Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaFakturę z hotelu można jeszcze poprawić w tym tygodniu; przy zwrocie VAT już nie
Brakujące pozycje i podatek wyłapane przy złożeniu
Każdy paragon, rachunek hotelowy i faktura są odczytywane i sprawdzane regułami dokumentacyjnymi już przy złożeniu, gdy poprawiony dokument da się jeszcze uzyskać.
Streszczenie dla zarządu
VAT od noclegu przepada w tygodniu, w którym rachunek jest zły, a nie w kwartale, gdy zauważy to doradca.
Kontrola uruchamia się przy złożeniu, zanim raport zobaczy przełożony, bo to jedyny moment, w którym zły dokument da się jeszcze wymienić.
VAT dziś spisywany na straty staje się odzyskiwalny, bo nabywca i specyfikacja pozycji są kwestionowane, gdy hotel ma jeszcze pobyt przed sobą.
status i pola podatkowe w SAP Concur; konta podatkowe SAP; plik do zwrotu na SharePoint
Problem biznesowy
Podróże i wydatki
Reguły dokumentacyjne istnieją po to, aby wydatek obronił się w kontroli podatkowej i, tam gdzie prawo na to pozwala, oddał swój VAT. Zna je garstka osób w finansach i prawie nikt poza nimi. Pracownik załącza to, co hotel wydał przy wymeldowaniu, a przełożony patrzy na kwotę. Księgowa odkrywa po tygodniach, że rachunek jest wydrukiem z terminala, że faktura wskazuje osobę zamiast podmiotu prawnego albo że kolacja szkoleniowa dla dwunastu osób nie ma listy uczestników.
Nie wszystkie braki kosztują tyle samo. Zły nabywca lub brak specyfikacji pozycji przekreśla prawo do odliczenia w całości. Brak linii podatkowej oznacza, że kwota trafia do ksiąg w wartości brutto, a zwrot pozostaje zaniżony na zawsze. Oświadczenia o zgubionym paragonie są uzasadnionym wyjątkiem, który kilka osób zamienia w rutynę, i nikt ich nie zlicza. Spółka zależna w kraju z reżimem faktur fiskalnych dokłada typ dokumentu, którego europejski zespół finansowy nie potrafi odczytać, a tym bardziej zweryfikować.
Problem jest trwały z powodu momentu kontroli. Każde sprawdzenie następuje po podróży i zwykle po zamknięciu miesiąca, a wtedy dokumentu nie da się już poprawić: hotel zamknął rachunek, pracownik zapomniał, kto siedział przy stole. Zestaw reguł, który wyłapałby to wszystko, żyje w pamięci dwóch księgowych, i dlatego w ośmiu krajach stosuje się go inaczej.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej kształt, jaki spotykamy w większości organizacji odzyskujących VAT od podróży przez doradcę.
- CzłowiekPracownik fotografuje to, co wydał hotel, restauracja lub taksówka, i załącza zdjęcia do raportu w SAP Concur
- CzłowiekPrzełożony akceptuje na podstawie kwoty i kategorii, nie otwierając zdjęć
- OczekiwanieRaport czeka w kolejce finansów, aż zajmie się nim księgowa, jeden do dwóch tygodni po podróży
- CzłowiekKsięgowa sprawdza dokumentację tam, gdzie podpowiada doświadczenie: rachunki hotelowe, reprezentacja, wszystko nietypowe
- Ryzyko błęduFaktury wystawione na pracownika są przyjmowane, bo pobyt sprzed miesięcy i korekta przestały być możliwe
- CzłowiekKwoty podatku są wprowadzane ręcznie tam, gdzie ktoś je zauważy, i pomijane tam, gdzie dokument jest niejasny
- SystemKwartalny plik do zwrotu powstaje z tego, co przetrwało, trafia do doradcy, a część wraca odrzucona
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Podatek do odzyskania jest największą i zarazem najmniej widoczną pozycją, bo zwrot, o który nikt nie wystąpił, nie pojawia się w żadnej księdze, żadnym raporcie odchyleń ani budżecie.
- Poprawki są opłacane dwa razy: raz przez księgową, która pisze zwrotkę, i raz przez pracownika, który goni dokument już nieistniejący.
- Oświadczenia, które zaczęły się jako rozsądny wyjątek, stają się nawykiem kilku osób, a ponieważ nikt ich nie zlicza per osoba, kontrola, o którą audytorzy pytają z nazwy, jest tą, której spółka nie potrafi udowodnić.
- Każdy nowy kraj, przejęcie i sieć hotelowa dokłada reguły i formaty, a liczba księgowych, które je znają, pozostaje ta sama, i nic z tej wiedzy nie jest zapisane.
- Ryzyko nie kończy się na VAT. Kontrola, która znajdzie nieudokumentowane wydatki, przechodzi do kosztów uzyskania przychodu, a w części jurysdykcji do rozliczenia samego pracownika.
Koszt zaniechania
Zwrot, o który nikt nie wystąpił, nie zostawia śladu w księgach i dlatego ten koszt nigdy nie trafia na agendę. Zwrot przychodzi, wskaźnik odrzuceń zostaje odnotowany, a odrzucona część staje się punktem odniesienia dla następnego roku. Razem z tym utrwalają się zachowania: pracownicy, którym raporty wracają po dokumenty niemożliwe do zdobycia, uczą się, że dokumentacja podlega negocjacji, i rośnie liczba oświadczeń.
Drugim ryzykiem jest koncentracja. Dwie księgowe trzymają reguły krajowe i wiedzę o tym, która sieć wystawia jaki rachunek. Gdy odejdą, reguły nie odchodzą razem z nimi, a pierwszym sygnałem jest wskaźnik odrzuceń, który zmienił się bez widocznej przyczyny.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejska organizacja handlowa firmy farmaceutycznej: 1 900 pracowników terenowych i biurowych w ośmiu krajach oraz spółka zależna w Chinach. SAP Concur do wydatków, SAP jako księga główna, Microsoft 365 jako środowisko pracy.
Około 2 300 raportów wydatków miesięcznie z około 14 000 pozycji, z czego około 3 100 to noclegi hotelowe; VAT odzyskiwany jest kwartalnie w sześciu krajach przez doradcę.
Dwie księgowe sprawdzają dokumentację, gdy raport trafia do finansów, jeden do dwóch tygodni po podróży. Około jednej piątej pozycji hotelowych nie spełnia reguł VAT, a 560 raportów miesięcznie wraca co najmniej raz z powodu braku dokumentu.
Każda kontrola odbywa się po zamknięciu okna korekty. Pracownik nie uzyska już poprawionego rachunku, księgowa nie zaksięguje podatku, którego nie ma na dokumencie, a doradca widzi wynik kwartał później.
Przy złożeniu robot pobiera raport i zdjęcia, Document Understanding odczytuje paragony i rachunki hotelowe. Zestaw reguł napisany z zespołem podatkowym testuje specyfikację pozycji, nabywcę, linie podatkowe, załączniki, liczbę oświadczeń i pola faktur fiskalnych. Czego brakuje, wraca tego samego dnia w Microsoft Teams ze wskazaniem konkretnego dokumentu.
W modelu około 70% VAT dziś traconego na dokumentacji hotelowej staje się odzyskiwalne, a nakład na zwracane raporty spada o około 60%. To wielkości modelowe na przyjętych założeniach; rzeczywiste zależą od struktury krajów.
Proponowane rozwiązanie
Kontrola uruchamia się przy złożeniu, zanim raport zobaczy przełożony, bo to jedyny moment, w którym zły dokument da się jeszcze wymienić. Robot UiPath, wyzwalany przez konektor SAP Concur w UiPath Integration Service, pobiera raport i zdjęcia. UiPath Document Understanding odczytuje paragony wytrenowanym modelem Receipts, a rachunki hotelowe, faktury zagraniczne i dokumenty fiskalne mechanizmem Generative Extraction. Odczyt zwraca dostawcę, numer podatkowy, nazwę nabywcy, pozycje, stawkę i kwotę podatku, datę i walutę. Pola, co do których model nie jest pewny, trafiają do człowieka jako Document Validation action, a nie od razu do reguły.
Następnie reguły działają na każdej pozycji. Noclegi bez szczegółowego rachunku wracają. Faktury, na których nabywcą nie jest właściwy podmiot prawny, wracają z gotowym pismem, które pracownik przesyła hotelowi. Paragony wykazujące podatek mają stawkę i kwotę zaksięgowaną na konto odliczalne; te od zarejestrowanych dostawców bez podatku powyżej progu są oznaczane jako nieodliczalne i nie wchodzą do zwrotu. Rodzaje wydatków z obowiązkowymi załącznikami, kolacje z listą uczestników i opłaty konferencyjne z rejestracją, są sprawdzane pod ich kątem. Oświadczenia o zgubionym paragonie zliczane są per pracownik w oknie kroczącym i eskalowane powyżej progu uzgodnionego z HR. Dokumenty fiskalne spółki zależnej są testowane pod kątem pól obowiązkowych i, gdy istnieje taka usługa, weryfikowane u administracji podatkowej.
Wszystko, co wymaga człowieka, pojawia się w Microsoft Teams jako zadanie UiPath Action Center ze wskazaniem dokumentu, pozycji, powodu i terminu. Raporty, które przeszły, idą do przełożonego z już zaksięgowanym podatkiem. Kwartalny plik do zwrotu powstaje z danych z odczytu, z odnośnikiem do każdego zdjęcia, więc doradca dostaje dowody, a nie folder. Power BI pokazuje zgodność i VAT do odzyskania w podziale na kraje.
Wytrenowany model Receipts i Generative Extraction w UiPath Document Understanding; Document Validation actions w UiPath Action Center; powiadomienia Action Center z akcją w Microsoft Teams; kolejki, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; konektor SAP Concur w UiPath Integration Service
Zestaw reguł dokumentacyjnych per kraj (specyfikacja pozycji, nabywca, linie podatkowe, załączniki, liczba oświadczeń, formaty fiskalne), treści zwrotek, na które pracownik potrafi zareagować, zapis podatku zwrotnie do systemu, plik do zwrotu i model Power BI
Weryfikacja dokumentów fiskalnych w usłudze administracji podatkowej tam, gdzie jest dostępna; księgowanie na kontach podatkowych SAP i format pliku doradcy
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZłożenie raportu uruchamia robota, który pobiera raport, jego pozycje i wszystkie zdjęcia
- AutomatyzacjaDocument Understanding klasyfikuje każde zdjęcie i wyciąga dostawcę, nabywcę, numer podatkowy, pozycje, stawkę i kwotę podatku
- CzłowiekPola poniżej progu pewności trafiają do Document Validation action i są potwierdzane w kilka sekund
- AutomatyzacjaZestaw reguł testuje specyfikację pozycji, nabywcę, linie podatkowe, załączniki, liczbę oświadczeń i pola fiskalne na każdej pozycji
- AutomatyzacjaCzyste raporty idą do akceptacji przełożonego z zaksięgowanym podatkiem i dołączonym śladem reguł
- CzłowiekRaporty z brakami wracają do pracownika jako zadanie Action Center w Microsoft Teams ze wskazaniem dokumentu i terminem
- AutomatyzacjaPonowne złożenia są sprawdzane od nowa, powtarzane oświadczenia eskalują do zespołu podatkowego, a plik do zwrotu powstaje z danych z odczytu
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Odczyt paragonów, rachunków hotelowych, faktur i dokumentów fiskalnych w językach, w których organizacja podróżuje
- Testy specyfikacji pozycji, nabywcy, linii podatkowej i załączników na każdej pozycji każdego raportu
- Zliczanie oświadczeń o zgubionym paragonie per pracownik i stosowanie progu eskalacji
- Księgowanie podatku, ślad reguł, plik do zwrotu i raportowanie krajowe
Człowiek decyduje
- Czy niejasny dokument jest do przyjęcia, co jest oceną podatkową
- O regułach krajowych, progach i o tym, co dzieje się po przekroczeniu liczby oświadczeń
- O uzyskaniu poprawionej faktury, co potrafi tylko pracownik i tylko szybko
- Czy wzorzec oświadczeń wymaga postępowania wyjaśniającego, a nie przypomnienia
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- raporty i zdjęcia z SAP Concur
- rachunki hotelowe i faktury dostawców
- dokumenty fiskalne spółki zależnej
- lista odrzuceń doradcy
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- status i pola podatkowe w SAP Concur
- konta podatkowe SAP
- plik do zwrotu na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: zadania Action Center w Microsoft Teams; Document Validation actions; kwartalny przegląd reguł przez zespół podatkowy
Wykorzystane technologie
wytrenowany model Receipts; Generative Extraction do rachunków hotelowych, faktur zagranicznych i dokumentów fiskalnych
Apola o niskiej pewności potwierdzane przez człowieka, zanim zadziała reguła
Azadanie zwrotu wskazujące brakujący dokument, z terminem
Awyzwalacz złożenia, pobranie raportu i zdjęć, zapis statusu i podatku
Akolejki, harmonogramy, ponowienia, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy
Aplik do zwrotu i powiązane dowody, które czyta doradca
Azgodność dokumentacyjna i VAT do odzyskania w podziale na kraje i dostawców podróży
Anasz projekt: pozycje, nabywca, podatek, załączniki, oświadczenia, formaty fiskalne
CPrzykładowy model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Kalkulator wycenia wyłącznie pulę poprawek; odzyskany podatek policzony jest osobno poniżej, bo nie zachowuje się jak minuty. Z 560 raportów zwracanych miesięcznie z powodu dokumentacji 60% nakładu jest pochłaniane przez wychwycenie problemu przy złożeniu, więc wolumen w kalkulatorze wynosi 336, a nie 560. Reszta zostaje przy ludziach jako ocena. Piętnaście minut obejmuje obie strony zwrotki, a 41 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy księgowej w Europie Środkowej.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- VAT dziś spisywany na straty staje się odzyskiwalny, bo nabywca i specyfikacja pozycji są kwestionowane, gdy hotel ma jeszcze pobyt przed sobą
- Zwrotki stają się użyteczne: jedno zadanie, jeden wskazany dokument, jeden termin, zamiast maila o niekompletnej dokumentacji
- Podatek jest księgowany z dokumentu, a nie z lektury księgowej, więc plik do zwrotu powstaje z danych
- Wyjątek w postaci oświadczenia staje się mierzalną kontrolą z progiem, czyli tym, co audytor prosi o pokazanie
- Dokumenty fiskalne spółki zależnej są obsługiwane tak samo co miesiąc, niezależnie od tego, kto jest przy biurku
- Reguły przestają być pamięcią instytucjonalną i stają się wersjonowanym artefaktem, którego właścicielem jest zespół podatkowy
Perspektywa zarządcza
- VAT do odzyskania w podziale na kraje, a obok udział faktycznie poparty zgodnymi dokumentami, co zamienia mgliste wycieki w liczbę z przyczyną
- Wskaźniki zwrotów według przyczyn i zespołów, dzięki czemu zmianę reguły ocenia się po kolejnym miesiącu, a nie w dyskusji
- Liczba oświadczeń per pracownik wraz z kwotami, wyprodukowana regułą i zalogowana, więc kontrolę da się wykazać, a nie tylko zadeklarować
- Właścicielem reguł jest zespół podatkowy, a każda wersja jest zapisana, co przenosi rozmowę z audytem na treść
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Paragony niosą dane osobowe i dane dostawców, więc odczyt i reguły działają w tenancie klienta i w regionie EU UiPath Automation Cloud, a strona Microsoft 365 podlega ustawieniom rezydencji tego tenanta
- Konto robota w systemie wydatków czyta raporty i zapisuje status, pola podatkowe i odwołania do reguł. Nie może akceptować, płacić ani usuwać, a jego sekret jest wydawany i rotowany przez magazyn poświadczeń platformy, a nie trzymany przez człowieka
- Wywołania odczytu działają pod UiPath AI Trust Layer z listą dopuszczonych modeli, maskowaniem pól zbędnych dla reguł i dziennikiem każdego wywołania
- Zliczanie oświadczeń to kontrola uzasadnionego wyjątku, więc jej próg jest opisany, stosowany jednolicie i przeglądany z HR oraz radą pracowników tam, gdzie wymaga tego prawo lokalne
- Weryfikacja dokumentu fiskalnego wysyła identyfikatory i nic więcej, a każda zwrotka, eskalacja i decyzja księgowa jest przypisana do wersji reguły i do osoby
Dlaczego teraz
Termin wyznacza okno korekty, a nie cykl budżetowy: rachunek hotelowy da się zwykle wystawić ponownie w ciągu kilku tygodni od pobytu i praktycznie nigdy później. Każdy miesiąc bez kontroli spisuje więc kolejne 620 pozycji
Administracje podatkowe cyfryzują się w obie strony, z obowiązkami e‑fakturowania po stronie wychodzącej i usługami weryfikacji po przychodzącej, co czyni autentyczność sprawdzalną interfejsem, a nie zaufaniem
Generative extraction czyta dziś rachunki hotelowe i faktury zagraniczne na tyle dobrze, aby testować je regułami, co usuwa zależność od księgowej rozpoznającej format
Istotne role kierownicze
Pieniądze, które administracja podatkowa zwróciłaby, są albo odzyskane, albo spisane, a to rozstrzyga które
Plik do zwrotu powstaje ze zgodnych dokumentów z dowodami, a przyczyny odrzuceń przestają być zaskoczeniem
Zwrotka to jedno zadanie z jednym wskazanym dokumentem, a reguły z pamięci kończą się od razu w ośmiu krajach
Częste pytania i zastrzeżenia
Przegląda to, co do niego dotarło, czyli to, co przetrwało. Wtedy hotel niczego już nie wystawi. Ta kontrola działa przy złożeniu, w jedynym momencie, gdy dokument jest jeszcze do zdobycia.
Ma, jeśli poprosi przy wymeldowaniu, a poprosi, gdy zwrotka przyjdzie tego samego dnia ze wskazaniem dokumentu. Większość i tak rozwiązuje się wcześniej, wpisując dane spółki do profilu w biurze podróży.
I pozostają nią. Odczyt pól obowiązkowych i sprawdzenie autentyczności tam, gdzie istnieje usługa, jest usługą dla lokalnego zespołu, a nie przejęciem odpowiedzialności.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Podróże są niewielkie lub prawie wyłącznie krajowe tam, gdzie VAT od podróży nie podlega odliczeniu; zostaje ograniczenie poprawek, co rzadko uzasadnia projekt samo w sobie
- Paragony nie są fotografowane przy złożeniu, więc pierwszym projektem jest przechwytywanie, a ten jest drugi
- System wydatków już stosuje reguły dokumentacyjne per kraj, a zwrot działa na nich
- Nie ma właściciela podatkowego, który zdecyduje o progach i regułach krajowych, a zestaw reguł bez właściciela zostanie obchodzony w kwartał
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy dla ubiegłorocznych podróży ta spółka potrafi powiedzieć, ile VAT do odzyskania nigdy nie weszło do pliku zwrotu, i wskazać datę, w której każdy z tych dokumentów przestał być możliwy do poprawienia?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Odczyt kwartału raportów zestawiony z listą odrzuceń doradcy, który kwantyfikuje lukę, zanim cokolwiek powstanie
- Zestaw reguł dokumentacyjnych per kraj, napisany z zespołem podatkowym i wersjonowany, z progami oświadczeń i podatku
- Konfigurację dokumentów: dostrojenie modelu Receipts, Generative Extraction do rachunków, progi pewności, pokrycie językowe
- Automatyzację: pobranie, reguły, zwrotki w Microsoft Teams, księgowanie podatku i plik do zwrotu
- Pilotaż doradczy w dwóch krajach, aby finanse zobaczyły, co zostałoby zwrócone, zanim zobaczą to pracownicy
- Raportowanie w Power BI i tryb utrzymania reguł na kolejne kwartały
Potrzebujemy od Państwa
- Kwartału raportów wydatków ze zdjęciami oraz ustaleń doradcy za ten sam okres
- Wskazanego właściciela podatkowego dla reguł i progów krajowych oraz właściciela finansowego dla zwrotek
- Konta technicznego w systemie wydatków, które czyta raporty i zapisuje status oraz pola podatkowe
- Reguł dokumentacyjnych w postaci, w jakiej istnieją dziś, łącznie z tymi, które żyją tylko w rozmowie
Etapy
Analiza
Kwartał historii przeczytany pod kątem odrzuceń doradcy; reguły i luki spisane per kraj
Reguły
Testy dokumentacyjne, progi i treści zwrotek uzgodnione i zwersjonowane z zespołem podatkowym
Budowa
Odczyt, wykonanie reguł, zwrotki w Teams, księgowanie podatku i plik do zwrotu
Tryb doradczy
Kontrola działa na bieżących złożeniach w dwóch krajach, nic nie wracając, i progi są strojone
Uruchomienie
Zwrotki włączane kraj po kraju, z opieką powdrożeniową i cotygodniowym przeglądem przyczyn
Optymalizacja
Dokumenty fiskalne, kolejne kraje i kwartalne aktualizacje reguł
Szybki efekt. Zestaw reguł jest niewielki, a odczyt oparty na modelu wytrenowanym; nakład zależy od liczby krajów z własnymi regułami i od tego, jak system wydatków udostępnia zdjęcia i pola statusu.
312 faktur hotelowych w ubiegłym roku wystawiono na osobę, a nie na tę spółkę.
Prosimy o 200 pozycji hotelowych ze zdjęciami z dowolnego kwartału wraz z listą odrzuceń doradcy. Odsyłamy rozbicie braków według reguł i krajów oraz wielkość zwrotu, który był wtedy do wzięcia.
Sprawdź 200 pozycji hotelowych regułamiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażdy raport wydatków sprawdzony, zanim pieniądze wyjdąPróba sprawdzana po wypłacie znajduje błędy, których nie da się odzyskać, a duplikatów nie widzi wcale.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaPolityka wydatków wykonywana linia po liniiPolityka nazywa limity. Akceptujący widzi kwotę, kategorię i trzydzieści innych raportów.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych