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Lösung · Weitere LösungenLesen, Kontieren und Weiterleiten geschehen ohne Menschen; die Entscheidungen brauchen sie
Rechnungen gelesen, kontiert und automatisch weitergeleitet
Jede Rechnung wird in drei Sprachen gelesen, gegen SAP geprüft, aus der Lieferantenhistorie kontiert und in Teams freigegeben; die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet nur Ausnahmen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Jemand tippt das PDF weiterhin ins ERP, rät die Kostenstelle und jagt dem Freigebenden hinterher.
Der Prozess beginnt dort, wo Rechnungen tatsächlich ankommen, nicht dort, wo man es sich wünschte.
Die Kosten je Rechnung sinken, weil für die zugeordnete Mehrheit das Tippen entfällt und das Team nur an den Ausnahmeklassen arbeitet.
SAP S/4HANA (MIRO-Buchung über BAPI); SharePoint-Archiv mit Aufbewahrungsbezeichnungen
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Die Rechnungsbearbeitung bricht an drei Stellen, und jede gehört jemand anderem. Die Erfassung bricht, weil der Lieferant das Format bestimmt: ein PDF im Anhang, Papier über die Poststelle, ein Download aus dem Portal, gelegentlich ein mit dem Telefon aufgenommenes Foto. Die Kontierung bricht, weil eine Rechnung ohne Bestellung eine Entscheidung über Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel verlangt, und wer sie treffen kann, sitzt fast nie in der Kreditorenbuchhaltung. Die Weiterleitung bricht, weil die Freigaberegel in den Köpfen lebt: Marketing geht an Anna, außer über zehntausend, dann an die Marketingleitung.
Es entsteht eine Warteschlange, die niemand vollständig sieht. Lieferanten rufen an, Controller bilden Rückstellungen für Rechnungen, die sie nicht aufzählen können, und Prüfer fragen, warum ein Sachkonto im Vorjahr fünf verschiedene Leistungen getragen hat. Alles an diesem Prozess ist für irgendjemanden sichtbar und für niemanden im Besonderen.
Es bleibt so, weil jede bisherige Abhilfe ein Mensch war. Eine Aushilfe in der Spitze, die dann bleibt. Eine Postfachregel. Eine Excel-Liste, geführt von der gewissenhaftesten Kraft im Team, die im August in Urlaub fährt und die Weiterleitungsregeln mitnimmt.
Wie es heute läuft
Das folgende Muster finden wir in Shared-Service-Centern vor der Automatisierung, unabhängig vom ERP.
- MenschDie Sachbearbeiterin sichert den Anhang aus dem gemeinsamen Postfach oder holt den Scan aus der Poststelle
- SystemSie sucht Lieferant und eine etwaige Bestellnummer in SAP und tippt Kopf- und Positionsdaten in MIRO
- MenschBei einer Rechnung ohne Bestellung rät sie Konto und Kostenstelle oder fragt jemanden, der es weiß
- WartezeitDie Frage liegt in einem Teams-Chat oder Postfach, bis der Controller Zeit hat, meist zwei bis vier Tage
- MenschSie schreibt dem vermuteten Freigebenden, der weiterleitet, und hakt nach der Mahnung des Lieferanten nach
- FehlerrisikoDie Freigabe wird aus dem Chat in die Liste kopiert; die Rechnung wird gebucht oder geparkt, je nach Tag
- WartezeitZum Monatsende wird die Rückstellung aus Liste und Postfach rekonstruiert, und die Zahlen kommen spät
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Die Kosten je Rechnung, wie der Finanzbereich sie berichtet, zählen das Tippen und sonst nichts. Die Recherche darum herum, wer hat das bestellt, wurde geliefert, welche Kostenstelle zahlt, ist unerfasste Arbeit über drei Abteilungen hinweg.
- Controller stellen für Rechnungen zurück, die sie nicht aufzählen können, also ist der Monatsabschluss eine verteidigte Schätzung statt einer erzeugten Zahl, und die Korrektur landet in der Folgeperiode.
- Eine Freigabe vom Telefon aus, ohne die Bestellung vor Augen, ist eine Formalität und keine Kontrolle, und genau darauf kommen die Prüfer jedes Jahr zurück.
- Skonti verfallen im Postfach, und kein Bericht zeigt ihren Wert, weil niemand die Tage zwischen Eingang und Zahlungsfreigabe misst.
- Ein neues Werk bringt eine Sprache und einen Satz Formate mit, und der einzige verfügbare Hebel ist eine weitere Stelle, also sinken die Stückkosten nie mit dem Volumen.
Kosten des Nichthandelns
Formate kommen schneller als Einstellungen. Jeder neue Lieferant bringt ein Layout, jede neue Gesellschaft eine Sprache, und die Warteschlange wächst mit dem Umsatz, während das Team mit Budgetrunden wächst. Binnen eines Jahres wird die Spitze mit einer Aushilfe abgedeckt, die im folgenden Dezember noch da ist, die Durchlaufzeit bleibt bei rund zwei Wochen, und Lieferanten preisen die Verzögerung in ihr nächstes Angebot ein.
Die Abhängigkeit ist der Teil, der in keinem Budget auftaucht. Eine Person weiß, welcher Lieferant den falschen Steuersatz ausweist, welcher Werkscontroller schnell antwortet und welches Portal am ersten Arbeitstag manuell abgerufen werden muss. Ihr Urlaub ist ein Risiko, ihre Kündigung ein Vorfall, und nichts davon steht dort, wo das Unternehmen es lesen könnte.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Industrieunternehmen mit vier Werken in Polen, Tschechien und Deutschland. Die Kreditorenbuchhaltung läuft in einem siebenköpfigen Shared-Service-Center auf SAP S/4HANA, Arbeitsplattform ist Microsoft 365.
Rund 3.200 Lieferantenrechnungen im Monat auf Deutsch, Polnisch und Englisch. Etwa 60% nennen eine Bestellung; der Rest sind Dienstleistungen, Nebenkosten, Mieten und Marketing. Sie kommen als Anhänge, als von der Poststelle gescanntes Papier und als Portal-Downloads.
Anhänge werden gesichert und in MIRO getippt; die Kontierung ohne Bestellung klärt eine Rückfrage beim Controller; Freigaben laufen per E-Mail und Teams-Chat, und ein Controller führt eine Liste für die Rückstellung. Vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe vergehen im Schnitt zwölf Arbeitstage.
Rund fünfzehn Minuten Aufwand je Rechnung, überwiegend nicht fürs Tippen: die Kontierungsfrage, die Suche nach dem richtigen Freigebenden und die anschließenden Mahnungen.
Ein Roboter sammelt jedes Dokument aus Postfach, Scan-Bibliothek und Portalen; UiPath Document Understanding liest es in allen drei Sprachen; Regeln prüfen Lieferant und steuerliche Behandlung in SAP und schlagen die Kontierung aus Lieferantenhistorie und Vertragsregister vor; der Budgetverantwortliche gibt in Microsoft Teams frei, und der Roboter bucht über SAP-Schnittstellen.
Im Modellfall erreichen etwa sechs von zehn Rechnungen die Buchung ohne menschlichen Eingriff, der Rest kostet rund sechs statt fünfzehn Minuten, und aus zwölf Arbeitstagen bis zur Zahlungsfreigabe werden wenige Tage. Modellzahlen, kein Kundenergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Der Prozess beginnt dort, wo Rechnungen tatsächlich ankommen, nicht dort, wo man es sich wünschte. Ein Roboter sammelt Anhänge aus dem gemeinsamen Postfach, Dateien aus der Scan-Bibliothek auf SharePoint und Downloads aus den Lieferantenportalen, trennt Sammeldateien und legt jede Rechnung in eine Orchestrator-Warteschlange. UiPath Document Understanding liest mit dem vortrainierten Rechnungsmodell Kopf- und Positionsdaten auf Deutsch, Polnisch und Englisch. Alles unterhalb der Konfidenzschwelle wird zu einer Validation-Station-Aufgabe, in der eine Fachkraft nur die zweifelhaften Felder korrigiert, und jede Korrektur fließt in das Modell zurück.
Der größte Wert liegt in der Regelschicht, weil sie die Rückfragen ersetzt und nicht das Tippen. Die Regeln prüfen den Lieferanten gegen die SAP-Stammdaten, finden die Bestellung über Lieferanten- und Lieferreferenzen, wenn die Rechnung keine nennt, prüfen die steuerliche Behandlung des jeweiligen Werkslandes und erkennen ein bereits eingegangenes Dokument. Für Rechnungen ohne Bestellung schlagen sie Sachkonto und Kostenstelle aus der Buchungshistorie dieses Lieferanten und dem Vertragsregister vor, mit Konfidenz und Begründung, und wenden sie nie stillschweigend an.
Die Freigabe erreicht den Budgetverantwortlichen als Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams, mit Beleg, vorgeschlagener Kontierung und dem geltenden Vollmachtslimit. Freigegebene Rechnungen buchen über BAPI-Aufrufe unter einem Dienstkonto in SAP; Beleg, Extraktion, angewandte Regeln und Entscheidung werden auf SharePoint unter einer Aufbewahrungsbezeichnung archiviert. Was die Regeln nicht klären, wird zu einer Ausnahme mit benannter Klasse, sodass die Teamleitung eine Warteschlange statt eines Postfachs steuert, und UiPath Insights berichtet Volumen, Dunkelverarbeitungsquote und Alterung je Lieferant und Rechnungsart.
Vortrainiertes Rechnungsmodell von UiPath Document Understanding und Validation Station; Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Prüfpfad von UiPath Orchestrator; UiPath Action Center Aufgaben als Benachrichtigungen mit Aktion in Microsoft Teams; UiPath Insights; SharePoint Versionierung mit Aufbewahrungsbezeichnungen aus Microsoft Purview
Die Sammel- und Verteilabläufe über Postfach, Scan-Bibliothek und Portale; die Regelschicht für Lieferant, Bestellfindung, Steuerbehandlung und wiederholt eingegangene Dokumente; die Kontierungsvorschläge samt Konfidenzbehandlung; die Freigabematrix mit Vollmachten und Erinnerungen; die Ausnahmeklassen und das Berichtswesen
Abfragen und Buchungen in SAP S/4HANA über UiPath SAP automation (BAPI und OData); Portal-Downloads dort, wo das Portal keine Schnittstelle bietet
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine neue Nachricht im gemeinsamen Postfach, eine neue Datei in der Scan-Bibliothek oder ein geplanter Portallauf startet die Erfassung; Dokumente werden getrennt und eingereiht
- AutomatisierungDocument Understanding klassifiziert das Dokument und extrahiert Kopf- und Positionsdaten in den drei Sprachen, mit Konfidenz je Feld
- MenschFelder unterhalb der Schwelle gehen in eine Validation-Station-Aufgabe, in der nur das Unsichere korrigiert wird
- SystemRegeln prüfen Lieferant, Bestellung, Steuerbehandlung und früheren Eingang in SAP und schlagen Konto und Kostenstelle für Rechnungen ohne Bestellung vor
- MenschDer Budgetverantwortliche gibt in Microsoft Teams frei oder weist zurück und sieht Beleg, Kontierungsvorschlag und geltendes Limit
- AutomatisierungFreigegebene Rechnungen buchen in SAP und werden mit Extraktion, Regelspur und Entscheidung archiviert; Erinnerungen eskalieren nach dem vereinbarten Service Level
- AutomatisierungZurückgewiesene Rechnungen gehen mit Grundcode an den Lieferanten, und Insights berichtet Dunkelverarbeitungsquote, Alterung und Ausnahmen je Klasse
Modell der Zusammenarbeit mit Menschen
Die Automatisierung übernimmt
- Das Sammeln aus Postfach, Scan-Bibliothek und Portalen samt Trennung und Einreihung
- Die Extraktion von Kopf- und Positionsdaten auf Deutsch, Polnisch und Englisch
- Die Prüfung von Lieferant, Bestellung, Steuer und früherem Eingang in SAP sowie den Kontierungsvorschlag
- Weiterleitung, Erinnerungen, Buchung, Archivierung und die tägliche Statusansicht
Menschen entscheiden
- Über unsichere Felder in der Validierung, einmal korrigiert und vom Modell gelernt
- Über eine Kontierung, die die Regeln nicht klären konnten, oder einen Vorschlag, den der Controller ändern will
- Über die Freigabe selbst, innerhalb eines Vollmachtslimits, das dem Finanzbereich gehört
- Über Streitfälle, Gutschriften und alles, was die Regeln als ungewöhnlich markieren
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- gemeinsames Outlook-Postfach
- Scan-Bibliothek auf SharePoint
- Lieferantenportale
- das Vertragsregister
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Insights
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (MIRO-Buchung über BAPI)
- SharePoint-Archiv mit Aufbewahrungsbezeichnungen
Menschliche Berührungspunkte: Validation-Station-Aufgaben in Teams; Freigaben der Budgetverantwortlichen in Teams; die Ausnahmewarteschlange der Teamleitung
Eingesetzte Technologien
liest Kopf- und Positionsdaten aus PDFs, Scans und Fotos in drei Sprachen; Validation Station für unsichere Felder
Areiht jede Rechnung ein, führt die Regeln aus, bucht in SAP, wiederholt, protokolliert und prüft
Aüberwacht gemeinsames Postfach und Scan-Bibliothek und schreibt das Archiv
AValidierungs-, Kontierungs- und Freigabeaufgaben ohne Verlassen von Teams
AAbfragen zu Lieferant, Bestellung und Steuer; Buchung unter einem Dienstkonto
AArchiv aus Beleg, Extraktion, angewandten Regeln und Entscheidung
ADunkelverarbeitungsquote, Alterung und Ausnahmeklassen für die Teamleitung
AKonto und Kostenstelle abgeleitet aus Lieferantenhistorie und Vertragsregister
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Zuerst wird abgezogen. 3.200 Rechnungen zu fünfzehn Minuten sind heute 800 Stunden im Monat, und der Zielzustand behält davon 160: sechs Minuten auf jede der 1.280 Ausnahmerechnungen und eine Minute Stichprobe auf jede der 1.920 dunkel verarbeiteten. Frei werden 640 Stunden, weshalb der Kalkulator 2.560 statt 3.200 als Volumen trägt. 36 € je Stunde sind illustrative Vollkosten einer Fachkraft im Shared-Service-Center in Mitteleuropa, und die Dunkelverarbeitungsquote von 0,6 ist eine Annahme, die der Pilot durch eine Messung ersetzt.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Kosten je Rechnung sinken, weil für die zugeordnete Mehrheit das Tippen entfällt und das Team nur an den Ausnahmeklassen arbeitet, die die Regeln vorlegen
- Die Durchlaufzeit verkürzt sich, weil die Freigabe mit allem Nötigen auf der Karte ankommt und die Erinnerung ohne Zutun eines Menschen läuft
- Die Kontierungsqualität steigt, weil der Vorschlag aus der Buchungshistorie des Lieferanten kommt und nicht aus einer Vermutung unter Zeitdruck
- Die Rückstellung wird ein Bericht aus der Warteschlange statt einer Rekonstruktion aus Liste und Postfach
- Ein neues Werk, eine neue Sprache oder Gesellschaft trägt das Modell mit den Regeln, nicht die Personalsuche
