Start · Lösungen · Weitere Lösungen

Lösung · Weitere Lösungen

Aus dem ERP kalkuliert, gegen die Margenuntergrenze freigegeben, am selben Tag signiert

Angebot, Rabattfreigabe und Signatur am selben Tag

Preise, Konditionen und Bestände kommen aus dem ERP, die Rabattregel entscheidet oder benennt einen Freigeber in Microsoft Teams, und das Angebot geht noch am selben Tag signiert hinaus.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
1.350Angebote im Monat verlassen diesen illustrativen Baustoffhersteller, und 300 davon warten auf einen Rabatt, den niemand als Entscheidung festhält.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Ihre Margenuntergrenze wird per Daumen hoch im Chat gehütet und drei Wochen später geprüft.

Was sich ändert

Das Angebot beginnt dort, wo das Geschäft ohnehin liegt: Der Verkäufer öffnet die Opportunity im CRM oder füllt ein kurzes Formular in Microsoft…

Geschäftlicher Nutzen

Angebote gehen am selben Tag hinaus, weil Recherche, Rechnen, Dokument und Ablage nicht mehr auf eine freie Stunde warten.

Beteiligte Systeme

SAP ECC oder SAP S/4HANA, in diesem Prozess nur lesend; Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 Sales; SharePoint-Angebotsbibliothek

Geschäftliches Problem

Angebotswesen

Ein Angebot entsteht aus vier Quellen, die nicht miteinander sprechen: Preise und Kundenkonditionen in SAP, Bestände und Lieferzeiten im Lagersystem, die Rabattpolitik in einem PDF, das vor zwei Jahren verschickt wurde, und die Erinnerung des Verkäufers daran, was bei diesem Bauunternehmer zuletzt funktioniert hat. Excel ist der Ort, an dem diese vier zusammentreffen, und deshalb wiederholen sich die Fehler: ein Preis aus der falschen Periode, ein Rabatt auf eine Kondition gerechnet, die ihn bereits enthielt, eine geschätzte Lieferzeit.

Die Rabattfreigabe sieht kostenlos aus und ist es nicht. Sie geschieht im Chat, am Telefon, gelegentlich im Flur, und nichts davon ist ein Nachweis. Wer zustimmt, hat die Marge selten vor sich, denn sie auszurechnen hieße, SAP für einen Vorgang zu öffnen, für den dreißig Sekunden vorgesehen sind. Das Ergebnis sieht die Finanzabteilung Monate später, wenn die Marge der Produktgruppe dünner ist als geplant und niemand die Entscheidungen benennen kann, die dazu geführt haben.

Bleibt das Dokument. Jedes Angebot ist die Kopie eines älteren, also driften die Bedingungen, und eine Zahlungsklausel aus einem Sonderfall wandert durch die Region. Die Annahme kommt als eingescannte Unterschrift oder als Satz in einer E-Mail zurück, den die Auftragserfassung in SAP abtippt. Der Prozess überlebt, weil jeder Teil davon jemandes Arbeitsroutine ist und weil die Finanzabteilung die Untergrenzen besitzt, aber nicht den Moment, in dem eine davon unterschritten wird.

Wie es heute läuft

So finden wir das Angebotswesen in den meisten B2B-Herstellern vor, bevor es automatisiert wird.

  1. MenschDer Verkäufer fragt den Innendienst nach den Konditionen des Kunden oder sieht selbst in SAP nach, wenn der Tag es zulässt
  2. MenschBestände und Lieferzeiten werden im Lagerkanal erfragt und in eine aus einem älteren Angebot kopierte Tabelle eingetragen
  3. WartezeitEin Rabatt oberhalb der Vollmacht wartet auf einen Manager auf Reisen, einen halben bis zwei Tage
  4. FehlerrisikoDie Freigabe kommt als Chatnachricht oder Anruf, also hält nichts fest, welche Marge der Freigeber gesehen hat
  5. WartezeitDas Angebot geht aus dem Postfach des Verkäufers hinaus, die Annahme kommt als Scan oder als kurze Zusage per E-Mail zurück
  6. MenschDie Auftragserfassung tippt die angenommenen Positionen aus dem PDF in SAP ab
  7. FehlerrisikoDie Marge unterhalb der Untergrenze zeigt sich zum Monatsabschluss, nachdem die Paletten längst unterwegs sind
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Die Angebotsstunden sind der sichtbare und der kleinere Kostenblock. Teuer ist ein Rabatt, der ohne Marge vor Augen gewährt wird, dreihundertmal im Monat, jeder für sich vertretbar und keiner gegen eine Zahl entschieden.
  • Langsame Angebote verlieren gegen den, der zuerst geantwortet hat, und nichts erfasst einen Verlust, der durch Zeitablauf entstanden ist. Die Pipeline zeigt ihn als Preisverlust, weil das der einzige Grund ist, den jemand auswählt.
  • Aus einem älteren Angebot übernommene Bedingungen werden später zum Streitfall: eine Rechnungsdiskussion, eine Gutschrift und ein Anruf des Einkäufers, und nichts davon wird dem Angebot zugerechnet, das es ausgelöst hat. Ein geschätzter Bestand wird auf dieselbe Weise zum Rückstand.
  • Das Preiswissen sitzt bei den dienstältesten Innendienstspezialisten, und wenn eine davon geht, sinkt die Angebotsqualität auf eine Weise, die sich als Marge zeigt und nicht als Kündigung.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Angebotserstellung im heutigen Tempo≈ 248.160 €
Das Nachfassen bei Rabatten daneben, über dieselben zwölf Monate≈ 64.800 €
Beides, getragen über achtzehn Monate bis zur nächsten Preislistenrevision≈ 469.440 €

Zwei Dinge wachsen hier von allein. Die Zahl der Angebote steigt mit jedem gewonnenen Distributor und jeder neuen Produktlinie, und jedes trägt dieselben manuellen Minuten, weshalb die erste Zeile eine Untergrenze ist und keine Prognose. Zugleich verkürzt die Volatilität der Einsatzkosten die Lebensdauer einer Preisliste, sodass mehr Angebote auf einer bereits ersetzten Fassung entstehen.

Das leisere Risiko ist, dass sich bei den Rabatten nichts ändert. Dreihundert Freigaben im Monat erfolgen weiter ohne Marge vor Augen, und die abgegebene Summe steigt, weil das Volumen gestiegen ist, nicht weil jemand es so entschieden hätte. Die Prüfungsfeststellung wiederholt sich jedes Jahr, und die Antwort lautet jedes Jahr, dass Freigaben durchaus stattfinden, in einem Chat, der längst weitergescrollt ist.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein Baustoffhersteller für Dämmung, Dachbahnen und Zubehör, 1.100 Mitarbeitende, Vertrieb über Distributoren und direkt an große Bauunternehmen in Polen, Tschechien und im Baltikum. Salesforce ist das CRM, SAP ECC führt Preise, Konditionen, Bestände und Lieferzeiten, Microsoft 365 ist die Kollaborationsplattform.

Volumen

1.350 Angebote im Monat von 28 Außendienstlern und neun Innendienstspezialisten; rund 300 davon enthalten einen Rabattwunsch oberhalb der eigenen Vollmacht des Verkäufers.

Aktueller Prozess

Angebote entstehen in Excel aus von Hand gesuchten Preisen, gehen als PDF aus persönlichen Postfächern hinaus, werden bei Rabattbedarf formlos freigegeben und nach Annahme in SAP abgetippt.

Engpass

Rund 38 Minuten Erstellung pro Angebot, bevor überhaupt jemand an den Kunden denkt, 25 Minuten Nachfassen und Prüfen je Rabattfreigabe und ein bis zwei Tage Durchlaufzeit bei den Angeboten, auf die es ankommt.

Lösung

Ein Roboter kalkuliert das Angebot aus SAP-Konditionen, Beständen und Lieferzeiten, die Regeln entscheiden, was der Verkäufer allein gewähren darf, Ausnahmen erreichen den benannten Freigeber in Microsoft Teams Approvals mit der Margenwirkung auf der Karte, und das Dokument entsteht aus einer freigegebenen Microsoft Word-Vorlage, wird in SharePoint abgelegt und zur Signatur versendet.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall geht das Angebot am selben Tag hinaus, jeder Rabatt unterhalb der Untergrenze trägt einen Freigeber und eine Margenzahl, und angenommene Positionen erreichen die Auftragserfassung als Daten. Die Zahlen sind ein Modell auf genannten Annahmen, keine Messung bei einem Kunden.

Vorgeschlagene Lösung

Das Angebot beginnt dort, wo das Geschäft ohnehin liegt: Der Verkäufer öffnet die Opportunity im CRM oder füllt ein kurzes Formular in Microsoft Teams für Anfragen, die nie zur Opportunity werden, und nennt Kunde, Produkte, Mengen und Wunschtermin. Ein UiPath-Roboter liest daraufhin Konditionen, Preise, Bestände und Lieferzeiten dieses Kunden über die BAPI- und OData-Konnektoren aus SAP, kalkuliert jede Position und ermittelt die Marge gegen die Untergrenze der Produktgruppe, die der Finanzabteilung gehört.

Danach entscheiden die Rabattregeln, und das ist der Teil, der die Wirtschaftlichkeit verändert. Aus der eigenen Politik des Kunden abgeleitete Regeln legen fest, was ein Verkäufer ohne Rückfrage gewähren darf, was der Regionalleiter freigibt und was den Vertriebsleiter erreicht. Alles oberhalb der Vollmacht wird zu einer Freigabe in Microsoft Teams Approvals, mit der Margenwirkung in Euro, der Untergrenze, der Rabatthistorie des Kunden und dem Angebot selbst, sodass der Manager gegen eine Zahl entscheidet und nicht gegen einen Screenshot, unter seiner eigenen Microsoft Entra ID-Identität und mit einem in Microsoft Purview protokollierten Ereignis.

Anschließend füllt der Roboter die freigegebene Microsoft Word-Vorlage, erzeugt das PDF, legt beides mit Kunde, Opportunity, Marge und Freigeber als Metadaten in einer SharePoint-Bibliothek ab und hängt das Dokument an die Opportunity. Das Angebot geht über SharePoint eSignature zur Signatur, die signierte Fassung kommt mit ihrem Prüfpfad zurück, und die angenommenen Positionen erreichen die Auftragserfassung als Daten. Power BI zeigt Durchlaufzeit, Freigabedauer, Rabatttiefe und Abschlussquote je Rabattband. KI kommt bewusst nicht vor: Die Preisfindung muss für einen Controller reproduzierbar sein.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Teams Approvals mit Vorlagen und Microsoft Purview-Prüfpfad; SharePoint eSignature mit Rückgabe der signierten Fassung in die Bibliothek; SharePoint-Bibliotheken mit Metadaten, Berechtigungen und Aufbewahrung; Trigger, Queues, Credential Store und Protokollierung in UiPath Orchestrator

Was wir bauen

Die Kalkulation und Margenermittlung gegen die Untergrenze, die Rabattregeln und Freigabeschwellen, das Routing und die Freigabekarte, die Microsoft Word-Vorlage und ihre Erzeugung, die Ablage in SharePoint, den Rückschreibvorgang ins CRM, die Übergabe an die Auftragserfassung und den Power BI-Bericht

Individuelle Integration

Preise, Konditionen, Bestände und Lieferzeiten aus SAP über die UiPath SAP BAPI- und OData-Konnektoren, mit Oberflächenautomatisierung nur dort, wo keine Schnittstelle einen Konditionstyp bereitstellt; Opportunity, Anhang und Status im CRM über den Salesforce- oder Microsoft Dynamics 365 CRM-Konnektor

So läuft der automatisierte Prozess

  1. SystemDie Anfrage wird aus der CRM-Opportunity oder dem Teams-Formular übernommen, und ein Roboter liest Konditionen, Preise, Bestände und Lieferzeiten aus SAP und kalkuliert jede Position
  2. AutomatisierungDie Marge wird je Position und je Angebot gegen die Untergrenze der Produktgruppe berechnet, und die Rabattregeln werden ausgewertet
  3. MenschAnfragen oberhalb der Vollmacht erreichen den Regionalleiter oder den Vertriebsleiter in Teams Approvals, mit Marge und Untergrenze auf der Karte
  4. AutomatisierungFreigegebene und vollmachtskonforme Angebote entstehen aus der Microsoft Word-Vorlage, werden als PDF gerendert und in SharePoint abgelegt
  5. AutomatisierungDas Dokument wird an die CRM-Opportunity gehängt und über SharePoint eSignature an den Kunden zur Signatur geschickt
  6. SystemDie signierte Fassung kehrt in die Bibliothek zurück, die Opportunity wird aktualisiert, und angenommene Positionen erreichen die Auftragserfassung als strukturierte Daten
  7. AutomatisierungDurchlaufzeit, Freigabedauer, Rabatttiefe und Abschlussquote je Band werden in Power BI aktualisiert
SystemAutomatisierungMensch

Modell der Zusammenarbeit von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Lesen von Preisen, Konditionen, Beständen und Lieferzeiten, die Kalkulation jeder Position und die Margenermittlung gegen die Untergrenze
  • Das Routing jeder Ausnahme an den in der Politik benannten Freigeber, mit den Zahlen im Anhang
  • Dokumenterzeugung, Ablage, CRM-Anhang und den Signaturauftrag
  • Die Übergabe angenommener Positionen an die Auftragserfassung und die Berichte

Menschen entscheiden

  • Was diesem Kunden angeboten und wie es positioniert wird, also der Teil des Angebotswesens, der die Marge verdient
  • Jeden Rabatt oberhalb der Vollmacht, nun gegen eine Zahl statt gegen einen Screenshot
  • Die Preispolitik selbst: Untergrenzen, Schwellen und wer was freigeben darf
  • Alles, was die Regeln nicht kalkulieren können, etwa ein neues Produkt ohne Konditionssatz

Vorher und nachher

VorherNachher
Erstellungszeit je Angebot38 Min.Minuten, für die Positionierung genutzt
Zeit vom Anstoß bis zum versendeten Angebot1 bis 2 Tagederselbe Tag
Freigaben mit für den Freigeber sichtbarer Margeseltenjede
Nachweis hinter einer Rabattentscheidungeine ChatnachrichtFreigeber, Zahl, Zeitstempel, Prüfereignis
Angenommenes Angebot in der Auftragserfassungaus dem PDF abgetipptstrukturierte Positionen

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • CRM-Opportunity
  • kurzes Angebotsformular in Microsoft Teams
  • Listenpreise, Kundenkonditionen, Bestände und Lieferzeiten in SAP

Automatisierungsebene

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • das Regelwerk für Preis, Marge und Rabatt

Zielsysteme

  • SAP ECC oder SAP S/4HANA, in diesem Prozess nur lesend
  • Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 Sales
  • SharePoint-Angebotsbibliothek
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Microsoft Teams Approvals für Rabatte; eine Teams-Karte für Preisausnahmen; SharePoint eSignature für die Unterschrift des Kunden

CRM-OpportunityUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP ECCMicrosoft Teams Approvals für Rabatte

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots + Orchestrator

Angebot kalkulieren, Regeln anwenden, Dokument erzeugen und ablegen, mit Queues, Wiederholungen und Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (SAP BAPI- und OData-Konnektoren)

Preise, Konditionen, Bestände und Lieferzeiten über Schnittstellen statt über Oberflächen

A
UiPath Integration Service (Salesforce- und Microsoft Dynamics 365 CRM-Konnektoren)

Anfrage aus der Opportunity, Dokument zurück als Anhang, Status aktualisiert

A
Microsoft Teams (Approvals app)

Rabattentscheidungen oberhalb der Vollmacht, Marge auf der Karte, Prüfereignis in Microsoft Purview

A
Microsoft Word

die eine freigegebene Angebotsvorlage, die der Roboter füllt und als PDF rendert

A
Microsoft SharePoint

Angebotsbibliothek mit Kunde, Opportunity, Marge und Freigeber als Metadaten

A
SharePoint eSignature

Angebot zur Signatur versendet und signierte Fassung mit Prüfpfad zurück

A
Power BI

Durchlaufzeit, Freigabedauer, Rabatttiefe, Abschlussquote je Band

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
742 Angebotsäquivalente im Monat (1.350 × 0,55 automatisierbar) × 38 Minuten≈ 470 h / Monat
470 h × 44 € vollkostenbasierte Stunde im Angebotswesen≈ 20.680 € / Monat
× 12 Monate≈ 248.160 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität im Angebotswesen (illustrativ)≈ 248.160 €

In diesem Prozess stecken zwei Kostenblöcke, und der Kalkulator bepreist nur den ersten. Die Erstellung dauert 38 Minuten für Preisrecherche, Bestandsprüfung, Dokument, PDF, Versand und Ablage; 0,55 davon ist mechanische Arbeit, die ein Roboter übernimmt, sodass die 1.350 Angebote im Monat als 742 Angebotsäquivalente in die Rechnung eingehen und dem Verkäufer Positionierung und Kundengespräch bleiben. 44 € sind ein vollkostenbasierter Mischsatz je Stunde für Innendienst- und Verkäuferzeit im Angebotswesen in Mitteleuropa. Der zweite Block, 300 Rabattfreigaben im Monat zu je 25 Minuten Nachfassen und Prüfen, davon 0,6 vermeidbar, bei 72 € Managerstunde, ergibt rund 5.400 € im Monat und wird in den nächsten Abschnitt übernommen statt in den Kalkulator. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Angebote gehen am selben Tag hinaus, weil Recherche, Rechnen, Dokument und Ablage nicht mehr auf eine freie Stunde warten
  • Die Marge wird vor dem Auftrag geschützt statt danach erklärt: Nichts geht unterhalb der Untergrenze hinaus ohne benannten Freigeber und eine Zahl
  • Jedes Angebot trägt dieselben Bedingungen, weil es eine Vorlage gibt und der Vertriebsinnendienst sie besitzt und nicht der Absender des letzten Angebots
  • Die Auftragserfassung erhält strukturierte Positionen statt eines PDF, was eine ganze Fehlerklasse aus Lieferung und Fakturierung nimmt, während Freigabedauer je Manager und Abschlussquote je Rabattband berichtsfähig werden

Die Sicht des Managements

  • Jedes offene Angebot hat ein Alter, einen Verantwortlichen und einen Freigabestatus, sodass die Pipeline-Besprechung nicht mehr von Erinnerung lebt
  • Rabattentscheidungen werden zu Nachweisen mit Freigeber, Marge und Begründung, für eine Prüfung ohne Postfachsuche verfügbar
  • Änderungen der Preispolitik werden einmal im Regelwerk vorgenommen und gelten am nächsten Morgen für jeden Verkäufer, und der Prozess hört auf, eine Sammlung persönlicher Routinen zu sein

KPIs für die Geschäftsführung

Durchlaufzeit vom Anstoß bis zum VersandFreigabedauer je ManagerAnteil ohne Ausnahme kalkulierter AngeboteAngebote unterhalb der UntergrenzeAbschlussquote je Rabattband

Sicherheit und Governance

Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.

  • Der Roboter liest SAP über einen Servicebenutzer, der auf Preise, Konditionen, Bestände und Kundenstammdaten beschränkt ist und nichts bucht, sodass ein Kalkulationsfehler kein Auftrag werden kann
  • Rabattfreigaben finden ausschließlich in Teams Approvals unter der eigenen Microsoft Entra ID-Identität des Freigebers statt, was Verkäufer, Freigeber und Dokumenterzeuger trennt
  • Freigabeereignisse und Signaturaufträge werden in das Microsoft Purview-Prüfprotokoll geschrieben, sodass der Nachweis ohne eigenen Pflegeaufwand existiert
  • Angebotsdokumente erben die Berechtigungen der Bibliothek und ein Aufbewahrungslabel, signierte Fassungen behalten den eSignature-Prüfpfad, und Preisregeln und Untergrenzen sind versionierte Artefakte, die nur Finanzabteilung und Vertriebsinnendienst ändern; Kundendaten bleiben in der Microsoft 365 EU Data Boundary und der EU-Region der UiPath Automation Cloud, die Zugangsdaten in einem verwalteten Speicher

Warum jetzt

01

Die Volatilität der Einsatzkosten hat Rabattdisziplin von einem Thema des Vertriebsinnendienstes zu einem Thema der Geschäftsleitung gemacht, und Preislisten werden häufiger überarbeitet, sodass mehr Angebote auf einer bereits ersetzten Fassung entstehen

02

SharePoint eSignature versendet ein Angebot heute zur Signatur und gibt die signierte Fassung ohne separate Dokumentenplattform in dieselbe Bibliothek zurück, und die SAP BAPI- und OData-Konnektoren lesen Konditionen und Bestände über Schnittstellen, was den früheren Entwicklungsaufwand weitgehend erübrigt

03

Nichtstun kostet modelliert 20.680 € im Monat an Angebotsstunden und 5.400 € am Nachfassen bei Freigaben, bevor irgendeine unterhalb der Untergrenze abgegebene Marge gezählt ist

Relevante Führungsrollen

Vertriebsleiter

Angebote gehen am selben Tag hinaus, Freigaben sind nicht länger der Grund, aus dem ein Geschäft wartet, und die Abschlussquote je Rabattband wird steuerbar statt strittig

CFO

Jeder Rabatt unterhalb der Untergrenze trägt einen benannten Freigeber und die Zahl, die dieser gesehen hat, sodass die Marge vor dem Auftrag geschützt und nicht danach rekonstruiert wird

COO

Angenommene Angebote erreichen die Auftragserfassung als strukturierte Positionen, was eine wiederkehrende Fehlerquelle in Lieferung und Fakturierung beseitigt

Häufige Fragen und Einwände

Wir führen ein Konfigurations- und Preiswerkzeug ein, das ist also überflüssig.

Es ist eine andere Ebene. Jenes Werkzeug übernimmt Konfiguration und Preislogik; dieser Ablauf liefert die ERP-Daten, auf denen es rechnet, die Freigabedisziplin in Teams, das Dokument, die Signatur und die Übergabe an die Auftragserfassung.

Unsere Verkäufer brauchen Spielraum bei Rabatten.

Den behalten sie. Die Regeln bestimmen, wer was freigeben darf, nicht was angeboten werden darf, und eine Freigabe mit der Marge auf der Karte ist in Minuten beantwortet statt einen Tag lang nachgefasst.

Kundenindividuelle Preise sind bei uns zu komplex für Automatisierung.

Diese Komplexität liegt bereits in den SAP-Konditionen, und der Roboter liest, was SAP rechnet, statt die Logik nachzubauen. Fälle außerhalb der Regeln gehen mit fertiger Berechnung an einen Preisspezialisten.

Wann dies nicht die richtige Lösung ist

  • Angebote sind technische Konfigurationen, die Konstruktionsarbeit erfordern, bevor überhaupt kalkuliert werden kann; dann gehört ein Konfigurationswerkzeug an den Anfang und dieser Ablauf dahinter
  • Die Volumina sind gering und jeder Preis wird einzeln verhandelt, ohne Preisstamm zum Auslesen, sodass die Regeln nichts durchzusetzen haben
  • Die Rabattpolitik existiert nicht schriftlich. Regeln setzen keine Politik durch, auf die sich niemand geeinigt hat, und sie zu formulieren ist eine Führungsaufgabe

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn der Vertriebsleiter die in den Rabattfreigaben des Vormonats abgegebene Marge nennen müsste, woher käme diese Zahl und wie lange dauerte ihre Erstellung?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Zwanzig bis dreißig aktuelle Angebote samt Freigabespur, nach Ihrer eigenen Politik neu kalkuliert, um Regelabdeckung und die Marge im Spiel zu zeigen
  • Den Zielprozess, gemeinsam mit Vertriebsinnendienst und Finanzabteilung entworfen: wer was freigibt und ab welcher Schwelle
  • Das Regelwerk für Preis und Rabatt, versioniert und im Besitz der Finanzabteilung statt im Code vergraben, samt SAP- und CRM-Integration, Angebotserzeugung aus einer neu aufgebauten Microsoft Word-Vorlage, Ablage in SharePoint und Versand zur elektronischen Signatur
  • Die Freigabestrecke in Teams, den Power BI-Bericht und einen Pilot in einer Region vor dem Rollout mit Hypercare

Wir benötigen von Ihnen

  • Lesenden SAP-Zugriff für einen Servicebenutzer auf Preise, Konditionen, Bestände und Kundenstammdaten
  • Die CRM-Sandbox und ein technisches Konto dafür
  • Die aktuelle Angebotsvorlage, die verwendeten Bedingungen und die Rabattpolitik in schriftlicher Form
  • Einen Verantwortlichen im Vertriebsinnendienst für Vorlage und Regeln sowie einen in der Finanzabteilung für die Untergrenzen

Etappen

Analyse

Angebote und Freigaben nach der schriftlichen Politik neu kalkuliert, um Regelabdeckung und Ausnahmen zu bemessen

Entwurf

Zielprozess, Regeln, Schwellen, Vorlagenstruktur, Sicherheitsmodell

Aufbau

SAP- und CRM-Integration, Dokumenterzeugung, Freigaben in Teams, Ablage und Signatur

Validierung

Historische Angebote vom Roboter neu kalkuliert und Position für Position mit dem Versendeten verglichen

Inbetriebnahme

Eine Region und eine Produktgruppe unter Aufsicht, danach Rollout und Abschaltung des alten Wegs je Region

Optimierung

Feinjustierung der Regeln anhand des Ausnahmeprotokolls, danach Ausweitung auf weitere Produktgruppen und Länder

Abteilungsweit. Der Aufwand hängt davon ab, wie viel Preisfindung in SAP-Konditionen statt in Gewohnheit liegt, wie viele Schwellen die Politik wirklich kennt und in welchem Zustand die Angebotsvorlage ist.