie wobec kolegów, a rozjazd między dokumentem a wydatkami cicho się powiększa.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Organizacja badawczo-edukacyjna zatrudniająca 1 900 osób, finansowana z grantów publicznych, kontraktów przemysłowych i budżetu własnego. Ma chmurowy system wydatków, rachunkowość grantową obok księgi głównej i Microsoft 365 jako środowisko pracy.
Około 1 100 raportów wydatków miesięcznie o średniej wartości 360 €, czyli mniej więcej 396 000 € wydatków w miesiącu. Polityka limituje alkohol na osobę przy gościnności zewnętrznej, zakazuje go na obiektach grantowych, wymaga list uczestników i formularzy upominków oraz rezerwacji lotów na czternaście dni przed wylotem.
System wydatków rejestruje kategorie i kwoty; paragony pozostają zdjęciami. Dwoje analityków finansowych przegląda próbkę po wypłacie, a przełożeni akceptują kwotę.
Pozycje z paragonów nigdy nie stają się danymi, więc żadna reguła nie może na nich zadziałać. Audytorzy grantowi kwestionowali koszty gościnności w dwóch z trzech ostatnich audytów.
Tablice decyzyjne napisane z polityki działają na każdej pozycji przy złożeniu. Pozycje zgodne przechodzą nietknięte; pozycje łamiące zapis stają się zadaniem w Microsoft Teams do uzasadnienia, korekty albo akceptacji przez osobę uprawnioną do jej udzielenia.
W modelu trzy czwarte dzisiejszego nakładu na kontrolę przejmują reguły, a udział niezgodny z polityką jest zatrzymywany przed wypłatą, a nie ścigany później. Przykładowo, nie jest to wynik klienta.
Proponowane rozwiązanie
Zamieniamy spisaną politykę w wykonywalny zestaw reguł i uruchamiamy go na każdej pozycji przy złożeniu. Robot UiPath pobiera każdy złożony raport przez UiPath Integration Service. UiPath Document Understanding odczytuje paragony i zwraca pozycje: dania i napoje z rachunku restauracyjnego, dodatki z umowy najmu, daty rezerwacji i podróży z planu podróży. To jedyne miejsce, w którym używamy modelu, i istnieje ono dlatego, że bez wiedzy o tym, co zamówiono, reguła alkoholowa ani reguła na osobę nie mają na czym zadziałać.
Sama polityka działa jako tablice decyzyjne DMN w UiPath Maestro, co znaczy więcej, niż brzmi. Zespół finansowy potrafi przeczytać tablicę decyzyjną, zmienić w niej limit i zobaczyć efekt w raportach następnego dnia, a zmiana jest wersjonowana razem z procesem. Pozycje alkoholowe rozpoznawane są z opisów i typu sprzedawcy, dopuszczalne w limicie na osobę przy gościnności zewnętrznej i nigdy na obiekcie grantowym. Posiłki sprawdzane są pod kątem nazwisk uczestników, organizacji i kwot na osobę według typu uczestnika, a ten sam uczestnik w dwóch rozliczeniach jednego posiłku jest oznaczany. Limity podrodzajów stosuje się według miasta i daty. Błędne kategorie trafiają do przekodowania. Upominki sprawdzane są pod kątem formularza zgody i odbiorcy, a odbiorcy z sektora publicznego kierowani są do compliance. Loty i hotele zarezerwowane wewnątrz terminu są oznaczane z licznikiem powtórzeń na podróżnego, a dodatki do wynajmu odczytywane są z pozycji. Sprzedawcy wykluczeni są blokowani, a ci z szarej listy idą do uzasadnienia.
Pozycje zgodne idą dalej z potwierdzoną polityką. Pozycje niezgodne stają się zadaniami UiPath Action Center w Microsoft Teams z zapisem, pozycją i kwotą: pracownik uzasadnia albo poprawia, a przełożony lub compliance akceptuje wyjątek z podaniem powodu. Każda decyzja wraca do systemu z odwołaniem do reguły. Power BI pokazuje naruszenia według reguł, zespołów i źródeł finansowania, co mówi właścicielowi polityki, gdzie jest ona niejasna, a nie ignorowana.