- Der Freigabenachweis existiert je Rechnung, mit Benutzer, Zeitstempel und der gesehenen Belegversion
Die Sicht der Geschäftsleitung
- Auslastung wird geplant statt entdeckt: Die Warteschlange zeigt, wie viele Rechnungen in welchem Zustand sind, wie lange sie warten und wer sie hält
- Freigabe-Service-Level werden je Freigebendem messbar, was den Streit beendet, ob der Finanzbereich oder das Geschäft langsam ist
- Die Dunkelverarbeitungsquote je Lieferant und Rechnungsart zeigt der Teamleitung, welche Lieferanten und welche Regeln die Ausnahmen erzeugen
- Der Prozess hängt nicht mehr an der Person, die weiß, welcher Lieferant immer den falschen Steuersatz ausweist
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Der Roboter bucht unter einem benannten SAP-Dienstkonto, das auf die benötigten Transaktionen begrenzt ist, und sein Geheimnis liegt im Credential Store des Orchestrators, nicht im Ablauf
- Wer eine Rechnung erfasst, kann sie nie freigeben: Die Freigabe bleibt beim menschlichen Budgetverantwortlichen und wird mit Benutzer, Zeitstempel und Belegversion festgehalten
- Auf das gemeinsame Postfach wird mit Anwendungsberechtigungen zugegriffen, die allein auf dieses Postfach begrenzt sind, nicht mit einem persönlichen Konto
- Belege und extrahierte Daten bleiben in der EU: Ihr Microsoft 365 Tenant innerhalb der EU Data Boundary, die Roboter in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Die Extraktion läuft unter dem UiPath AI Trust Layer mit Modellfreigabeliste und Protokollierung jedes Aufrufs, und das SharePoint-Archiv trägt Aufbewahrungsbezeichnungen entsprechend der gesetzlichen Frist
Warum jetzt
Die europäischen E-Rechnungspflichten bringen strukturierte Rechnungen direkt ins ERP, und ein jetzt gebauter Prozess führt XML durch dieselbe Prüfung, Kontierung und Freigabe wie ein PDF, also genau durch das, was die Vorschriften selbst nicht lösen
Vortrainierte Rechnungsmodelle lesen mehrsprachige Belege in vielen Formaten gut genug für einen Prozess mit menschlicher Validierung, ohne Monate an Trainingsdaten, sodass die Extraktion nicht mehr das Projektrisiko ist, das sie einmal war
Freigaben können mit dem Beleg auf der Karte in Teams stattfinden, was das Portal ersetzt, das niemand öffnete, und die E-Mail, die niemand beantwortete, und genau dort verschwinden die meisten der zwölf Tage
Relevante Führungsrollen
Kosten je Rechnung, Tage bis zur Zahlungsfreigabe und Freigabenachweis werden drei Zahlen auf einer Seite statt dreier getrennter Diskussionen
Die Rückstellung wird aus der Warteschlange gelesen statt rekonstruiert, sodass der Abschluss nicht mehr auf einen Stapel ungebuchter Belege wartet
Wachstum und neue Gesellschaften tragen dieselben sieben Personen, deren Arbeit sich vom Tippen zu den Ausnahmen verschiebt
Gesperrte Rechnungen werden nicht mehr zu gesperrten Lieferungen und verärgerten Lieferanten am Werkstor
Häufige Fragen und Einwände
Vortrainierte Modelle beherrschen die gängigen Layouts ab dem ersten Tag, unsichere Felder gehen an einen Menschen, und der Pilot misst die tatsächliche Quote auf Ihren Belegen, bevor sich jemand auf eine Zahl festlegt.
OCR liefert Zeichen. Der Wert liegt in allem danach: Prüfung gegen SAP, Bestellfindung, Kontierungsvorschlag aus der Historie, Freigabe und Prüfpfad.
Strukturierte Rechnungen ersparen die Extraktion, nicht die Prüfung, die Kontierung und die Freigabe. Derselbe Prozess nimmt XML entgegen und wendet dieselben Regeln an.
Wann dies nicht die richtige Lösung ist
- Weniger als einige hundert Rechnungen im Monat, wo eine gute Postfachroutine günstiger ist als ein gebauter Prozess
- Ein bereits genutztes, ausgereiftes Rechnungsmodul im ERP, bei dem die eigentliche Lücke Disziplin und nicht Werkzeug heißt
- Lieferantenstammdaten so schwach, dass Lieferanten- und Bestellabgleich bei den meisten Belegen scheitern würde; dann kommen die Stammdaten zuerst
Eine Frage für die nächste Sitzung
Zwischen Eingang und Zahlungsfreigabe liegen zwölf Arbeitstage: An wie vielen davon arbeitet überhaupt jemand an der Rechnung, und was täte das Center mit dem Rest?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Einen Monat Rechnungen, klassifiziert nach Kanal, Sprache, Bestellbezug, Freigebendem und Ausnahmeklasse, mit den Volumen dahinter
- Konfiguration und Feinabstimmung des Document-Understanding-Rechnungsmodells auf Ihren Lieferantenbelegen in allen drei Sprachen
- Die Regelschicht: Lieferantenprüfung, Bestellfindung, Steuerbehandlung, früherer Eingang und der Kontierungsvorschlag samt Konfidenzbehandlung
- Die Freigabematrix mit Vollmachtslimits, Erinnerungen und Eskalation, ausgeliefert als Action-Center-Aufgaben in Teams
- SAP-Buchung mit Fehlerbehandlung, das SharePoint-Archiv mit Aufbewahrungsbezeichnungen und Insights-Berichte für die Teamleitung
- Einen Parallelbetrieb für ein Werk, danach den Rollout Gesellschaft für Gesellschaft mit Hypercare und einem Handbuch für das Team
Wir benötigen von Ihnen
- Drei Monate Rechnungshistorie mit den zugehörigen SAP-Buchungen
- Die Freigabematrix, die Vollmachtslimits und die heutigen Kontierungsregeln
- Dienstkonten für SAP Test und Produktion sowie Zugang zu Postfach und Scan-Bibliothek
- Einen Prozessverantwortlichen in der Kreditorenbuchhaltung und einen Controller für die Kontierungsregeln
Etappen
Analyse
Kanäle, Sprachen, Bestellanteil, Ausnahmeklassen und Volumen mit den Prozessverantwortlichen erfasst
Konzept
Zielablauf, Regelsatz, Kontierungslogik, Freigabeschwellen und Sicherheitsmodell
Bau
Dokumentmodell, Roboter, SAP-Integration, Teams- und Action-Center-Berührungspunkte in Ihrer Umgebung
Validierung
Parallelbetrieb auf echten Rechnungen eines Werks, bis die Dunkelverarbeitungsquote gemessen statt geschätzt ist
Inbetriebnahme
Kontrollierter Start je Gesellschaft unter Aufsicht, danach Hypercare
Optimierung
Feinabstimmung von Regeln und Modell, neue Lieferanten, weitere Gesellschaften und Sprachen
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Gesellschaften und Belegformate, dem Anteil der Rechnungen ohne Bestellung und dem Zustand der Lieferantenstammdaten.
Drei Sprachen, drei Kanäle und eine Kraft, die die Eigenheiten jedes Lieferanten kennt.
Senden Sie uns einen Monat Rechnungen genau so, wie sie ankamen: PDFs, Scans und Portalexporte. Zurück kommen die Dunkelverarbeitungsquote, mit der ein Pilot startet, und die Ausnahmeklassen dahinter.
Dunkelverarbeitung an einem Monat messenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Bezahlen Sie Ihr Finanzteam nicht länger dafür, Zahlen aus PDFs ins ERP zu übertragen.
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