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Jeder regulierte Euro wird am Tag der Erfassung klassifiziert, belegt und summiert

FCPA, Sunshine Act und VAT-Nachweise laufend gesammelt

Spesenzeilen, Rechnungen und Veranstaltungskosten werden gegen das Regelwerk Ihrer Compliance- und Steuerfunktion klassifiziert, je Empfänger erfasst und mit ihrem Nachweis abgelegt.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
2.340der 18.000 Spesenzeilen, die diese illustrative Pharmagruppe monatlich bucht, tragen eine regulatorische Pflicht, die erst zum Stichtag angewandt wird.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Vier Jahresfristen, ein Datenbestand, und nichts davon aus sechzig Tabellen rekonstruiert.

Was sich ändert

Wir verlegen die Prüfungen an den Punkt der Erfassung und lassen den Nachweis nebenbei entstehen.

Geschäftlicher Nutzen

Der Jahresbericht wird ein Auszug aus einem laufend gekennzeichneten Bestand, die Tabellenanfrage im Frühjahr entfällt also.

Beteiligte Systeme

das SharePoint-Nachweisarchiv unter Microsoft Purview Aufbewahrung; das Transfer-of-Value-Register in UiPath Data Fabric; Power BI

Geschäftliches Problem

Compliance

Regulierte Ausgaben werden von Menschen erfasst, die nicht an Regulierung denken. Ein Außendienstmitarbeiter bucht ein Abendessen und tippt die Teilnehmer als Namen ein. Ob diese Namen Angehörigen der Fachkreise gehören, ob der Betrag je Kopf die Landesgrenze überschreitet, ob die Einrichtung eine öffentliche Stelle ist, entscheidet sich später, wenn überhaupt.

Rechnungen verhalten sich genauso. Kongresssponsoring, Referentenhonorare und Beraterverträge liegen in der Kreditorenbuchhaltung mit einer Kostenstelle und ohne Empfängerkennzeichnung. Ausländische VAT ist nur mit einer korrekten Rechnung auf die richtige Gesellschaft und innerhalb einer festen Frist erstattungsfähig, und geprüft wird die Rechnung bei der Antragstellung, Monate nachdem das Hotel aufgehört hat zu antworten.

Jede Pflicht verlangt den Nachweis in anderer Form: ein Branchenkodex, nationales Transparenzrecht, die Berichterstattung der Muttergesellschaft, die Antikorruptionsprüfung, der Kontrolltest. Vier Fristen, vier Aufbereitungen, ein Datenbestand, den niemand dafür pflegt. Es hält sich wegen des Zeitpunkts: Daten entstehen für Erstattung und Zahlung, und Compliance kommt später mit einer Anfrage, genau dann, wenn der Teilnehmer eine vage Erinnerung ist und das Korrekturfenster geschlossen.

Wie es heute läuft

  1. MenschEin Außendienstmitarbeiter reicht eine Spesenabrechnung mit Teilnehmern als Freitext ein
  2. SystemDie Führungskraft genehmigt nach Betrag, die Spesenprüfung sieht den Beleg an
  3. SystemEine Rechnung für Sponsoring, Referentenhonorar oder Beratung wird in der Kreditorenbuchhaltung auf eine Kostenstelle gebucht, ohne Kennzeichnung
  4. WartezeitMonate später fordert Compliance von jeder Landesgesellschaft die Transfers of Value des Berichtsjahres an
  5. MenschAußendienst und Finanzen rekonstruieren die Antwort aus Erinnerung und Exporten; Compliance gleicht Namen mit dem Register ab
  6. FehlerrisikoDie Steuerabteilung prüft Hotelrechnungen kurz vor der Erstattungsfrist auf Gesellschaft und VAT-Angaben, und manche Lieferanten antworten nicht mehr
  7. MenschDer Bericht wird eingereicht; Monate später zieht die Antikorruptionsprüfung dieselben Daten erneut heran
  8. FehlerrisikoPrüfer fragen nach den Nachweisen für beides, und die existieren nur als Tabellen in Postfächern
MenschSystemWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint

Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.

  • Die Rekonstruktion verbraucht jedes Jahr Wochen an Compliance-, Finanz- und Außendienstzeit und liefert einen Bericht, der auf sechzig Erinnerungen ruht, ein merkwürdiges Fundament für ein Dokument, das das Unternehmen unterschreibt.
  • Ausländische VAT ist Bargeld, kein Papier. Jede Hotelrechnung auf die falsche Gesellschaft ist eine Erstattung, die niemand beantragen wird, und der Verlust wiederholt sich bei jedem Kongress, weil sich weiter vorne nichts geändert hat.
  • Grenzen überschreiten Menschen, die nichts von ihnen wussten, und bemerkt werden sie von Menschen, deren Aufgabe das Bemerken ist. Das erste ist ein Versehen, das zweite ein gemeldeter Vorgang.
  • Nachweise, die in Tabellen wohnen, bestehen die Prüfung nicht, für die sie gedacht sind. Der Kontrolltest fragt nach dem Vorgang, der angewandten Regel, der Entscheidung und dem Datum, an einem Ort mit Aufbewahrung.

Kosten des Nichtstuns

Ausländische VAT, die kein Antrag je erreicht, ein Jahr≈ 120.000 €
Zwölf Monate regulierter Zeilen, lange im Nachhinein geprüft≈ 97.344 €
Ein weiteres Frühjahr Rekonstruktion über neun Gesellschaften≈ 56.160 €

Fristen sind es, die das beherrschbar wirken lassen. Jede kommt, jede wird eingehalten, und die Kosten des Einhaltens stehen nirgends, also wird die Methode nie hinterfragt. Zugleich wächst die Rekonstruktion mit jeder Gesellschaft, jedem Kongress und jedem neuen Kodex, und die VAT versickert leise: Eine Erstattung, die niemand beantragt hat, taucht nie als Verlust auf.

Die Exposition, die nicht in die Tabelle passt, ist die asymmetrische. Eine nicht erfasste Bewirtung mit Amtsträgerbezug ist ein kleiner Vorgang, bis sie der Vorgang wird, um den herum eine Untersuchung gebaut wird. Wir setzen dafür keine Zahl, und niemand Ehrlicher sollte es; der Sinn der Zeilen oben ist, dass schon der gewöhnliche, zählbare Fall die Kosten trägt.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Pharmagruppe mit neun europäischen Landesgesellschaften und einer börsennotierten US-Mutter; rund 1.200 Beschäftigte im Außendienst und in der Medizin, Spesen in SAP Concur, Rechnungen und Referentenhonorare in SAP S/4HANA.

Volumen

Etwa 18.000 Spesenzeilen im Monat, davon rund 13 %, also 2.340 Zeilen, mit Bezug zu Angehörigen der Fachkreise oder Einrichtungen. Ausländische VAT auf Reisen und Veranstaltungen liegt bei etwa 300.000 € im Jahr.

Aktueller Prozess

Jede Landesgesellschaft rekonstruiert ihren Bericht einmal im Jahr über mehrere Wochen. Empfänger werden von Hand mit dem Register abgeglichen, Hotelrechnungen bei der Antragstellung geprüft, und die VAT-Rückholung wird auf unter ein Drittel des Möglichen geschätzt.

Engpass

Jede Prüfung findet an einer Frist statt und nicht an der Transaktion. Sechs Minuten Prüfung je regulierter Zeile, Monate zu spät angewandt, holen weder den Status eines Teilnehmers noch die Bereitschaft eines Lieferanten zur Neuausstellung zurück.

Lösung

Ein Roboter holt Spesenzeilen, Rechnungen und Veranstaltungskosten täglich ab, Document Understanding liest sie auf Positionsebene, und ein Regelwerk im Besitz von Compliance und Steuern klassifiziert Empfänger, Kategorie, Grenze und VAT-Erstattungsfähigkeit. Saubere Vorgänge werden gekennzeichnet, je Empfänger summiert und mit Nachweis abgelegt; alles andere wird zur Aufgabe in Microsoft Teams, solange die Korrektur noch möglich ist.

Möglicher Effekt

Im Modell werden rund 97.344 € Prüfkapazität im Jahr frei, 1.080 Stunden jährlicher Rekonstruktion entfallen und 120.000 € ausländische VAT werden erstattungsfähig: zusammen etwa 273.000 € im Jahr. Das sind Zahlen aus einem Modell auf genannten Annahmen, keine Messungen.

Vorgeschlagene Lösung

Wir verlegen die Prüfungen an den Punkt der Erfassung und lassen den Nachweis nebenbei entstehen. Ein Roboter holt Spesenzeilen, Rechnungen und Veranstaltungskosten täglich ab, und UiPath Document Understanding liest sie auf Positionsebene, Teilnehmer eingeschlossen, wo sie einzeln ausgewiesen sind. Nichts davon ersetzt Urteilsvermögen; es nimmt das Lesen und Abtippen darum herum weg.

Das Regelwerk ist der Kern, und es gehört Ihrer Compliance- und Steuerfunktion und nicht uns. Es klassifiziert jeden Vorgang: den Empfänger, abgeglichen mit dem Register und der Amtsträgerliste, die Sie beziehen, die Landesgrenze je Kopf, die Kategorie sowie die VAT-Erstattungsfähigkeit mit Prüfung von Gesellschaft, Anschrift und VAT-Nummer auf der Rechnung. Wir bauen die Regeln, den Abgleich und die Prüfungen; Compliance besitzt die Parameter und kann eine Versionshistorie zeigen, wenn gefragt wird, was im März galt. Personenbezogene Daten der Empfänger bleiben an einem geregelten Ort statt in Postfächern zu wandern.

Vorgänge, die durchgehen, werden gekennzeichnet, der laufenden Summe des Empfängers zugerechnet und abgelegt. Der Rest wird zu Aufgaben in Microsoft Teams für die, die noch etwas ändern können: Der Außendienstmitarbeiter bestätigt die Teilnehmer am Tag nach dem Abendessen, der Lieferant wird um eine korrigierte Rechnung gebeten, solange er antwortet, und Compliance sieht alles nahe einer Grenze oder mit Amtsträgerbezug. Die Entscheidung wird mit dem Vorgang abgelegt, Begründung und Nachweis bleiben also zusammen, in einem SharePoint-Archiv unter der Aufbewahrung, die Ihre Regime verlangen. Transfers of Value laufen je Empfänger in einem UiPath Data Fabric Register auf, und genau das macht aus der Offenlegung einen Bericht statt eines Projekts. Power BI zeigt die Exposition je Gesellschaft, Empfänger und Regel sowie VAT angefallen, beantragt und verloren, nach Land.

Genutzte native Funktionen

Vortrainierte Receipts- und Invoices-Modelle in UiPath Document Understanding mit Validation Station; UiPath Data Fabric Entitäten mit Prüfpfad; UiPath Action Center Aufgaben, erledigt in Microsoft Teams; SharePoint-Metadaten mit Microsoft Purview Aufbewahrung und Vertraulichkeitsbezeichnungen; UiPath Orchestrator Zeitpläne, Assets und Credential Store

Was wir bauen

Das Länderregelwerk mit Grenzen und Kategorien; den Empfängerabgleich gegen Ihre Register; die VAT-Prüfungen auf den Rechnungsfeldern; die Korrekturaufgaben und ihre Steuerung; das Transfer-of-Value-Register; die Formate für Transparenz-, Antikorruptions- und VAT-Berichte; die Power-BI-Expositionssicht

Individuelle Integration

Spesenzeilen und Teilnehmer aus SAP Concur über den Connector; SAP S/4HANA Rechnungen über BAPI und OData; Register- und Amtsträgerabfragen über den UiPath Integration Service Connector Builder, wo es keinen Connector gibt; Korrekturanfragen an Lieferanten über den Microsoft Outlook 365 Connector

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEin Roboter holt täglich Spesenzeilen, Kreditorenrechnungen und Veranstaltungskosten ab
  2. AutomatisierungDocument Understanding liest Belege und Rechnungen auf Positionsebene, Teilnehmer eingeschlossen, wo sie ausgewiesen sind
  3. SystemDas Regelwerk klassifiziert jeden Vorgang: Empfängertyp gegen Register und Amtsträgerliste, Grenze je Kopf, Kategorie und VAT-Erstattungsfähigkeit mit geprüfter Gesellschaft, Anschrift und VAT-Nummer
  4. AutomatisierungVorgänge, die durchgehen, werden gekennzeichnet, der Empfängersumme im Register zugerechnet und im SharePoint-Archiv mit ihrer Aufbewahrungsbezeichnung abgelegt
  5. MenschAbgelehnte oder unklare Vorgänge werden zu Teams-Aufgaben für den Außendienst, den Lieferantenkontakt oder Compliance, je nach Lücke
  6. AutomatisierungDie Entscheidung wird neben dem Vorgang abgelegt, Nachweis und Begründung bleiben zusammen
  7. AutomatisierungTransparenzauszüge, Antikorruptionssichten und VAT-Antragsdateien kommen auf Anforderung aus dem Archiv statt aufbereitet zu werden
AutomatisierungSystemMensch

Modell der menschlichen Beteiligung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Lesen von Belegen und Rechnungen auf Positionsebene, mit Teilnehmern, wo sie ausgewiesen sind
  • Den Abgleich der Empfänger gegen die Register und Amtsträgerlisten, die Sie beziehen
  • Grenzen, Kategorien und VAT-Erstattungsfähigkeit je Land sowie Korrekturanfragen, solange Vorgänge frisch sind
  • Das Ablegen der Nachweise mit Aufbewahrung, das Auflaufen der Transfers of Value je Empfänger und die Berichte

Menschen entscheiden

  • Ob ein unklarer Empfänger Angehöriger der Fachkreise, Amtsträger oder keines von beidem ist
  • Wie eine Veranstaltung eingestuft wird und ob ein Vorgang nahe der Grenze vertretbar ist
  • Über Regeln und Register, die Compliance bei Änderungen von Kodizes und Gesetzen pflegt
  • Über die Freigabe jedes Berichts und jedes VAT-Antrags, bevor er das Unternehmen verlässt

Vorher und nachher

VorherNachher
Wann ein Empfänger eingestuft wirdMonate später, aus der Erinnerungam Tag der Erfassung
Der Jahresberichtmehrere Wochen je Gesellschaftein Auszug aus dem Register
Hotelrechnungen auf die falsche Gesellschaftzur Erstattungsfrist gefundenbei Eingang markiert, solange der Lieferant antwortet
Nachweise für den KontrolltestTabellen in Postfächernein Archiv mit Regel, Entscheidung, Datum, Aufbewahrung
Was der Außendienst liefern solljedes Frühjahr eine Tabelleeine Korrektur am Tag nach dem Abendessen

Systeme und Integrationen

Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.

Eingaben

  • SAP Concur Spesenzeilen und Teilnehmer
  • SAP S/4HANA Rechnungen, Kostenstellen und Gesellschaften
  • Kongresskostendateien
  • die Register und Amtsträgerlisten, die Sie beziehen

Automatisierungsebene

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • das SharePoint-Nachweisarchiv unter Microsoft Purview Aufbewahrung
  • das Transfer-of-Value-Register in UiPath Data Fabric
  • Power BI

Menschliche Berührungspunkte: Korrektur- und Entscheidungsaufgaben in Microsoft Teams; Korrekturanfragen an Lieferanten per E-Mail; Freigabe durch Compliance für Berichte und Anträge

SAP Concur SpesenzeilenUiPath OrchestratorUiPath Robotsdas SharePoint-Nachweisarchiv unter Microsoft Purview AufbewahrungKorrektur-

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

liest Belege und Rechnungen auf Positionsebene; Validation Station unterhalb der Konfidenzschwelle

A
UiPath Robots + UiPath Orchestrator

tägliche Abholung und Regelausführung; Zeitpläne, Assets, Credential Store, Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (Connectors SAP Concur, SAP, Microsoft Outlook 365; Connector Builder)

Spesenzeilen mit Teilnehmern, Kreditorenrechnungen, Lieferantenanfragen, Registerabfragen ohne Connector

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Korrektur- und Entscheidungsaufgaben für Außendienst, Lieferanten und Compliance

A
UiPath Data Fabric

das Transfer-of-Value-Register: Empfänger, Kategorie, Betrag, Grenzstatus, Nachweislink, mit Prüfpfad

A
SharePoint mit Microsoft Purview

das Nachweisarchiv, seine Metadaten, Vertraulichkeitsbezeichnungen und die von jedem Regime verlangte Aufbewahrung

A
Power BI

Exposition je Gesellschaft, Empfänger und Regel; ausländische VAT angefallen, beantragt und verloren, nach Land

A
Das Länderregelwerk und der Empfängerabgleich

unser Bau, im Besitz und in der Versionshoheit Ihrer Compliance- und Steuerfunktion

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.

Illustratives Modell
1.560 regulierte Zeilen im Monat × 6 Minuten Compliance-Prüfung= 156 h / Monat
156 h × 52 € Vollkosten Compliance und Finanzen= 8.112 € / Monat
× 12 Monate≈ 97.344 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Prüfkapazität (illustrativ)≈ 97.344 €

Das Volumen im Rechner ist ein freigesetztes Äquivalent und keine Zahl von Zeilen, und es lohnt sich zu sagen warum. 18.000 Spesenzeilen im Monat, von denen 13 % Angehörige der Fachkreise oder Einrichtungen berühren, ergeben 2.340 regulierte Zeilen zu heute je sechs Minuten Prüfung. Im Zielbild braucht ein Viertel davon, 585 Zeilen, weiterhin eine menschliche Entscheidung zu je acht Minuten, es werden also 156 Stunden im Monat frei; bei sechs Minuten je Zeile ist das ein Volumen von 1.560. 52 € je Stunde sind Vollkosten für Compliance und Finanzen. Zwei weitere Töpfe liegen außerhalb des Rechners und in Abschnitt 14: 1.080 Stunden Rekonstruktion im Jahr über neun Gesellschaften und 120.000 € ausländische VAT im Jahr. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Der Jahresbericht wird ein Auszug aus einem laufend gekennzeichneten Bestand, die Tabellenanfrage im Frühjahr entfällt also
  • Ausländische VAT wird erstattet, weil Rechnungen bei Eingang auf Gesellschaft und VAT-Angaben geprüft werden, solange Lieferanten noch neu ausstellen
  • Grenzüberschreitungen und Bewirtung mit Amtsträgerbezug fallen vor der Erstattung auf und nicht ein Jahr später in einer Stichprobe
  • Jeder Vorgang trägt Regel, Entscheidung und Datum in einem Archiv mit Aufbewahrung, also in der Form, die der Kontrolltest verlangt
  • Der Außendienst tut weniger, nicht mehr: eine Korrektur am Tag nach dem Abendessen statt einer Rekonstruktionsanfrage im März

Die Sicht des Managements

  • Die Exposition ist jederzeit sichtbar, je Gesellschaft, Empfänger und Regel, einschließlich der Frage, wer sich einer Grenze nähert und welche Vorgänge auf eine Entscheidung warten
  • Das Regelwerk ist niedergeschrieben, versioniert und in neun Gesellschaften gleich angewandt, eine Position, die sich erklären statt verteidigen lässt
  • Erstattungsfähige VAT ist je Land sichtbar, beantragt und verloren, mit einem Grund, der sich zur Quelle zurückverfolgen lässt, meist ein Buchungstool, das Rechnungen an die falsche Gesellschaft adressiert

KPIs für die Geschäftsführung

bei Erfassung gekennzeichnete regulierte VorgängeVorgänge in Entscheidung und ihr AlterEmpfänger nahe einer LandesgrenzeStunden für die Berichtsrekonstruktionausländische VAT angefallen, beantragt und verloren

Sicherheit und Governance

Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.

  • Das Archiv enthält personenbezogene Daten von Angehörigen der Fachkreise und Details sensibler Ausgaben, der Zugriff läuft daher über Microsoft Entra ID Gruppen, begrenzt auf Rollen in Compliance, Steuern und Revision, mit Vertraulichkeitsbezeichnungen und einer von Ihrer eigenen Compliance-Funktion gesetzten Aufbewahrung. Der Einwilligungsstatus für die individuelle Offenlegung wird je Empfänger erfasst, wo Ihre Juristen ihn für erforderlich halten, und wandert mit dem Vorgang
  • Wir setzen eine Kontrolle und einen Nachweispfad um. Wir zertifizieren nichts: Kein hier genanntes Produkt und keine Arbeit von uns macht ein Unternehmen konform mit irgendeinem Gesetz, Kodex oder Erstattungsverfahren, und das Regelwerk, das über Konformität entscheidet, gehört Ihren Rechts-, Compliance- und Steuerteams
  • Roboter lesen; sie korrigieren nie. Einen falschen Teilnehmer korrigiert der Außendienst, eine falsche Rechnung der Lieferant, einen unklaren Empfänger Compliance, jeweils erfasst mit Namen und Zeitstempel
  • Die Extraktion läuft unter dem UiPath AI Trust Layer mit freigegebenen Modellen in EU-Regionen und Maskierung bei generativen Schritten; die Verarbeitung bleibt in der EU-Region der UiPath Automation Cloud und in Ihrem Microsoft-365-Tenant innerhalb der EU Data Boundary, und die US-Mutter erhält einen Auszug statt Zugriff

Warum jetzt

01

Offenlegungspflichten sind von Branchenkodizes in nationales Recht in ganz Europa gewandert, mit Berichterstattung auf Personenebene und Einwilligungsfragen, und die Durchsetzung rund um Bewirtung im Gesundheitswesen ist Routine geworden

02

Verfahren zur Erstattung ausländischer VAT sind elektronisch und fristgebunden, was eine saubere Rechnung bei Eingang belohnt und Rekonstruktion bestraft; im Modell sind das 120.000 € im Jahr auf der falschen Seite eines Einreichungsdatums

03

Einen Beleg auf Positionsebene zu lesen, Teilnehmer eingeschlossen, braucht keine Vorlage je Lieferant mehr, und ein gekennzeichneter Bestand trägt Transparenzbericht, Antikorruptionsprüfung, Kontrollnachweis und VAT-Antrag, ein Aufbau ersetzt also vier Jahresaufbereitungen

Relevante Führungsrollen

CFO

Vier Jahresprojekte werden zum Ergebnis eines Prozesses, und ausländische VAT versickert nicht mehr bei jedem Kongress

Compliance Officer

Die Exposition ist laufend sichtbar, und der Bericht kommt aus einem Register statt aus sechzig Antworten

General Counsel

Ein niedergeschriebenes Regelwerk, in neun Gesellschaften gleich angewandt, mit Nachweis und Entscheidung je Vorgang

Steuerleitung

Erstattungsfähige VAT wird auf korrekten Rechnungen beantragt, und die Verlustgründe zeigen sich früh genug, um sie an der Quelle zu beheben

Häufige Fragen und Einwände

Unser Spesentool hat schon Teilnehmertypen.

Es erfasst, was der Außendienst ausgewählt hat. Es gleicht keinen Namen mit einem Register ab, wendet keine Landesgrenze an, prüft nicht die Gesellschaft auf der Rechnung und hält den Nachweis nicht so lange, wie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie es verlangt.

Die Regeln ändern sich jedes Jahr.

Ja, und genau deshalb ist das Regelwerk versioniert und gehört Compliance, statt in einem Ablauf vergraben zu sein. Eine Kodexänderung wird zu einem Update mit Test und Datum.

Der Außendienst wehrt sich gegen mehr Prüfungen.

Er bekommt weniger. Eine Korrektur am Tag nach dem Abendessen ersetzt die Tabellenanfrage im Frühjahr, und sie dauert eine Minute, weil der Abend noch frisch ist.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein Unternehmen ohne Ausgaben im Gesundheitswesen, im öffentlichen Bereich oder bei grenzüberschreitender Bewirtung, wo die Regeln selten greifen und das Archiv nichts enthielte, das jemand braucht
  • Eine Compliance-Plattform, die bereits mit Spesen und Kreditoren verbunden ist, Empfänger kennzeichnet, Grenzen anwendet und Nachweise mit Aufbewahrung ablegt
  • Kein Register- oder Amtsträgerlistenbezug zum Abgleich. Die Regeln brauchen Referenzdaten; ohne sie ist der Empfängerabgleich Raten im Gewand einer Kontrolle

Eine Frage für die nächste Sitzung

Drei Jahre Transfers of Value an ein Krankenhaus, mit dem Nachweis zu jedem einzelnen: Ist das ein Bericht, den diese Gruppe abrufen kann, oder ein Projekt, das sie besetzen müsste?

Vorgehen bei der Umsetzung

Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.

Wir liefern

  • Einen Regelkatalog je Land, erarbeitet mit Ihren Verantwortlichen in Compliance, Recht und Steuern und vom ersten Tag an versioniert
  • Die Document-Understanding-Konfiguration für Belege und Rechnungen auf Positionsebene, mit Teilnehmern, wo sie ausgewiesen sind
  • Die Automatisierung für Abholung, Klassifizierung, Korrekturaufgaben und Ablage, die Integrationen zu SAP Concur, SAP und den Registern, das Nachweisarchiv mit Aufbewahrungsbezeichnungen und das Transfer-of-Value-Register
  • Die Formate für Transparenz-, Antikorruptions- und VAT-Berichte sowie die Power-BI-Expositionssicht
  • Tests gegen ein Berichtsjahr Historie, Schulungen und Regelaktualisierungen im Betrieb

Wir benötigen von Ihnen

  • Die Berichtsdatei des Vorjahres und die Tabellen dahinter, dazu eine Kongresssaison Hotelrechnungen
  • Die Register und Amtsträgerlisten, die Sie beziehen, und Verantwortliche für die Regeln in Compliance und Steuern
  • Servicekonten mit lesendem Zugriff auf SAP Concur und SAP
  • Eine mit Ihren Juristen getroffene Entscheidung, wie der Einwilligungsstatus für die individuelle Offenlegung erfasst wird

Etappen

Discovery

Bericht des Vorjahres und eine Kongresssaison gegen ein Regelwerk im Entwurf spielen und zeigen, was es gekennzeichnet, markiert und zurückgeholt hätte

Regelentwurf

Landesgrenzen, Kategorien, Empfängerdefinitionen, VAT-Feldprüfungen, Steuerung je Art der Lücke

Pilot

Eine Gesellschaft und ein Regime produktiv, Compliance prüft jede Markierung zur Kalibrierung der Regeln

Skalierung

Weitere Gesellschaften, Antikorruptionssichten, VAT-Erstattungsfähigkeit, die Kontrollnachweissicht, der Auszug für die Mutter

Betrieb

Regelprüfung bei jeder Kodex- oder Gesetzesänderung, mit erhaltener Versionshistorie

Abteilungsweit. Der Aufwand hängt an der Zahl der Gesellschaften und Regime, der Qualität der Registerdaten, gegen die abgeglichen werden kann, und daran, wie viele Teilnehmerangaben heute auf Belegen ausgewiesen sind.

Sechzig Tabellen kommen jedes Frühjahr, und jede ist die Erinnerung eines Menschen an ein Abendessen.

Schicken Sie uns die Berichtsdatei des Vorjahres und eine Kongresssaison Hotelrechnungen. Wir kommen mit dem zurück, was ein Regelwerk von allein gekennzeichnet hätte, und damit, was diese Rechnungen Sie an VAT gekostet haben, in einer kurzen schriftlichen Auswertung.

Berichtsdatei des Vorjahres prüfen

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