Tablice decyzyjne DMN i zadania użytkownika w UiPath Maestro; odczyt pozycji w UiPath Document Understanding; zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; kolejki, wersjonowanie i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do systemu wydatków, HR i księgowości
Tablice decyzyjne dla każdego rozdziału polityki, ścieżki wyjątków i uprawnienia do ich akceptacji, zapis decyzji z odwołaniem do reguły, kontrolę źródła finansowania wobec obiektu kosztowego oraz model naruszeń w Power BI
Pobranie obiektu kosztowego i warunków grantu tam, gdzie księgowość nie udostępnia standardowego konektora; narzędzie rezerwacji podróży dla dat rezerwacji
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZłożenie raportu uruchamia robota, który pobiera raport, jego pozycje i zdjęcia
- AutomatyzacjaDocument Understanding zwraca pozycje: dania i napoje, dodatki do wynajmu, daty rezerwacji i podróży
- AutomatyzacjaTablice decyzyjne stosują politykę zapis po zapisie wobec kategorii, obiektu kosztowego i historii samego podróżnego
- AutomatyzacjaPozycje zgodne idą do akceptacji z potwierdzoną polityką i zapisanymi odwołaniami do reguł
- CzłowiekPozycje łamiące zapis stają się zadaniem w Teams, gdzie pracownik uzasadnia albo poprawia, mając zapis i kwotę przed sobą
- CzłowiekWyjątki akceptuje osoba do tego uprawniona, co przy upominkach i odbiorcach publicznych oznacza compliance, a nie przełożonego
- AutomatyzacjaDecyzje wracają do systemu z odwołaniem do reguły, a widok naruszeń aktualizuje się według reguł, zespołów i źródeł finansowania
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Odczyt pozycji z paragonów, umów najmu i planów podróży
- Reguły alkoholowe, uczestników, podrodzajów, kategorii, upominków, terminów, dodatków i sprzedawców na każdej pozycji
- Kontrolę źródła finansowania wobec obiektu kosztowego, zanim cokolwiek trafi na grant
- Tworzenie zadań z zapisem i kwotą oraz zapis każdej decyzji
Człowiek decyduje
- O uzasadnieniu albo korekcie, co pozostaje przy pracowniku
- O akceptacji wyjątków, z podaniem powodu, przez rolę wskazaną w regule
- O treści polityki: limitach, definicjach uczestników, listach sprzedawców i progach
- O tym, co dzieje się przy powtarzanych naruszeniach, co jest rozmową z HR, a nie regułą
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- złożone raporty i zdjęcia paragonów
- daty rezerwacji podróży
- stanowisko i MPK z HR
- źródło finansowania na obiekcie kosztowym
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- pola decyzji i odwołań do reguł w systemie wydatków
- rachunkowość grantowa i projektowa
- polityka i formularze upominków na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: zadania Action Center w Microsoft Teams; akceptacja compliance dla upominków i odbiorców publicznych; kwartalny przegląd reguł przez właściciela polityki
Wykorzystane technologie
polityka działa jako tablice, które zespół finansowy czyta i zmienia, wersjonowane z procesem
Apozycje z rachunków restauracyjnych, umów najmu i planów podróży
Auzasadnienie i akceptacja wyjątku z widocznym zapisem i pozycją
Awyzwalacz złożenia, pobranie raportu, dane HR i obiektu kosztowego, zapis decyzji
Awykonanie, kolejki, wersjonowanie reguł i dziennik każdej sprawdzonej pozycji
Arozstrzyga, kto może akceptować który wyjątek, oddzielając compliance od linii zarządczej
Awskaźnik naruszeń według reguł, zespołów i źródeł finansowania oraz akceptacje według osób
Anasz projekt: alkohol, uczestnicy, limity podrodzajów, upominki, terminy, dodatki, sprzedawcy
CPrzykładowy model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Sześć minut na raport kupuje dziś próbkowanie. Kalkulator wycenia wyłącznie tę część nakładu, którą przejmuje zestaw reguł, około trzech czwartych, więc wolumen to 820 z 1 100 raportów, a nie wszystkie. 39 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy analityka finansowego w Europie Środkowej. Pula wydatków niezgodnych policzona jest osobno poniżej, bo zatrzymany wydatek to nie uwolniony czas i nie należy dodawać obu w jednym kalkulatorze.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Polityka jest stosowana identycznie do każdej pozycji, bo działa jako reguły, a nie jako pamięć akceptującego w piątkowe popołudnie
- Koszty niekwalifikowalne nie trafiają na grant, bo kontrola źródła finansowania działa przed akceptacją, a nie przy audycie
- Wydatki niezgodne z polityką są zatrzymywane przed wypłatą, więc rozmowa o zwrocie w większości znika
- Akceptujący rozstrzygają wyłącznie prawdziwe wyjątki, mając przed sobą zapis, pozycję i kwotę
- Zmiana polityki działa od następnego złożenia, a nie po okólniku, bo tablica jest polityką
- Audytorzy dostają zestaw reguł, dziennik każdej sprawdzonej pozycji i każdego zaakceptowanego wyjątku, co jest mocniejszą pozycją niż próbka
Perspektywa zarządcza
- Wskaźnik naruszeń według reguł, zespołów i źródeł finansowania rozdziela dwa różne problemy: politykę, którą ludzie ignorują, i politykę, której nie rozumieją
- Akceptacje wyjątków według osób pokazują, kto przepuszcza wszystko, a tej rozmowy dziś nie da się przeprowadzić
- Każdy upominek, każdy posiłek z uczestnikami zewnętrznymi i każdy odbiorca publiczny są na jednej liście wraz z akceptacją
- Reguły są czytelnym artefaktem w rękach właściciela polityki i są wersjonowane, więc zmiana limitu jest decyzją z datą, a nie mailem
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Zestaw reguł jest kontrolą, więc jest wersjonowany, zatwierdzany i zmieniany wyłącznie przez właściciela polityki, a każda sprawdzona pozycja jest logowana wobec wersji reguły, która ją sprawdziła
- Robot czyta raporty i zapisuje decyzje oraz odwołania do reguł; nie ma prawa akceptacji, co pozostawia decyzję człowiekowi w każdym przypadku
- Role akceptujące rozstrzygane są z grup Microsoft Entra ID, więc akceptacji compliance nie może udzielić przełożony będący jednocześnie dysponentem budżetu
- Nazwiska uczestników i odbiorcy upominków to dane osobowe: zostają w systemie wydatków i są przywoływane przez zadanie, a nie kopiowane do niego. Odczyt działa pod UiPath AI Trust Layer w regionie EU UiPath Automation Cloud
- Jednolite stosowanie ma znaczenie prawne, a nie wyłącznie etyczne, więc progi i listy sprzedawców są opisane i przeglądane z radą pracowników tam, gdzie wymaga tego prawo lokalne
Dlaczego teraz
Grantodawcy i regulatorzy przeszli na audyty gościnności, upominków i kosztów niekwalifikowalnych oparte na danych, a kontrola próbkowa źle odpowiada na pytanie oparte na danych
Pozycje z paragonów stały się czytelne dla modeli wytrenowanych, co dostarczyło jedyną brakującą daną regułom polityki
Tablice decyzyjne oddają reguły w ręce finansów, więc wykonanie istniejącej polityki kosztuje dziś mniej niż jej ponowne wydanie
Istotne role kierownicze
Wydatki niezgodne z polityką zatrzymują się przed wypłatą, a polityka staje się wykonywana, a nie tylko opublikowana
Upominki, gościnność i odbiorcy publiczni są sprawdzani na każdej pozycji, a akceptacje zapisane wobec reguły
Analitycy zajmują się wyjątkami zamiast próbek, a limit da się zmienić bez projektu
Częste pytania i zastrzeżenia
Ma limity na kategorie liczone od kwot. Alkohol na paragonie, liczba uczestników, termin rezerwacji i dodatki do wynajmu to fakty z pozycji, których ten system nigdy nie widzi, i dlatego te zapisy nigdy nie działały.
Dziś kłócą się z finansami, po wypłacie, gdy nic nie da się cofnąć. Zadanie, które cytuje zapis i pozycję oraz daje ścieżkę uzasadnienia, kończy się krótszym sporem i zapisanym rozstrzygnięciem.
Przełożenie je ujawnia, a właściciel polityki rozstrzyga każde raz. W większości organizacji to pierwszy raz, gdy polityka dostaje taką uwagę od czasu jej napisania.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Polityka to strona zasad bez limitów i warunków; reguły trzeba najpierw napisać, zanim cokolwiek je wykona
- Paragony nie są rejestrowane jako zdjęcia, więc pozycji nie da się odczytać, a większość reguł nie ma na czym działać
- Wolumen to kilkaset raportów miesięcznie, a finanse i tak czytają każdy z nich
- Organizacja nie jest gotowa egzekwować konsekwentnie, a zestaw reguł rutynowo obchodzony jest gorszy niż jego brak
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy ten zarząd zgodziłby się, przy jakiejkolwiek innej kontroli finansowej, aby regułę stosował ten przełożony, który akurat czyści kolejkę w piątkowe popołudnie?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Przełożenie polityki na reguły testowalne, z listą każdego zapisu, który okazuje się niewykonalny, do rozstrzygnięcia przez właściciela polityki
- Przebieg historyczny tych reguł na trzech miesiącach wypłaconych raportów, który daje wskaźnik naruszeń, za jaki organizacja dotąd płaciła
- Tablice decyzyjne przejrzane i zatwierdzone przez finanse i compliance, wraz ze ścieżkami wyjątków i rolami akceptującymi
- Konfigurację odczytu pozycji oraz integrację z systemem wydatków, HR i księgowością
- Pilotaż doradczy w jednym pionie, potem zadania w Teams na żywo, potem pozostałe piony i listy sprzedawców
- Szkolenie właściciela polityki ze zmiany tablicy i kwartalny przegląd reguł na danych o naruszeniach
Potrzebujemy od Państwa
- Obowiązującej polityki wydatków wraz z załącznikami i regułami istniejącymi wyłącznie jako praktyka
- Trzech miesięcy wypłaconych raportów z paragonami oraz danych o obiektach kosztowych i finansowaniu
- Właściciela polityki z uprawnieniem do rozstrzygnięcia niejednoznaczności, które ujawni przełożenie
- Dostępu dla konta technicznego, które czyta raporty i zapisuje decyzje, ale nie może akceptować
Etapy
Przełożenie
Polityka na reguły, z lukami i sprzecznościami spisanymi do decyzji
Przebieg historyczny
Reguły zastosowane do trzech miesięcy wypłaconych raportów, z przeglądem wyników pozycja po pozycji
Budowa
Tablice decyzyjne, odczyt, zadania w Teams, zapis decyzji i model naruszeń
Pilotaż doradczy
Bieżące złożenia w jednym pionie sprawdzane bez zatrzymywania czegokolwiek, ze strojeniem progów
Wdrożenie
Włączenie zadań, kolejne piony, reguły finansowania i listy sprzedawców, z kwartalnym przeglądem
Szybki efekt. Reguły są niewielkie, a platforma standardowa; nakład zależy od tego, ile zapisów wymaga decyzji, zanim da się je wykonać, i ile szczegółu pozycji faktycznie niosą paragony.
Rioja, dwie butelki, obciążona grantem badawczym i zaakceptowana w cztery sekundy.
Prosimy o Państwa politykę wydatków i 500 pozycji z paragonami. Przekładamy zapisy na tablice decyzyjne, odsyłamy pozycje, które zostałyby zatrzymane, i listę zapisów, których w tym brzmieniu nie da się wykonać.
Uruchom politykę na 500 pozycjachTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażdy raport wydatków sprawdzony, zanim pieniądze wyjdąPróba sprawdzana po wypłacie znajduje błędy, których nie da się odzyskać, a duplikatów nie widzi wcale.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaBrakujące pozycje i podatek wyłapane przy złożeniuVAT od noclegu przepada w tygodniu, w którym rachunek jest zły, a nie w kwartale, gdy zauważy to doradca.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych