Start · Rozwiązania · Inne rozwiązania
Rozwiązanie · Inne rozwiązaniaWzorzec nigdy nie mieści się w jednym raporcie; biegnie przez karty, miesiące i osoby
Dzielone płatności i podwójne posiłki wykryte z dowodem
Dane z wydatków, kart, zobowiązań i HR są łączone każdej nocy i oceniane pod kątem zachowań, więc sprawa trafia do audytora z gotowym materiałem dowodowym.
Streszczenie dla zarządu
Nikt nie dzieli zakupu na oczach akceptującego. Dzieli go na trzy paragony i dwa tygodnie.
Pierwszą rzeczą, którą budujemy, nie jest analityka, tylko klucz.
Wzorce przecinające systemy i miesiące stają się widoczne, bo dane łączone są co noc, a nie kilka razy w roku.
zbiór skonsolidowany na Microsoft Fabric lub Azure SQL; akta spraw na SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Kontrola wydatków
Kontrole wydatków są zaprojektowane wokół raportu i akceptującego. Nadużycie, jeśli występuje, jest zaprojektowane dokładnie wokół tego: każda pozycja ma być wiarygodna, rozłożona w czasie, opłacona przez portfel, żeby nazwa sprzedawcy była ogólna, kwota podzielona, gotówka poniżej progu paragonu. Żaden pojedynczy akceptujący nie ma powodu spojrzeć drugi raz. Najlepiej ustawione do tego są osoby, które najlepiej znają politykę.
Audyt wewnętrzny zna wzorce i nie potrafi ich uruchomić. Dane leżą w trzech systemach z różnymi kluczami, wolumen dawno przekroczył to, co złączy arkusz, a każda analiza jest jednorazowa i umiera razem z audytorem, który ją zbudował. Gdy sprawa się znajduje, to zwykle ze zgłoszenia, a postępowanie trwa tygodnie, bo dowody trzeba złożyć ręcznie z paragonów, wyciągów, kalendarzy i ewidencji nieobecności.
Powstaje luka, której nikt nie jest właścicielem. Przełożeni widzą po jednym raporcie, finanse widzą sumy, więc zachowanie jest jedyną rzeczą, której żaden raport nie opisuje. Pokrycie wzorców międzysystemowych jest bliskie zeru, więc efekt odstraszający jest słaby: kto dzieli transakcje, uczy się, że dzielenie działa. A gdy komitet audytu pyta, co jest sprawdzane, uczciwa odpowiedź opisuje zamiar, a nie proces.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPrzełożeni akceptują raporty wydatków pojedynczo, widząc wyłącznie to, co mają przed sobą
- SystemTransakcje kartowe przeglądane są na miesięcznych wyciągach, w innym systemie i w innym rytmie
- CzłowiekFinanse badają próbkę wypłaconych raportów, a audyt wewnętrzny kilka razy w roku eksportuje dane o wydatkach, kartach i kadrach
- CzłowiekAudytorka łączy eksporty w Excelu po nazwisku i dacie i uruchamia zapytania, które pamięta
- OczekiwanieAnaliza staje, gdy zaczyna się postępowanie, bo te dwie osoby, które ją robią, są tymi samymi, które są wtedy potrzebne
- Ryzyko błęduSprawa wypływa, zwykle ze zgłoszenia, po długim okresie, którego żaden istniejący raport nie mógłby pokazać
- Ryzyko błęduDowody odtwarzane są ręcznie tygodnie po fakcie, a skoroszyt trafia do archiwum, gdy audytorka odchodzi
Dlaczego ten proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Wyciek to najmniejsza część. Każda potwierdzona sprawa zjada czas audytu, HR i prawników, a każde niepotwierdzone podejrzenie kosztuje zaufanie pracownika, który nic nie zrobił.
- Zależność od jednej osoby jest tu niemal całkowita, bo wiedza analityczna mieszka w jednym skoroszycie, który rozumie jedna osoba i którego nikt inny nie rozwinie.
- Odstraszanie działa na to, w co ludzie wierzą, że jest sprawdzane. Gdy wzorce międzysystemowe działają dwa razy w roku, ta wiara jest trafna, a odstraszanie warte niewiele.
- Każde przejęcie dokłada pracowników, karty i populację wydatków, której nikt nie sprofilował, więc pokrycie spada z każdym wzrostem grupy.
- Ryzyko reputacyjne nie zależy od kwoty. Sprawa znaleziona przez dziennikarza, regulatora albo audytora zewnętrznego kosztuje tyle samo przy 4 000 € co przy 400 000 €.
Koszt zaniechania
Wykrycie ze zgłoszenia ma swój kształt: długi okres, późne odkrycie i komitet audytu pytający, dlaczego zajęło to lata. Między tymi zdarzeniami analiza kurczy się zawsze wtedy, gdy postępowanie zabiera ludzi, którzy ją robią, więc pokrycie jest najniższe dokładnie wtedy, gdy coś już jest nie tak. Nieliczni, którzy grają progami, robią to dalej, a ich miesięczne sumy rosną na tyle wolno, że wyglądają zwyczajnie dla każdego akceptującego, który widzi jeden raport.
Kosztu, którego wiersze nie wycenią, nie ponoszą oni. Po każdej wykrytej sprawie firma odpowiada zaostrzeniem polityki, obniżeniem limitów i wolniejszymi akceptacjami, a uczciwa większość niesie to co miesiąc przez lata.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Giełdowa grupa logistyczna z 12 000 pracowników w jedenastu krajach i 5 400 posiadaczami kart. W tle SAP Concur do wydatków, plik transakcji od wydawcy kart, SAP S/4HANA do zobowiązań, SAP SuccessFactors do kadr i Microsoft 365 jako środowisko pracy.
Około 9 000 raportów wydatków i 60 000 transakcji kartowych miesięcznie, przy łącznych wydatkach na podróże, reprezentację i karty rzędu 7,2 mln € miesięcznie.
Audyt wewnętrzny liczy sześć osób. Dwie poświęcają około 130 godzin miesięcznie na budowę i odświeżanie analiz wzorców w arkuszach, a ta praca staje, gdy zaczyna się postępowanie. Trzy ostatnie potwierdzone sprawy pochodziły ze zgłoszeń.
Żaden system nie trzyma danych o wydatkach, kartach, zobowiązaniach i kadrach na jednym kluczu, więc wzorców międzysystemowych nie da się nawet zapisać jako zapytania, a co dopiero uruchamiać co noc.
Roboty co noc konsolidują cztery źródła do jednego zbioru w tenancie grupy. Zestaw wzorców zaprojektowany z audytem wewnętrznym ocenia zachowanie, a nie pozycje, a każda sprawa trafia do Microsoft Teams z paragonami, transakcjami i osią czasu.
W modelu wzorce międzysystemowe działają co noc zamiast dwa razy w roku, a czas audytorów przenosi się z przygotowania danych na ocenę. Poniższe liczby to model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Pierwszą rzeczą, którą budujemy, nie jest analityka, tylko klucz. Roboty UiPath pobierają raporty wydatków i ich pozycje z systemu wydatków, transakcje kartowe z pliku wydawcy, płatności do pracowników z SAP oraz atrybuty pracownicze, przełożonego, stanowisko, lokalizację i nieobecności, z systemu kadrowego. Co noc lądują z tym w jednym zbiorze w tenancie klienta: Microsoft Fabric tam, gdzie grupa już go używa, Azure SQL tam, gdzie nie. Wszystko łączone jest po pracowniku i dacie, przechowywane przez zadeklarowany okres i pseudonimizowane, aby ocena działała bez nazwisk.
Na tym zbiorze działa zestaw wzorców, który projektujemy z audytem wewnętrznym i zapisujemy jako reguły oraz progi, które audyt potrafi przeczytać. Transakcje dzielone u jednego sprzedawcy w krótkim oknie, które razem przekraczają próg. Rozliczenia powtarzalnie tuż poniżej progu paragonu. Ten sam rachunek rozliczony przez dwoje kolegów. Posiłek rozliczony w dniu, który ma już dietę. Wydatki wzajemnie sprzeczne, hotel i dieta na jedną noc, taksówka i wynajem o tej samej godzinie. Rozliczenia w dniach zapisanych jako urlop. Sumy miesięczne na pracownika i kategorię wobec własnej historii i grupy porównawczej. Agregacja sprzedawców, w tym sprzedawcy używani przez dokładnie jedną osobę. Płatności portfelami sumowane na pracownika do weryfikacji paragonów. Ujemne transakcje kartowe wiązane ze zwróconymi rozliczeniami. Udział gotówki, wskaźniki wydatków prywatnych oraz lista osób objętych przeglądem, uzgodniona z HR i prawnikami na określony czas. Opcjonalny model w Microsoft Foundry, w subskrypcji Azure klienta, ocenia zachowanie wobec grupy i podaje powody. Opcjonalny, bo reguły dają większość wartości, a ocena, której audytor nie umie wyjaśnić, nie ma czego szukać w kontroli dotykającej ludzi.
Do człowieka trafia sprawa, a nie alert. Robot składa paragony, transakcje, kontekst kalendarza i nieobecności oraz oś czasu i dostarcza je wskazanemu audytorowi jako zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams z terminem. Audytor zamyka sprawę z uzasadnieniem albo otwiera postępowanie z HR i prawnikami. Rozstrzygnięcia wracają do systemu, więc progi zmieniają się na dowodach, a nie na przeczuciu. Power BI pokazuje liczby wzorców, wskaźniki potwierdzeń, wiek spraw i ekspozycję według regionów.
Wyzwalacze, kolejki, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do systemów wydatków, zobowiązań i kadr; orkiestracja nocnego przebiegu i ścieżki sprawy w UiPath Maestro; zadania UiPath Action Center z przypisaniem i SLA, wykonywane w Microsoft Teams; Microsoft Fabric lub Azure SQL jako zbiór skonsolidowany
Skonsolidowany model danych na jednym kluczu pracownika i daty z pseudonimizacją i retencją, zestaw wzorców wraz z progami, składanie sprawy z pakietem dowodów i osią czasu, rejestrację rozstrzygnięć rekalibrującą progi oraz model wzorców i ekspozycji w Power BI
Plik transakcji od wydawcy kart przez SFTP tam, gdzie nie ma API; opcjonalny model porównawczy w Microsoft Foundry z kodami powodów
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRoboty co noc konsolidują dane o wydatkach, kartach, zobowiązaniach i kadrach na jednym kluczu pracownika i daty
- AutomatyzacjaZestaw wzorców działa na zbiorze: dzielenie, podwójne rozliczenia, obchodzenie progów, wydatki sprzeczne, pełzający wzrost, agregacja portfeli, udział gotówki
- AutomatyzacjaTam, gdzie jest używany, model ocenia zachowanie wobec własnej historii pracownika i grupy porównawczej oraz podaje kody powodów
- AutomatyzacjaOceny powyżej progu stają się sprawą z paragonami, transakcjami, kontekstem kalendarza i nieobecności złożonymi w oś czasu
- CzłowiekWskazany audytor przegląda sprawę w Action Center i albo zamyka ją z uzasadnieniem, albo otwiera postępowanie
- CzłowiekPostępowania prowadzone są z HR i prawnikami, a nic nie dociera do pracownika bez decyzji człowieka
- AutomatyzacjaRozstrzygnięcia wracają do systemu, progi się rekalibrują, a wskaźniki trafień i potwierdzeń aktualizują się na wzorzec
Model współpracy człowieka z automatem
Automat wykonuje
- Nocną konsolidację czterech źródeł na jednym kluczu, z pseudonimizacją i retencją
- Ocenę reguł i progów w poprzek raportów, kart, miesięcy i osób
- Składanie sprawy: paragony, transakcje, kontekst kalendarza i nieobecności oraz oś czasu
- Rejestrację rozstrzygnięć, rekalibrację progów i raportowanie wskaźników trafień i potwierdzeń
Człowiek decyduje
- O każdej sprawie: czy zamknąć ją z uzasadnieniem, czy otworzyć postępowanie
- O samym postępowaniu, z HR i prawnikami, oraz o każdym działaniu wobec pracownika
- O zestawie wzorców, progach, listach słów kluczowych i liście osób objętych przeglądem
- O przeglądzie proporcjonalności z inspektorem ochrony danych, w ustalonym rytmie, a nie na żądanie
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- raporty wydatków i ich pozycje
- plik transakcji od wydawcy kart
- płatności do pracowników z zobowiązań
- atrybuty kadrowe, nieobecności i przełożony
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Maestro
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- zbiór skonsolidowany na Microsoft Fabric lub Azure SQL
- akta spraw na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z ludźmi: przegląd sprawy w Microsoft Teams; eskalacja do HR i prawników; kwartalny przegląd wzorców z audytem wewnętrznym
Wykorzystane technologie
nocna konsolidacja, harmonogram, ponowienia, magazyn poświadczeń i dziennik każdego przebiegu
Apobranie danych o wydatkach, zobowiązaniach i kadrach przez konektory, z SFTP dla pliku wydawcy kart
Azbiór skonsolidowany na jednym kluczu pracownika i daty, w tenancie klienta
Aorkiestruje nocny przebieg, ścieżkę sprawy, eskalację i zapis rozstrzygnięcia
Aopcjonalna ocena porównawcza z kodami powodów, w subskrypcji Azure klienta
Asprawa trafia do wskazanego audytora z pakietem dowodów i terminem
Awskaźniki trafień i potwierdzeń wzorców, wiek spraw i ekspozycja według regionów
Anasz projekt z audytem wewnętrznym: dzielenie, podwójne rozliczenia, sprzeczności, portfele, pełzanie, gotówka
CPrzykładowy model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Dwoje audytorów wykonuje tę pracę w sesjach po około dwie godziny i to jest jednostka w kalkulatorze. 130 godzin miesięcznie to mniej więcej 65 sesji, z czego 80%, czyli 52, to konsolidacja i ocena przejmowane przez robota, a reszta zostaje przy ludziach jako ocena. 58 € za godzinę to przyjęty pełny koszt godzinowy starszego audytora. Pula wycieków jest poza kalkulatorem, bo udziału w wydatkach i liczby minut nie należy dodawać w jednym miejscu.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Wzorce przecinające systemy i miesiące stają się widoczne, bo dane łączone są co noc, a nie kilka razy w roku
- Postępowania zaczynają się od złożonych dowodów, więc trwają dni, a nie tygodnie, i kosztują mniej czasu HR i prawników
- Pełzający wzrost i dzielenie wychwytywane są przy drugim, a nie dwudziestym wystąpieniu, i tam właśnie leży większość pieniędzy
- Czas audytorów przenosi się z przygotowania danych na ocenę, a analiza przestaje odchodzić razem z osobą, która ją zbudowała
- Odstraszanie zaczyna działać, bo ludzie wiedzą, że porównywane jest zachowanie, a nie tylko pozycje
- Kontrola jest obronna: zestaw wzorców, każda sprawa i każde rozstrzygnięcie są zalogowane, więc komitet audytu słyszy, co jest sprawdzane
Perspektywa zarządcza
- Inwentarz wzorców ze wskaźnikami trafień i potwierdzeń, który pokazuje, które wzorce mają znaczenie w tej firmie, a które dają tylko szum
- Ekspozycja według regionów i kategorii, rozstrzygnięcia spraw oraz kwoty zatrzymane lub odzyskane, w jednym widoku aktualizowanym co noc
- Wiek spraw, który odpowiada na pytanie dziś bez odpowiedzi: czy zespół audytu nadąża za tym, co analiza znajduje
- Lista osób objętych przeglądem wraz z podstawą prawną i datami wygaśnięcia, więc wrażliwa kontrola ma widoczne granice
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- To jest monitorowanie pracowników, więc proporcjonalność jest pierwsza. Cel, wzorce, okres retencji i lista dostępu są opisane, uzgodnione z inspektorem ochrony danych i radami pracowników tam, gdzie istnieją, i przeglądane w ustalonym rytmie
- Ocena działa na danych pseudonimizowanych, a tożsamość rozstrzygana jest dopiero wtedy, gdy audytor otwiera sprawę, co trzyma zwykłą analizę z dala od nazwisk
- Żadna decyzja dotycząca osoby nie zapada automatycznie; każdą sprawę przegląda człowiek i jest to ograniczenie projektowe, a nie ustawienie
- Dostęp mają wyłącznie wskazani audytorzy przez grupy Microsoft Entra ID, HR i prawnicy widzą sprawę dopiero po eskalacji, a akta niosą ślad od pierwszego sygnału do rozstrzygnięcia
- Roboty działają na kontach o minimalnych uprawnieniach z sekretami w magazynie poświadczeń platformy. Dane zostają w tenancie klienta i w regionie EU UiPath Automation Cloud, a ewentualny model działa w subskrypcji klienta z zalogowanymi powodami
Dlaczego teraz
Komitety audytu i regulatorzy oczekują dziś, aby monitoring ciągły był procesem z dowodami, a opis zamiaru przestał być odpowiedzią na to pytanie
Portfele cyfrowe i agregatorzy sprawili, że nazwy sprzedawców są ogólne, co osłabia audyt na poziomie pozycji dokładnie tam, gdzie analiza zachowań nadal działa
Systemy wydatków, kart i kadr udostępniają API, a moc analityczna leży w tenancie Microsoft, więc nocna konsolidacja i porównanie z grupą nie wymagają już zespołu data science
Istotne role kierownicze
Wyciek wychodzi na jaw wcześnie, ekspozycja jest widoczna według regionów, a komitet audytu dostaje kontrolę, którą rozpoznaje
Wzorce działają co noc zamiast kwartalnie, sprawy przychodzą z dowodami, a zestaw przeżywa tego, kto go napisał
Zgodny z prawem, udokumentowany proces monitorowania z wbudowaną proporcjonalnością i wczesnym wykrywaniem spraw
Częste pytania i zastrzeżenia
To monitorowanie i wymaga podstawy prawnej, którą projekt zapewnia: opisany cel, zdefiniowane wzorce, ocena na danych pseudonimizowanych, decyzje ludzi i ograniczony dostęp. Rady pracowników zwykle wolą to od analiz w arkuszach, których nikt nie nadzoruje.
Przebieg historyczny kalibruje progi, zanim cokolwiek ruszy, a wskaźniki potwierdzeń śledzone są potem na wzorzec, więc wzorce szumiące są strojone albo wycofywane.
Ocenia raporty. To łączy karty, zobowiązania, nieobecności i historię, aby oceniać zachowanie w skali miesięcy, a tam żyją te wzorce.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Wolumeny wydatków są małe, a populacja to kilkaset osób, które audytor zna osobiście
- Nie ma jeszcze audytu na poziomie pozycji; kontrole per raport i per karta są pierwsze, bo dostarczają dane, które ta warstwa konsumuje
- Organizacja nie może zapewnić czasu audytorów na przegląd spraw, a sygnały, których nikt nie przegląda, są ryzykiem, a nie kontrolą
- Nie da się ustalić podstawy prawnej monitorowania w jednej z ważniejszych jurysdykcji grupy
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby dwoje naszych ludzi rozliczało ten sam rachunek restauracyjny z tego samego wieczoru co miesiąc przez rok, który raport w tej grupie kiedykolwiek by to pokazał?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Inwentarz wzorców zbudowany z audytem wewnętrznym z ich obecnych analiz i dawnych spraw, z danymi wymaganymi przez każdy wzorzec
- Pracę nad podstawą prawną i proporcjonalnością z inspektorem ochrony danych oraz rozmowę z radą pracowników tam, gdzie jest wymagana
- Integracje i skonsolidowany model danych z pseudonimizacją, retencją i regułami dostępu
- Zestaw wzorców z progami oraz opcjonalny model wraz z oceną, czy cokolwiek wnosi
- Przebieg historyczny na dwunastu miesiącach dla jednego regionu, przejrzany sprawa po sprawie z audytem, zanim cokolwiek ruszy
- Przebiegi nocne, kolejkę spraw w Action Center, raportowanie w Power BI i szkolenie audytorów
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu danych o wydatkach, kartach, zobowiązaniach i kadrach oraz specyfikacji pliku wydawcy
- Lidera audytu, który będzie właścicielem zestawu wzorców, oraz wskazanych audytorów z czasem na przegląd spraw
- Udziału HR i prawników w ścieżkach eskalacji i w procesie listy osób objętych przeglądem
- Dwunastu miesięcy historii do przebiegu kalibracyjnego
Etapy
Analiza
Inwentarz wzorców, dawne sprawy, dostęp do danych i przegląd podstawy prawnej
Przebieg historyczny
Dwanaście miesięcy dla jednego regionu, przejrzane z audytem w celu ustawienia progów
Budowa
Konsolidacja, zestaw wzorców, składanie spraw, kolejka Action Center i raportowanie
Uruchomienie
Nocne przebiegi dla pierwszych regionów, z nadzorowanym przeglądem spraw i obserwacją trafień
Skalowanie
Pozostałe regiony, opcjonalny model i proces listy osób objętych przeglądem
Utrzymanie
Kwartalny przegląd wzorców na wskaźnikach trafień i potwierdzeń, ze zmianami progów pod kontrolą
Działowe. Nakład zależy od liczby systemów źródłowych i jakości ich kluczy, od przygotowania prawnego w każdym kraju i od tego, ile kalibracji okaże się potrzebne po pierwszym przebiegu historycznym.
Audytorka zostawiła po sobie skoroszyt z czternastoma zakładkami i przeczucie w sprawie bazy w Antwerpii.
Prosimy o dwanaście miesięcy danych o wydatkach i kartach, z identyfikatorami pracowników spseudonimizowanymi, jeśli tak Państwo wolą. Odsyłamy dziesięć wzorców wartych obejrzenia najpierw i to, co każdy z nich znalazł w Państwa historii.
Oceń dwanaście miesięcy danych kartowychTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceKontrola rozdziału obowiązków co tydzień, nie raz w rokuKonflikty uprawnień znajduje raz w roku audytor. Najstarszy z nich ma wtedy dwanaście miesięcy.
Zobacz rozwiązanie Inne rozwiązaniaKażdy raport wydatków sprawdzony, zanim pieniądze wyjdąPróba sprawdzana po wypłacie znajduje błędy, których nie da się odzyskać, a duplikatów nie widzi wcale.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITFinanse i ubezpieczeniaCentra usług wspólnych