Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania

Rozwiązanie · Inne rozwiązania

Zamówienia, wymiany i zwroty prowadzone w jednym rejestrze, który Intune potwierdza co noc

Zamówienie, wymiana i zwrot laptopa w jednym rejestrze

Zamówienie rusza z daty zatrudnienia w HR, wymiana staje się planowaną kohortą, zwrot startuje ze zdarzeniem odejścia, a jeden rejestr uzgadniany co noc z Intune mówi, gdzie jest każde urządzenie.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
180zdarzeń sprzętowych miesięcznie, zamówień, wymian i zwrotów, przechodzi przez trzy arkusze tej ilustracyjnej sieci klinik i żadne dwa się nie zgadzają.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Trzy arkusze opisują ten sam laptop, nowi pracownicy czekają, wymiana następuje po awarii, a sprzęt odchodzących znika.

Co się zmienia

Rejestr jest centrum projektu i celowo jest to lista, którą już Państwo mają.

Wartość biznesowa

Nowi pracownicy mają urządzenie pierwszego dnia, bo zamówienie startuje z daty zatrudnienia z HR, a nie z pamięci przełożonego.

Systemy w tle

rejestr w Microsoft Lists (lub CMDB); zapotrzebowania zakupowe i środki trwałe w SAP; wymazanie w Microsoft Intune

Problem biznesowy

Urządzenia

Zdarzenia sprzętowe są częste, przekrojowe i nigdzie nierejestrowane w całości. Zamówienie dla nowego pracownika wymaga daty zatrudnienia z HR, wyboru modelu z katalogu przez przełożonego, zamówienia zakupu z działu zakupów i rejestracji urządzenia przez IT. Każde przekazanie sprawy między tymi czterema stronami odbywa się mailem. Wymiana po czterech latach to polityka, której nikt nie stosuje, bo znalezienie kwalifikujących się urządzeń oznacza ręczne łączenie inwentarza z Intune z ewidencją księgową. Zwroty zależą od dobrej woli odchodzącego i od etykiety kurierskiej, którą ktoś musi wygenerować.

Lista każdego działu wystarczająco dobrze służy jego własnym celom i właśnie dlatego problem trwa: zakupy wiedzą, co zamówiły, IT, co zarejestrowało, HR, kto zaczął pracę. Luki lądują w trzech różnych budżetach, jako bezczynni nowi pracownicy, zagubione urządzenia i nieplanowane wydatki na wymianę, więc żaden dyrektor nie widzi pełnego kosztu.

W skali luki się kumulują. Urządzenia psują się w dniu przyjęć i są w pośpiechu zastępowane po cenie katalogowej, a ewidencja księgowa nadal prowadzi środki trwałe, które już nie istnieją. Niezwrócone urządzenia są ekspozycją w obszarze ochrony danych do czasu wymazania i stratą, gdy nigdy nie wracają. Ubezpieczyciel i audyt chcą rejestru zgodnego z rzeczywistością; trzy arkusze nim nie są.

Jak to wygląda dzisiaj

  1. CzłowiekHR potwierdza datę zatrudnienia; przełożony pisze do IT o laptop kilka dni po tym, jak wszyscy inni znali już tę datę
  2. CzłowiekIT pyta o model; dział zakupów zakłada w SAP zamówienie z tego samego wątku; każdy dodaje wiersz do własnego trackera
  3. OczekiwanieUrządzenie czeka na półce w magazynku w centrali, aż ktoś znajdzie czas na jego rejestrację
  4. SystemIT rejestruje urządzenie w Microsoft Intune i przekazuje je pracownikowi; lista sprzętu jest aktualizowana później, o ile w ogóle
  5. Ryzyko błęduMijają cztery lata bez żadnego wyzwalacza wymiany; urządzenie psuje się w dniu przyjęć, a zamiennik jest kupowany po cenie katalogowej
  6. OczekiwanieHR wspomina o odejściu pracownika po jego ostatnim dniu; IT pisze do niego w sprawie urządzenia i czeka
  7. Ryzyko błęduUrządzenie jest „w drodze” w jednym arkuszu i „zwrócone” w drugim, niewymazane, dopóki nie udowodni się inaczej, aż zapyta o nie audytor
CzłowiekOczekiwanieSystemRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.

  • Bezczynny nowy pracownik dostaje pełne wynagrodzenie: trzy dni na pożyczonym komputerze to trzy dni pensji za ograniczoną pracę, plus godziny przełożonego spędzone na organizowaniu loginu i prowizorki.
  • Wymiana po awarii jest najdroższą wymianą z możliwych: jedno urządzenie po cenie katalogowej z dostawą ekspresową w dniu przyjęć, zamiast kohorty po wynegocjowanej cenie w zaplanowanym miesiącu.
  • Każde nieodzyskane urządzenie jest urządzeniem niewymazanym, dopóki ktoś nie udowodni inaczej, a dla podmiotu leczniczego to najpierw pytanie o dane, a dopiero potem o koszt zamiennika.
  • Finanse amortyzują urządzenia, które już nie istnieją, a IT rejestruje urządzenia, których finanse nigdy nie widziały; różnica wychodzi na jaw podczas audytu jako ustalenie.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy przekazywania spraw między trzema listami≈ 69 552 €
Ten sam rok plus 36 urządzeń nigdy nieodzyskanych, po 850 € każde≈ 100 152 €
Trzy lata, ze starzejącą się flotą i wymianą wciąż po awarii≈ 300 456 €

Nieodzyskane urządzenia to urządzenia niewymazane, dopóki nie udowodni się inaczej, a w podmiocie leczniczym to pytanie o dane, zanim stanie się pytaniem finansowym. Środkowy wiersz wycenia wyłącznie zamiennik: 36 urządzeń po modelowe 850 €, czyli 30 600 € rocznie; obie liczby należy zastąpić własnym wynikiem audytu. Żaden wiersz nie wycenia strony zakupowej: kohorta kupiona po wynegocjowanej cenie zamiast jednego zepsutego laptopa naraz jest często warta więcej niż wszystko powyżej.

Dwanaście miesięcy później flota jest starsza, trzy listy bardziej się rozjeżdżają, a projekt uzgodnienia, który by je naprawił, urósł z każdą nową przychodnią i każdym zatrudnieniem. Nowi pracownicy nadal pożyczają komputery, co w warunkach klinicznych oznacza współdzielone loginy; ustalenia audytu się powtarzają.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Prywatna sieć placówek medycznych, 3 000 pracowników w 14 przychodniach i centrali; około 3 400 urządzeń w Microsoft Intune; zakupy przez zamówienia w SAP; lista sprzętu w Microsoft Lists nieaktualna mniej więcej w jednej czwartej.

Wolumen

Około 180 zdarzeń sprzętowych miesięcznie, obejmujących zamówienia dla nowych pracowników, zamienniki, wymiany i zwroty; około 36 urządzeń rocznie nigdy nieodzyskanych lub niemożliwych do zlokalizowania podczas audytu; wymiana należna po czterech latach, w praktyce po awarii.

Obecny proces

Daty zatrudnienia w systemie HR, zamówienia mailem, zamówienia zakupu w SAP, rejestracja w Intune, trzy trackery aktualizowane po fakcie, zwroty ponaglane mailem, gdy HR wspomni o odejściu.

Wąskie gardło

Około 70 minut łącznej obsługi jednego zdarzenia po stronie IT, zakupów i wnioskującego przełożonego, rozłożonych na dni, bez wspólnego rekordu i bez wyzwalacza wymiany ani zwrotu.

Rozwiązanie

Jeden rejestr w Microsoft Lists, uzgadniany z Intune przez robota każdej nocy. Zamówienia startują z daty zatrudnienia z HR lub z wniosku w Microsoft Forms, są zatwierdzane w UiPath Action Center z poziomu Teams i stają się zapotrzebowaniami zakupowymi w SAP zakładanymi przez roboty. Comiesięczne zadanie oznacza urządzenia po wieku granicznym lub niespełniające kontroli stanu i wstępnie wypełnia zamówienie zamiennika. Zwroty ruszają ze zdarzeniem odejścia wraz z etykietą kurierską; robot śledzi przesyłkę, potwierdza odbiór, uruchamia wymazanie w Intune i zamyka rekord.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku sześć zdarzeń na dziesięć przebiega bez ręcznej koordynacji, nowi pracownicy mają urządzenie pierwszego dnia, wymiana staje się kohortą po wynegocjowanej cenie, a zwroty są ponaglane od dnia odejścia. To liczby modelowe na podstawie przyjętych założeń, nie wynik klienta.

Proponowane rozwiązanie

Rejestr jest centrum projektu i celowo jest to lista, którą już Państwo mają. UiPath Robot uzgadnia ją, na początku Microsoft Lists, później ewentualnie Państwa CMDB, z Microsoft Intune każdej nocy przez Microsoft Graph, więc model, wiek, ostatnie zameldowanie, stan zgodności i przypisany użytkownik są co rano aktualne. Wszystko, co wie Intune, a nie wie rejestr, lub odwrotnie, staje się wyjątkiem z właścicielem, a nie ustaleniem audytu.

Zamówienia startują z dwóch wyzwalaczy zamiast z pamięci przełożonego: z daty zatrudnienia z HR, która otwiera zamówienie w chwili, gdy HR ją potwierdzi, oraz z wniosku katalogowego w Microsoft Forms, dostępnego jako zakładka w Teams. Przełożony zatwierdza w UiPath Action Center z powiadomienia w Teams, z dołączonym centrum kosztów. Robot zakłada zapotrzebowanie zakupowe w SAP przez konektor SAP BAPI, śledzi przyjęcie towaru i przypisuje urządzenie do osoby, zanim zostanie ono zarejestrowane.

Comiesięczne zadanie oznacza urządzenia starsze niż cztery lata lub niespełniające kontroli stanu w Intune, informuje użytkownika i przełożonego w Teams i wstępnie wypełnia zamówienie zamiennika. Zakupy widzą dzięki temu kohortę z miesięcznym wyprzedzeniem i kupują ją za jednym razem. Zwroty startują ze zdarzenia offboardingu: odchodzący otrzymuje instrukcje i etykietę kurierską, robot śledzi numer przesyłki, potwierdza odbiór, uruchamia wymazanie w Intune i zamyka rekord. Wyjątki trafiają do menedżera zasobów IT jako zadanie w Teams z dołączonymi dowodami.

Wykorzystane funkcje natywne

Inwentarz, stan zgodności i akcja Wipe w Microsoft Intune; Microsoft Lists jako rejestr; wnioski z Microsoft Forms zapisywane do rejestru przez Power Automate; zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; wyzwalacze czasowe, kolejki, magazyn poświadczeń i audyt UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; Power BI

Co budujemy

Model rejestru i jego statusy, nocne uzgadnianie i jego reguły wyjątków, przepływ zamówień i akceptacji, wykrywanie wymian i powiadomienia, przepływ zwrotów z etykietą, śledzeniem i potwierdzeniem wymazania, raport zarządczy

Integracje dedykowane

Odczyt zarządzanych urządzeń z Intune i wywołanie wymazania przez Microsoft Graph; zapotrzebowania zakupowe i przyjęcia towaru w SAP przez konektor UiPath SAP BAPI; zasilanie z systemu HR datami zatrudnienia i odejścia; interfejs przewoźnika do etykiet i śledzenia

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaData zatrudnienia z HR lub wniosek w Microsoft Forms otwiera zamówienie w rejestrze, a wyzwalacz Orchestrator je podejmuje
  2. CzłowiekPrzełożony zatwierdza w UiPath Action Center z poziomu Teams, z dołączonym centrum kosztów; modele spoza standardu trafiają do IT do dodatkowej oceny
  3. SystemRobot zakłada zapotrzebowanie zakupowe w SAP przez konektor SAP BAPI, śledzi przyjęcie towaru i przypisuje urządzenie do osoby
  4. AutomatyzacjaKażdej nocy robot odczytuje zarządzane urządzenia z Intune przez Microsoft Graph i uzgadnia model, wiek, ostatnie zameldowanie, zgodność i użytkownika z rejestrem
  5. AutomatyzacjaComiesięczne zadanie wymian oznacza urządzenia po wieku granicznym lub niespełniające kontroli stanu, powiadamia użytkownika i przełożonego w Teams i wstępnie wypełnia zamówienie zamiennika
  6. AutomatyzacjaZdarzenie offboardingu wysyła odchodzącemu instrukcje zwrotu i etykietę kurierską; robot śledzi numer przesyłki
  7. SystemPo odbiorze, lub po ostatnim dniu pracy tam, gdzie tak stanowi polityka, robot uruchamia wymazanie w Intune, zapisuje status w rekordzie i zamyka go
  8. CzłowiekWyjątki, niezwrócone urządzenie, odrzucone zamówienie, rekord w Intune bez wpisu w rejestrze, trafiają do menedżera zasobów IT jako zadanie Action Center w Teams
AutomatyzacjaCzłowiekSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Nocne uzgadnianie rejestru z Intune oraz listę wyjątków, którą ono generuje
  • Przyjmowanie zamówień według katalogu; zapotrzebowanie i przyjęcie towaru w SAP po akceptacji
  • Wykrywanie wymian według wieku i stanu, z powiadomieniami w Teams i wstępnie wypełnionymi zamówieniami
  • Instrukcje zwrotu, etykietę kurierską, śledzenie, uruchomienie wymazania i zamknięcie rekordu

Ludzie decydują

  • Przełożeni zatwierdzają zamówienia i wnioski niestandardowe, z dołączonym centrum kosztów
  • Menedżer zasobów IT rozstrzyga wyjątki, odpisy i urządzenia, które nigdy nie wróciły
  • Zakupy wybierają modele, dostawców i termin każdej kohorty
  • IT jest właścicielem polityki: wieku wymiany, katalogu i tego, kto może co zamawiać

Przed i po

PrzedPo
Od daty zatrudnienia do urządzenia na biurkudni na pożyczonym komputerzegotowe pierwszego dnia, zamówione z daty zatrudnienia
Wymianapo awarii, po jednym urządzeniu po cenie katalogowejplanowana kohorta po czterech latach, po wynegocjowanej cenie
Urządzenie odchodzącegomail po ostatnim dniu, „w drodze” miesiącamietykieta wysłana ze zdarzeniem odejścia, śledzona, wymazana, zamknięta

Systemy i integracje

Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.

Wejścia

  • daty zatrudnienia i odejścia z HR
  • wnioski z Microsoft Forms
  • inwentarz Intune przez Microsoft Graph
  • przyjęcia towaru w SAP
  • zdarzenia śledzenia przewoźnika

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Action Center
  • UiPath Integration Service
  • Power Automate

Systemy docelowe

  • rejestr w Microsoft Lists (lub CMDB)
  • zapotrzebowania zakupowe i środki trwałe w SAP
  • wymazanie w Microsoft Intune
  • Power BI

Punkty styku z człowiekiem: akceptacje i zadania wyjątków Action Center w Microsoft Teams; powiadomienia o wymianie w Teams; instrukcje zwrotu mailem

daty zatrudnienia i odejścia z HRUiPath OrchestratorUiPath Robotsrejestr w Microsoft Listsakceptacje i zadania wyjątków Action Center w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

Microsoft Intune

bieżący inwentarz, stan zgodności i akcja Wipe

A
Microsoft Graph

odczytuje zarządzane urządzenia (model, numer seryjny, data rejestracji, ostatnia synchronizacja, użytkownik) i wywołuje wymazanie

A
Microsoft Lists

rejestr: jeden element na urządzenie ze statusem, posiadaczem, centrum kosztów i datą wymiany

A
Microsoft Forms + Power Automate

wnioski katalogowe z formularza w Teams, zapisywane do rejestru

A
UiPath Robots + Orchestrator

uzgadnianie, kroki w SAP, zadanie wymian, śledzenie zwrotów; wyzwalacze, magazyn poświadczeń, audyt

A
UiPath Action Center w Microsoft Teams

akceptacje przełożonych; zadania wyjątków dla menedżera zasobów

A
UiPath Integration Service (konektory SAP BAPI, Microsoft Teams, Microsoft OneDrive & SharePoint)

zapotrzebowania i przyjęcia towaru; powiadomienia w Teams; odczyty i zapisy w rejestrze

A
Power BI

wiek floty, kohorty wymian, status zdarzeń, wskaźnik odzysku

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Zacznijcie od kwestionowania założeń.

Model ilustracyjny
108 zdarzeń sprzętowych miesięcznie (sześć na dziesięć ze 180) × 70 minut łącznej obsługi= 126 h / miesiąc
126 h × 46 € pełnego kosztu godziny= 5 796 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 69 552 € / rok
Roczna moc koordynacyjna uwolniona (ilustracyjnie)≈ 69 552 €

Sześć na dziesięć ze 180 miesięcznych zdarzeń to udział, który model przekazuje przepływowi bez ręcznej koordynacji, więc kalkulator startuje od 108 zdarzeń, a nie od 180. Pozostałe 72 zachowują człowieka w pętli i są wycenione na zero. Siedemdziesiąt minut na zdarzenie to suma po stronie IT, zakupów i wnioskującego przełożonego, a 46 € to uśredniony pełny koszt godziny tych ról. Nic z tego nie zostało zmierzone u klienta.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Nowi pracownicy mają urządzenie pierwszego dnia, bo zamówienie startuje z daty zatrudnienia z HR, a nie z pamięci przełożonego
  • Wymiana staje się planowaną kohortą po wynegocjowanej cenie zamiast awaryjnego zakupu po awarii
  • Urządzenia odchodzących są ponaglane od dnia odejścia z etykietą już w ręku, a wymazanie jest odnotowane
  • Rejestr zgadza się co rano z Intune i z ewidencją księgową, co odpowiada audytowi i ubezpieczycielowi bez osobnego projektu
  • Przełożeni spędzają minuty na zatwierdzaniu zamiast godzin na koordynacji; menedżer zasobów pracuje na krótkiej liście wyjątków

Perspektywa zarządu

  • Każde zdarzenie sprzętowe staje się statusem w jednym przepływie: zamówione, przyjęte, przypisane, zarejestrowane, do wymiany, zwrócone, wymazane, każdy ze znacznikiem czasu i właścicielem
  • Plan wymian zamienia się w prognozę według miesiąca i modelu: pozycję budżetową dla CFO i pozycję negocjacyjną dla zakupów
  • Wyjątki są krótką, imienną listą, a obciążenie menedżera zasobów podąża za zatrudnieniami, odejściami i kalendarzem wymian
  • HR otrzymuje potwierdzenie, że urządzenie odchodzącego wróciło i zostało wymazane, zanim zamknie jego akta

Wpływ na KPI zarządu

dni od daty zatrudnienia do urządzenia na biurkuwymiany wykonane zgodnie z planem wobec wymian po awariiwskaźnik odzysku zwrotówróżnice rejestru wobec Intune na noc

Bezpieczeństwo i nadzór

Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.

  • Robot odczytuje Intune przez Microsoft Graph z tożsamością aplikacji ograniczoną do inwentarza urządzeń i akcji wymazania, a zapotrzebowania w SAP zakłada na koncie serwisowym ograniczonym do katalogu urządzeń i centrów kosztów. Sekrety są pobierane w czasie wykonania z magazynu poświadczeń Orchestrator lub z Państwa Azure Key Vault
  • Wymazanie uruchamia się dopiero po potwierdzeniu odbioru zwrotu lub po ostatnim dniu pracy odchodzącego według reguły, którą Państwo ustalają, i jest odnotowywane przy urządzeniu i osobie wraz z autoryzującym i czasem
  • Akceptacje przełożonych zawierają centrum kosztów i są rejestrowane w Action Center; każda zmiana statusu w rejestrze jest logowana, co stanowi dowód dla audytu i ubezpieczyciela
  • Dane osobowe ograniczają się do przypisania urządzenia do osoby i są przechowywane zgodnie z Państwa polityką Microsoft Purview; rejestr pozostaje w Państwa tenancie Microsoft 365, a roboty działają w regionie UE UiPath Automation Cloud

Dlaczego teraz

01

Impuls jest zwykle finansowy: ustalenie audytu dotyczące rejestru sprzętu, flota kupiona jedną falą cztery lata temu i teraz do wymiany za jednym razem albo szef zakupów, który chce kupować kohortami, a nie widzi popytu

02

Intune wie o każdym urządzeniu dość, model, wiek, stan zgodności i ostatnie zameldowanie, by napędzać zarówno wymiany, jak i uzgadnianie, a Microsoft Graph udostępnia to jako odczyt, nie jako projekt

03

Roboty zakładają zapotrzebowania w SAP przez konektor SAP BAPI, a akceptacje są wykonywane w Teams, co usuwa ostatnie ręczne przekazania; sama koordynacja jest modelowana na 5 796 € miesięcznie

Role zarządcze, których to dotyczy

CIO

Flota urządzeń staje się zarządzanym cyklem życia z jednym rekordem zamiast trzech list i półki w magazynku

Dyrektor IT

Nowi pracownicy dostają urządzenia pierwszego dnia, wymiana jest planowana, a menedżer zasobów przestaje uzgadniać arkusze

CFO

Rejestr sprzętu zgadza się z ewidencją księgową, wymiana staje się prognozą, a nieodzyskane urządzenia przestają być pozycją odpisów

Dyrektor zakupów

Popyt jest widoczny według miesiąca i modelu, więc urządzenia kupuje się kohortami po wynegocjowanych cenach

Częste pytania i zastrzeżenia

Mamy już narzędzie do zarządzania zasobami.

W takim razie to ono staje się rejestrem i do niego zapisujemy. Zwykle brakuje przepływu wokół niego, zamówień, powiadomień o wymianie i zwrotów, oraz nocnego uzgadniania z Intune, które utrzymuje narzędzie w zgodzie z rzeczywistością.

Przełożeni będą zamawiać drogie modele.

Katalog i akceptacja z centrum kosztów są mechanizmem kontroli, a raport pokazuje, kto co zamawia. Wnioski niestandardowe trafiają do IT do dodatkowej oceny i pojawiają się imiennie w widoku miesięcznym.

Odchodzący i tak nie będą zwracać urządzeń.

Część nie zwróci. Ponaglanie od pierwszego dnia, z etykietą już w rękach odchodzącego, odzyskuje znacznie więcej niż mail miesiąc później, a wymazanie zamyka ryzyko dla danych w każdym przypadku.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Mniej niż kilkaset urządzeń i jedna osoba, która wie, gdzie jest każde z nich; dobra lista i kwartalna kontrola kosztują mniej
  • Urządzenia są leasingowane, a leasingodawca już prowadzi zamówienia, wymiany i zwroty z rejestrem, któremu Państwo ufają
  • Brak Intune lub równoważnego zarządzania, więc nie ma bieżącego inwentarza do uzgodnienia, albo trwa migracja ERP lub systemu zarządzania zasobami; wtedy budujemy po niej

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Proszę wskazać jedną osobę, która odeszła w zeszłym kwartale i której laptop jest „w drodze” w jednym z naszych arkuszy, a „zwrócony” w drugim: kto dziś go ponagla i czy został wymazany?

Podejście wdrożeniowe

Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.

Dostarczamy

  • Pierwsze uzgodnienie Państwa obecnych list z Intune i ewidencją księgową, które daje listę wyjątków i zwykle uzasadnienie biznesowe
  • Model rejestru, statusy i katalog, uzgodnione z IT, zakupami i finansami, ze spisaną polityką wymian
  • Przepływ zamówień i akceptacji: akceptacje Action Center w Teams, kroki zapotrzebowania i przyjęcia towaru w SAP
  • Wykrywanie wymian z powiadomieniami w Teams i wstępnie wypełnionymi zamówieniami kohortowymi, najpierw w trybie samego raportowania
  • Przepływ zwrotów: instrukcje, etykieta kurierska, śledzenie, uruchomienie wymazania i zamknięcie rekordu, z eskalacją dla niezwróconych
  • Nocne uzgadnianie, raport Power BI i runbook menedżera zasobów

Potrzebujemy od Państwa

  • Dostępu do odczytu Intune dla robota oraz konta zakupowego SAP ograniczonego do katalogu urządzeń i centrów kosztów
  • Zasilania z HR datami zatrudnienia i odejścia lub wyzwalacza, którego już Państwo używają dla wchodzących i odchodzących
  • Polityki wymian, katalogu, reguły akceptacji dla każdego centrum kosztów i imiennego menedżera zasobów IT

Etapy

Analiza

Pierwsze uzgodnienie: Intune wobec listy sprzętu wobec ewidencji księgowej, z wolumenami według typu zdarzenia

Projekt

Model rejestru, katalog, reguła akceptacji, polityka wymian, terminy zwrotów, reguły wyjątków

Budowa

Uzgadnianie, przepływy zamówień i zwrotów, integracje z SAP i przewoźnikiem, punkty styku w Teams, raport

Pilotaż

Zamówienia dla nowych pracowników i zwroty w jednym regionie, każdy zautomatyzowany krok przeglądany przez menedżera zasobów; wymiany w trybie samego raportowania

Skalowanie

Kolejne regiony, włączone powiadomienia o wymianie, pozostałe typy urządzeń; reguły wyjątków zaostrzone na podstawie tego, co znajduje nocny przebieg

Działowe. O nakładzie decyduje liczba ścieżek zakupowych i typów urządzeń, jak daleko obecne listy odbiegają od Intune oraz czy przewoźnik udostępnia interfejs do etykiet i śledzenia.

„W drodze” w jednym arkuszu, „zwrócony” w drugim. Oba wpisy się mylą.

Prosimy przynieść na dwugodzinne warsztaty trzy arkusze opisujące Państwa urządzenia: tracker zakupów, listę IT i arkusz HR. Oddajemy jeden rejestr, którym powinny się stać, oraz pierwszą listę wyjątków: urządzenia w Intune nieobecne na żadnej liście i wpisy, których Intune nigdy nie widziało.

Zestawmy trzy arkusze o Państwa sprzęcie

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaUsługi i ITCentra usług wspólnych

Przeglądaj wszystkie 173 rozwiązań