Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaWynik kontroli polityki trafia do menedżera przed decyzją, a nie po przelewie
Akceptacja wydatków w Teams z gotową kontrolą polityki
Każdy złożony raport wydatków trafia do Microsoft Teams z gotową kontrolą polityki, a pytania i zaliczki obsługiwane są na tej samej karcie.
Streszczenie dla zarządu
Akceptacje czekają w poczcie do końca miesiąca, a pytanie o politykę pada już po kliknięciu.
W systemie rozliczeń nic się nie zmienia i nic nowego nie trzeba kupować.
Zwrot kosztów przyspiesza, bo decyzja zapada tam, gdzie menedżerowie i tak pracują, a nie wtedy, gdy ktoś otworzy folder na koniec miesiąca.
SAP Concur (decyzje akceptacyjne i komentarze); SAP S/4HANA (księgowanie i rozliczanie zaliczek); Power BI
Problem biznesowy
Podróże i wydatki
Sam system rozliczeń działa. Psuje się warstwa ludzka wokół niego. Akceptacje przychodzą jako powiadomienia e‑mail, więc konkurują z całą resztą skrzynki menedżera i przegrywają. Kiedy menedżer wreszcie otwiera raport, na ekranie widzi kwoty, daty i kategorie, ale nie to jedno, co rozstrzyga sprawę: czy to mieści się w naszej polityce? Więc albo akceptuje na zaufanie, albo zwraca raport z jednozdaniowym komentarzem, który pracownik kwestionuje mailem.
Pracownicy nie potrafią znaleźć polityki albo znajdują jakąś wersję i jej nie ufają. Pytania idą do kolegów, do finansów i do przełożonego, a odpowiedzi różnią się w zależności od kraju i od tego, kto akurat odpisze. Finanse odpowiadają co miesiąc na te same dwadzieścia pytań i nigdzie ich nie zapisują; każda niespójna odpowiedź staje się później sporem, bo ludzie porównują między sobą.
Zaliczki gotówkowe leżą całkowicie poza systemem. Serwisanci jadący na targi albo na instalację tam, gdzie karty bywają zawodne, proszą o pieniądze na formularzu, zbierają podpis i dostają przelew ze skarbu. Potem lądują w arkuszu, który próbuje pamiętać, kto jest jeszcze winien. Nikt nie odpowiada za całą pętlę, bo każdy z jej trzech elementów jest na tyle mały, że da się z nim żyć.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPracownik składa raport w SAP Concur po zakończeniu wyjazdu
- SystemSystem rozliczeń wysyła akceptującemu menedżerowi powiadomienie e‑mail z odnośnikiem
- OczekiwaniePowiadomienie czeka w skrzynce, często do ostatniego dnia roboczego miesiąca
- CzłowiekMenedżer otwiera raport, widzi kwoty i kategorie, a politykę stosuje z pamięci albo wcale
- Ryzyko błęduRaporty są akceptowane na zaufanie albo zwracane z powodów, o których pracownik mógł wiedzieć już przy składaniu
- CzłowiekPytania o politykę idą do finansów, do kolegów i do przełożonego, a odpowiedzi różnią się między krajami
- OczekiwanieZaliczka jest zamawiana na formularzu, podpisywana ręcznie, przelewana przez skarb i prowadzona w arkuszu
- SystemFinanse kontrolują próbkę po fakcie, więc ustalenia przychodzą, gdy pieniądze już wyszły
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Przeczytanie raportu to nie to samo, co podjęcie decyzji. Menedżer oceniający politykę po samych kwotach zużywa minuty na zrozumienie, a nie na osąd, i robi to trzydzieści razy pod rząd.
- Poprawki są wpisane w proces. Raporty wracają z powodów, które były znane już przy składaniu, więc pracownik poprawia, składa ponownie i czeka kolejny cykl, a zamknięcie miesiąca czeka razem z nim.
- Wolny zwrot kosztów najmocniej uderza w tych, którzy jeżdżą najwięcej: pracownicy terenowi finansują firmowe wyjazdy z własnych kont przez dwa lub trzy tygodnie i pamiętają o tym przy rozmowie o wynagrodzeniu.
- Hurtowa akceptacja ostatniego dnia roboczego to akceptacja tylko z nazwy, dlatego ustalenie audytu wraca co roku; kontrola istnieje na mapie procesu, a nie w dowodach.
- Zaliczki zatwierdzane na papierze to ekspozycja gotówkowa bez raportu wiekowania, a otwarte saldo wychodzi na jaw zwykle wtedy, gdy osoba, która je ma, składa wypowiedzenie.
Koszt zaniechania
Wolumen idzie za zatrudnieniem i podróżami, a każdy nowy menedżer przejmuje nawyk folderu w ciągu kwartału. Cierpliwość pracowników idzie w drugą stronę: kto dostaje natychmiastową odpowiedź w aplikacji bankowej, nie godzi się na trzy tygodnie i czat bez odzewu, a uderza to w pracowników terenowych, których najtrudniej zastąpić.
Zaliczki są cichą częścią tej sprawy. Zbierają się w arkuszu, którego nikt nie uzgadnia, dopóki ktoś nie odejdzie z otwartym saldem, a każde ustalenie audytu o hurtowych akceptacjach kończy się notatką, a nie zmianą. Koszt to nie jedna duża liczba na slajdzie; to 1 800 drobnych opóźnień miesięcznie, polityka, której nikt nie czyta, i kontrola istniejąca na papierze.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor wyrobów medycznych, 900 pracowników w czterech krajach, w tym 350 osób sprzedaży terenowej i serwisu podróżujących w większości tygodni. SAP Concur do rozliczeń, SAP S/4HANA jako księga główna, Microsoft 365 jako miejsce pracy.
1 800 raportów wydatków miesięcznie trafia do 60 akceptujących menedżerów; do finansów przychodzi około 240 pytań o politykę miesięcznie, mailem i czatem; około 45 zaliczek gotówkowych miesięcznie zamawianych jest ręcznie na targi, instalacje i wyjazdy poza siecią kart.
Powiadomienia przychodzą e‑mailem i są zamykane hurtem na koniec miesiąca. Dziewiętnastostronicowa polityka leży na SharePoint i w całości przeczytał ją ostatnio jej autor. Zaliczki chodzą na formularzu, podpisie i arkuszu skarbu.
Akceptujący widzi raport ostatni i wie o nim najmniej. W chwili decyzji wynik kontroli polityki nie istnieje, więc kontrola odbywa się później, na próbce w finansach.
Każdy złożony raport jest wstępnie sprawdzany przez robota. Menedżer dostaje zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams z sumą, największymi pozycjami, werdyktem opisanym prostymi słowami i jednym kliknięciem akceptacji, zwrotu albo odrzucenia. Agent konwersacyjny osadzony w polityce odpowiada na pytania o kwalifikowalność, cytując klauzulę, a zaliczki przechodzą tą samą drogą.
W modelowanym przypadku czas menedżera na jedną akceptację spada z około pięciu minut do około dwóch. Większość pytań o politykę zostaje rozstrzygnięta bez udziału finansów, a otwarte zaliczki widać na jednej liście z wiekiem i właścicielem. To liczby modelowe, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
W systemie rozliczeń nic się nie zmienia i nic nowego nie trzeba kupować. Przenosimy decyzję, odpowiedź o politykę i zaliczkę do Microsoft Teams, a kontrolę stawiamy przed decyzją. Złożony raport uruchamia wyzwalacz UiPath Integration Service do SAP Concur. Robot odczytuje nagłówek, pozycje i status paragonów, po czym wykonuje kontrolę wstępną: limity krajowe według kategorii i diety, brakujące paragony, daty bez wyjazdu w tle oraz duplikaty względem trzech ostatnich miesięcy pracownika.
Menedżer otrzymuje zadanie UiPath Action Center jako powiadomienie z możliwością działania w Teams. Karta niesie sumę, trzy największe pozycje, werdykt w jednym czytelnym zdaniu wraz z klauzulą, na której się opiera, i trzy przyciski: akceptuj, zwróć ze wskazanym powodem, odrzuć. Robot zapisuje decyzję zwrotnie w imieniu akceptującego i rejestruje ją w UiPath Orchestrator z dołączonym wynikiem kontroli, więc akceptacja udzielona mimo ostrzeżenia jest widoczna właśnie jako taka.
Pozostałe dwa przepływy dzielą tę samą powierzchnię. Agent konwersacyjny UiPath opublikowany jako aplikacja Teams, osadzony przez UiPath Context Grounding w polityce i jej krajowych załącznikach na SharePoint, odpowiada na pytania o kwalifikowalność i cytuje użyty fragment. Poniżej progu pewności przekazuje sprawę do finansów, zamiast zgadywać. Zaliczka jest zamawiana u tego samego agenta, akceptowana jako kolejne zadanie Action Center, księgowana na koncie pracownika w SAP i rozliczana z raportem, który przychodzi po wyjeździe.
