Start · Rozwiązania agentyczne · Wieża kontrolna Order-to-Cash
Case study · Finanse · OperacjeGotówka nie czeka na poniedziałek
Wieża kontrolna Order-to-Cash
Każde zablokowane zamówienie, sporna faktura i przekroczony limit trafia do jednego procesu: agent diagnozuje, robot wykonuje, człowiek zatwierdza jedną decyzją na Teams. Maestro™ pilnuje całości.
Streszczenie dla zarządu
Wyjątki O2C rozproszone po skrzynkach, Excelu i SAP; przychód czeka na ręczne decyzje.
Jeden przepływ w Maestro™: agent zbiera kontekst, proponuje decyzję, robot ją wykonuje.
Szybsza realizacja przychodu, niższe DSO, pełna audytowalność każdej decyzji.
SAP SD/FI, ServiceNow, Teams; agenci + roboty UiPath pod Maestro™.
Dystrybutor FMCG, 12 000 zamówień miesięcznie
6% zamówień wpada w wyjątki: blokada kredytowa, brak ceny, spór. To 720 spraw miesięcznie, a każda dotyka innego zespołu i innego systemu.
Nikt nie widzi całości. Handlowiec dzwoni do finansów, finanse pytają o Excel limitów, klient czeka. Zamówienie, które mogło wyjechać rano, wyjeżdża pojutrze.
Stan obecny
- SystemZamówienie blokuje się w SAP
- OczekiwanieCzeka w kolejce na przegląd – średnio pół dnia
- CzłowiekAnalityk szuka kontekstu w FD33, FBL5N i mailach
- CzłowiekPyta handlowca o klienta: telefon, Teams, czekanie
- Ryzyko błęduDecyzja na czuja, bez pełnej historii płatności
- CzłowiekRęczne odblokowanie w VKM1 i notatka w Excelu
- OczekiwanieFaktura i wysyłka przesunięte o 1–2 dni
Ukryte koszty obecnego procesu
Pół dnia zwłoki wygląda niewinnie. W skali roku to nie jest pół dnia.
- 300 godzin miesięcznie pracy analityków i handlowców przy zbieraniu kontekstu, nie przy sprzedaży.
- Opóźnione fakturowanie podnosi DSO i wiąże kapitał obrotowy – niewidocznie, co miesiąc.
- Decyzje kredytowe zależą od tego, kto akurat ma dyżur; brak spójnych progów i śladu.
Koszt zaniechania
Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacisz co miesiąc od nowa.
Proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot wykrywa blokadę w minutę od powstania
- AutomatyzacjaAgent zbiera komplet: limit, saldo, historia, otwarte spory
- AutomatyzacjaReguły firmy: niskie ryzyko odblokowane automatycznie
- CzłowiekWyjątki wysokiej wartości: jedna decyzja na Teams
- AutomatyzacjaRobot odblokowuje, faktura idzie tego samego dnia
Co przejmuje automatyzacja
- Wykrywanie i klasyfikacja każdego wyjątku 24/7
- Komplet danych z SAP i historii klienta w jednym widoku
- Automatyczne zwolnienia w ramach progów polityki kredytowej
Kiedy decyduje człowiek
- Decyzje powyżej progu wartości lub ryzyka
- Zmiany polityki kredytowej i wyjątki strategiczne
- Eskalacje do klienta na poziomie zarządu
Przed
Po
Model wartości – przykładowe założenia
Efekty biznesowe
- Przychód realizowany szybciej: zamówienia nie czekają na człowieka
- Spójne decyzje kredytowe według progów, nie nastroju dnia
- Zespół O2C obsłuży 2× wolumen bez wzrostu zatrudnienia
- Każda decyzja z pełnym śladem, więc audyt przestaje boleć
Wpływ na KPI zarządu
Co zyskuje kadra zarządzająca
- Widok na żywo: ile przychodu stoi i dlaczego
- Mierzalne SLA decyzji zamiast anegdot z działów
- Przewidywalność: wąskie gardła widać, zanim urosną
Policz dla swojej organizacji
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Systemy w tym scenariuszu
Wejście
- SAP SD (VKM1)
- SAP FI (FD33, FBL5N)
- Outlook / Teams
Warstwa agentowa Mienthy
- UiPath Agent Builder
- Roboty UiPath
- Maestro™ · Action Center
Systemy docelowe
- SAP
- ServiceNow
- Power BI / hurtownia
Akceptacja człowieka: Teams / Action Center
Co dostarczamy
- Mapowanie procesu wyjątków z właścicielami O2C
- Reguły i progi decyzyjne uzgodnione z finansami
- Agent + roboty + orkiestracja Maestro™ w Twoim środowisku
- Panel decyzji na Teams i w Action Center
- Testy na rzeczywistych przypadkach z ostatnich miesięcy
- Monitoring, raport tygodniowy i ciągłe strojenie progów
Czego potrzebujemy na start
- Eksport wyjątków z 4–8 tygodni (bez danych osobowych)
- Dostęp do właściciela procesu O2C na 2–3 warsztaty
- Obowiązująca polityka kredytowa i progi akceptacji
- Konto techniczne do środowiska testowego SAP
Harmonogram wdrożenia
Discovery
Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.
Projekt
Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.
Budowa
Agenci, roboty i integracje w Twoim środowisku.
Walidacja
Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.
Go-live
Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.
Optymalizacja
Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.
Typowy czas zależy od liczby systemów i reguł; pojedynczy proces to zwykle tygodnie, nie kwartały.
Ryzyko i kontrola
Autonomia pod kontrolą
- Progi wartości: powyżej limitu zawsze decyduje człowiek
- Pełny ślad audytowy: dane, reguła, decyzja, wykonawca
- Uprawnienia odwzorowane z SAP: agent nie widzi więcej niż analityk
- Wyłącznik awaryjny i powrót do procesu ręcznego w minutę
Dlaczego teraz
- Każdy miesiąc zwłoki to kolejne ~9 000 € podatku operacyjnego w tym modelu
- Wolumeny rosną szybciej niż zespoły kredytowe
- Konkurenci, którzy odblokowują w godzinę, wygrywają dostępnością towaru
Dlaczego to ważne dla:
Niższe DSO i kontrola ryzyka bez rozbudowy zespołu.
Zamówienia płyną; wyjątki przestają zatrzymywać operacje.
Standardowa platforma UiPath zamiast kolejnego samotnego skryptu.
Pytania, które zwykle słyszymy
SAP blokuje, ale nie zbiera kontekstu, nie proponuje decyzji i nie goni ludzi. Automatyzujemy właśnie tę lukę między blokadą a decyzją.
Automatyczne zwolnienia działają tylko w progach, które sami ustawicie. Powyżej progu decyduje zawsze człowiek. Każdy przypadek ma pełny ślad.
Dlatego zaczynamy od Waszych danych z 4–8 tygodni, nie od szablonu. Reguły odzwierciedlają Waszą politykę; inaczej projekt nie ma sensu.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkanaście wyjątków miesięcznie – wystarczy dobra checklista
- Polityka kredytowa zmienia się co tydzień i nie jest spisana
- Dane klientów w SAP są niekompletne: najpierw porządek w danych
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile wart jest jeden dzień szybciej w każdej z 720 zablokowanych spraw miesięcznie?
Ile przychodu czeka dziś w Twojej kolejce wyjątków?
Wystarczy eksport zablokowanych zamówień z jednego tygodnia. Potencjał oszacujemy na Waszych danych.
Pokaż nam swój proces O2C