Start · Lösungen · Weitere Lösungen

Lösung · Weitere Lösungen

Ein Zahlungskanal, der täglich bucht, bekommt endlich eine tägliche Kontrolle

Jede Kartentransaktion mit Beleg und Richtlinie abgeglichen

Jede Kartenposition wird angereichert, mit einem Beleg oder den Positionsdaten des Herausgebers abgeglichen, gegen die Programmregeln geprüft und am Buchungstag kontiert.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
18.000Kartentransaktionen buchen jeden Monat auf den 1.100 Karten dieser illustrativen Handelskette, und die Kontrolle, die sie prüft, läuft einmal im Monat.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Kartenausgaben werden Wochen nach der Buchung abgeglichen, kontiert und geprüft, und Belegen läuft man ewig hinterher.

Was sich ändert

Wir behandeln jede Kartentransaktion als Vorgang, der am Buchungstag abgeglichen, geprüft und kontiert wird.

Geschäftlicher Nutzen

Ausnahmen zeigen sich am Buchungstag, nicht Wochen später, wenn die Abrechnung eintrifft.

Beteiligte Systeme

SAP S/4HANA (kontiertes Kartenjournal); Nachweisarchiv auf SharePoint; Power BI

Geschäftsproblem

Kartenprüfung

Eine Karte ist eine Freigabe im Nachhinein. Es wird bezahlt, die Transaktion bucht, und die Kontrolle besteht aus einer monatlichen Abrechnungsdurchsicht, die die meisten Führungskräfte ohne Lesen unterschreiben, plus einer Belegjagd, die nie ganz endet. Die Kontierung ist Raterei: Kostenstellen entstehen aus Händlerzeichenfolgen wie „SQ *MARKET 4471“, die Zahlen stimmen also nicht, und es fällt niemandem auf, bis eine Budgetverantwortung eine davon bestreitet.

Die Fehler sind konkret. Eine gesperrte Händlerkategorie, ein Wochenendkauf oder eine Bargeldabhebung fällt Wochen später auf, wenn überhaupt. Zwei Belastungen desselben Händlers binnen Minuten bleiben unsichtbar, weil jede Position für sich betrachtet wird. Privatausgaben entdeckt eine Führungskraft, die zufällig ein Geschäft erkennt. Beschaffungskarten, gedacht für geringwertige Waren, driften zu Dienstleistungen und Abonnements, die der Einkauf nie sieht. Ghost Cards beim Reisebüro, beim Kraftstofflieferanten und beim Telekommunikationsanbieter werden nur selten gegen Lieferantendateien abgestimmt, weil es mühsam ist.

Dass all das überlebt, ist Arithmetik. Die Volumina sind hoch, die Beträge einzeln klein, und das Kartenprogramm ist niemandes volle Stelle. Zugleich wächst der Kanal, weil geringwertige Beschaffung auf Karten zu verlagern ein vernünftiger Weg ist, Rechnungsvolumen zu senken, und jede weitere Karte macht die Abrechnungsdurchsicht ein Stück symbolischer.

Wie es heute läuft

  1. MenschEs wird mit einer Firmen- oder Beschaffungskarte bezahlt, und die Transaktion bucht beim Herausgeber
  2. WartezeitDie Position wartet auf die Monatsabrechnung, bevor jemand sie ansieht
  3. MenschDie kartenführende Person soll Belege und Kostenstellen einer ganzen Abrechnung auf einmal zuordnen
  4. MenschBelege kommen per E-Mail, in Umschlägen aus den Filialen oder gar nicht
  5. MenschDie Programmverantwortung ordnet Belege nach Betrag und Datum zu und schickt für den Rest Erinnerungen
  6. FehlerrisikoDie Führungskraft unterschreibt die Durchsicht, ohne die Positionen zu öffnen, gesperrte Kategorien, Dubletten und Privatausgaben gehen also durch
  7. MenschTransaktionen werden aus Händlerzeichenfolgen kontiert, die der kontierenden Person nichts sagen
  8. WartezeitDas Kartenjournal bucht zum Monatsende; Ghost-Card-Abrechnungen treffen die Lieferantendateien einige Male im Jahr
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.

  • Die Zeit der kartenführenden Personen ist unsichtbar, weil sie sich dünn verteilt. Ein paar Minuten je Position für Beleg, Kontierung und Antwort auf eine Erinnerung sind für eine Person nichts und über 240 Filialen Hunderte Stunden.
  • Die Programmverantwortung verbringt die Woche mit einem Abgleich, den eine Maschine besser erledigt, dem einzigen Teil ihrer Arbeit ohne Urteilsbedarf.
  • Fehlkontierung schadet leise. Kostenstellenberichte driften, Ausgaben über Beschaffungskarten bleiben verborgen, und der Vertrag, den ein wiederkehrender Händler verdient, wird nie verhandelt.
  • Späte Erkennung heißt keine Rückholung. Eine sechs Wochen nach Buchung gefundene Dublette wird als unwesentlich abgeschrieben, Position für Position, und die Abschreibungen summiert niemand.
  • Wiederholtes Verhalten erkennt man aus dem Gedächtnis, gefasst werden also nur die krassen Fälle, und das frühe Gespräch, das es beendet hätte, findet nie statt.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Belegjagd, Abgleich und Kontierung von Hand≈ 191.520 €
Ein Jahr Kartenausgaben, die erst auf der Abrechnung eine Regel treffen≈ 116.640 €
Beides, bis zur nächsten Durchsicht des Kartenprogramms≈ 308.160 €

Kartenprogramme wachsen, weil sie bequem sind, und die Kontrolle wächst nicht mit. Die Zahl der Transaktionen steigt mit Filialen und Personalbestand, die Chasers-Tabelle wird länger, und die Belegeinhaltung sinkt, weil die Jagd verliert. Kontierungsfehler sammeln sich in Kostenstellenberichten, bis eine Budgetverantwortung eine Zahl bestreitet, die niemand zu einem Händler zurückverfolgen kann.

Ghost Cards tragen die größten Positionen und bleiben am längsten unabgestimmt, weil die Menschen, die die Lieferantendateien verstanden, gegangen sind. Nichts davon ist in einem einzelnen Monat dramatisch; es ist ein langsamer Kontrollverlust über einen wachsenden Betrag, und die Prüffeststellung, die es irgendwann benennt, wird fragen, warum ein täglich buchender Zahlungskanal monatlich geprüft wurde.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine regionale Handelskette, 240 Filialen und Zentralfunktionen, rund 1.100 aktive Karten: Reisekarten für Führungskräfte, Beschaffungskarten für Verbrauchsmaterial und Instandhaltung der Filialen sowie Ghost Cards beim Reisebüro, beim Kraftstofflieferanten und beim Telekommunikationsanbieter; SAP ist das Hauptbuch, Microsoft 365 der Arbeitsplatz.

Volumen

Rund 18.000 Kartentransaktionen im Monat zu durchschnittlich 135 €, also etwa 2,4 Millionen € Kartenausgaben je Monat. Der Herausgeber liefert eine tägliche Transaktionsdatei mit Positionsdaten für Kraftstoff und einige Einzelhändler.

Heutiger Prozess

Drei Personen führen das Programm neben anderen Aufgaben. Belege kommen in ein gemeinsames Postfach und in Umschlägen aus den Filialen, und die monatliche Durchsicht ist eine Unterschrift.

Engpass

Die Kontrolle läuft monatlich auf einem Kanal, der täglich bucht, die Erkennung liegt also Wochen hinter der Ausgabe, und die Belegjagd verliert dauerhaft.

Lösung

Der tägliche Feed wird zur Warteschlange; jede Position wird mit Karten-, Programm- und Händlerdaten angereichert, mit einem Beleg abgeglichen oder aus den Positionsdaten geprüft, gegen die Regeln ihres Kartentyps getestet und dann kontiert und gebucht. Nur markierte Positionen erreichen einen Menschen.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall zeigen sich Ausnahmen am Buchungstag statt nach der Abrechnung, die Belegjagd schrumpft auf eine Aufgabe zu einer benannten Position, und das Kartenjournal ist vollständig und richtig kontiert, bevor der Abschluss beginnt. Das sind modellierte Zahlen.

Vorgeschlagene Lösung

Wir behandeln jede Kartentransaktion als Vorgang, der am Buchungstag abgeglichen, geprüft und kontiert wird. Ein UiPath-Roboter holt die tägliche Datei des Herausgebers oder ruft dessen API und legt je Transaktion ein Warteschlangenelement in UiPath Orchestrator an. Jedes Element wird angereichert: kartenführende Person und Führungskraft aus den HR-Stammdaten, Kartenprogramm und Regelwerk, Händlerkategorie sowie die Positionsdaten des Herausgebers, wo der Händler sie liefert.

Belege erreichen den Prozess durch drei Türen: eine Microsoft-Teams-Aufgabe, das gemeinsame Postfach und das Reisekostensystem. UiPath Document Understanding liest sie mit dem vortrainierten Receipts-Modell, und der Roboter gleicht Betrag, Datum und Händler ab. Fehlt ein Beleg, sind die Positionsdaten aber vollständig, wird die Transaktion daraus geprüft und kontiert, und ein Beleg wird erst oberhalb einer von Ihrer Buchhaltung gesetzten Schwelle verlangt. Diese eine Entscheidung entfernt den größten Teil der Chasers-Tabelle.

Danach laufen die Regeln als DMN-Entscheidungstabellen in UiPath Maestro, je Programm unterschiedlich: Einzel- und Monatslimits, gesperrte Händlerkategorien, Dubletten innerhalb eines Zeitfensters, Ausgaben an Wochenenden und in Urlaubszeiten, Bargeldabhebungen, Hinweise auf Privatausgaben, Wiederholungszähler über einen rollierenden Zeitraum. Saubere Positionen werden noch am selben Tag kontiert und nach SAP gebucht. Markierte Positionen werden zu UiPath-Action-Center-Aufgaben: Die kartenführende Person hängt einen Beleg an oder schreibt eine Begründung in Teams, die Programmverantwortung entscheidet, und ein Wiederholungsfall erreicht die Führungskraft mit dem Zähler. Ghost-Card-Positionen werden jede Nacht gegen die Buchungen des Reisebüros, die Datei des Kraftstofflieferanten und den Einzelnachweis der Telekommunikation abgestimmt.

Zwei Entwurfsentscheidungen wiegen schwerer als die Technik. Gefragt wird einmal, zu einer benannten Position, in der ohnehin geöffneten Anwendung. Und die Regeln gehören der Treasury, eine Limitänderung ist also eine Tabellenänderung unter Änderungskontrolle statt einer Entwicklungsanforderung.

Genutzte native Funktionen

Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Audit in UiPath Orchestrator; vortrainiertes Receipts-Modell und Validation Station in UiPath Document Understanding; UiPath Maestro mit DMN-Entscheidungstabellen; UiPath-Action-Center-Aufgaben als Benachrichtigungen mit direkter Bearbeitung in Microsoft Teams; Konnektoren von UiPath Integration Service für Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 und SAP

Was wir bauen

Die Anreicherung über HR-Daten, das Register der Kartenprogramme und die Zuordnung der Händlerkategorien; die Abgleichlogik und ihre Schwellen; das Regelwerk je Programm mit Wiederholungszählern; die Ghost-Card-Abstimmung; die Kontierungs- und Buchungslogik sowie die Power-BI-Auswertung

Individuelle Integration

Den täglichen Transaktionsfeed des Herausgebers über SFTP mit Schlüsselauthentifizierung oder dessen API über den Connector Builder; die Dateien von Reisebüro, Kraftstofflieferant und Telekommunikationsanbieter für die Ghost-Card-Abstimmung

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungDie tägliche Datei oder der API-Abruf landet in einer Orchestrator-Warteschlange, je Transaktion ein Element
  2. AutomatisierungJede Position wird mit kartenführender Person und Führungskraft aus HR-Daten, dem Programm und seinen Regeln, der Händlerkategorie und etwaigen Positionsdaten angereichert
  3. AutomatisierungBelege aus Teams, dem gemeinsamen Postfach und dem Reisekostensystem werden gelesen und nach Betrag, Datum und Händler abgeglichen
  4. AutomatisierungDas Regelwerk läuft für dieses Programm: Limits, gesperrte Kategorien, Dubletten im Zeitfenster, Bargeldabhebungen, Hinweise auf Privatausgaben, Wiederholungszähler
  5. AutomatisierungSaubere Positionen werden am selben Tag kontiert und nach SAP gebucht, Beleg und Regelspur wandern ins Archiv auf SharePoint
  6. MenschEine markierte Position wird zur Teams-Aufgabe mit Händler, Betrag und Datum; es wird ein Beleg angehängt oder eine Begründung geschrieben
  7. MenschDie Programmverantwortung entscheidet die Ausnahme, und Wiederholungsfälle gehen mit dem Zähler an die Führungskraft
  8. AutomatisierungGhost-Card-Positionen treffen die Lieferantendateien über Nacht, und Power BI aktualisiert die Einhaltung je Filiale und Programm
AutomatisierungMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das tägliche Einsammeln jeder Transaktion in eine Warteschlange und die Anreicherung mit Karten-, Programm- und Händlerdaten
  • Das Lesen und Abgleichen der Belege sowie den Rückgriff auf Positionsdaten, wo ein Beleg fehlt
  • Das Regelwerk je Programm, mit Dublettenfenstern und Wiederholungszählern
  • Kontierung und Buchung sauberer Positionen sowie die nächtliche Ghost-Card-Abstimmung

Menschen entscheiden

  • Ob eine markierte Position einen tragfähigen Beleg oder eine tragfähige Begründung hat, geliefert von der kartenführenden Person
  • Über jeden Ausnahmeausgang, den die Programmverantwortung trägt
  • Über Wiederholungsfälle, Kartensperren und Limitänderungen, die bei Führungskraft und Treasury bleiben
  • Über die Programmregeln selbst, geändert unter dokumentierter Kontrolle

Vorher und nachher

VorherNachher
Zeitpunkt der Prüfung einer Transaktionauf der Monatsabrechnungam Buchungstag
Belegjagddrei Erinnerungen, dann Eskalationeine Teams-Aufgabe zur Position oder Positionsdaten
Kostenstellenkontierungaus einer Händlerzeichenfolge geratenaus Programm-, Händler- und Positionsdaten abgeleitet
Ghost-Card-Abstimmungeinige Male im Jahrjede Nacht gegen die Lieferantendateien
Das Kartenjournalzum Monatsende gebauttäglich gebucht und vor dem Abschluss vollständig

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • die tägliche Transaktionsdatei des Herausgebers mit Positionsdaten
  • Belegbilder aus Microsoft Teams, dem gemeinsamen Postfach und dem Reisekostensystem
  • die Lieferantendateien hinter den Ghost Cards

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Maestro
  • UiPath Action Center
  • UiPath Integration Service

Zielsysteme

  • SAP S/4HANA (kontiertes Kartenjournal)
  • Nachweisarchiv auf SharePoint
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Aufgaben in Microsoft Teams; die Prüfliste der Programmverantwortung; die Wiederholungsansicht der Führungskraft

die tägliche Transaktionsdatei des Herausgebers mit PositionsdatenUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP S/4HANAAufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots + Orchestrator

holen den täglichen Feed in eine Warteschlange, führen Anreicherung und Regeln aus, halten Zugangsdaten und Prüfpfad

A
UiPath Document Understanding (IXP)

das vortrainierte Receipts-Modell liest Belegbilder, mit Validation Station für Felder mit niedriger Konfidenz

A
UiPath Maestro (DMN-Entscheidungstabellen)

führt das Regelwerk je Kartenprogramm aus, samt Dublettenfenstern und Wiederholungszählern

A
UiPath Action Center

Aufgaben für kartenführende Personen und Programmverantwortung mit Händler, Betrag und Datum einer benannten Position

A
Microsoft Teams

dort wird ein Beleg oder eine Begründung angehängt, ohne den Arbeitstag zu verlassen

A
UiPath Integration Service (Konnektoren für Microsoft Teams, Outlook 365 und SAP)

Belegannahme aus dem gemeinsamen Postfach, Aufgabenzustellung, Buchung ins Hauptbuch

A
SAP S/4HANA (BAPI/OData über UiPath-SAP-Aktivitäten)

ein kontiertes Kartenjournal, täglich gebucht statt zum Monatsende gebaut

A
Power BI

Belegeinhaltung je Filiale, Ausnahmequote je Regel, offene Aufgaben nach Alter

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
12.600 Transaktionen im Monat × 2 Minuten Bearbeitung= 420 Std. / Monat
420 Std. × 38 € Mischvollkosten je Stunde= 15.960 € / Monat
× 12 Monate≈ 191.520 € / Jahr
Jährlich von der Kartenprüfung übernommener Aufwand (illustrativ)≈ 191.520 €

Alle, die eine Kartenposition anfassen, zahlen ein Stück der zwei Minuten: die kartenführende Person, die einen Beleg sucht und auf die Erinnerung antwortet, die Programmverantwortung, die abgleicht und kontiert. Abgleich, Kontierung aus Positionsdaten und automatische Buchung nehmen davon 70 %, der Anteil steckt also im Volumen unten: 12.600 der 18.000 Transaktionen im Monat statt aller, zu 38 € je Stunde im Mischsatz. Was die Regeln stoppen, liegt außerhalb des Kastens: Bei 2.430.000 € Kartenausgaben im Monat und 0,4 % markiert und gestoppt oder zurückgeholt sind das 9.720 € im Monat. Beide Quoten sind Annahmen und bei keinem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Ausnahmen zeigen sich am Buchungstag, nicht Wochen später, wenn die Abrechnung eintrifft
  • Die Belegjagd verschwindet weitgehend: Gefragt wird einmal zu einer benannten Position, und Positionsdaten decken viele Transaktionen ohne Beleg ab
  • Die Kostenstellen stimmen, weil die Kontierung aus Programm-, Händler- und Positionsdaten kommt und nicht aus einer Zeichenfolge
  • Dubletten, gesperrte Kategorien und Privatausgaben werden einheitlich gefasst, weil jede Position dieselben Regeln trifft
  • Wiederholtes Verhalten wird zum Zähler statt zum Eindruck, das Gespräch mit der Führungskraft findet also früh statt
  • Der Abschluss wird schneller, weil das Kartenjournal vor dem Monatsende vollständig und kontiert vorliegt, nicht währenddessen

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Die Treasury liest das Programm täglich: Ausgaben je Kartentyp, Ausnahmen je Regel, Belegeinhaltung je Filiale, offene Aufgaben nach Alter
  • Der Einkauf sieht endlich Ausgaben über Beschaffungskarten je Händler, und genau dort fehlen die Verträge
  • Jeder Abgleich, jedes Regelergebnis und jede Entscheidung ist protokolliert, Karten bekommen also den Prüfpfad, den die Kreditorenbuchhaltung längst hat, statt einer unterschriebenen Abrechnung
  • Die Verantwortung wird ausdrücklich: Regeln sind je Kartentyp dokumentiert und werden kontrolliert geändert, ein Limit ist also eine Entscheidung und keine Gewohnheit

KPIs für die Geschäftsführung

Belegeinhaltung je ProgrammAusnahmequote je RegelTage von der Buchung bis zur KlärungKontierungsgenauigkeitgestoppte oder zurückgeholte Kartenausgaben

Sicherheit und Governance

Wo die Daten liegen und wer sie sieht.

  • Kartendaten gelten als Zahlungsdaten: Der Feed führt ausschließlich maskierte Kartennummern, und Dateien laufen über SFTP mit Schlüsselauthentifizierung oder über die API des Herausgebers
  • Der Roboter bucht mit einem eigenen Konto, das auf das Kartenjournal beschränkt ist; er kann kein Limit ändern und keine Karte sperren, beides bleibt bei der Programmverantwortung im Herausgeberportal
  • Funktionstrennung gilt zwischen der Person, die begründet, der Programmverantwortung, die entscheidet, und der Führungskraft, die Wiederholungsfälle sieht
  • Zugangsdaten liegen im Credential Store von UiPath Orchestrator oder in einem externen Tresor wie Azure Key Vault, und jedes Regelergebnis und jede Entscheidung sind protokolliert und zuordenbar
  • Belegbilder bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Extraktion läuft in der EU-Region von UiPath Automation Cloud unter dem UiPath AI Trust Layer, mit Maskierung und Protokollierung
  • Kartennutzende werden informiert, dass Transaktionen täglich geprüft werden, und die Regeln zu Privatausgaben sind dokumentiert und für alle gleich, wie es Vorschriften zur Mitarbeiterüberwachung in weiten Teilen Europas verlangen

Warum jetzt

01

Herausgeber veröffentlichen heute tägliche Transaktionsfeeds und für einen wachsenden Teil der Händler Positionsdaten, die für Kontierung und Prüfung einen Beleg ersetzen

02

Unternehmen verlagern geringwertige Beschaffung auf Karten, um Rechnungsvolumen zu senken, was nur sinnvoll ist, wenn die Kartenkontrolle mindestens so gut ist wie die ersetzte Rechnungskontrolle

03

Was früher Projekte waren, ist heute Konfiguration: Belegextraktion ist ein vortrainiertes Modell, und die modellierten 15.960 € übernommener Aufwand im Monat übersteigen alles, was je in den Betrieb des Programms geflossen ist

Relevante Führungsrollen

CFO

Ein täglich buchender Zahlungskanal mit täglicher Kontrolle und ein Kartenjournal, das den Abschluss nicht mehr aufhält

Treasury

Sicht auf Firmen-, Beschaffungs- und Ghost Cards, Limitdisziplin und Missbrauch, der früh statt jährlich auffällt

Leitung Finanzen

Richtige Kostenstellen, ein Ende der Belegjagd und der Prüfpfad, den die Kreditorenbuchhaltung längst hat

Leitung Einkauf

Ausgaben über Beschaffungskarten je Händler, die genau zeigen, wo ein Vertrag fehlt oder umgangen wird

Häufige Fragen und Einwände

Das Portal unseres Herausgebers markiert Richtlinienverstöße doch schon.

Die Markierungen decken einige allgemeine Regeln ab und enden im Portal. Hier gelten Ihre Richtlinie, Ihre HR-Daten und Ihre Belege, und das kontierte Ergebnis wird noch am selben Tag in Ihr Hauptbuch gebucht.

Kartennutzende lassen sich nicht von einem Roboter mahnen.

Heute werden sie dreimal per E-Mail zu einer Abrechnung gemahnt, die niemand entziffern kann. Eine Aufgabe mit Händler, Betrag und Datum, in Teams in Sekunden beantwortet, stört weniger, nicht mehr.

Ghost Cards sind das Problem des Reisebüros.

Das Reisebüro rechnet über Ihre Karte ab, der Abgleich seiner Belastungen mit Ihren eigenen Buchungen ist also Ihre Kontrolle, nicht seine. Automatisierung ist der einzige realistische Weg, dass das täglich statt zweimal im Jahr geschieht.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein kleines Programm mit einigen Dutzend Karten, dessen Verantwortung ohnehin jede Position wirklich durchsieht
  • Der Herausgeber kann keinen täglichen Feed liefern; eine Monatsdatei trägt Abgleich und Kontierung, aber keine tägliche Kontrolle
  • Kartentransaktionen fließen bereits in ein Reisekostensystem, dessen Prüfregeln justiert und genutzt sind
  • Niemand verantwortet die Kartenrichtlinie, es kann also niemand über die Regeln oder die Limits entscheiden

Eine Frage für die nächste Sitzung

Welcher unserer beiden größten Zahlungskanäle, die Kreditorenbuchhaltung oder das Kartenprogramm, ist wirklich kontrolliert, und welchen Nachweis würden wir einer prüfenden Person vorlegen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Eine Analyse Ihrer Kartenprogramme, des Herausgeberfeeds und seiner Positionsdatenabdeckung, der Belegkanäle und des heutigen Ausnahmeprotokolls
  • Das Regelwerk je Kartentyp, mit Treasury und Einkauf abgestimmt und als Tabellen geschrieben, die ihnen gehören
  • Die Anreicherungsschicht: HR-Daten, das Programmregister und die Zuordnung der Händlerkategorien
  • Belegextraktion mit Abgleichschwellen und die Regel, wann Positionsdaten genügen
  • Kontierung und Buchung ins Hauptbuch, die Teams-Aufgaben für Kartennutzung und Programmverantwortung sowie die Ghost-Card-Abstimmungen
  • Power BI zu Belegeinhaltung, Ausnahmequote und offenen Aufgaben, mit Schulung für Programmverantwortung und Kartennutzung

Wir brauchen von Ihnen

  • Drei Monate Transaktionsdateien, mit Positionsdaten, wo der Herausgeber sie liefert
  • Die Kartenrichtlinie je Programm und ihre aktuellen Limits, mit einer Person, die darüber entscheiden kann
  • Zugang zu HR-Daten für Kartennutzung und Führungskraft sowie zum Kartenjournal im Hauptbuch
  • Die Lieferantendateien hinter den Ghost Cards und eine benannte Programmverantwortung als Prozessverantwortung

Etappen

Analyse

Programme, Feeds, Positionsdatenabdeckung, Belegkanäle, heutige Ausnahmen

Regeldesign

Das Regelwerk je Kartentyp mit der Treasury, Schwellen und Umgang mit Wiederholungsfällen

Parallelbetrieb

Die Regeln laufen in einem Programm und einer Region auf laufenden Transaktionen, die Präzision wird beurteilt

Ausrollen

Live-Aufgaben für Beschaffungskarten, dann Firmenkarten, dann Ghost Cards und ihre Abstimmungen

Betrieb

Monatliche Regeldurchsicht mit der Treasury, Berichte zur Einhaltung, Änderungskontrolle für Limits

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Kartenprogramme und ihren Regelunterschieden, der Abdeckung des Herausgeberfeeds und der Frage, wie viele Belegkanäle im Übergang am Leben bleiben.