Stos technologiczny celowo zostaje mały: jedna warstwa wykonawcza, jedna powierzchnia akceptacji, jeden indeks polityki. Sztuczna inteligencja pracuje dokładnie w jednym kroku, odpowiadając na pisemne pytanie na podstawie pisemnej polityki, a każda odpowiedź niesie fragment, z którego pochodzi.
Zadania UiPath Action Center jako powiadomienia z możliwością działania w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do SAP Concur i Microsoft Teams; agenty konwersacyjne UiPath publikowane jako aplikacja Teams; UiPath Context Grounding nad SharePoint; wyzwalacze, kolejki, magazyn poświadczeń i audyt w UiPath Orchestrator; logowanie Microsoft Entra ID jako tożsamość akceptującego
Zestaw reguł kontroli wstępnej i proste sformułowanie werdyktu, kartę zadania i jej akcje, zapis zwrotny, obsługę zamówienia zaliczki, jej księgowania i rozliczenia, tematy agenta, reguły przekazania i przetestowane odpowiedzi oraz raportowanie w Power BI
Księgowanie i rozliczanie zaliczek w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData); Connector Builder do operacji systemu rozliczeń, których standardowy konektor nie obejmuje
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZłożony raport uruchamia przepływ; robot odczytuje nagłówek, pozycje i status paragonów
- AutomatyzacjaKontrola wstępna stosuje zestaw reguł: limity krajowe, wymagane paragony, daty wobec kalendarza podróży, duplikaty względem ostatnich rozliczeń
- SystemWynik staje się zadaniem Action Center i dociera do menedżera jako powiadomienie z możliwością działania w Microsoft Teams
- CzłowiekMenedżer akceptuje, zwraca ze wskazanym powodem albo akceptuje z pisemnym uzasadnieniem, gdy odstępstwo jest zasadne
- AutomatyzacjaDecyzja zostaje zapisana zwrotnie w imieniu akceptującego i zalogowana z dołączonym wynikiem kontroli
- AutomatyzacjaPytanie o politykę zadane w Teams dostaje odpowiedź z aktualnej polityki wraz z cytatem klauzuli; poniżej progu pewności trafia do finansów
- SystemZaliczka zamówiona w Teams staje się zadaniem menedżera, potem księgowaniem na koncie pracownika w SAP, a potem rozliczeniem z późniejszym raportem
- AutomatyzacjaPower BI odświeża wiek akceptacji według menedżerów, uszeregowane powody zwrotów i zaliczki starsze niż 60 dni
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt każdego złożonego raportu, jego pozycji i statusu paragonów
- Kontrolę wstępną polityki, w tym duplikaty w ostatnich rozliczeniach pracownika
- Zadanie w Teams, zapis zwrotny i ślad audytowy pod jednym i drugim
- Odpowiedzi o politykę z cytatem klauzuli; księgowanie i rozliczanie zaliczek
Ludzie decydują
- O każdej akceptacji, zwrocie i odrzuceniu
- O odstępstwach od polityki, zapisywanych z pisemnym uzasadnieniem, a nie cichym kliknięciem
- O zwolnieniu zaakceptowanej zaliczki przez skarb
- O treści polityki i jej krajowych załączników
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- zdarzenia złożenia raportu w SAP Concur
- polityka wydatków i krajowe załączniki na SharePoint
- zamówienia zaliczek składane w Microsoft Teams
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- UiPath Agents
- UiPath Context Grounding
Systemy docelowe
- SAP Concur (decyzje akceptacyjne i komentarze)
- SAP S/4HANA (księgowanie i rozliczanie zaliczek)
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; agent konwersacyjny w Teams; kolejka eskalacyjna finansów
Wykorzystane technologie
wyzwala się na złożonym raporcie, czyta pozycje i status paragonów, zapisuje decyzję zwrotnie
Awykonują kontrolę wstępną, prowadzą kolejki, wyzwalacze, poświadczenia i ślad audytowy
Azadania akceptacji, zwrotu i zaliczki wykonywane jako powiadomienia z możliwością działania w Teams
Ajedna powierzchnia dla decyzji, pytań i zamówień zaliczek
Aodpowiada na pytania o kwalifikowalność, przyjmuje zamówienia zaliczek, eskaluje do finansów
Aindeksuje politykę i krajowe załączniki na SharePoint, aby odpowiedzi cytowały klauzulę
Aksięguje zaakceptowane zaliczki i później je rozlicza
Awiek akceptacji według menedżerów, uszeregowane powody zwrotów, wiekowanie otwartych zaliczek
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Menedżerowie są droższą połową tej pętli, więc tylko oni siedzą w kalkulatorze. Liczymy 1 800 raportów miesięcznie i trzy minuty mniej na każdym, gdy wynik kontroli przychodzi razem z raportem (dziś około pięciu minut wobec dwóch), przy 72 € pełnego kosztu godziny. Strona finansowa ma inną stawkę, więc leży poza ramką: 240 pytań o politykę po dziesięć minut i 45 zaliczek po 25 minut to 58,75 godziny miesięcznie po 40 €. Daje to około 2 350 € miesięcznie lub 28 200 € rocznie. Nic z tego nie zostało zmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zwrot kosztów przyspiesza, bo decyzja zapada tam, gdzie menedżerowie i tak pracują, a nie wtedy, gdy ktoś otworzy folder na koniec miesiąca
- Spada liczba zwróconych raportów, bo pracownik i menedżer widzą ten sam wynik kontroli w tej samej chwili
- Odpowiedzi o politykę przestają zależeć od tego, kto odpisze pierwszy: agent czyta dokument aktualny dziś i cytuje klauzulę
- Akceptacja staje się kontrolą, którą da się udowodnić, ze sprawdzeniem przed decyzją i jednym i drugim zapisanym razem
- Zaliczki wychodzą z arkusza: zamawiane, akceptowane, księgowane i rozliczane w jednym przepływie z listą wiekowania
- Finanse odzyskują brzegi swojego miesiąca, bo dwadzieścia powtarzalnych pytań przestaje przychodzić e‑mailem
Perspektywa zarządu
- Wiek akceptacji staje się poziomem usługi czytelnym w podziale na menedżerów i kraje, co samo w sobie zwykle wystarcza, aby zmienić zachowania
- Powody zwrotów układają się w ranking, więc klauzule źle rozumiane przez ludzi są wskazane, a nie zgadywane przy kolejnym szkoleniu
- Każda decyzja, łącznie z akceptacją udzieloną mimo ostrzeżenia, jest przechowywana z wynikiem kontroli, więc pytania audytu mają odpowiedź z logu
- Otwarte zaliczki widać jako jedną listę z wiekiem i właścicielem, zamiast arkusza uzgadnianego, gdy ktoś sobie o nim przypomni
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Konto techniczne robota może czytać raporty i zapisywać decyzję za wskazanego akceptującego; samo nie ma prawa akceptacji, a tożsamość akceptującego pochodzi z logowania w Teams przez Microsoft Entra ID
- Zamawiający, akceptujący i zwalniający środki w skarbie pozostają trzema różnymi osobami, a przepływ tę kolejność wymusza, zamiast na nią liczyć
- Poświadczenia leżą w magazynie poświadczeń UiPath Orchestrator albo w zewnętrznym sejfie, na przykład Azure Key Vault, a każde działanie robota trafia do rejestru audytowego Orchestrator z dołączonym wynikiem kontroli
- Agent jest osadzony wyłącznie w zatwierdzonych dokumentach polityki; UiPath AI Trust Layer ogranicza dopuszczone modele, maskuje dane osobowe i loguje zapytania oraz odpowiedzi
- Obrazy paragonów i dane osobowe zostają w systemie rozliczeń: karta w Teams niesie kwoty, ostrzeżenia i odnośnik, nigdy dokument
- UiPath Automation Cloud pracuje w regionie UE, Teams i SharePoint pozostają w granicy danych UE Microsoft 365, a Microsoft Purview prowadzi audyt po stronie Microsoft
Dlaczego teraz
Pracowników terenowych najtrudniej zatrzymać, a szybkość zwrotu kosztów to jedna z niewielu dźwigni, którymi finanse sterują bezpośrednio; modelowe 6 480 € miesięcznie czasu menedżerów to mniejsza połowa tego argumentu
Systemy rozliczeń publikują dziś zdarzenia, więc wyzwolenie jest natychmiastowe, a nie nocnym eksportem, i zadanie da się położyć tam, gdzie decyzja zapada
Odpowiedzi osadzone w dokumencie, z cytatem klauzuli, progiem pewności i przekazaniem do człowieka, są wystarczająco dojrzałe do pytań o kwalifikowalność: to wąskie i sprawdzalne użycie AI, a nie ogólny asystent
Role zarządcze, których to dotyczy
Kontrola akceptacyjna działająca zanim pieniądze wyjdą, i zaliczki mające wiek oraz właściciela
Mniej zwróconych raportów, mniej powtarzanych pytań i czas akceptacji mierzalny w podziale na menedżerów i kraje
Zespoły terenowe przestają finansować firmowe podróże z własnej kieszeni i tracić dni handlowe na spory o politykę
Częste pytania i zastrzeżenia
Ma, a korzysta z niej zwykle niewielu, bo powiadomienie i tak przychodzi bez odpowiedzi o politykę. Zmienia się treść, nie kanał: decyzja przychodzi z gotowym sprawdzeniem, w aplikacji, którą menedżerowie trzymają otwartą cały dzień.
Rzadkie i ręczne to dokładnie miejsce, w którym kontrola zawodzi, bo nikt nie uzgadnia tego, czego nikt nie ewidencjonuje. Wolumen jest mały; otwarte saldo odkrywane przy czyjejś rezygnacji już nie.
Agent czyta dokument aktualny w dniu, w którym pada pytanie, więc zmiana obowiązuje od chwili opublikowania pliku. Tego nie da się powiedzieć o pamięci kolegi z zeszłego roku.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkaset raportów miesięcznie i garstka akceptujących, którzy i tak decydują w ciągu kilku dni
- Teams nie jest tu kanałem pracy, więc zadanie ląduje w aplikacji, której nikt nie otwiera
- Nie istnieje utrzymywany dokument polityki, więc agent nie ma źródła prawdy; najpierw powstaje polityka
- Trwa wymiana systemu rozliczeń; taniej jest poczekać na jego zdarzenia i model uprawnień
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Kiedy nasi menedżerowie akceptowali raporty wydatków w zeszłym miesiącu, co ekran przed nimi mówił o polityce i którego dnia miesiąca padła większość tych kliknięć?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Analizę trzech miesięcy znaczników czasu akceptacji, komentarzy przy zwrotach i pytań o politykę ze skrzynki finansów
- Listę reguł kontroli wstępnej, uzgodnioną z finansami i sformułowaną tak, by menedżer czytał werdykt w jednej linii
- Zadanie Action Center, jego dostarczanie w Teams i zapis zwrotny decyzji
- Agenta konwersacyjnego, jego indeks Context Grounding nad polityką i załącznikami oraz przetestowany zestaw odpowiedzi
- Zamówienie zaliczki, zadanie menedżera, księgowanie w SAP i rozliczenie z późniejszym raportem
- Raportowanie w Power BI o wieku akceptacji, powodach zwrotów i otwartych zaliczkach wraz z materiałem wdrożeniowym dla menedżerów
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii raportów ze znacznikami czasu akceptacji i komentarzami przy zwrotach
- Polityki wydatków i jej krajowych załączników w wersji, którą finanse uznają za obowiązującą
- Administratora systemu rozliczeń i wskazanego właściciela polityki w finansach
- Kont technicznych do systemu rozliczeń oraz do SAP testowego i produkcyjnego, a także środowiska testowego
Etapy
Rozpoznanie
Znaczniki czasu akceptacji, powody zwrotów i rzeczywista lista pytań ze skrzynki finansów
Projekt reguł
Kontrola wstępna spisana z finansami: progi, sformułowania i miejsca eskalacji
Pilot
Jeden kraj i dziesięciu menedżerów, kontrola najpierw doradcza, potem jako ścieżka akceptacji
Wdrożenie
Pozostałe kraje wraz z załącznikami, następnie przepływ zaliczek
Utrzymanie
Monitorowanie w Orchestrator, comiesięczny przegląd powodów zwrotów, tryb zmiany polityki
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby krajowych załączników, od tego, jak czysto system rozliczeń udostępnia zdarzenia i krok akceptacji, oraz od tego, czy zaliczki są w zakresie od początku.
Czterdzieści jeden akceptacji w dziewięć minut to nawyk, nie kontrola.
Wystarczy polityka wydatków, trzy miesiące znaczników czasu akceptacji i dziesięć ostatnio zwróconych raportów. Zwracamy kartę w Teams, którą zobaczyliby Państwa menedżerowie, oraz listę klauzul, które musiałaby zakodować kontrola wstępna.
Prześlij politykę i dziesięć zwrotówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażdy raport wydatków sprawdzony, zanim pieniądze wyjdąPróba sprawdzana po wypłacie znajduje błędy, których nie da się odzyskać, a duplikatów nie widzi wcale.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaPolityka wydatków wykonywana linia po liniiPolityka nazywa limity. Akceptujący widzi kwotę, kategorię i trzydzieści innych raportów.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych