Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaJeden wzorzec działania dla czterech platform, reguły każdego kraju w zestawie reguł
E‑faktury zwalidowane i wysłane, nowe obowiązki wchłonięte
Faktury wychodzące są walidowane wobec reguł danego kraju przed wysyłką, status z platformy wraca na bieżąco do SAP, a każde odrzucenie trafia do osoby odpowiadającej za jego przyczynę.
Streszczenie dla zarządu
Faktura odrzucona przez platformę nie została wystawiona, a nikt w finansach nie czyta XML zawodowo.
Budujemy warstwę operacyjną wokół transportu, który już Państwo kupili.
Faktury są zgodnie z prawem wystawione w dniu fakturowania, bo błędy, które odrzuciłaby platforma, są wychwytywane, zanim ona je zobaczy.
fakturowanie i zobowiązania w SAP S/4HANA; punkt dostępowy albo dodatek do ERP; archiwum dowodów na SharePoint
Problem biznesowy
E‑fakturowanie
Obowiązki e‑fakturowania są ruchomym celem, w który finanse mają trafić narzędziami zbudowanymi dla celu nieruchomego. Polski KSeF, włoski system wymiany, belgijski obowiązek PEPPOL, niemieckie formaty ustrukturyzowane i francuskie zasady odbioru definiują, czym jest poprawna faktura i jak się ją przesyła. Określają też, co wraca i w którym momencie faktura liczy się jako wystawiona. Nic z tego nie jest opcjonalne i nic nie stoi w miejscu.
Punkt dostępowy albo dodatek do ERP rozwiązuje transport, który okazuje się mniejszą połową pracy. Transport nie naprawi rekordu klienta bez numeru podatkowego, produktu z kodem jednostki, którego schema nie przyjmuje, ani stawki VAT odrzucanej przez reguły kraju. Te błędy przychodzą jako kody, zauważa je ten, kto pamiętał otworzyć portal, i naprawia się je ponownym wpisaniem. Tymczasem status platformy i status ERP rozjeżdżają się, więc deklarację VAT uzgadnia się ręcznie na koniec miesiąca, a faktury przychodzące leżą na platformie, dopóki ktoś ich nie pobierze.
Ten układ trwa, bo każdy obowiązek prowadzi się jak projekt. Projekt się kończy, zespół się rozchodzi, a reguły każdego kraju lądują w głowie jednej osoby. Ogłaszany jest kolejny kraj, rusza kolejny projekt, a dyrektor podatkowy dostaje pytanie, ilu ludzi będzie potrzebował ten następny.
Jak to wygląda dzisiaj
- SystemPrzebieg fakturowania tworzy faktury w SAP, a dodatek konwertuje je i wysyła
- CzłowiekFinanse otwierają rano portal każdego kraju, żeby poszukać odrzuceń
- CzłowiekOdrzucone faktury są eksportowane i badane przez kogoś, kto potrafi czytać schemę
- CzłowiekPoprawia się dane podstawowe albo fakturę, wystawia ją ponownie i wysyła jeszcze raz
- Ryzyko błęduKlient pyta, dlaczego faktura przyszła późno albo dwa razy, a data przychodu się przesunęła
- CzłowiekStatusy z platform przepisuje się do arkusza na potrzeby uzgodnienia VAT
- OczekiwaniePrzychodzące faktury ustrukturyzowane pobiera się raz w tygodniu i przekazuje do zobowiązań
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Odrzucona faktura wychodząca to nie błąd techniczny, tylko nierozpoznany przychód, VAT nieujęty we właściwym okresie i klient, któremu nie ruszył zegar płatności.
- Partie odrzuceń na koniec miesiąca przenoszą liczby między okresami, a gdy zdarzy się to drugi raz, audytorzy traktują to jako pytanie o kontrolę, a nie o dane.
- Faktury przychodzące leżące na platformie tracą dni terminu płatności, a w części reżimów zjadają okres, w którym można odliczyć podatek.
- Nikogo nie zatrudniono do pracy, którą to tworzy: kontroler czytający XML, analityk utrzymujący mapowanie na kraj, menedżer podatkowy uzgadniający w arkuszu, i nic z tego nieudokumentowane.
Koszt zaniechania
Obowiązki przychodzą niezależnie od tego, czy ktoś jest gotowy, a każdy prowadzony jak projekt kończy się tak samo: projekt się zamyka, wiedza wychodzi razem z nim, a reguły przeżywają wyłącznie w czyjejś pamięci. Odrzucenia rosną wraz z wolumenem i z każdym nowym klientem albo produktem, którego danych podstawowych nikt nie sprawdził wobec schemy. Partie korekt na koniec miesiąca przenoszą przychód i VAT między okresami na tyle często, że staje się to tematem audytu, a nie niedogodnością.
Reszta jest cichsza. Faktury przychodzące czekają na platformach, podczas gdy biegną terminy płatności, a ekspozycja grupy ustawia się na poziomie kraju z najmniejszą uwagą. W ciągu dwunastu miesięcy pytanie postawione dyrektorowi podatkowemu dostaje odpowiedź w postaci liczby, którą potem płaci się co roku.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Producent opakowań ze spółkami w Polsce, we Włoszech, w Belgii i w Niemczech na jednym SAP S/4HANA, korzystający z dostawcy punktu dostępowego i dodatku do ERP dla transportu.
Około 3 000 faktur sprzedażowych wystawianych i około 6 000 faktur zakupowych otrzymywanych miesięcznie przez platformy krajowe i PEPPOL, czyli mniej więcej 9 000 dokumentów ustrukturyzowanych w czterech krajach.
Dwóch kontrolerów otwiera rano portale, eksportuje to, co zostało odrzucone, diagnozuje i wysyła ponownie. Status platformy uzgadnia się z SAP co miesiąc w arkuszu na potrzeby deklaracji VAT.
Odrzucenia sięgają kilku procent i dotyczą głównie danych podstawowych i kodów podatkowych, ale każde diagnozuje z kodu osoba, która akurat zna schemę, a ta wiedza nigdzie nie jest spisana.
Każda faktura wychodząca jest walidowana wobec wersjonowanego zestawu reguł kraju, zanim trafi na platformę. Wysyłka i odpytywanie o status są zautomatyzowane, a statusy wracają do SAP na bieżąco. Odrzucenia stają się zadaniami w Microsoft Teams dla tego, kto odpowiada za przyczynę.
W modelowanym przypadku trzy czwarte dzisiejszych odrzuceń w ogóle nie powstaje, a pozostałe przychodzą wyjaśnione, nie zakodowane. Uzgodnienie VAT jest ciągłe zamiast miesięcznego, a Francja staje się zestawem reguł z przebiegiem testowym. Każda liczba poniżej jest modelowana na podanych założeniach, a nie zmierzona u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy warstwę operacyjną wokół transportu, który już Państwo kupili. Zanim cokolwiek zostanie wysłane, robot waliduje każdą fakturę wychodzącą wobec zestawu reguł jej kraju: pola obowiązkowe, numery podatkowe, kody jednostek i kategorii podatkowych, zaokrąglenia, dopuszczalne stawki VAT, załączniki i wersję schemy. To, co nie przechodzi, jest poprawiane w SAP tam, gdzie poprawka jest mechaniczna, a w pozostałych przypadkach staje się zadaniem dla danych podstawowych, fakturowania albo podatków, ze złamaną regułą opisaną zwykłym językiem. Faktura trafia na platformę dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęta.
Następnie robot uruchamia wysyłkę przez dodatek albo punkt dostępowy, odpytuje platformę o status i zapisuje wynik z powrotem do SAP. Każda faktura nosi więc identyfikator platformy i znacznik czasu przyjęcia na samym dokumencie, a nie w czyimś eksporcie. Odrzucenia, które mimo wszystko wystąpią, stają się zadaniami w Microsoft Teams z nazwą złamanej reguły i zwykle skuteczną poprawką. Przychodzące faktury ustrukturyzowane są codziennie pobierane z każdej platformy, walidowane, dopasowywane do kartoteki dostawców i przekazywane do ścieżki zobowiązań z nienaruszonymi danymi, a nie spłaszczone do PDF.
O tym, czy to przetrwa kolejny obowiązek, decyduje miejsce, w którym mieszkają reguły krajów. To wersjonowane tablice decyzyjne w UiPath Maestro i konfiguracja w zasobach UiPath Orchestrator, wydawane z dowodami testów jak każda inna zmiana, więc aktualizacja schemy jest zmianą reguły i przebiegiem testowym, a nie projektem. Ciągłe uzgodnienie porównuje zapis platformy z SAP według spółki i okresu i wypisuje różnice, co jest dowodem potrzebnym deklaracji VAT. W tym przepływie nie używamy AI: logika zgodności, o którą może zapytać organ podatkowy, musi być deterministyczna i wytłumaczalna, linia po linii.
Tablice decyzyjne UiPath Maestro dla zestawów reguł krajowych; zasoby, kolejki, wyzwalacze czasowe, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center z SLA, zamykane w Microsoft Teams; dokumenty fakturowe i przepływ dokumentów w SAP; Państwa istniejący punkt dostępowy albo dodatek do ERP dla transportu
Zestawy reguł krajowych i ich przypadki testowe; walidację wstępną i wyjaśnienie każdego niepowodzenia zwykłym językiem; orkiestrację wysyłki i odpytywanie o status; zapis statusu zwrotnie i ciągłe uzgodnienie; pobieranie i walidację faktur przychodzących; projekt zadań odrzuceniowych i pulpit zgodności
API platform i punktu dostępowego przez UiPath Integration Service Connector Builder; odczyt fakturowania i zapis statusu w SAP przez konektory SAP BAPI i OData; alerty i zadania przez konektor Microsoft Teams
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPo przebiegu fakturowania robot czyta nowe faktury i waliduje każdą wobec zestawu reguł jej kraju
- CzłowiekTo, co nie przechodzi, trafia do danych podstawowych, fakturowania albo podatków jako zadanie w Teams, z nazwą reguły i typową poprawką
- AutomatyzacjaFaktury, które przeszły, są wysyłane przez punkt dostępowy albo dodatek do ERP
- AutomatyzacjaRobot odpytuje każdą platformę o status i zapisuje identyfikator, znacznik czasu i wynik z powrotem do SAP
- CzłowiekOdrzucenie, które mimo to wystąpi, staje się zadaniem z wyjaśnionym błędem, a poprawiona faktura idzie ponownie
- AutomatyzacjaPrzychodzące faktury ustrukturyzowane są codziennie pobierane ze wszystkich platform, walidowane i przekazywane do ścieżki zobowiązań
- AutomatyzacjaStatus platformy i SAP są uzgadniane na bieżąco według spółki i okresu, z wypisaniem różnic
Model współpracy człowieka z automatem
Automat obsługuje
- Walidację wstępną każdej faktury wychodzącej wobec zestawu reguł jej kraju przed wysyłką
- Uruchamianie wysyłki, odpytywanie o status i zapis identyfikatorów oraz znaczników czasu do SAP
- Codzienne pobieranie, walidację i przekazywanie przychodzących faktur ustrukturyzowanych
- Uzgadnianie zapisu platformy z SAP według spółki i okresu oraz wypisywanie tego, co się różni
Ludzie decydują
- O danych podstawowych i traktowaniu podatkowym stojących za odrzuceniami, bo tam są prawdziwe przyczyny
- Co zrobić z fakturą, której reguły nie potrafią zaklasyfikować, zamiast przepychać ją siłą
- Czy zmiana zestawu reguł jest poprawna, bo podatki akceptują każde wydanie
- O samej deklaracji VAT, do której uzgodnienie jest dowodem
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- dokumenty fakturowe w SAP
- przychodzące faktury ustrukturyzowane z platform krajowych i PEPPOL
- odpowiedzi statusowe platform
- wnioski o zmianę reguł od właścicieli podatkowych w Microsoft Forms
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service
Systemy docelowe
- fakturowanie i zobowiązania w SAP S/4HANA
- punkt dostępowy albo dodatek do ERP
- archiwum dowodów na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: zadania poprawkowe i odrzuceniowe w Microsoft Teams; akceptacja wydania reguł przez właściciela podatkowego; miesięczna deklaracja VAT z uzgodnieniem
Wykorzystane technologie
walidacja, wysyłka, odpytywanie i zapis zwrotny, z zasobami na kraj, kolejkami, ponowieniami i magazynem poświadczeń
Areguły każdego kraju jako wersjonowane, testowalne decyzje, a nie logika ukryta w przepływie
Azadania poprawkowe i odrzuceniowe z SLA, kierowane do danych podstawowych, fakturowania albo podatków
AAPI platform i punktu dostępowego; dostarczanie zadań i alertów
Aodczyt dokumentów fakturowych; zapis identyfikatorów, znaczników czasu i statusów
Apozycja zgodności na kraj i przyczyny odrzuceń według pola danych, klienta i produktu
APrzykładowy model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Wyceniamy tu tylko dwie czynności i żadną z nich nie jest transport: diagnozowanie odrzuceń i sprawdzanie portali. Dziś 360 odrzuceń miesięcznie po 25 minut to 150 godzin, a 45 minut kontroli i uzgodnień na kraj na dzień roboczy, przy czterech krajach i 22 dniach, to kolejne 66. W stanie docelowym walidacja wstępna zapobiega trzem czwartym odrzuceń, a pozostałe 90 zajmuje po 20 minut przy wyjaśnionym niepowodzeniu, czyli 30 godzin. Te 186 godzin różnicy, rozłożone na wszystkie 9 000 faktur ustrukturyzowanych, to 1,24 zwolnionej minuty poniżej. 37 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy kontrolera. Nakład kolejnego obowiązku nie jest w modelu, bo zależy od kraju.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Faktury są zgodnie z prawem wystawione w dniu fakturowania, bo błędy, które odrzuciłaby platforma, są wychwytywane, zanim ona je zobaczy
- Deklaracja VAT się uzgadnia, bo status z platformy trafia do SAP na bieżąco, zamiast być raz w miesiącu przepisywany do arkusza
- Odrzucenia naprawia właściciel przyczyny, z wyjaśnionym niepowodzeniem, a nie ten kolega, który jeszcze potrafi czytać schemę
- Faktury przychodzące docierają do zobowiązań w dniu pojawienia się na platformie, co chroni terminy płatności i okresy odliczenia
- Kolejny obowiązek to zestaw reguł i przebieg testowy, a nie projekt, przebudowa mapowania i wniosek o kolejny etat
Perspektywa zarządu
- Dyrektor podatkowy ma aktualną pozycję zgodności na kraj: wystawione, przyjęte, odrzucone, oczekujące i uzgodnione, z nazwanymi różnicami
- Statystyka odrzuceń według przyczyny wskazuje dane podstawowe i produkty warte naprawy, i tam powinien iść pozostały wysiłek
- CIO dostaje jeden wzorzec działania w krajach, z wiedzą o schemach trzymaną w wersjonowanym zestawie reguł, a nie w osobie, która może odejść w maju
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Poświadczenia i certyfikaty platform leżą w Azure Key Vault poprzez magazyn poświadczeń Orchestrator, nigdy w przepływie ani w arkuszu, a konto robota w SAP może czytać dokumenty fakturowe i zapisywać status, nic więcej
- Każda wysyłka, odpowiedź statusowa i odrzucenie są logowane na fakturę w Orchestrator i zapisywane do SAP, i to jest historia przesyłania, którą organ podatkowy chce zobaczyć
- Zestawy reguł są wersjonowane i wydawane z dowodami testów przez UiPath Solutions Management, a zmiana reguły nie trafia na produkcję bez akceptacji właściciela podatkowego danego kraju
- Dane fakturowe zostają w UE: UiPath Automation Cloud w regionie UE i Państwa tenant Microsoft 365 w granicy EU Data Boundary. Tam, gdzie platforma wymaga certyfikatów trzymanych lokalnie, robot działa na Państwa własnej infrastrukturze, a dowody na SharePoint noszą etykiety retencji Microsoft Purview zgodne z okresami przechowywania podatkowego
Dlaczego teraz
Obowiązki są dziś w Europie normą, a nie wyjątkiem: pakiet VAT w erze cyfrowej przyjęty przez Radę 11 marca 2025 r. zobowiązuje UE do w pełni cyfrowego raportowania VAT dla transakcji transgranicznych między firmami do 2030 r., więc tempo krajowe nie zwolni
Większość grup kupiła już transport, punkt dostępowy albo dodatek, i odkryła, że transport był mniejszą połową. Walidacja, uzgadnianie i obsługa odrzuceń wokół niego są deterministyczne, powtarzalne i specyficzne dla kraju, czyli dokładnie takie, do jakich są roboty
Zbudowanie tej warstwy raz zwraca modelowane 6 882 € miesięcznie zdolności i usuwa przebudowę z każdego przyszłego obowiązku, a to część, która rośnie z każdym dołożonym krajem
Role zarządcze, których to dotyczy
Przychód i VAT lądują w okresie, do którego należą, a kolejny obowiązek przychodzi bez dołączonego wniosku o etat
Uzgodniona pozycja zgodności na kraj, z odrzuceniami mającymi właściciela, wyjaśnienie i licznik przyczyn
Jeden wzorzec działania w krajach, z regułami wersjonowanymi i testowanymi, a nie zaszytymi w osobie albo w mapowaniu, którego nikt nie opisał
Częste pytania i zastrzeżenia
Dostawcy obsługują transport i konwersję formatów i robią to dobrze. Dane podstawowe, traktowanie podatkowe, odrzucenia i uzgadnianie zostają po Państwa stronie, a to tam idą godziny z powyższego modelu.
Funkcje SAP w zakresie dokumentów i raportowania pokrywają dużą część transportu i formatów. Walidacja przed wysyłką, własność odrzucenia i ciągłe uzgadnianie to praca procesowa wokół tego, czego Państwo używają, a nie jej zamiennik.
Transport się różni i reguły się różnią. Wzorzec waliduj, wyślij, odpytaj, zapisz, uzgodnij i popraw już nie, i właśnie dlatego różnice należą do zestawu reguł, a nie do kolejnego projektu.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Działalność w jednym kraju o umiarkowanych wolumenach, gdzie dostawca już raportuje odrzucenia do ERP na tyle szczegółowo, żeby dało się działać
- Grupa w połowie wymiany ERP, który przyniesie własną warstwę zgodności; wtedy to należy zaprojektować w nowym systemie, a nie obok starego
- Organizacja bez właściciela podatkowego w każdym kraju, bo roboty potrafią skierować odrzucenie, ale nie rozstrzygną traktowania podatkowego
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Nasz dyrektor podatkowy dostał pytanie, ilu ludzi będzie potrzebował kolejny obowiązek: czy uczciwą odpowiedzią jest zestaw reguł i przebieg testowy, czy następny projekt i następny etat?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Analizę miesiąca logów platform i odrzuceń w każdym kraju z uszeregowanymi przyczynami, z których wiele to poprawki danych podstawowych do zrobienia od razu
- Zestawy reguł krajowych z przypadkami testowymi, pisane z podatkami i należące do podatków
- Walidację wstępną z wyjaśnieniami zwykłym językiem, orkiestrację wysyłki, odpytywanie o status i zapis zwrotny do SAP
- Ciągłe uzgodnienie platformy z SAP, pobieranie i walidację faktur przychodzących oraz zadania odrzuceniowe w Teams
- Pulpit zgodności, testy na kraj, dokumentację, szkolenie i aktualizacje reguł, gdy platforma się zmienia
Potrzebujemy od Państwa
- Miesiąca logów odrzuceń i eksportów statusów z platform w każdym kraju
- Konta serwisowego w SAP ograniczonego do odczytu fakturowania i zapisu statusu, w środowisku testowym i produkcyjnym
- Poświadczeń platform i punktu dostępowego, trzymanych w Państwa własnym magazynie sekretów, a nie przesyłanych do nas
- Wskazanego właściciela podatkowego w każdym kraju, który zaakceptuje zestaw reguł i rozstrzygnie traktowanie podatkowe
Etapy
Analiza
Miesiąc logów na kraj; szkice zestawów reguł i uszeregowane przyczyny odrzuceń
Projekt
Reguły walidacji, kierowanie poprawek, model statusów, logika uzgodnień i proces wydawania
Budowa i pilot
Jeden kraj od początku do końca, wychodzące i przychodzące, z walidacją najpierw w trybie raportu, potem blokującą
Skalowanie i eksploatacja
Kraj po kraju, każdy z zestawem reguł i przebiegiem testowym, potem ciągłe uzgodnienie i utrzymanie reguł
Działowe. Nakład zależy od liczby krajów w zakresie oraz od tego, czy platforma udostępnia interfejs statusowy, czy tylko portal. Liczy się też, jak daleko trzeba posprzątać dane podstawowe stojące za dzisiejszymi odrzuceniami, zanim zestaw reguł będzie mógł cokolwiek zablokować.
Czterdzieści jeden wczorajszych faktur nigdy nie zostało wystawionych.
Prosimy o wskazanie krajów, w których Państwo fakturują, i o miesiąc logów odrzuceń z platform. Wracamy z uszeregowanymi przyczynami i zestawem reguł, który wyłapałby je przed wysyłką.
Przejrzyjmy miesiąc logów odrzuceńTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Państwa ERP wysyła faktury do KSeF. Kto sprawdza, że każda wróciła z UPO, i kto poprawia te, które nie wróciły?
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury z KSeF na właściwej klasyfikacji budżetowejFaktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFaktury odczytane, zadekretowane i skierowane automatycznieKtoś wciąż przepisuje PDF do ERP, zgaduje centrum kosztów i goni akceptującego.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaFCPA, Sunshine Act i VAT: dowody zbierane na bieżącoCztery terminy w roku, jeden zbiór danych i żadnego odtwarzania z sześćdziesięciu arkuszy.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność, tylko śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych