Audytor pyta, kto był po terminie danego dnia; ta odpowiedź powinna zająć jedno kliknięcie

Sednem jest macierz, której dziś nikt nie posiada: która rola, w której lokalizacji, ma odbyć które kursy i podpisać które wersje polityk. Budujemy ją wprost, uzgadniamy z compliance, bezpieczeństwem i HR, a potem pozwalamy robotowi utrzymywać ją przy życiu. Każdej nocy robot czyta przyjęcia, zmiany i odejścia z systemu kadrowego oraz ukończenia z systemu szkoleniowego. Dokłada obowiązki tym, którzy ich teraz potrzebują, wycofuje obowiązki osób, które odeszły, i zakłada przypisania bezpośrednio, a nie przez plik CSV, który już był nieaktualny.

Każda osoba widzi jedną kartę w Microsoft Teams z listą tego, co ma odbyć, terminem i przyciskiem, który zapisuje na kurs albo go uruchamia. Przypomnienia idą według uzgodnionej kadencji, a nie masowo, i każde wymienia konkretną osobę i konkretną pozycję, a nie trzydziestu kolegów. Oświadczenia o politykach zbiera się na samej stronie polityki w SharePoint, więc zapis wiąże osobę z wersją dokumentu i momentem potwierdzenia, z etykietą retencji Microsoft Purview i wpisem audytowym za nim. To właśnie różnica między listą podpisów a dowodem.

Gdy coś zostaje po terminie, drabina eskalacji działa sama: przełożony dostaje kartę wymieniającą wyłącznie jego dwie osoby po terminie, potem kierownik lokalizacji. Zwolnienia i przedłużenia terminu istnieją, bo rzeczywistość ich wymaga, ale każde wymaga wskazanego zatwierdzającego w UiPath Action Center, pisemnego uzasadnienia i daty wygaśnięcia. Power BI pokazuje ukończenia per lokalizacja, rola i obowiązek. Pakiet dowodowy dla dowolnej populacji i dowolnego zakresu dat jest generowany, a nie składany, więc nikt go nie poprawi, zanim trafi do audytora.