Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaZamiast próby po wypłacie pełna kontrola przed zwrotem kosztów
Każdy raport wydatków sprawdzony, zanim pieniądze wyjdą
Każdy raport jest testowany wobec paragonów, polityki i dwóch lat historii, zanim zostanie zwolniony; audytorzy otwierają wyłącznie wyjątki.
Streszczenie dla zarządu
Próba sprawdzana po wypłacie znajduje błędy, których nie da się odzyskać, a duplikatów nie widzi wcale.
Zmiana dotyczy kolejności: kontrola przesuwa się przed płatność.
Pokrycie staje się pełne: każda pozycja jest testowana przed wypłatą, a nie losowy ułamek po niej.
SAP Concur (status kontroli i komentarze); SAP S/4HANA (księgowanie zwrotów); Power BI
Problem biznesowy
Podróże i wydatki
Kontrola wydatków jest badaniem próbki po wypłacie z jednego powodu: przeczytanie wszystkich paragonów ręcznie jest przy tym wolumenie niewykonalne. Reszta wynika z tego wprost. Błędy wychodzą po zwrocie kosztów, więc odzyskiwanie jest niewygodne, powolne i często porzucane. Duplikaty są niemal niewidoczne, bo kryją się między raportami, między zasileniem z karty a rozliczeniem gotówkowym i między miesiącami. Przerobione paragony przechodzą, bo nikt nie porównuje krojów pisma, sum i metadanych pliku w próbce jednego dokumentu.
Ludzie wykonujący tę pracę są wykwalifikowani i drodzy, a większość miesiąca spędzają na potwierdzaniu, że zwyczajne raporty są zwyczajne. Udział tych niezwyczajnych jest niewielki, ale w skali grupy to wymierne kwoty, a sprawa, która wychodzi późno, kosztuje znacznie więcej w tłumaczeniach niż w euro. Tymczasem akceptujący przełożony, jedyna druga kontrola, patrzy na sumy, a nie na paragony.
Skala pogarsza każdy z tych punktów. Paragony przychodzą w dziewięciu językach i kilkunastu reżimach podatkowych; trzech analityków nie przeczyta ich spójnie. Pokrycie spada wraz ze wzrostem firmy, bo próba zostaje tej samej wielkości, a populacja nie. Ustalenia opisują zaś próbkę, a nie populację, więc nie ma podstawy dowodowej, żeby zmienić politykę, doszkolić kraj albo zakwestionować pracę przełożonego.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPracownik składa raport z załączonymi obrazami paragonów po zakończeniu wyjazdu
- CzłowiekPrzełożony akceptuje, w praktyce po sumach, nie otwierając paragonów
- SystemSystem rozliczeń zwalnia raport, a przebieg płatności zwraca koszty pracownikowi
- OczekiwanieAudyt wewnętrzny czeka na zamknięcie miesiąca, potem eksportuje opłacone raporty
- CzłowiekAnalityk losuje próbkę i otwiera każdy raport, porównując paragony z zadeklarowanymi pozycjami
- Ryzyko błęduDuplikaty między raportami, kartami i miesiącami oraz przerobione paragony przechodzą, o ile próba ich przypadkiem nie złapie
- CzłowiekUstalenia idą do finansów, które mailują do pracowników o zwrot albo wyjaśnienie wiele miesięcy po wyjeździe
- SystemDo komitetu audytu trafia kwartalny pakiet: wielkość próby, ustalenia, odzyski
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Odzyskiwanie to droższa połowa i nie ma jej w żadnej pozycji budżetu. Ściąganie już wydanych pieniędzy zjada czas finansów, psuje relację z pracownikami, którzy pomylili się w dobrej wierze, i zwykle kończy się odpisem.
- To, co przechodzi, uczy. Nieliczni, którzy zauważą, że podzielone roszczenie albo powtórne złożenie przechodzi, robią to znowu, a kwoty rosną na tyle wolno, że nigdy nie zwracają uwagi przełożonego.
- Przełożeni dopasowują się do kontroli, którą widzą. Gdy akceptacja nie jest sprawdzana, akceptowanie przyspiesza, a druga para oczu staje się kliknięciem.
- Każde przejęcie dokłada kraj, którego formatów paragonów, języków i zasad podatkowych nikt w zespole nie czyta, więc pokrycie jest tam przez rok bliskie zeru.
- Audytorzy zewnętrzni akceptują próbkowanie do pierwszej sprawy, która trafi do regulatora albo do gazety; wtedy pytaniem nie jest kwota, tylko dlaczego nikt nie spróbował pełnego pokrycia.
Koszt zaniechania
Pokrycie spada bez niczyjej decyzji. Liczba raportów rośnie wraz z zatrudnieniem i podróżami, zespół audytu z nią nie rośnie, a jeden raport na osiem po cichu staje się jednym na dziesięć. Każde przejęcie dokłada kraj, którego paragonów nikt nie czyta, a listy o zwrot wciąż wychodzą wiele miesięcy po wypłacie i wciąż kończą się odpisem.
Cichym ryzykiem jest zachowanie ludzi. Ci, którzy nauczyli się, że powtórne złożenie przechodzi, robią to dalej, a ich roszczenia rosną na tyle wolno, że nigdy nie zwracają uwagi przełożonego ani próby. Nic z tego nie jest dramatyczne w pojedynczym miesiącu i właśnie dlatego przetrwa każdy przegląd tej kontroli.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa przemysłowa z branży materiałów budowlanych, 6 500 pracowników w dziewięciu krajach Europy, SAP Concur jako system rozliczeń i SAP S/4HANA jako księga główna. Audyt wewnętrzny to trzech analityków podlegających dyrektorowi audytu.
Około 4 200 raportów wydatków miesięcznie, mniej więcej 31 000 pozycji, średnia wartość raportu 410 €, czyli około 1,7 mln € zwracanych co miesiąc. Paragony przychodzą w dziewięciu językach, głównie rachunki hotelowe, restauracyjne i taksówkowe.
Jeden raport na osiem trafia do próby po wypłacie, 525 miesięcznie po około 18 minut każdy. Ustalenia to głównie brak wyszczególnienia i drobne zawyżenia oraz kilka razy w roku duplikat albo przerobiony paragon.
Kontrola stoi już po wyjściu gotówki i obejmuje losowy ułamek, więc wzorce między osobami, kartami i miesiącami nigdy nie są widoczne, a niczego znalezionego nie da się zapobiec.
Każdy zaakceptowany raport jest pobierany przed zwolnieniem, a jego paragony odczytuje UiPath Document Understanding. Zestaw reguł testuje każdą pozycję pod kątem duplikatów, rozbieżności paragonu z deklaracją, zawyżonych sum, sygnałów ingerencji w dokument i limitów polityki. Czyste raporty idą do wypłaty; reszta trafia do audytora z gotowymi dowodami.
W modelowanym przypadku pokrycie rośnie z jednego raportu na osiem do wszystkich, a mniej więcej 9% raportów podnosi wyjątek. Miesiąc analityka przesuwa się z potwierdzania zwyczajnych raportów na rozstrzyganie tych, które nie przeszły reguły. Ilustracyjnie, nie jest to wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Zmiana dotyczy kolejności: kontrola przesuwa się przed płatność. Gdy przełożony zaakceptuje raport, konektor UiPath Integration Service do SAP Concur uruchamia robota, który pobiera raport, jego pozycje i obrazy paragonów. UiPath Document Understanding odczytuje każdy paragon wstępnie wytrenowanym modelem Receipts, a Generative Extraction bierze na siebie układy, których model nie rozpoznaje. Każde odczytane pole niesie ocenę pewności, a wszystko poniżej progu idzie do Validation Station, zamiast wchodzić w regułę.
Następnie na każdej pozycji uruchamiają się reguły. Budujemy je z zespołem audytu jako tablice decyzyjne DMN w UiPath Maestro, więc progi należą do finansów i zmieniają się w udokumentowanym trybie. Reguły obejmują: wyszukiwanie duplikatów między raportami, transakcjami kartowymi i w oknie 24 miesięcy; porównanie paragonu z deklaracją co do kwoty, daty, waluty i sprzedawcy; zawyżone sumy i napiwki; sygnały ingerencji w obraz paragonu; oraz limity polityki obowiązujące w danym kraju. Indeks odcisków pozycji, skrótów paragonów i transakcji kartowych leży w UiPath Data Fabric.
Każdy raport wychodzi z reguł z wynikiem. Czyste raporty są zwalniane do przebiegu płatności, a status kontroli wraca do systemu rozliczeń. Raporty, które nie przeszły reguły, stają się zadaniami przeglądu w UiPath Action Center, dostarczanymi tam, gdzie pracuje zespół audytu, w Microsoft Teams. Na jednym ekranie są obraz paragonu, kandydat na duplikat, reguła, która zadziałała, i klauzula polityki. Audytor zwalnia, zwraca raport pracownikowi albo eskaluje sprawę do compliance, a decyzja wraca do systemu i do logu. Power BI pokazuje pokrycie, odsetek wyjątków według reguł, krajów i przełożonych oraz zatrzymane kwoty.
Sztuczna inteligencja jest w tym projekcie wąska i nadzorowana. Model czyta paragony i sygnalizuje anomalie obrazu; niczego nie rozstrzyga. Dopasowanie duplikatów, reguły i wyniki są deterministyczne i powtarzalne, i właśnie to sprawia, że rezultat da się obronić przed komitetem audytu.
Wstępnie wytrenowany model Receipts, Generative Extraction i Validation Station w UiPath Document Understanding; UiPath Maestro z tablicami decyzyjnymi DMN; zadania przeglądu UiPath Action Center dostarczane w Microsoft Teams; konektor UiPath Integration Service do SAP Concur; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i audyt w UiPath Orchestrator; encje UiPath Data Fabric
Zestaw reguł i jego progi, 24-miesięczny indeks duplikatów po pozycjach, skrótach paragonów i transakcjach kartowych, układ dowodów widziany przez audytora, logikę zwolnienia i zwrotu wraz z zapisem zwrotnym, ścieżkę eskalacji do compliance oraz raportowanie w Power BI o pokryciu, odsetku wyjątków i zatrzymanych kwotach
Import zasilenia z kart firmowych używany do dopasowania duplikatów między kanałami; księgowanie zwrotów w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP tam, gdzie system rozliczeń nie księguje ich sam
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaAkceptacja przełożonego uruchamia pobranie raportu, jego pozycji i obrazów paragonów jeszcze przed zwolnieniem
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje każdy paragon, z Generative Extraction dla nietypowych układów i oceną pewności dla każdego pola
- CzłowiekPola poniżej progu pewności idą do Validation Station na krótkie sprawdzenie, żeby żadna reguła nie działała na domysł
- AutomatyzacjaReguły DMN testują każdą pozycję: duplikaty między raportami, kartami i 24 miesiącami, rozbieżności paragonu z deklaracją, zawyżone sumy, sygnały ingerencji w obraz, limity polityki
- AutomatyzacjaRaporty, które przeszły wszystkie reguły, są zwalniane do przebiegu płatności, a status kontroli wraca do systemu
- SystemRaporty, które nie przeszły, stają się zadaniami przeglądu Action Center w Microsoft Teams z załączonymi dowodami
- CzłowiekAudytor zwalnia, zwraca raport pracownikowi z uzasadnieniem albo eskaluje sprawę do compliance
- AutomatyzacjaDecyzje wracają do systemu i do logu, a Power BI odświeża pokrycie, odsetek wyjątków według reguł i zatrzymane kwoty
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobranie każdego zaakceptowanego raportu, jego pozycji i obrazów paragonów
- Odczyt paragonów w dowolnym języku, z oceną pewności dla każdego pola
- Wyszukiwanie duplikatów między raportami, transakcjami kartowymi i w oknie 24 miesięcy
- Wykonanie reguł, wynik ryzyka dla raportu i zwolnienie tych, które przechodzą
Ludzie decydują
- O każdym wyjątku: zwolnić, zwrócić pracownikowi czy eskalować
- O każdym postępowaniu w sprawie podejrzenia nadużycia i o każdej rozmowie z pracownikiem
- O odczytach o niskiej pewności, sprawdzanych w Validation Station, zanim zobaczy je reguła
- O samych progach reguł, które pozostają decyzją finansów pod kontrolą zmian
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- zaakceptowane raporty i obrazy paragonów z SAP Concur
- zasilenie z kart firmowych
- dokumenty polityki i tablice reguł na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
- UiPath Data Fabric
Systemy docelowe
- SAP Concur (status kontroli i komentarze)
- SAP S/4HANA (księgowanie zwrotów)
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: kolejka przeglądu Action Center w Microsoft Teams; Validation Station dla paragonów o niskiej pewności; ścieżka eskalacji do compliance
Wykorzystane technologie
wstępnie wytrenowany model Receipts i Generative Extraction czytają każdy obraz paragonu, z oceną pewności
Apobierają zaakceptowane raporty, wykonują kontrole, prowadzą kolejki, poświadczenia i ślad audytowy
Awykonuje zestaw reguł: duplikaty, rozbieżności, zawyżone sumy, limity polityki
Atrzyma 24-miesięczny indeks odcisków pozycji, skrótów paragonów i transakcji kartowych
Akolejka przeglądu dla audytora z załączonymi dowodami, przydziałem i terminami
Amiejsce, w którym zadania przeglądu i eskalacje docierają do zespołu audytu
Awyzwalacz na zaakceptowanym raporcie, pobranie raportu i paragonów, zapis statusu kontroli
Apokrycie, odsetek wyjątków według reguł, krajów i przełożonych oraz zatrzymane kwoty
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Ramka poniżej wycenia jedną rzecz, próbkę po wypłacie: 525 raportów miesięcznie, jeden na osiem z 4 200, po około 18 minut ręcznej kontroli każdy, przy 42 € pełnego kosztu godziny pracy analityka. Nie odejmuje pracy, która ją zastępuje. Tę podajemy osobno: mniej więcej 380 wyjątków miesięcznie po około 12 minut daje 76 godzin, więc uwolnienie netto to 81,5 godziny miesięcznie, czyli około 3 423 €. Większa liczba leży poza kalkulatorem: przy 1 722 000 € zwracanych miesięcznie i 0,6% zatrzymanych lub skorygowanych przed wypłatą, 10 332 € miesięcznie w ogóle nie wychodzi. Obie proporcje są założeniem do dyskusji, a nie pomiarem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pokrycie staje się pełne: każda pozycja jest testowana przed wypłatą, a nie losowy ułamek po niej
- Duplikaty wychodzą na jaw, bo porównanie idzie przez raporty, zasilenia z kart i dwa lata, czego żadna ludzka próba nie robi
- Zapobieganie zastępuje odzyskiwanie, więc niezręczny mail wiele miesięcy po wyjeździe przestaje być częścią procesu
- Audytorzy poświęcają miesiąc na osąd, bo raporty przechodzące wszystkie reguły nigdy nie trafiają do kolejki
- Traktowanie jest spójne w dziewięciu krajach i językach, bo te same reguły czytają każdy paragon
- Decyzje o polityce zyskują podstawę dowodową, bo ustalenia opisują całą populację, a nie próbkę
Perspektywa zarządu
- Pokrycie przestaje być liczbą do obrony, a staje się faktem, z odsetkiem wyjątków według reguł, krajów i przełożonych pod spodem
- Wiek kolejki pokazuje, czy zespół audytu nadąża, a struktura wyjątków, czy reguły są nastrojone, czy hałaśliwe
- Każde zwolnienie i zwrot jest zalogowane z dowodami i nazwiskiem audytora, więc pakiet dla komitetu audytu powstaje z logu, a nie ze składania
- Wielkość zespołu idzie za liczbą wyjątków, a nie za liczbą raportów, co po raz pierwszy uniezależnia tę kontrolę od zatrudnienia
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Obrazy paragonów i pozycje wydatków to dane osobowe: zostają w Państwa środowisku Microsoft 365 i w regionie UE UiPath Automation Cloud i nie są przetwarzane nigdzie indziej
- Robot korzysta z dedykowanego konta w systemie rozliczeń z prawem odczytu zaakceptowanych raportów i zapisem ograniczonym do statusu kontroli, a poświadczenia leżą w magazynie Orchestrator albo w Azure Key Vault
- Odczyt i każdy krok generatywny działają pod UiPath AI Trust Layer, z listą dopuszczonych modeli, maskowaniem tam, gdzie ekstrakcja nie potrzebuje pola, i pełnym logowaniem zapytań oraz odpowiedzi
- Wyjątki widzą wyłącznie audytorzy, przypisani przez grupę Microsoft Entra ID, a każde zwolnienie, zwrot i eskalacja są przypisane do konkretnej osoby
- Indeks duplikatów przechowuje skróty i odciski pozycji, a nie same obrazy, przez okres retencji uzgodniony z inspektorem ochrony danych
- Pracownicy są informowani, że każdy raport jest sprawdzany, co w kilku krajach jest wymogiem prawnym i zarazem najsilniejszą częścią tej kontroli
Dlaczego teraz
Odczyt paragonów w wielu językach jest dziś gotową funkcją, a nie projektem modelowym, a Generative Extraction radzi sobie z układami, które kiedyś pokonywały OCR
Przekonujące spreparowane paragony da się dziś zrobić narzędziami konsumenckimi, a kontrola czytająca jeden dokument na osiem powstała dla świata, w którym tak nie było
Ekonomia się odwróciła: sprawdzanie wszystkiego kosztuje mniej niż zespół sprawdzający jeden raport na osiem, a modelowe 10 332 € miesięcznie zatrzymanych wydatków nie zależy od dokładania analityków
Role zarządcze, których to dotyczy
Wydatki zatrzymane, zanim wyjdą, i liczba pokrycia, którą komitet audytu przyjmuje bez dyskusji o wielkości próby
Pełne pokrycie z dowodami, miara precyzji reguł i broniony log za każdą decyzją
Mniejsza kolejka obsługiwana przez ten sam zespół i koniec listów o zwrot pisanych miesiące po wyjeździe
Spójne traktowanie w dziewięciu krajach i wczesne wykrywanie spreparowanych dokumentów zamiast dorocznego odkrycia
Częste pytania i zastrzeżenia
Akceptują je, bo pełne pokrycie nie było wykonalne. Kiedy jest wykonalne i tańsze niż próba, próbkowanie staje się wyborem do uzasadnienia, a nie ograniczeniem do zrozumienia.
