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Lösung · Weitere LösungenEine Definition von ARR, eine Zahl im Raum und die Antwort schon vor dem Meeting
Finanzfragen in Teams, aus geprüften Kennzahlen
Fragen zu Ausgaben und Umsatz werden in Microsoft Teams aus Kennzahlen beantwortet, die die Finanzabteilung einmal definiert hat, mit Definition, Filtern und Aktualisierungszeitpunkt an jeder Antwort.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Drei Versionen von ARR sind im Umlauf, und eine davon hat der Aufsichtsrat zuletzt gesehen.
Zwei Dinge müssen zusammen existieren, keines nützt allein.
Alle im Raum bekommen dieselbe Zahl in Sekunden, mit der Definition daran, das Meeting entscheidet also statt abzugleichen.
das semantische Power-BI-Modell; der Copilot Studio Agent in Microsoft Teams; die Aufgabenliste des Controllings
Geschäftliches Problem
Controlling
Finanzdaten sind in den meisten Unternehmen vollständig und widersprüchlich zugleich. Das ERP hält die Ausgaben, das CRM die Pipeline, das Abrechnungstool die Abonnements, und jedes definiert Kunde, Periode und Kategorie ein wenig anders. Das Controlling gleicht sie für den Monatsbericht von Hand ab, und jede Frage außerhalb dieses Berichts startet den Abgleich von vorn.
Anfragen kommen per E-Mail und im Teams-Chat, werden mit einem Export und einer Pivot-Tabelle beantwortet, und der Export wird zum Referenzdokument, das monatelang kursiert. Begriffe wie ARR, aktiver Kunde und Vergleichsperiode werden unterschiedlich angewandt, je nachdem, wer die Datei gebaut hat. Dashboards beantworten die Fragen, für die sie gebaut wurden, und nichts darüber hinaus.
Es hält sich, weil die Abgleicharbeit unsichtbar ist und die Anreize in die falsche Richtung zeigen. Analysten werden für schnelle Antworten gelobt und nicht dafür, das Modell zu bauen, das die Frage überflüssig macht, und bis vor Kurzem gab es die Werkzeuge, mit denen eine Führungskraft direkt fragen kann, nicht in einer Form, der ein CFO vertraut.
Wie es heute läuft
- MenschEine Führungskraft stellt eine Frage per E-Mail oder im Teams-Chat
- MenschEin Analyst klärt Periode, Umfang und welche Definition gemeint ist
- SystemDaten werden aus ERP, CRM und Abrechnungstool exportiert
- MenschDie Exporte werden in Excel zusammengeführt und Kunden über den Namen zugeordnet
- WartezeitDie Zahl entsteht und geht als Tabelle hinaus, oft einen Tag später oder mehr
- FehlerrisikoDie Tabelle wird weitergeleitet, bearbeitet und für Zwecke genutzt, für die sie nie gebaut wurde
- FehlerrisikoEine zweite Führungskraft kommt mit einer anderen Zahl aus einer anderen Quelle, und das Meeting gleicht ab statt zu entscheiden
- MenschDieselbe Frage kehrt im nächsten Quartal zurück und wird von einem anderen Analysten neu beantwortet
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als er scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Analystenzeit ist der sichtbare Kostenblock und er ist groß, teuer ist aber die Entscheidungsqualität. Eine Zahl, die am Freitag kommt, prägt eine Entscheidung vom Mittwoch, und eine Zahl aus einer weitergeleiteten Datei ist veraltet, bevor sie das Gremium erreicht.
- Abweichende Zahlen machen aus Meetings Abgleichsitzungen. Niemand erfasst diese Kosten, weil niemand die zwanzig Minuten zählt.
- Führungskräfte lernen, nicht zu fragen. Fragen, die Kategoriedrift oder Lieferantenkonzentration offengelegt hätten, werden nicht mehr gestellt, und das ist der unsichtbarste Verlust.
- Die Abhängigkeit von einer Person ist gravierend. Die Analystin, die weiß, dass der Abrechnungsexport Mehrjahresverträge doppelt zählt, ist praktisch das Modell, und sie wird befördert oder geht.
- Jede Akquisition bringt ein System und eine Definition hinzu, der Abgleich wird also genau dann langsamer, wenn die Fragen wichtiger werden.
Kosten des Nichtstuns
Die erste Zeile ist keine Prognose, sondern dieselbe Arithmetik bei einem Volumen, das dieses Unternehmen mit einem fünften Land oder einer weiteren Abrechnungsquelle erreicht. Was die Tabelle nicht bewerten kann, ist das Meeting: zwei Zahlen, zwanzig Minuten und eine Entscheidung, die auf die nächste Tagesordnung rutscht.
Bleibt es so, verfestigt sich das Muster. Jedes Quartal bringt ein paar Tabellen mit Autorität mehr und ein paar Definitionen derselben Kennzahl mehr. Das Team wächst entweder mit der Zahl der Anfragen oder hört still auf, die Fragen zu beantworten, die niemand zweimal gestellt hat, und das sind oft die interessanten.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Software- und Dienstleistungsunternehmen in Nordeuropa mit rund 95 Millionen € Umsatz, das Abonnements und Implementierungsleistungen in vier Ländern verkauft; Dynamics 365 Business Central als ERP, Dynamics 365 Sales als CRM und ein separates Abrechnungstool mit Monatsexport.
Ein vierköpfiges Controlling-Team bearbeitet rund 240 Ad-hoc-Fragen im Monat von der Geschäftsleitung, den Vertriebsleitungen und den Länderverantwortlichen. Drei Definitionen von ARR sind im Umlauf.
Power BI existiert für den Monatsbericht. Alles darüber hinaus wird per Export beantwortet: Frage klären, aus drei Systemen ziehen, Kunden über den Namen zuordnen, Zahl bauen, Datei schicken.
Etwa neunzig Minuten je Frage einschließlich Abgleich, also 360 Stunden im Monat, und nichts davon bleibt wiederverwendbar. Die nächste identische Frage beginnt von vorn.
Roboter laden und gleichen ERP-, CRM- und Abrechnungsdaten täglich in ein geregeltes Modell mit Kennzahlen, die das Controlling einmal definiert. Ein Copilot Studio Agent in Microsoft Teams antwortet aus diesen Kennzahlen, hängt Definition und Aktualisierungszeitpunkt an und lehnt ab, was das Modell nicht beantworten kann, indem er es als Aufgabe an das Controlling gibt.
Im Modell werden 156 der 240 Monatsfragen in Teams beantwortet und rund 164.256 € Analystenkapazität im Jahr wandern von der Beschaffung zur Analyse. Der Selbstbedienungsanteil ist eine Annahme, das ist also Arithmetik auf genannten Eingaben und kein Versprechen.
Vorgeschlagene Lösung
Zwei Dinge müssen zusammen existieren, keines nützt allein. Das erste ist die geregelte Schicht: UiPath Roboter ziehen täglich Daten aus Business Central, Dynamics 365 Sales und den Exporten des Abrechnungstools, gleichen Kunden und Perioden gegen eine Stammliste ab und laden ein Microsoft Fabric Lakehouse. Darüber liegt ein semantisches Power-BI-Modell mit den Kennzahlen, die das Controlling einmal definiert und besitzt: ARR nach der vereinbarten Definition, Ausgaben nach Kategorie und Lieferant, Vergleichsperioden, Budget gegen Ist, mit Sicherheit auf Zeilenebene nach Rolle und Region.
Das zweite ist der Weg zu fragen. Ein Microsoft Copilot Studio Agent, publiziert nach Microsoft Teams, nimmt die Frage in natürlicher Sprache und ordnet sie über geregelte Werkzeuge diesen Kennzahlen zu, statt eigene Abfragen zu bauen. Er antwortet mit der Zahl, der verwendeten Definition, den angewandten Filtern und dem Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Fällt eine Frage aus dem Modell, sagt er das und legt eine Aufgabe für das Controlling an, statt zu raten, und genau diese eine Entwurfsentscheidung macht das Ganze für eine Vorlage im Gremium brauchbar. Copilot in Power BI liefert dieselben Kennzahlen in den Berichten für die, die dort arbeiten.
Für das Controlling ändert sich die Arbeit und nicht nur ihre Menge. Das Team besitzt die Definitionen, sichtet wöchentlich die abgelehnten Fragen und ergänzt Kennzahlen dort, wo Nachfrage entsteht, statt dort, wo die Tradition sie hingestellt hat. Nutzungsstatistiken werden ein besserer Wegweiser für den Monatsbericht als jede Meinung. Führungskräfte leiten keine Tabellen mehr weiter, weil die Antwort eine Nachricht entfernt und für alle identisch ist.
Microsoft Fabric Lakehouse mit semantischem Modell im Direct-Lake-Modus; Sicherheit auf Zeilenebene, Abonnements und Datenwarnungen in Power BI; Copilot in Power BI auf Fabric-Kapazität; Microsoft Copilot Studio Agenten mit Themen, Werkzeugen und Agent Flows, publiziert nach Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot, mit Entra Agent ID und Microsoft Purview Prüfpfad
Die Extraktions- und Abgleichsabläufe mit einer Kundenstammliste; das semantische Modell und die Kennzahldefinitionen; die Themen des Agenten, seine Leitplanken und das Antwortformat; den Aufgabenweg für abgelehnte Fragen; die Nutzungsberichte, die das Controlling sichtet
Business Central und Dynamics 365 Sales über Dataverse und OData; die Exporte des Abrechnungstools über den UiPath Integration Service Connector für Microsoft OneDrive & SharePoint; der UiPath connector for Power Platform (Preview) dort, wo der Agent einen Roboter braucht, um ein Dokument zu holen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungRoboter ziehen und gleichen ERP-, CRM- und Abrechnungsdaten täglich gegen die Kundenstammliste ab
- SystemDas Fabric Lakehouse aktualisiert sich, und das semantische Modell berechnet seine definierten Kennzahlen neu
- MenschEine Führungskraft stellt ihre Frage in Microsoft Teams, in den Worten, die sie in einer E-Mail benutzt hätte
- AutomatisierungDer Agent ordnet die Frage definierten Kennzahlen zu und wendet die Zeilenrechte des Fragenden an
- AutomatisierungBeantwortbare Fragen kommen mit Zahl, verwendeter Definition, angewandten Filtern und Aktualisierungszeitpunkt zurück
- MenschAlles außerhalb des Modells wird abgelehnt und als Controlling-Aufgabe erfasst, ein Mensch antwortet darauf
- AutomatisierungDas Controlling sichtet wöchentlich abgelehnte Fragen und Nutzung und entscheidet, welche Kennzahlen hinzukommen
Modell der menschlichen Beteiligung
Die Automatisierung übernimmt
- Die tägliche Extraktion und den Abgleich aus ERP, CRM und Abrechnungsexporten
- Die Aktualisierung von Lakehouse und semantischem Modell und die Neuberechnung der Kennzahlen
- Die Beantwortung von Fragen, die einer Kennzahl entsprechen, mit Definition und Aktualisierungszeitpunkt
- Das Erfassen abgelehnter Fragen als Aufgaben und die Nutzungsberichte für die wöchentliche Durchsicht
Menschen entscheiden
- Was die Kennzahlen bedeuten: ARR, aktiver Kunde, Vergleichsperiode, und wer eine Änderung freigibt
- Über jede Frage, die das Modell nicht beantwortet, also dort, wo Analyse statt Beschaffung nötig ist
- Was die Zahlen im Kontext bedeuten, also den Teil, den niemand automatisieren sollte
- Über Zugriffsregeln nach Rolle und Region und darüber, was ein Agent wem zurückgeben darf
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingaben
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Dynamics 365 Sales
- die Monatsexporte des Abrechnungstools
- die Kundenstammliste
Automatisierungsebene
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- das Microsoft Fabric Lakehouse
Zielsysteme
- das semantische Power-BI-Modell
- der Copilot Studio Agent in Microsoft Teams
- die Aufgabenliste des Controllings
Menschliche Berührungspunkte: Fragen und Antworten in Microsoft Teams; Aufgaben aus abgelehnten Fragen; die wöchentliche Definitions- und Nutzungsdurchsicht
Eingesetzte Technologien
die geregelten Kennzahlen, Direct-Lake-Aktualisierung und Sicherheit auf Zeilenebene nach Rolle und Region
Ader Agent, der Fragen Kennzahlen zuordnet und nach Microsoft Teams publiziert ist, mit Entra Agent ID
Adort wird gefragt und dort erscheinen Antwort, Definition und Aktualisierungszeitpunkt
Atägliche Extraktion und Abgleich aus Business Central, Dynamics 365 Sales und Abrechnungsexporten; Zeitpläne, Credential Store
Aholt die monatlichen Exportdateien des Abrechnungstools
Adieselben Kennzahlen in den Berichten, auf Fabric-Kapazität F2 oder höher
APrüfpfad zu jeder Frage und Antwort; Gruppen hinter der Zeilensicherheit und die Agentenidentität
Aunser Bau, im Besitz und in der Versionshoheit Ihrer Finanzabteilung
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Dieses Modell subtrahiert, es rechnet keinen Satz je Frage, und deshalb liegt kein Rechner darunter. Heute kosten 240 Ad-hoc-Fragen im Monat je etwa neunzig Minuten einschließlich Abgleich. Im Zielbild werden 65 % aus den geregelten Kennzahlen beantwortet, es bleiben 84 Fragen zu je sechzig Minuten, weil die Daten dahinter bereits abgeglichen sind, plus vierzig Stunden im Monat Modellpflege, die es vorher nicht gab und die mitgezählt gehört. 58 € je Stunde sind Vollkosten eines Controlling-Analysten. Wartezeit der Führungskräfte, Entscheidungsqualität, Fabric-Kapazität, Copilot-Studio-Verbrauch, Lizenzen und Umsetzung liegen außerhalb der Zahlen unten, und der Selbstbedienungsanteil ist die Annahme, die über sie entscheidet.
Geschäftlicher Nutzen
- Alle im Raum bekommen dieselbe Zahl in Sekunden, mit der Definition daran, das Meeting entscheidet also statt abzugleichen
- Controlling-Stunden wandern von wiederholter Beschaffung zur Analyse, weil Fragen mit definierter Antwort das Team nicht mehr erreichen
- Eine Definition von ARR und eine von vergleichbaren Ausgaben existiert im Modell, und die weitergeleitete Tabelle verliert ihre Autorität
- Ausgabenvergleiche über Perioden, Kategorien und Lieferanten werden zur gewöhnlichen Frage statt zum Quartalsprojekt
- Wachstum und Zukäufe fügen der Strecke eine Quelle hinzu statt einer weiteren Tabellenkultur
- Jede Antwort wird mit Fragendem und Rückgabe protokolliert, also mit der Herkunft, die eine Zahl fürs Gremium braucht
Die Sicht des Managements
- Definitionen leben an einem Ort, versioniert, mit Eigentümer und auf jede Antwort angewandt, auch auf die, die niemand aus der Finanzabteilung gesehen hat
- Nutzungsstatistiken zeigen, was das Unternehmen wirklich fragt, ein besserer Wegweiser für den Monatsbericht als Tradition
- Abgelehnte Fragen werden zu einem sichtbaren, priorisierten Rückstand statt zu einer unsichtbaren Warteschlange im Postfach eines Analysten
- Vertriebsleitungen sehen ihre Region durch dasselbe Modell wie die Finanzabteilung, und die Rechte entscheiden, wer was bekommt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Zahlen erreichen Menschen nach Rolle. Die Sicherheit auf Zeilenebene liegt im semantischen Modell und ist an Microsoft Entra ID Gruppen gebunden, der Agent erbt sie, eine Länderverantwortliche mit einer Frage zu einem anderen Land bekommt also eine Ablehnung und keine Zahl
- Der Agent antwortet ausschließlich aus definierten Kennzahlen. Er hat keinen Zugriff auf Rohtabellen und baut keine eigenen Abfragen, das ist die Einschränkung, die wir einbauen, und der Grund, warum die Zahl im Gremium zitierbar ist
- Jede Frage und jede Antwort wird mit Nutzer und verwendeten Kennzahlen über Microsoft Purview protokolliert, und jeder Agent trägt seine eigene Entra Agent ID
- Roboter nutzen Servicekonten mit lesendem Zugriff auf die Quellsysteme, ihre Geheimnisse liegen im Credential Store des Orchestrators und nicht im Ablauf
- Definitionen sind mit benanntem Eigentümer versioniert, und eine Änderung erreicht das Modell erst nach Freigabe durch den CFO; das Controlling prüft wöchentlich eine Antwortstichprobe, und wir behaupten keine Trefferquote, solange diese Stichprobe keine liefert
Warum jetzt
Zwei Fähigkeiten kamen zusammen und keine wirkt ohne die andere: eine geregelte semantische Schicht im Microsoft-Tenant, die Definitionen und Rechte an einem Ort hält, und Agenten, die daraus in Teams antworten und ablehnen, was sie nicht belegen können
Die Menschen, die fragen, arbeiten ohnehin in Teams und zunehmend in Microsoft 365 Copilot, die Frage fällt also dort, wo sie sind, statt in einer E-Mail zu warten
Die laufenden Kosten sind bekannt und werden nicht später entdeckt: Copilot in Power BI braucht Fabric-Kapazität F2 oder höher, und ein Copilot Studio Agent verbraucht Copilot Credits, wobei Microsoft 365 Copilot Lizenzinhaber in Teams nicht berechnet werden. Beides gehört ab der ersten Woche in den Business Case
Relevante Führungsrollen
Ein Satz Definitionen, auf jede Antwort angewandt, und ein Controlling, das analysiert statt zu beschaffen
Die Zahl existiert vor dem Meeting und ist für alle im Raum dieselbe
Monatsbericht und Ad-hoc-Antworten kommen aus einem Modell, sie können also nicht widersprechen
Umsatz und ARR nach Kunde und Region auf Abruf, aus den Zahlen der Finanzabteilung, ohne Anfrage
Häufige Fragen und Einwände
Ein Agent auf Rohdaten könnte das. Dieser antwortet nur aus Kennzahlen, die Ihre Finanzabteilung definiert hat, lehnt alles Übrige ab und gibt es ans Controlling, und jede Antwort trägt Definition und Aktualisierungszeitpunkt, ist also überprüfbar.
Der Bericht beantwortet die Fragen, für die er gebaut wurde. Der Agent beantwortet die anderen aus demselben Modell, und das Protokoll der abgelehnten Fragen zeigt, welche Berichte als Nächstes entstehen sollten.
Der Abgleich ist die erste Lieferung, täglich von Robotern erledigt statt monatlich von Analysten. Die Discovery zeigt, wie viele Definitionen wirklich widersprüchlich sind, bevor etwas gebaut wird, und diese Zahl fällt meist kleiner aus als erwartet.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Unternehmen mit einem einzigen System, dessen ERP-Berichte die gestellten Fragen bereits beantworten; eine semantische Schicht würde Vorhandenes doppeln
- Eine Führungsmannschaft, die sich nicht auf Definitionen einigt. Der Agent beantwortet nicht, was die Finanzabteilung nicht definiert hat, und ihn zum Raten zu zwingen ist schlechter als die Tabelle
- Keine geplante Fabric-Kapazität und keine Copilot-Bereitstellung und keine Bereitschaft, beides zu finanzieren. Das geregelte Modell trägt sich weiterhin; die konversationelle Hälfte dieses Falls existiert dann schlicht nicht
Eine Frage für die nächste Sitzung
In Unternehmen unserer Größe sind meist drei Versionen von ARR im Umlauf: Welche davon hat dieses Gremium im letzten Quartal gesehen, und wer hat entschieden, dass es die richtige war?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Monats echter Anfragen: die Fragen, ihre Quellen, die verwendeten Definitionen, der Aufwand je Frage
- Einen Definitionskatalog für die Umsatz- und Ausgabenkennzahlen, abgestimmt und vom CFO freigegeben
- Die tägliche Extraktions- und Abgleichsautomatisierung, die Kundenstammliste und den Lakehouse-Ladevorgang
- Das semantische Modell, das Rechtemodell, den Copilot Studio Agenten und seine Publikation nach Microsoft Teams
- Tests mit den Führungskräften, die ihn nutzen werden, Schulung des Controllings und die wöchentliche Durchsicht
Wir benötigen von Ihnen
- Einen Monat Ad-hoc-Anfragen so, wie sie gestellt wurden, samt der Antworten
- Eine CFO-Entscheidung zu den Definitionen, denn der Agent beantwortet nicht, was die Finanzabteilung nicht definiert hat
- Servicekonten mit lesendem Zugriff auf ERP, CRM und die Abrechnungsexporte
- Fabric-Kapazität und die Bereitstellung von Copilot Studio sowie eine Haltung dazu, wer Microsoft 365 Copilot erhält
Etappen
Discovery
Einen Monat Fragen nach Kennzahl und Quelle erfassen und klassifizieren und die widersprüchlichen Definitionen sichtbar machen
Design
Definitionskatalog, Regeln der Kundenstammliste, Rechtemodell und Antwortformat
Aufbau
Roboter, Lakehouse-Ladevorgang, semantisches Modell, Agent und seine Leitplanken
Pilot
Die Geschäftsleitung fragt in Teams, während das Controlling in den ersten Wochen jede Antwort prüft
Skalierung
Kennzahlen aus abgelehnten Fragen, Regionalsichten für die Vertriebsleitungen, Copilot in Power BI für Berichtsnutzer
Betrieb
Wöchentliche Durchsicht von Nutzung, abgelehnten Fragen und einer Antwortstichprobe
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt davon ab, wie weit die Quellsysteme bei Kunde und Periode auseinanderliegen, wie viele Definitionen wirklich strittig sind und ob Fabric-Kapazität bereits vorhanden ist.
Die letzten zehn Fragen Ihrer Geschäftsleitung an die Finanzabteilung sind der gesamte Business Case.
Listen Sie diese zehn Fragen auf und ungefähr, wie lange jede Antwort gedauert hat. Wir kommen damit zurück, welche davon ein geregeltes Modell in Teams beantwortet hätte, welche einen Menschen brauchen und was die Definitionen dafür sagen müssten.
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