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Diese Woche stellt das Hotel die Rechnung noch neu aus, zur Erstattung nicht mehr

Fehlende Einzelaufstellungen und Steuerzeilen bei Abgabe

Jeder Beleg, jede Hotelrechnung und jede Rechnung wird bei der Abgabe gelesen und gegen die Dokumentationsregeln geprüft, solange ein korrigiertes Dokument erhältlich ist.

Quick WinMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
3.100Hotelnächte pro Monat rechnet der Außendienst dieser beispielhaften Pharmaorganisation ab; jede fünfte trägt einen Beleg, den keine Erstattung nutzen kann.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Die Umsatzsteuer einer Hotelnacht geht in der Woche verloren, in der die Rechnung falsch ist, nicht bei der Erstattung.

Was sich ändert

Die Prüfung läuft bei der Abgabe, bevor die Führungskraft den Bericht sieht, denn das ist der einzige Moment.

Geschäftlicher Nutzen

Heute abgeschriebene Umsatzsteuer wird wieder erstattbar, weil Rechnungsempfänger und Einzelaufstellung hinterfragt werden.

Beteiligte Systeme

Status- und Steuerfelder in SAP Concur; SAP-Steuerkonten; Erstattungsdatei auf SharePoint

Geschäftliches Problem

Reise & Spesen

Dokumentationsregeln bestehen, damit eine Ausgabe eine Steuerprüfung übersteht und, wo das Gesetz es zulässt, ihre Umsatzsteuer zurückbringt. Bekannt sind sie einer Handvoll Personen im Rechnungswesen und sonst fast niemandem. Der Mitarbeiter hängt an, was das Hotel beim Auschecken ausgehändigt hat, die freigebende Führungskraft sieht den Betrag, und eine Buchhalterin entdeckt Wochen später, dass die Rechnung ein Kartenbeleg ist, dass sie eine Person statt einer Gesellschaft nennt oder dass dem Schulungsessen für zwölf Personen die Teilnehmerliste fehlt.

Nicht jeder Mangel kostet gleich viel. Ein falscher Rechnungsempfänger oder eine fehlende Einzelaufstellung vernichtet den Vorsteuerabzug vollständig. Eine fehlende Steuerzeile bedeutet, dass der Betrag brutto gebucht wird und die Erstattung dauerhaft zu niedrig bleibt. Eigenbelege sind eine berechtigte Ausnahme, die wenige Personen zur Gewohnheit machen, und niemand zählt sie. Eine Tochtergesellschaft in einem Land mit Fiskalrechnungen bringt einen Belegtyp hinzu, den das europäische Finanzteam weder lesen noch prüfen kann.

Dauerhaft wird das Problem durch den Zeitpunkt. Jede Prüfung erfolgt nach der Reise und meist nach dem Monatsabschluss, und dann ist das Dokument nicht mehr zu korrigieren: das Hotel hat die Rechnung geschlossen, der Mitarbeiter weiß nicht mehr, wer am Tisch saß. Das Regelwerk, das all dies fangen würde, lebt im Gedächtnis zweier Buchhalterinnen, weshalb es in acht Ländern unterschiedlich angewandt wird.

Wie es heute läuft

Es folgt das Bild, das wir in den meisten Organisationen finden, die Reise-Umsatzsteuer über einen Berater zurückholen.

  1. MenschDer Mitarbeiter fotografiert, was Hotel, Restaurant oder Taxi ausgehändigt haben, und hängt die Bilder an einen Bericht in SAP Concur
  2. MenschDie Führungskraft gibt anhand von Betrag und Kategorie frei, ohne die Bilder zu öffnen
  3. WartezeitDer Bericht liegt in der Warteschlange, bis eine Buchhalterin ihn erreicht, ein bis zwei Wochen nach der Reise
  4. MenschDie Buchhalterin prüft die Dokumentation dort, wo Erfahrung es nahelegt: Hotelrechnungen, Bewirtung, alles Ungewöhnliche
  5. FehlerrisikoAuf den Mitarbeiter lautende Rechnungen werden akzeptiert, weil der Aufenthalt Monate zurückliegt und eine Korrektur unrealistisch ist
  6. MenschSteuerbeträge werden von Hand erfasst, wo sie auffallen, und weggelassen, wo das Dokument unklar ist
  7. SystemDie Quartalsdatei für die Erstattung entsteht aus dem, was übrig blieb, geht an den Berater, und ein Teil kommt abgelehnt zurück
MenschWartezeitFehlerrisikoSystem

Warum der heutige Prozess mehr kostet als sichtbar

Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.

  • Erstattungsfähige Steuer ist die größte und zugleich unsichtbarste Position, denn eine nie beantragte Erstattung erscheint in keinem Buch, keinem Abweichungsbericht und keinem Budget.
  • Nacharbeit wird zweimal bezahlt: einmal von der Buchhalterin, die die Rückgabe schreibt, und einmal vom Mitarbeiter, der einem Dokument hinterherläuft, das es nicht mehr gibt.
  • Eigenbelege, die als sinnvolle Ausnahme begannen, werden bei wenigen Personen zur Gewohnheit, und weil niemand sie je Person zählt, ist die Kontrolle, nach der Prüfer namentlich fragen, genau die, die das Unternehmen nicht belegen kann.
  • Jedes neue Land, jede Übernahme und jede Hotelkette bringt Regeln und Formate hinzu, während die Zahl der Buchhalterinnen, die sie kennen, gleich bleibt, und nichts davon ist aufgeschrieben.
  • Das Risiko endet nicht bei der Umsatzsteuer. Eine Prüfung, die nicht belegte Ausgaben findet, geht zur Abzugsfähigkeit über und in mehreren Ländern zur steuerlichen Lage des Mitarbeiters.

Kosten des Nichthandelns

Zwölf Monate Rechnungen, die niemand mehr neu ausstellt≈ 107.000 €
Drei Erstattungsjahre bei der heutigen Ablehnungsquote des Beraters≈ 321.000 €
Wenn die Reisetätigkeit auf 3.600 Hotelnächte pro Monat zurückkehrt (pro Jahr)≈ 124.000 €

Eine Erstattung, die niemand beantragt, hinterlässt keine Spur in den Büchern, weshalb diese Kosten nie auf eine Tagesordnung kommen. Die Erstattung trifft ein, die Ablehnungsquote wird notiert, und der abgelehnte Anteil wird zum Maßstab für das nächste Jahr. Damit verfestigt sich auch das Verhalten: Mitarbeitende, deren Berichte wegen unerreichbarer Dokumente zurückkommen, lernen, dass Dokumentation verhandelbar ist, und die Zahl der Eigenbelege steigt.

Das zweite Risiko ist Konzentration. Zwei Buchhalterinnen halten die Länderregeln und das Wissen darüber, welche Kette welche Rechnung ausstellt. Gehen sie, gehen die Regeln nicht mit, und das erste Anzeichen ist eine Ablehnungsquote, die sich ohne sichtbaren Grund verändert hat.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Die europäische Vertriebsorganisation eines Pharmaunternehmens: 1.900 Außendienst- und Bürobeschäftigte in acht Ländern sowie eine Tochtergesellschaft in China, SAP Concur für Spesen, SAP als Hauptbuch, Microsoft 365 als Arbeitsumgebung.

Volumen

Etwa 2.300 Spesenberichte pro Monat mit rund 14.000 Positionen, davon etwa 3.100 Hotelnächte; die Umsatzsteuer wird quartalsweise in sechs Ländern über einen Berater zurückgeholt.

Heutiger Prozess

Zwei Buchhalterinnen prüfen die Dokumentation, wenn der Bericht das Rechnungswesen erreicht, ein bis zwei Wochen nach der Reise. Rund ein Fünftel der Hotelpositionen fällt durch die Steuerregeln, und 560 Berichte pro Monat gehen mindestens einmal wegen eines fehlenden Dokuments zurück.

Engpass

Jede Prüfung erfolgt, nachdem das Korrekturfenster geschlossen ist. Der Mitarbeiter erhält keine korrigierte Rechnung mehr, die Buchhalterin kann keine Steuer buchen, die nicht ausgewiesen ist, und der Berater sieht das Ergebnis ein Quartal später.

Lösung

Bei Abgabe holt ein Roboter Bericht und Bilder, Document Understanding liest Belege und Hotelrechnungen, und ein mit dem Steuerteam geschriebenes Regelwerk prüft Einzelaufstellung, Rechnungsempfänger, Steuerzeilen, Anlagen, Eigenbelegzahl und Fiskalfelder. Was fehlt, geht noch am selben Tag über Microsoft Teams mit der Bezeichnung des genauen Dokuments zurück.

Möglicher Effekt

Im Modell werden rund 70% der heute an der Hoteldokumentation verlorenen Umsatzsteuer wieder erstattbar, und die Nacharbeit hinter zurückgegebenen Berichten sinkt um etwa 60%. Das sind Modellwerte auf genannten Annahmen; Ihr Ländermix bestimmt die realen.

Vorgeschlagene Lösung

Die Prüfung läuft bei der Abgabe, bevor die Führungskraft den Bericht sieht, denn das ist der einzige Moment, in dem ein falsches Dokument noch ersetzt werden kann. Ein UiPath Robot, ausgelöst über den SAP-Concur-Konnektor im UiPath Integration Service, holt Bericht und Bilder. UiPath Document Understanding liest Belege mit dem vortrainierten Receipts-Modell und Hotelrechnungen, ausländische Rechnungen und Fiskaldokumente mit Generative Extraction und liefert Lieferant, Steuernummer, Rechnungsempfänger, Positionen, Steuersatz und Steuerbetrag, Datum und Währung. Felder, bei denen das Modell unsicher ist, gehen als Document Validation action an einen Menschen und nicht in eine Regel.

Danach laufen die Regeln auf jeder Position. Hotelpositionen ohne Einzelaufstellung gehen zurück. Rechnungen, deren Empfänger nicht die richtige Gesellschaft ist, kommen mit einem Anschreiben zurück, das der Mitarbeiter an das Hotel weiterleitet. Belege mit ausgewiesener Steuer erhalten Satz und Betrag auf dem erstattungsfähigen Konto; Belege registrierter Lieferanten ohne Steuer oberhalb einer Schwelle werden als nicht erstattungsfähig markiert und gehen nicht in die Erstattung ein. Spesenarten mit Pflichtanlagen, Veranstaltungsessen mit Teilnehmerlisten und Konferenzgebühren mit Anmeldungen, werden darauf geprüft. Eigenbelege werden je Mitarbeiter über einen rollierenden Zeitraum gezählt und oberhalb einer mit HR vereinbarten Schwelle eskaliert. Fiskaldokumente der Tochtergesellschaft werden auf Pflichtfelder geprüft und, wo ein Dienst besteht, bei der Steuerverwaltung verifiziert.

Alles, was einen Menschen erfordert, erscheint in Microsoft Teams als UiPath Action Center Aufgabe mit Dokument, Position, Grund und Frist. Berichte, die bestehen, gehen mit bereits gebuchter Steuer an die Führungskraft. Die Quartalsdatei für die Erstattung entsteht aus den ausgelesenen Daten mit einem Verweis auf jedes Bild, sodass der Berater Nachweise statt eines Ordners erhält, und Power BI zeigt Regelkonformität und erstattungsfähige Umsatzsteuer je Land.

Genutzte native Funktionen

Vortrainiertes Receipts-Modell und Generative Extraction in UiPath Document Understanding; Document Validation actions im UiPath Action Center; Action-Center-Benachrichtigungen mit Aktion in Microsoft Teams; Warteschlangen, Anmeldedatenspeicher und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; SAP-Concur-Konnektor im UiPath Integration Service

Was wir bauen

Das Dokumentationsregelwerk je Land (Einzelaufstellung, Rechnungsempfänger, Steuerzeilen, Anlagen, Eigenbelegzahl, Fiskalformate), die Rückgabetexte, auf die Mitarbeitende reagieren können, die Rückschreibung der Steuerbuchung, die Erstattungsdatei und das Power-BI-Modell

Eigene Integration

Verifikation von Fiskaldokumenten beim Dienst der Steuerverwaltung, wo vorhanden; Buchung auf SAP-Steuerkonten und das Dateiformat des Beraters

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungDie Abgabe löst den Roboter aus, der Bericht, Positionen und sämtliche Bilder holt
  2. AutomatisierungDocument Understanding klassifiziert jedes Bild und liest Lieferant, Rechnungsempfänger, Steuernummer, Positionen, Steuersatz und Betrag aus
  3. MenschFelder unterhalb der Konfidenzschwelle gehen in eine Document Validation action und werden in Sekunden bestätigt
  4. AutomatisierungDas Regelwerk prüft Einzelaufstellung, Rechnungsempfänger, Steuerzeilen, Anlagen, Eigenbelegzahl und Fiskalfelder auf jeder Position
  5. AutomatisierungSaubere Berichte gehen mit gebuchter Steuer und angehängter Regelspur zur Freigabe durch die Führungskraft
  6. MenschBerichte mit Mängeln gehen als Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams mit Dokumentbezeichnung und Frist an den Mitarbeiter zurück
  7. AutomatisierungErneute Abgaben werden neu geprüft, wiederholte Eigenbelege eskalieren an das Steuerteam, und die Erstattungsdatei entsteht aus den ausgelesenen Daten
AutomatisierungMensch

Modell der Mensch-Maschine-Zusammenarbeit

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Lesen von Belegen, Hotelrechnungen, Rechnungen und Fiskaldokumenten in den Sprachen, in denen die Organisation reist
  • Prüfungen auf Einzelaufstellung, Rechnungsempfänger, Steuerzeile und Anlagen auf jeder Position jedes Berichts
  • Das Zählen von Eigenbelegen je Mitarbeiter und die Anwendung der Eskalationsschwelle
  • Steuerbuchung, Regelspur, Erstattungsdatei und Länderberichterstattung

Menschen entscheiden

  • Ob ein unklares Dokument akzeptabel ist, was eine steuerliche Beurteilung ist
  • Über Länderregeln, Schwellen und darüber, was bei überschrittener Eigenbelegzahl geschieht
  • Über die Beschaffung der korrigierten Rechnung, die nur der Mitarbeiter und nur schnell leisten kann
  • Ob ein Muster von Eigenbelegen eine Untersuchung statt einer Erinnerung verlangt

Vorher und nachher

VorherNachher
Prüfung der Dokumentationnach der Freigabe, per Stichprobe und Gedächtnisbei Abgabe, jede Position, per Regel
Korrekturfenster beim Fundgeschlossen, der Aufenthalt liegt Monate zurückoffen, das Hotel hat die Buchung noch
Steuerbetrag und Steuersatzvon Hand erfasst, wo bemerktaus dem Dokument gelesen und gebucht
Eigenbelegeakzeptiert, nie gezähltje Mitarbeiter gezählt, per Regel eskaliert

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • Berichte und Bilder aus SAP Concur
  • Hotelrechnungen und Lieferantenrechnungen
  • Fiskaldokumente der Tochtergesellschaft
  • die Ablehnungsliste des Beraters

Automatisierungsebene

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • Status- und Steuerfelder in SAP Concur
  • SAP-Steuerkonten
  • Erstattungsdatei auf SharePoint
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; Document Validation actions; die vierteljährliche Regelprüfung des Steuerteams

BerichteUiPath OrchestratorUiPath RobotsStatus-Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

vortrainiertes Receipts-Modell; Generative Extraction für Hotelrechnungen, ausländische Rechnungen und Fiskaldokumente

A
UiPath Action Center (Document Validation actions)

Felder mit geringer Konfidenz werden von einem Menschen bestätigt, bevor eine Regel greift

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

die Rückgabeaufgabe mit dem fehlenden Dokument und einer Frist

A
UiPath Integration Service (SAP-Concur-Konnektor)

Abgabe-Trigger, Abruf von Bericht und Bildern, Rückschreiben von Status und Steuer

A
UiPath Robots + Orchestrator

Warteschlangen, Zeitpläne, Wiederholungen, Anmeldedatenspeicher und Prüfpfad

A
Microsoft SharePoint

die Erstattungsdatei und die verknüpften Nachweise, die der Berater liest

A
Power BI

Regelkonformität und erstattungsfähige Umsatzsteuer je Land und Reiselieferant

A
Dokumentationsregelwerk je Land

unser Entwurf: Positionen, Empfänger, Steuer, Anlagen, Eigenbelege, Fiskalformate

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Beispielhaftes Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
336 zurückgegebene Berichte pro Monat × 15 Minuten Aufwand beider Seiten= 84 h / Monat
84 h × 41 € Vollkosten-Stundensatz= 3.444 € / Monat
× 12 Monate≈ 41.328 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Nacharbeitskapazität (beispielhaft)≈ 41.328 €

Der Rechner bewertet allein den Nacharbeitstopf; die zurückgeholte Steuer wird unten getrennt gerechnet, weil sie sich nicht wie Minuten verhält. Von den 560 monatlich wegen Dokumentation zurückgegebenen Berichten werden 60% des Aufwands dadurch aufgefangen, dass das Problem bei der Abgabe auffällt, weshalb das Volumen im Rechner 336 statt 560 beträgt und der Rest als Beurteilung bei Menschen bleibt. Fünfzehn Minuten decken beide Seiten einer Rückgabe ab, und 41 € je Stunde sind ein angenommener Vollkostensatz für eine Buchhalterin in Mitteleuropa.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Heute abgeschriebene Umsatzsteuer wird wieder erstattbar, weil Rechnungsempfänger und Einzelaufstellung hinterfragt werden, solange das Hotel den Aufenthalt noch vor sich hat
  • Rückgaben werden brauchbar: eine Aufgabe, ein benanntes Dokument, eine Frist statt einer Mail über unvollständige Unterlagen
  • Steuer wird aus dem Dokument gebucht statt aus der Lektüre einer Buchhalterin, sodass die Erstattungsdatei aus Daten entsteht
  • Die Ausnahme Eigenbeleg wird zur gemessenen Kontrolle mit Schwelle, und genau das will ein Prüfer sehen
  • Fiskaldokumente der Tochtergesellschaft werden jeden Monat gleich behandelt, unabhängig davon, wer am Platz ist
  • Die Regeln sind nicht länger institutionelles Gedächtnis, sondern ein versioniertes Artefakt in der Hand des Steuerteams

Die Managementsicht

  • Erstattungsfähige Umsatzsteuer je Land und daneben der tatsächlich belegte Anteil, was aus einem vagen Verlust eine Zahl mit Begründung macht
  • Rückgabequoten nach Grund und Team, sodass eine Regeländerung am Folgemonat beurteilt und nicht diskutiert wird
  • Eigenbelegzahlen je Mitarbeiter mit Beträgen, per Regel erzeugt und protokolliert, sodass die Kontrolle nachweisbar statt behauptet ist
  • Die Regeln gehören dem Steuerteam, jede Version ist festgehalten, und das Prüfungsgespräch dreht sich um Inhalte

KPIs für die Geschäftsführung

durch konforme Dokumente belegte erstattungsfähige UmsatzsteuerRegelkonformität bei AbgabeRückgabequote und GründemixAblehnungsquote des BeratersEigenbelege je 100 Beschäftigte

Sicherheit und Governance

Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.

  • Belege enthalten personenbezogene und Lieferantendaten, daher laufen Auslesen und Regeln im Tenant des Kunden und in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, während die Microsoft-365-Seite den Residenzeinstellungen dieses Tenants folgt
  • Das Spesensystem-Konto des Roboters liest Berichte und schreibt Status, Steuerfelder und Regelverweise; es kann nicht freigeben, zahlen oder löschen, und sein Geheimnis wird über den Anmeldedatenspeicher der Plattform ausgegeben und rotiert statt von einer Person gehalten
  • Die Aufrufe zum Auslesen laufen unter dem UiPath AI Trust Layer mit einer Modellfreigabeliste, Maskierung nicht benötigter Felder und einem Protokoll jedes Aufrufs
  • Das Zählen von Eigenbelegen ist eine Kontrolle über eine berechtigte Ausnahme, daher ist ihre Schwelle dokumentiert, einheitlich angewandt und mit HR sowie dem Betriebsrat geprüft, wo das lokale Recht es verlangt
  • Die Verifikation eines Fiskaldokuments sendet Kennungen und sonst nichts, und jede Rückgabe, Eskalation und Buchungsentscheidung ist einer Regelversion und einer Person zuzuordnen

Warum jetzt

01

Die Frist setzt das Korrekturfenster, nicht der Budgetzyklus: eine Hotelrechnung lässt sich meist innerhalb weniger Wochen nach dem Aufenthalt neu ausstellen und danach praktisch nie, sodass jeder Monat ohne Prüfung weitere 620 Positionen abschreibt

02

Steuerverwaltungen digitalisieren in beide Richtungen, mit E-Rechnungspflichten ausgehend und Verifikationsdiensten eingehend, wodurch Echtheit über eine Schnittstelle statt über Vertrauen prüfbar wird

03

Generative Extraction liest Hotelrechnungen und ausländische Rechnungen inzwischen gut genug, um sie gegen Regeln zu testen, was die Abhängigkeit von einer Buchhalterin mit Formatkenntnis beendet

Relevante Führungsrollen

CFO

Geld, das die Steuerverwaltung erstattet hätte, wird entweder beantragt oder abgeschrieben, und dies entscheidet darüber

Steuerleitung

Die Erstattungsdatei entsteht aus konformen Dokumenten mit Nachweisen, und Ablehnungsgründe sind keine Überraschung mehr

Finanzleitung

Eine Rückgabe ist eine Aufgabe mit einem benannten Dokument, und Regeln aus dem Gedächtnis enden in acht Ländern zugleich

Häufige Fragen und Einwände

Unser Berater prüft die Datei doch bereits.

Er prüft, was ihn erreicht, also das, was übrig blieb. Dann stellt das Hotel nichts mehr aus. Diese Prüfung läuft bei der Abgabe, im einzigen Moment, in dem das Dokument noch zu bekommen ist.

Mitarbeitende haben keinen Einfluss darauf, was ein Hotel druckt.

Doch, wenn sie beim Auschecken fragen, und sie fragen, sobald eine Rückgabe am selben Tag das Dokument benennt. Das meiste löst sich ohnehin vorher, indem die Rechnungsdaten des Unternehmens im Profil des Reisebüros hinterlegt werden.

Fiskaldokumente unserer Tochter sind Sache des lokalen Teams.

Das bleiben sie. Pflichtfelder zu lesen und die Echtheit zu prüfen, wo ein Dienst besteht, ist ein Dienst am lokalen Team und keine Übernahme der Verantwortung.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Die Reisetätigkeit ist klein oder fast ausschließlich inländisch dort, wo Reise-Umsatzsteuer nicht abziehbar ist; übrig bleibt weniger Nacharbeit, was allein selten trägt
  • Belege werden bei Abgabe nicht fotografiert, dann ist die Erfassung das erste Projekt und dies das zweite
  • Das Spesensystem wendet bereits länderspezifische Dokumentationsregeln an, und die Erstattung läuft darauf
  • Es gibt keinen steuerlichen Eigner für Schwellen und Länderregeln, und ein Regelwerk ohne Eigner wird binnen eines Quartals umgangen

Eine Frage für die nächste Sitzung

Kann dieses Unternehmen für die Reisen des vergangenen Jahres sagen, wie viel erstattungsfähige Umsatzsteuer nie in die Erstattungsdatei gelangt ist, und das Datum benennen, an dem jedes dieser Dokumente nicht mehr korrigierbar wurde?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Ein Quartal Berichte, gelesen und gegen die Ablehnungsliste des Beraters gestellt, was die Lücke beziffert, bevor etwas gebaut wird
  • Das Dokumentationsregelwerk je Land, mit dem Steuerteam geschrieben und versioniert, mit Schwellen für Eigenbelege und Steuer
  • Die Dokumentkonfiguration: Feinabstimmung des Receipts-Modells, Generative Extraction für Rechnungen, Konfidenzschwellen, Sprachabdeckung
  • Die Automatisierung: Abruf, Regeln, Rückgaben in Microsoft Teams, Steuerbuchung und Erstattungsdatei
  • Einen beratenden Pilotbetrieb in zwei Ländern, damit das Rechnungswesen sieht, was zurückgegangen wäre, bevor Mitarbeitende es sehen
  • Berichte in Power BI und eine Routine zur Regelpflege für die folgenden Quartale

Wir benötigen von Ihnen

  • Ein Quartal Spesenberichte mit Bildern und die Feststellungen des Beraters für denselben Zeitraum
  • Einen benannten steuerlichen Eigner für Länderregeln und Schwellen und einen Eigner im Rechnungswesen für die Rückgaben
  • Ein Dienstkonto im Spesensystem, das Berichte liest sowie Status und Steuerfelder schreibt
  • Die Dokumentationsregeln in ihrer heutigen Form, einschließlich derer, die nur im Gespräch existieren

Etappen

Analyse

Ein Quartal Historie gegen die Ablehnungen des Beraters gelesen; Regeln und Lücken je Land festgehalten

Regeln

Dokumentationsprüfungen, Schwellen und Rückgabetexte mit dem Steuerteam abgestimmt und versioniert

Aufbau

Auslesen, Regelausführung, Rückgaben in Teams, Steuerbuchung und Erstattungsdatei

Beratender Lauf

Die Prüfung läuft auf laufenden Abgaben in zwei Ländern, ohne etwas zurückzugeben, und Schwellen werden justiert

Inbetriebnahme

Rückgaben Land für Land aktiviert, mit Hypercare und wöchentlicher Durchsicht der Gründe

Optimierung

Fiskaldokumente, weitere Länder und vierteljährliche Regelaktualisierungen

Quick Win. Das Regelwerk ist klein und das Auslesen vortrainiert; der Aufwand folgt der Zahl der Länder mit eigenen Regeln und der Frage, wie das Spesensystem Bilder und Statusfelder bereitstellt.