Po to jest bieg równoległy: reguły pracują na bieżących raportach obok istniejącej próby, aż precyzja będzie akceptowalna. Potem odsetek wyjątków jest monitorowany regułą po regule, więc hałaśliwy próg widać w kilka dni.
Większość wyjątków to błędy i duplikaty, a nie nadużycia, a spójna kontrola chroni uczciwych pracowników przed podejrzeniem. Reguły są spisane, identyczne dla wszystkich, a każda decyzja zostaje przy człowieku.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż kilkaset raportów miesięcznie, gdy jedna osoba jest w stanie przeczytać wszystko
- Paragony są wciąż papierowe i nie są skanowane przy składaniu; najpierw trzeba rozwiązać ich przechwytywanie
- Wbudowany moduł kontroli w systemie rozliczeń obejmuje już duplikaty między raportami, jest nastrojony i używany
- Nikt w finansach ani w audycie nie obsłuży kolejki w ciągu kilku dni; kolejka wyjątków, której nikt nie otwiera, jest gorsza od próby
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy ten zarząd wolałby tłumaczyć komitetowi audytu pokrycie na poziomie jednego raportu na osiem, czy koszt doprowadzenia go do ośmiu na osiem?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Przeczytanie trzech miesięcy opłaconych raportów z paragonami obok Państwa własnych ustaleń z tego okresu, żeby reguły kalibrowały się na tym, co zespół już wie
- Zestaw reguł jako tablice decyzyjne należące do finansów i audytu: duplikaty, rozbieżności, zawyżone sumy, sygnały ingerencji, limity polityki
- Konfigurację odczytu paragonów dla Państwa języków i formatów, z progami pewności i ścieżką walidacji
- Indeks duplikatów po pozycjach, skrótach paragonów i transakcjach kartowych, z okresem retencji uzgodnionym z inspektorem ochrony danych
- Kolejkę przeglądu, jej układ dowodów, zapis zwrotny decyzji i eskalację do compliance
- Power BI o pokryciu, odsetku wyjątków, precyzji i zatrzymanych kwotach oraz szkolenie zespołu audytu
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy opłaconych raportów z obrazami paragonów oraz ustaleń kontroli z tego samego okresu
- Zasilenia z kart firmowych i polityki wydatków w wersji obowiązującej
- Dyrektora audytu jako właściciela procesu, mogącego decydować o progach
- Kont technicznych do systemu rozliczeń i środowiska testowego
Etapy
Kalibracja
Historyczne raporty i Państwa własne ustalenia przekute w pierwszy zestaw reguł z progami
Bieg równoległy
Reguły pracują na bieżących raportach w jednym kraju, audytorzy dalej robią próbkę, precyzja jest strojona
Włączenie
Wstrzymanie przed wypłatą rusza w tym kraju, a kolejka jest obserwowana codziennie
Wdrożenie
Kraj po kraju, z lokalnymi formatami paragonów, językami i zasadami podatkowymi
Utrzymanie
Comiesięczny przegląd reguł, monitoring odsetka wyjątków, raport dla komitetu audytu prosto z logu
Działowe. Nakład zależy od liczby krajów i języków paragonów, jakości zasilenia z kart oraz tego, ile Państwa reguł polityki da się zapisać jako progi, a nie jako osąd.
Siedem raportów wydatków na osiem jest opłacanych bez przeczytania paragonu.
Wystarczy eksport 300 opłaconych raportów z ostatniego kwartału razem z obrazami paragonów, w razie potrzeby zanonimizowanych. Uruchamiamy na nich nasz zestaw reguł i zwracamy wyjątki z załączonymi dowodami oraz oceną precyzji każdej reguły.
Prześlij 300 opłaconych raportówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażda transakcja kartowa dopasowana do paragonu i politykiWydatki kartowe są dopasowywane, kodowane i sprawdzane tygodnie po księgowaniu, a paragony ściga się bez końca.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaBrakujące pozycje i podatek wyłapane przy złożeniuVAT od noclegu przepada w tygodniu, w którym rachunek jest zły, a nie w kwartale, gdy zauważy to doradca.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych